1 Zienswijze op de herziene begroting 2025 en de ontwerpbegroting 2026, informeren over jaarrekening 2024 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

Raadsvoorstel

Onderwerp Zienswijze op de herziene begroting 2025 en de ontwerpbegroting 2026 en meerjarenbeleidsplan 2025-2028 inclusief meerjarenbegroting gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief. Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2025/348319 Loenen, D. van 4.2 Economie, toerisme en cultuur ECDW Valkema, E.E.J. en Dool van den W. evalkema@haarlem.nl De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het Rijk deel aan de ‘Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief’ (hierna NHA). Op 16 april 2025 heeft het bestuur van het NHA de herziene begroting 2025 en de ontwerpbegroting 2026 besproken. De begroting geeft inzicht in baten en lasten van de wettelijke taken en overige activiteiten in 2026.Ook het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 is toen met het bestuur besproken. Zienswijzen De raad heeft de gelegenheid om haar zienswijze over de herziene begroting 2025, de ontwerpbegroting 2026 en het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 kenbaar te maken.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

Proces van toe- en uittreding Het besluit van de staatssecretaris tot uittreden uit de Gemeenschappelijke Regeling per 1 januari 2026 is (opnieuw) met een jaar uitgesteld. Dit betekent dat de GR bijdrage van het ministerie van OCW nog een jaar wordt voortgezet. Wel is de nieuwe Archiefwet per 18 februari 2025 door de Tweede Kamer vastgesteld. Het wetsvoorstel gaat nog ter behandeling naar de Eerste Kamer. De gemeente Haarlemmermeer heeft in januari 2025 de intentie uitgesproken per 1 januari 2026 tot GR NHA toe te treden. De commissie Ontwikkeling wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering -Dienstverleningsovereenkomst digitale archivering Noord-Hollands Archief (2019/789587) - Informatie uittreden rijk uit regionale historische centra en nieuwe WGR (2022/661351)

Kenmerk: 2025/348319

1/7

Besluit college d.d. 20 mei 2025

1. Het college van burgemeester en wethouders stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Ontwerp-besluit raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders,

Besluit: 1. 1. Akkoord te gaan met de herziene begroting 2025 van het Noord-Hollands Archief, onder voorwaarde dat de GR bijdrage aan het NHA binnen het begrote bedrag van 2,802 miljoen in programma 4.2 blijft en dit als zienswijze ter kennis aan het bestuur van het Noord-Hollands Archief over te brengen. 2. 2. Onder voorwaarde dat de GR bijdrage aan het NHA binnen het begrote bedrag van 2,838 miljoen in programma 4.2 blijft akkoord te gaan met de ontwerpbegroting 2026 van het Noord- Hollands Archief en dit als zienswijze ter kennis van het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief te brengen. 3. 3. Akkoord te gaan met het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 en dit als zienswijze ter kennis van het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief te brengen. de griffier,

de voorzitter,

1. Aanleiding Het Noord-Hollands Archief De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het ministerie van OCW, deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief, hierna te noemen: ‘NHA’. Het NHA is het historisch informatiecentrum voor de gemeente Haarlem, de provincie Noord-Holland en de omliggende gemeenten. Het NHA staat voor een optimale toegang tot al zijn archieven en collecties die zij bewerkt. Het NHA restaureert en acquireert archieven en maakt deze (digitaal) toegankelijk. De aangesloten overheidsorganisaties kunnen bij het NHA ook terecht voor advies. Het NHA geeft uitvoering aan de Archiefwet: het toezicht en inspectie op de kwaliteit van de informatiehuishouding van de aangesloten overheden. Het beheren van de archieven vindt op twee locaties in Haarlem plaats: de Kleine Houtweg 18 en Jansstraat 40. Bezoekers kunnen in de studiezaal van de Janskerk terecht waar het publiekscentrum is gevestigd. Daar is ook een permanente tentoonstellingsruimte, café en een ruimte voor wisselende exposities.

