12062023 Brief Auditcommissie inzake behandeling jaarstukken 2022 def

Aan de gemeenteraad van Haarlem

Ons kenmerk Datum Afdeling Contact Telefoon E-mail

2023/882095 12 juni 2023 Griffie D.Taets van Amerongen-Ingram 023-5113032 dtaets@haarlem.nl

Onderwerp: jaarverslag en jaarrekening 2022

Geachte raadsleden, Context De gemeenteraad heeft zeven programma's vastgesteld om op hoofdlijnen te sturen, kaders te stellen en het college verantwoording over te laten afleggen. De programma's zijn onderverdeeld in meerdere beleidsvelden, waarbinnen de doelstellingen en prestaties zijn benoemd. Jaarverslag en Jaarrekening 2022 zijn de verantwoording van wat er is gerealiseerd en van wat er in de Programmabegroting 2022-2026 is geraamd. Met deze brief wil de Auditcommissie de raad informeren over de bespreking van het concept accountants- en jaarverslag in de Auditcommissie en haar aanbevelingen voorleggen aan de raad. Per onderwerp volgt hieronder een terugkoppeling. Aan de raad en commissie Bestuur wordt gevraagd deze adviesbrief te betrekken bij de beraadslagingen. Mochten er aanbevelingen zijn die in motie kunnen worden verwoord, dan is het verzoek dit aan te geven tijdens de behandeling in de commissie Bestuur. Deze motie kan dan worden ingediend ten behoeve van de raad van 29 juni a.s. Controleproces De controle is zo goed als afgerond en het proces is goed verlopen. Het interne auditteam kende een hoog verloop en is in januari weer op sterkte gebracht. Er is sprake geweest van een adequate wisselwerking tussen het interne auditteam en de externe accountant. Algemeen beeld Het resultaat is positief en is in lijn met de verwachtingen en de begroting.

Haarlem loopt hiermee gelijk met andere gemeenten. In de voorbespreking van de accountant met het college en ambtenaren kwamen punten naar voren die aandacht verdienen. Het eerste punt betrof de stabiliteit van de financiële afdeling, hier is aandacht voor en er is geïnvesteerd in kennis en capaciteit. Het tweede punt ging over de investeringen van € 50 miljoen over 2022; deze zijn in lijn met wat er was gepland. Vooruitkijkend naar de komende jaren is er elk jaar ongeveer € 75 miljoen aan investeringen gepland. Een aandachtspunt is of dit ook haalbaar is en of de organisatie voldoende op sterkte is om dit te implementeren gezien het feit dat de investeringen de afgelopen jaren rond de Kenmerk: 2023/882095

1/5

€ 50 miljoen lagen. Het laatste punt van aandacht is de informatieveiligheid en cybersecurity. Dit wordt in een apart kopje nader toegelicht. Wat betreft de financiële positie is deze sterker dan bij de begroting werd verwacht en volgt de realisatie de begroting. Het gerealiseerde voordelige saldo van baten en lasten is € 48 miljoen hoger dan begroot. Dit betreft voor € 28 miljoen lagere lasten en € 20 miljoen hogere baten dan begroot. De grootste afwijking zit met name in de veelal incidenteel – hogere gelden vanuit de algemene uitkering die niet waren begroot zoals de coronacompensatie. Bij Werk, Inkomen en Schulden zijn daarnaast de lasten bijna € 13 miljoen lager dan begroot. De financiële positie is verbeterd, ook het weerstandsvermogen is hoger. Ten opzichte van de geïnventariseerde risico’s is de weerstandsratio ruim 3. Dit is relatief hoog ten opzichte van andere gemeenten. Dit jaar is een specificatie opgenomen van de vooruit ontvangen subsidies. Ongeveer de helft van deze subsidies bestaat uit middelen voor de woningbouwimpuls die ook de komende jaren benut gaan worden. De woningbouwprojecten kennen een lange looptijd en de subsidies zijn gebaseerd op het publiek tekort dat op het eind pas vast te stellen is.

