2 Bijlage 1 Annotatie agenda AvA ROM InWest en ROM InWest Regio - 12 juni 2025

Annotatie agenda AvA ROMInWest en ROMInWest Regio – 12 juni 2025 1. Opening en mededelingen 2. Stand van zaken ROMInWest Geen info. 3. Informatieve bijdrage – nog in te vullen 4. Toelichting bij financiële resultaten Toelichting door bestuur, raad van commissarissen en accountant Het controleverslag van de accountant oogt wel heel minimaal. Allemaal compliancyteksten en feitelijk alleen de melding dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft. Geen woord over de melding en klacht. Heeft misschien met rolopvatting te maken: Wij communiceren met de raad van commissarissen onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing Significante tekortkomingen in de interne beheersing kunnen ook voor de aandeelhouders vanuit hun toezichtrol relevante info betreffen. Advies: om extra toelichting vragen 5. Besluiten met betrekking tot de financiële verantwoording voor het boekjaar 2024 Met een hele serie beslispunten wordt gevraagd in te stemmen met de jaarrekeningen (inclusief resultaatbestemming) van ROMInWest en ROMInWest Regio. Verder wordt gevraagd decharge te verlenen aan bestuurders en commissarissen. Hieronder een samenvatting van de belangrijke punten uit de jaarstukken.

Waar gaat Haarlem over/in welke BV’s heeft Haarlem aandelen Haarlem heeft aandelen in zowel ROMInWest als ROMInwest Regio en via deze BV’s in het MKB fonds en Transitiefonds. Over de structuur van ROM InWest nog even als reminder het volgende: -

-

De staat en de regionale aandeelhouders houden respectievelijk 49,9% en 50,1% van de aandelen van ROM InWest BV. Haarlem is een van de regionale aandeelhouders met een belang van 2,29%. De Regionale Aandeelhouders houden 100% van de aandelen in het kapitaal van InWest Regio BV. Haarlem heeft 5,57% van de aandelen. InWest Regio houdt 100% van de aandelen in het kapitaal van het Transitiefonds.

In 2024 behaalde resultaten In totaal heeft ROM InWest € 14,4 miljoen geïnvesteerd in 18 ondernemers, waarmee € 35 miljoen aan aanvullende investeringen van cofinanciers is aangetrokken. In 2024 is kennisgemaakt met 208 nieuwe ondernemingen en 21 intensieve begeleidingstrajecten succesvol afgerond waarvan er 14 (66,7%) plaatsgevonden binnen programma's in samenwerking met andere ROMs. 1

ROM InWest hanteert de VN impactdoelen (SDG’s) bij het beoordelen van aanvragen voor financiering. Inclusiviteit binnen de eigen organisatie en bij (toekomstige) portfoliobedrijven heeft aandacht. Resultaten MKB fonds en Transitiefonds De investeringen van ROM InWest komen uit het MKB Fonds en het Transitiefonds. Het MKB Fonds heeft een omvang van € 60,7 miljoen, waaruit innovatieve bedrijven in brede zin financiering krijgen. Vanuit het MKB-fonds is tot en met 2024 in 11 ondernemingen geïnvesteerd voor een omvang van € 10,5 miljoen. In 2024 zijn binnen het MKB Fonds 2 deelnemingen failliet gegaan. Hiermee komt het resultaat van het MKB Fonds uit op een verlies van circa € 2,0 miljoen. Het verlies komt ten laste van het fondsvermogen. De beheerkosten zitten binnen de toegestane bandbreedte. Het Transitiefonds heeft een doelvermogen van € 100 miljoen en is gericht op het aanjagen van de transitie naar een circulaire economie, de energietransitie en de voedseltransitie. Vanuit het Transitiefonds zijn 52 aanvragen behandeld. Er zijn geen nieuwe investeringen gedaan maar er zijn vanuit het Transitiefonds wel 3 vervolgfinancieringen gedaan. Eind 2024 is vanuit het Transitiefonds voor een totaalbedrag van € 3,9 miljoen geïnvesteerd in 7 bedrijven in de energiesector en circulaire economie.