Kenmerk: 2025/348319

2/7

Begroting en zienswijze Het bestuur van het NHA heeft op 16 april 2025 de bijgestelde begroting 2025, de ontwerpbegroting 2026 en het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 besproken (bijlagen 1 tot en met 5). De raden worden in de gelegenheid gesteld voor 1 juli 2025 hun zienswijze op de ontwerpbegroting en het meerjarenbeleidsplan kenbaar te maken. De ontwerpbegroting wordt daarna door het algemeen bestuur van het NHA ingediend bij Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland. Belangrijke ontwikkelingen Noord-Hollands archief Er is een aantal belangrijke ontwikkelingen waarover het college de raad wil informeren (zie ook de toelichting in bijlage 6): • De nieuwe archiefwet: is in februari 2025 is met algemene instemming door de Tweede Kamer aangenomen. Het wetsvoorstel moet nu door de Eerste Kamer behandeld worden. De nieuwe Archiefwet gaat uit van een situatie waarin het Rijk geen deelnemer meer is in de Regionaal historische centra (RHC’s), waaronder de GR NHA. De minister van OCW is voornemens om per 1 januari 2027 uit te treden. Na uittreding van de minister van OCW uit de RHC’s blijven de huidige deelnemers achter in de gemeenschappelijke regeling en wordt aan het NHA door de minister het beheer van de rijksarchieven gedelegeerd.

• Toetreding gemeente Haarlemmermeer: op 30 januari 2025 heeft gemeente Haarlemmermeer via een raadsbesluit de intentie uitgesproken per 1 januari 2026 toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief. In het begrotingsjaar waarop de ontwerpbegroting 2026 van toepassing is, wordt daarom rekening gehouden met vier deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling NHA. • Depotcapaciteit: er wordt onderzoek gedaan naar het uitbreiden van de depotcapaciteit van het Noord-Hollands archief. Voor de capaciteitsuitbreiding bestaan verschillende scenario’s. Zo wordt gekeken naar uitbreiding van de depot capaciteit op locatie Kleine Houtweg door nieuwbouw (tegelijk met renovatie). Het NHA moet de bestaande archiefcapaciteit vergroten, omdat komende jaren veel analoge overheidsarchieven overgebracht naar het NHA worden. 2. Beoogd resultaat De raad kan haar zienswijze over de herziene begroting 2025 en de ontwerpbegroting 2026 en het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 (inclusief meerjarenbegroting) aan het algemeen bestuur van het NHA meegeven voordat de begroting en het beleidsplan definitief worden vastgesteld. 3. Onderbouwing voorstel Alle (wettelijke en niet-wettelijke) taken van het NHA vallen onder één programma 4.2 economie, toerisme en cultuur. 1.

Het NHA sluit het jaar 2024 af met een positief resultaat Het college stelt de jaarrekening van het NHA nog vast en stemt in met het voorstel de in 2024 te veel betaalde bijdrage met het NHA af te rekenen. Zie verder punt 2. 2. De herziene begroting 2025 van het Noord Hollands Archief leidt tot een structureel hogere bijdrage dat niet past binnen het begrote programma 4

Kenmerk: 2025/348319

3/7

De herziene begroting 2025 wordt jaarlijks aan het begin van het begrotingsjaar aan het NHA-bestuur voorgelegd. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de activiteiten voor 2025 en is voorzien van een toelichting. De herziene begroting 2025 is opgesteld met in acht neming van het beleidsplan 2025-2028. Daarmee wordt duidelijk hoe dit beleidsplan uitwerkt, niet alleen voor wat betreft de voornemens en doelen, maar ook de financiële vertaling ervan. De herziene begroting is sluitend, dat is een vereiste. Er is sprake van enkele (kleine) wijzigingen in de berekeningen ten opzichte van de ontwerpbegroting 2025 zoals een (eenmalige) herberekening van de bezette formatie met bijbehorende inschaling. Dit geeft incidenteel enige financiële ruimte die wordt benut om de (enorm) gestegen kosten van de digitalisering op te vangen. Wij merken op dat afgelopen jaren sprake is van onder uitputting van de begrote personele lasten dat deels wordt benut voor inhuur om de continuïteit van de taakuitvoering te kunnen waarborgen. Het NHA zal hierover het bestuur (blijven) rapporteren. Wat betekent de herziene begroting 2025 voor de gemeente Haarlem? Hoewel het NHA probeert binnen de begroting te blijven, volgt uit de begroting (toch) een niet begrote structurele kostenstijging van € 36.000 op programma 4. Bedrag X 1000 Haarlem exploitatie Haarlem huisvesting Haarlem DVO depot Verschil