Het publiek tekort wordt vastgesteld nadat een project is gerealiseerd en een deel overblijft dat niet meer gefinancierd kan worden vanuit de gemeente of andere middelen. Sociaal domein Wat betreft het Sociaal domein is een extern bureau ingeschakeld om de prestatielevering van de PGB’s te onderzoeken. De onzekerheid van de middelen met betrekking tot de hervorming in jeugdzorg blijft onderwerp van gesprek met het Rijk. Grondexploitatie Bij de controle van de grondexploitatie is een waarderingsdeskundige ingezet. Bij de boekwaarde van de grondexploitatie is een dalende trend te zien als gevolg van verkopen die zijn gerealiseerd in 2022. Ten aanzien van de interne beheersing in de eerste en tweede lijn is een verdere verschuiving van de derde lijn naar de eerste en tweede lijn gerealiseerd om zoveel mogelijk in het primaire proces te kunnen borgen. Het uitgangspunt van het zogenaamde ‘Three Lines of Defenses-model’ (3LoDmodel) is dat de eerste lijn, het lijnmanagement, verantwoordelijk is voor haar eigen processen. Daarnaast moet er een functie zijn die de eerste lijn ondersteunt, adviseert, coördineert en bewaakt of het management zijn verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk neemt. Dit is de tweede lijn.

Ten slotte is het wenselijk dat er binnen de organisatie een functie bestaat die controleert of het samenspel tussen de eerste en tweede lijn soepel functioneert en daarover een objectief, onafhankelijk oordeel velt met mogelijkheden tot verbetering. Deze functie is de derde lijn, de interne Audit afdeling. Voor een nadere uitleg van het 3LoD-model wijzen wij u op de rapportage 213a onderzoek Three Lines of Defenses. Informatiewaarde De commissie concludeert dat de bestuurlijke context kan worden verbeterd en verduidelijkt dit aan de hand van een aantal voorbeelden.

2/5

Bij de analyse van primair naar de laatste begrotingswijziging is in de programmaverantwoording geen analyse opgenomen van de realisatie ten opzichte van de begroting. Er is wel een aparte bijlage toegevoegd waarnaar verwezen wordt. Dit bevordert de leesbaarheid niet. De Auditcommissie doet daarom de aanbeveling om dit te vatten in één tabel en in de programma’s hiernaar te verwijzen. Wat verder opviel was dat het verschil tussen de begroting en realisatie ten aanzien van de lasten ad € 28 miljoen moeilijker uit de analyse van de verschillen is te herleiden. De grootste afwijkingen betreffen Werk, Inkomen en Schulden ad € 13 miljoen, Duurzame Stedelijke ontwikkeling voor € 8 miljoen en Ondersteuning en Zorg € 6 miljoen. Bij programma 2 Ondersteuning en zorg viel ook een post op waarbij € 100.000 was geraamd en € 670.000 daadwerkelijk is besteed. De Auditcommissie constateert een aanzienlijke afwijking en kon in eerste instantie niet uit de stukken afleiden waarom. Bij navraag ligt de verklaring te vinden in bijlage 6.6, lastig, te meer daar de bijlagen niet zijn opgenomen in de papieren versie. Net als de Duisenberg-rapporteurs stelt de Auditcommissie vast dat er in de jaarrekening wordt genoemd wat er gedaan is bij de verschillende beleidsvelden, maar ontbreekt nog wel eens de relatie tussen budget en de doelen en prestaties.

Ook wordt in sommige van de teksten door elkaar gehaald wat voor prestaties zijn geleverd en wat is bereikt (doelen). Er wordt wel duidelijk aangegeven wat er niet is gedaan. Meer duiding daarbij is zeker gewenst. Met name bij de paragraaf grondbeleid is het wenselijk om meer uitleg te geven over wat de bestuurlijke en politieke betekenis is van de informatie die daar wordt gegeven. De tabellen zijn erg informatief, maar de betekenis is voor raadsleden is moeilijk te duiden. Het surplus van de reserve grondexploitatie waar de reserves voor zijn bedoeld is moeilijk uit de stukken te herleiden. Technisch gezien klopt het maar de bestuurlijke vertaling kan beter zodat de raad betere afwegingen kan maken. Een ander voorbeeld is de paragraaf lokale heffingen. Uit de tabel kan worden herleid welke heffingen en belastingen kostendekkend zijn en welke niet. Een voorbeeld hiervan zijn de marktgelden en havengelden die niet kostendekkend zijn. De Auditcommissie adviseert de raad al bij de behandeling van de Kadernota aan te geven wat de gewenste dekkingsgraad is en niet de nota Belastingen die altijd gepland staat voor december af te wachten, omdat Kadernota en begroting 2024-2028 dan al zijn vastgesteld. Informatiebeveiligingsbeleid De IT-omgeving en cybersecurity blijft de komende jaren een belangrijk thema.