Daarmee zijn de resultaten binnen het Transitiefonds in 2024 achtergebleven bij de verwachtingen. In 2024 hebben 2 ondernemingen in het Transitiefonds faillissement aangevraagd. In 2024 zijn binnen het Transitiefonds 2 deelnemingen failliet gegaan. Hiermee komt het resultaat van het Transitiefonds op een verlies van circa € 1,8 miljoen. Het verlies komt ten laste van het fondsvermogen. Als gevolg van het arbeidsconflict zijn de beheerkosten van het Transitiefonds niet binnen de grens van € 2,0 miljoen (=2%) gebleven. Bestemmen resultaat ROM InWest vraagt instemmen met het voorstel om het negatieve resultaat van het MKB Fonds ter hoogte van afgerond € 2,1 mln ten laste van het fondsvermogen van het MKB Fonds te laten komen. Idem negatieve resultaat Transitiefonds van € 1,85 miljoen. Daarmee kan worden ingestemd. De vraag is of we op basis van deze verliezen 2024 onze participaties moeten afwaarderen. Dat is niet het geval: de verliezen in de beginfase passen binnen het investeringsritme van revolverende fondsen. Het fonds zit momenteel in de opbouwfase en momenteel zijn er nog geen opbrengsten gerealiseerd anders dan rente-inkomsten. Dit is in lijn der verwachting.

Eerst worden kosten voor acquisitie gemaakt, vervolgens is er een significante beheerinspanning nodig om de portefeuillebedrijven te laten groeien en vinden er tevens -, conform de voorzichtige waardebepalingsmethodiek- afwaarderingen plaats. Het uitgangspunt is dat de eerste fondsen met winst zullen worden gekocht na 6-8 jaar en na 15 jaar volledig revolverend zijn. Wij houden in Haarlem rekening met dit risico bij de bepaling van het benodigde buffervermogen (30% van de stortingen). Voorstel: instemmen met de voorstellen om de diverse jaarrekeningen 2024 vast te stellen inclusief de voorgestelde resultaatbestemming 6. Decharge van de bestuurders en commissarissen 2

ROM InWest vraagt decharge voor de bestuurders en de commissarissen. Normaliter is dat een formaliteit maar nu speelt de klacht en de integriteitsmelding. Uit het memo van ROMInWest “samenvatting onderzoeksverslag ROMInWest” blijkt dat er blijkt geen sprake van een misstand in de zin van de Klokkenluidersregeling. Wel van een overschrijden van spelregels art 4.8 van de Gedragscode en er is schijn van belangenverstrengeling. Er zijn inmiddels verbetertrajecten bij ROMInWest gestart. De organisatie heeft inmiddels ook wel maatregelen genomen nav de klacht: De RvC verzocht de bestuurder hiertoe een actieplan op te stellen, wat resulteerde in maatregelen zoals verduidelijking van het psychologisch sociale arbeidsbelasting (PSA)- beleid, evaluatie van de klachtenprocedure en het inkoopbeleid, de organisatie van een Medewerkers[1]tevredenheidsonderzoek (MTO) en trainingen van medewerkers. De uitvoering hiervan startte eind 2024 en is inmiddels opgevolgd. Naar verwachting wordt de trainingen van medewerkers in Q3 2025 afgerond. Door aanpassen van het inkoopbeleid zou de schijn van belangentegenstelling in de toekomst vermeden moeten kunnen worden. Voorstel: -

Extra toelichting vragen: zijn de risico’s van schijn van belangentegenstelling door de genomen maatregelen voldoende gemitigeerd Extra toelichting te vragen op de significante bevindingen van de accountant (zie agendapunt 4) Decharge verlenen als uit de gevraagde informatie blijkt dat er geen sprake is van ernstig verwijtbaar gedrag of schending van plichten.

7. Herbenoeming commissarissen De leden van de raad van commissarissen van ROM InWest en InWest Regio zijn op 7 oktober 2021 benoemd voor een periode van 4 jaar. De huidige benoemingstermijn eindigt op 6 oktober 2025. Om te vermijden dat de hele raad in een keer opstapt, is er een gefaseerde vervanging geregeld waarbij er elk jaar een lid aftreedt. De drie leden worden herbenoemd voor resp. drie maanden, een jaar en drie maanden en twee jaar en drie maanden. Op grond van artikel 17.2 van de statuten van ROM InWest is goedkeuring vereist van de AvA voor benoeming van RvC leden. Verder is voorstel de RvC uit te breiden naar 4 leden. Daarover wordt nu geen besluit gevraagd. Het gewijzigde profiel van de RvC zal aan de aandeelhouders worden voorgelegd tijdens de AvA van 27 november 2025. Tevens zullen dan ter benoeming twee kandidaten worden voorgesteld waarvan één lid ter vervanging van dhr. Singh. Het is niet handig dat het profiel pas aan de AvA wordt voorgelegd als de selectie van de kandidaten al heeft plaatsgevonden. Het heeft voorkeur dat dit gebeurt voordat de selectie plaatsvindt. ROMInWest beargumenteert niet waarom herbenoeming moet plaatsvinden en waarom er een uitbreiding naar 4 fte plaatsvindt.