NHA begroot 2025 (herzien) 1.601 951 286 2.838

Haarlem begroot 2025 1.589 961 252 2.802

verschil

-36

De eerder begrote GR bijdrage is door het NHA conform de regeling vermeerderd met de (incidentele) naheffing van de rijksindex 2024 wat neerkomt op een extra bijdrage van (afgerond) € 73.000. Naast de structurele lastenverhoging leidt de naheffing tot een onvoorzien tekort op de programmabegroting van totaal ruim een ton in 2025. Gelet op het positief rekeningresultaat in 2024 wil de gemeente het nadeel in 2025 met het NHA verrekenen. 3. Ontwerpbegroting 2026 van het Noord Hollands Archief leidt tot een structureel hogere bijdrage dat niet past binnen het begrote programma 4 De ontwerpbegroting 2026 is gebaseerd op de wettelijk voorgeschreven vorm en het meerjarenbeleidsplan. In de meerjarenbegroting 2026-2029 is nog uitgegaan van drie deelnemers; de DVO bijdrage van Haarlemmermeer wordt nog in de GR bijdrage omgezet. In 2026 zijn er vier deelnemers: het Rijk en de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer en Velsen. Deze deelnemers dragen het financiële risico voor de GR. Het NHA houdt rekening met de financiële positie van de deelnemende gemeenten en begroot zoveel mogelijk binnen de huidige financiële kaders c.q. het voortgezet beleid. Alleen met de autonome kostenontwikkeling, zoals CAO afspraken, is rekening gehouden. Daarom zijn voor de indexering de gehanteerde percentages voor loon- en prijsontwikkeling gematigd.

Voor de loonontwikkeling is 3 procent en voor prijsontwikkeling is 2,2 procent gehanteerd wat neerkomt op een gewogen index van 2,63 procent. Voor de kostenverdeling stapt het NHA in 2026 over op een nieuw kostenmodel dat in 2023/2024 is ontwikkeld en in opdracht van de gemeenten Haarlem en Velsen door de accountant op de uitgangspunten is getoetst. Doel van de nieuwe financieringssystematiek is een transparante en

Kenmerk: 2025/348319

4/7

eerlijke kostenverdeling voor het analoog en digitaal archiefbeheer die navolgbaar en toerekenbaar is. Het schept duidelijkheid over de dienstverlening en de daaraan verbonden kosten voor zowel de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling als de medeoverheden die een dienstverleningsovereenkomst met het NHA hebben afgesloten. De nieuwe kostenverdeelsystematiek leidt voor de gemeente Haarlem tot een GR bijdrage in 2026 van totaal € 2.874.369. Er wordt meer geld aan de digitalisering en de uitbreiding van het e-depot besteed, tegelijkertijd nemen de kosten voor het analoog archiefbeheer af. De verschuiving tussen kostensoorten wordt in de gemeentelijke begroting budgetneutraal verwerkt. Bedrag X 1000 Haarlem analoog archiefbeheer/huur Haarlem digitaal informatiebeheer Haarlem niet wettelijke taak Haarlem overige baten Verschil

NHA begroot 2026 1.345 670 739 120 2.874

HLM begroot 2026 2.582 257 0 0 2.839

verschil 1.237 -413 -739 -120 -35

Toelichting bij de begrote kosten - Tot de wettelijke taak behoort het analoog archief beheer en het digitaal informatiebeheer als ook het beheer van de Oude Boekerij en Bijzondere Collecties afkomstig uit de bibliotheek Zuid-Kennemerland (begroot als overige baten). - De gemeente Haarlem is op grond van de gemeenschappelijke regeling verplicht de huursom van de Jansweg te vergoeden. Het Rijk vergoedt de huursom van locatie Kleine Houtweg; - Niet-wettelijke taken betreft de het publiekscentrum en activiteiten die daar plaatsvinden, zoals onderwijs en het tentoonstellen van particuliere collecties. De gemeente wil binnen de uitgangspunten van de eigen begroting blijven. Daarom adviseert het college de raad onder voorwaarde met de ontwerpbegroting 2026 van het NHA akkoord te gaan met het verzoek aan het NHA met een voorstel te komen op welke niet wettelijke taak de gemeente € 35.000 minder kan uitgeven. Over de consequenties informeert het NHA de raad bij het aanbieden van de vastgestelde begroting 2026. 4. Meerjarenbeleidsplan 2025-2028 Het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 vormt de basis voor de verdere ontwikkeling van het NHA in de komende jaren. Het actuele plan is 16 april 2025 aan het AB gepresenteerd en akkoord bevonden. Het NHA is er voor alle inwoners van Noord-Holland. Het NHA waarborgt hierin altijd de authenticiteit van alle aan het archief toevertrouwde informatie.