Er wordt ieder jaar een Informatiebeveiliging Risico Analyse uitgevoerd waarop de prioriteiten van het beveiligingsplan worden gebaseerd. In het najaar staat er een toets gepland en dan wordt daar uitgebreider op ingegaan. Vanuit de Auditcommissie wordt aandacht gevraagd voor het hacken via softwareleveranciers. De concerncontroller wijst hierbij op de door lidstaten nog te implementeren nieuwe Europese richtlijn; de Network and Information Security (NIS2) Directive, die een aantal belangrijke wijzigingen op het gebied van cybersecurity met zich meebrengt en hierop anticipeert. Door de gemeente wordt het door de Auditcommissie genoemde gevaar onderkend en er worden gesprekken gevoerd met leveranciers. In de komende interim controle van Deloitte zal hier ook naar gekeken worden en in het najaar zal dieper worden ingegaan op het thema IT, IT-veiligheid, informatieveiligheid en cybersecurity.

3/5

Aanbestedingen Op het thema Europese aanbestedingen ligt bij deze tussenstand de afwijking in lijn met vorig jaar. De effecten van de interne beheersing zijn pas over een paar jaar zichtbaar, gelet op de looptijd van contracten, verlengingen e.d. Een belangrijke verbeterstap is een eenduidige registratie van contracten en opdrachtramingen. Door de verschillende systemen die er binnen de gemeente bestaan wordt het vinden van informatie hierover bemoeilijkt. Bij gemeentes waarbij dit in één systeem geborgd is, kan dit beter beheerst worden. Duurzaamheid In het jaarverslag van de gemeente Haarlem worden de thema’s Duurzaamheid en CO2-reductie benoemd en hiermee loopt de gemeente vooruit op andere gemeenten. Vanuit het Rijk wordt duurzaamheidsverslaglegging en controles hierop nog niet in de wetgeving verankerd. Dit kan wel ingezet worden vanuit lokale overheden. De concerncontroller wijst er op dat de BNG Bank een belangrijke speler is op dit gebied. Deloitte wil meedenken met de gemeente Haarlem over de stappen die gezet kunnen worden, daarbij kunnen de ervaringen uit het bedrijfsleven worden meegenomen. Voor bedrijven geldt namelijk met ingang van 1 januari 2023 voor het boekjaar 2024 wen de verplichting.

Deze verplichting is vastgelegd in de EU-richtlijn Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en deze moet zorgen voor meer transparantie over en betere kwaliteit van duurzaamheidsinformatie. Het is verstandig om vooruitlopend op wetgeving voor overheden na te denken over de verslaglegging over duurzaamheidsinformatie en op die manier meer ontwikkeltijd te creëren. Controleverklaring De accountant heeft aangegeven voornemens te zijn een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening af te geven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. De verklaring wordt uiterlijk in week 25 verwacht. Tot slot dient te worden opgemerkt dat dit verslagjaar voor het laatst door de accountant de rechtmatigheid is getoetst. Vanaf het verslagjaar 2023 zal het College van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording afleggen waarin wordt aangegeven in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Volgens de door de raad in april 2023 vastgestelde startnotitie rechtmatigheidsverantwoording is een belangrijk doel dat het gesprek over de verantwoording gevoerd kan worden tussen college en raad en laatstgenoemde zo zijn controlerende rol beter kan vervullen.

Door een transparante verantwoording van het college en een duidelijke toelichting op gerapporteerde rechtmatigheidsafwijkingen kan het onderlinge vertrouwen tussen raad en college groeien. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zou het bewustzijn van het (hoger)management voor een rechtmatige verantwoording en de verantwoordelijkheid voor de daarvoor benodigde beheersing in processen ook moeten groeien.

4/5

Namens de Auditcommissie, Met vriendelijke groet, i.o.

Melissa Oosterbroek (voorzitter)

5/5