Bij navraag is aangegeven dat het voornemen is om de bestaande 3 profielen intact te laten, en dat aanvullend aan dit profiel behoefte is aan een commissaris met kennis van openbaar bestuur. Ook is aangegeven dat de aandeelhouders vooraf worden meegenomen bij het opstellen van het profiel. Voorstel: -

Instemmen met herbenoeming van de drie huidige RvC leden voor de aangegeven periodes zodat er een gefaseerde vervanging wordt geregeld (vergt collegebesluit)

3

-

In de AvA vragen om het profiel eerder voor te leggen aan de aandeelhouders (voordat het wervingsproces start)

8. Inbesteding PIM Noord-Holland De aandeelhouders van ROM InWest B.V. worden gevraagd goedkeuring te geven aan het voorstel voor de inbesteding van het ‘Programma Investeringsgereed Innovatief MKB NoordHolland' (hierna ‘PIM’) door de Provincie Noord-Holland. PIM 2.0 is een instrument van PNH waar start-ups, scale-ups en (innovatieve en duurzame) MKB-ondernemers met 1-op-1 maatwerkadvies worden begeleid naar financiering/investering. De provincie NH heeft de uitvoering van het programma bij een marktpartij belegd. De termijn van de onderliggende overeenkomst loopt op korte termijn af en de Provincie NH wil de activiteiten onderbrengen bij ROMInWest. PIM is nu een losstaand provinciaal loket voor innovatieve en duurzame Noord-Hollandse ondernemers voor alle groei- en financieringsvragen. De activiteiten van PIM liggen in het verlengde van de bestaande venture development- en investeringsactiviteiten van RomInWest. De doelen en activiteiten van PIM sluiten derhalve goed aan op de bestaande strategie van RomInWest. Ook overlappen ze op bepaalde onderdelen. De activiteiten worden ook als ze bij ROMInWest landen uitbesteed aan een marktpartij waarbij vermeld is dat contractueel is geregeld dat een ontbindende voorwaarde in werking treedt bij geen/onvoldoende kwalitatieve inschrijving van marktpartijen op de Europese aanbesteding.

De kosten voor werkzaamheden en out of pocket kosten van RomInWest voor PIM worden gedragen door de provincie NH, zowel in de overbruggings- als de uitvoeringsfase. Er worden ook risico’s gezien: PIM heeft een bredere doelgroep dan ROMInWest waardoor de focus kan vertroebelen en ondernemers betalen een eigen bijdrage voor maatwerkadvies in PIM maar niet voor de dienstverlening van RomInWest. Hier kan onduidelijkheid over bestaan. Afweging: 1. De inbesteding lijkt voor de markt logisch omdat de activiteiten in het verlengde liggen en heeft daarmee voordelen voor de ondernemers (speelveld dat overzichtelijker is); 2. Als voordeel wordt benoemd dat uitvoering van PIM ROMInWest meer in haar kracht zet en de zichtbaarheid en impact in de hele provincie vergroot. 3. De effecten voor de ROM organisatie zijn volgens het memo te overzien maar in een groeiende organisatie steeds nieuwe onderdelen erbij plakken kan impact hebben. ROMInWest zal als opdrachtgever gaan fungeren voor de marktpartij. Vanaf de zijlijn is niet te overzien in hoeverre de ROM organisatie dit aankan. Advies: - Toelichting vragen op de effecten voor de organisatie (kan de al groeiende organisatie zo’n uitbreiding handlen) Voorstel: - Als de inschatting op basis van de mondelinge toelichting is dat de effecten van de inbesteding voor ROM organisatie te hanteren zijn, instemmen met het voorstel 9.

Afronding en sluiten Ter informatie: • Voorlegger financieel resultaat ROMInWest • Q&A 4

• • • • • • • •

Rapport 2024 COLNH BV Rapport 2024 InWest MKB fonds BV Rapport 2024 InWest Transitiefonds BV Rapport 2024 ROMInWest Bv Rapport 2024 InWest Regio Bv ROMInWest jaarverslag 2024 ROMInWest notulen 28112024 ROMinWest toelichting inbesteding PIM

5