Het NHA streeft ernaar om de toegankelijkheid van de archieven en collecties de aankomende jaren verder te verhogen. Overkoepelende ambitie is dat het gebruik met minimaal 10 procent gaat toenemen. Hiertoe heeft het NHA verschillende lijnen ontwikkeld. De lijnen kennen de volgende meerjaren-ambities: Kenniscentrum Overheid (KCO): Medio 2027 is het KCO hét frontoffice voor de 18 overheidspartners en draagt door eerdere overdracht van overheidsinformatie bij aan het verhogen van toegankelijkheid tot authentieke overheidsinformatie voor alle inwoners van Noord-Holland. • Publiek: Eind 2028 is een duidelijke groei in bezoekersaantallen te zien, zowel fysiek op locatie Janskerk als bij online gebruik van de archieven en collecties. Het NHA bereikt deze groei door het continu digitaliseren en toegankelijk maken van de collecties, en door de

Kenmerk: 2025/348319

5/7

•

•

•

publiekslocatie Janskerk te transformeren naar hét informatiecentrum voor alle inwoners van Noord-Holland en iedereen die interesse heeft in de geschiedenis van Noord-Holland. Archieven en collecties: In Q4 2028 heeft het NHA de opslagcapaciteit voor archieven vergroot met 10 km extra depotruimte in een energieneutraal gebouw, door renovatie en nieuwbouw aan de Kleine Houtweg. Dit alles onder het voorbehoud van goedkeuring van de tussenstations door het bestuur en de partners in de gemeenschappelijke regeling. De afdeling Archieven en Collecties werkt aan het verantwoord beheren en toegankelijk maken van de archieven en collecties die aan het NHA toevertrouwd zijn. De focus ligt daarbij op de materiële staat, de fysieke bewaaromstandigheden en de historische context. Het NHA volgt de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en gebruikt Linked Data om zowel eigen erfgoedinformatie als externe databronnen te verbinden. ICT en Innovatie: Het NHA koerst naar een stevig datafundament eind 2028, met de uitgangspunten van de reeds geformuleerde datastrategie als basis. Dit stevige fundament heeft betrekking op de collectiearchitectuur en de IT-infrastructuur en is datagedreven. En: Het NHA vergroot de toegankelijkheid van de archieven voor de gebruiker met meer doorzoekbare data en gerichter zoeken.

Personeel en Organisatie en Bedrijfsvoering: Door een omgeving te bieden die leren ondersteunt, met concrete processen en versterkend leiderschap, is het NHA in 2028 een lerende organisatie. Binnen een lerende organisatie speelt het leren zich vooral af in de samenwerking met elkaar, door actief in gesprek te gaan over nieuwe ontwikkelingen, ideeën uit te wisselen en nieuwe werkwijzen te testen. Door continu te evalueren signaleren medewerkers het eerder als er een koerswijziging of een andere manier van werken nodig is. Met deze nieuwe werkwijze benut het NHA tijd en middelen efficiënter, en bereikt daarmee ambitieuze doelen op een duurzame manier. Het NHA ziet samenwerking en kennisdeling als belangrijkste pijlers, en biedt een omgeving waar iedereen vrij is om ideeën te delen, risico's te nemen en elkaar te inspireren. Door te investeren in de groei van medewerkers, verbetert het NHA de kwaliteit van zijn diensten, en stimuleert een cultuur van nieuwsgierigheid en innovatie. Dit maakt het NHA een aantrekkelijke en vooruitstrevende werkplek.

Het meerjarenbeleidsplan onderschrijft de relevantie van het NHA en toont welke activiteiten de komende jaren nodig zijn voor een toekomstbestendige organisatie. Advies is in te stemmen met dit coherente plan, en aanvullend in lijn met het meerjarenbeleidsplan de doelstellingen en prestatieafspraken voor de komende jaren concreet inzichtelijk te maken voor het AB, zodat daar de komende jaren bestuurlijk op gemonitord kan worden. 5. Duurzaamheidsmaatregelen Het NHA wil een positieve bijdrage leveren aan de samenleving, het milieu en de leefomgeving en streeft er daarom naar te voldoen aan eisen ten aanzien van duurzaamheid en maatschappelijk ondernemen. Het NHA voldoet voor beide locaties aan de eisen voor het gouden Green Keycertificaat. In de nieuwe meerjarenbeleidsperiode streeft NHA bovendien naar een duurzaam storage-beleid, mede omdat de hoeveelheid data die het NHA beheert exponentieel toeneemt. 4. Risico’s en kanttekeningen Gelet op de vele ontwikkelingen is het noodzakelijk om verder vooruit te kijken dan alleen het lopende en volgende begrotingsjaar.

Kenmerk: 2025/348319

6/7

1. De uitgangspunten van het nieuwe financieringsmodel zijn goed, maar nog niet volmaakt Op basis van het nieuwe financieringsmodel leidt de berekening voor de begroting 2026 nog tot een (te) grote verschuiving van kosten tussen het analoge archief en digitaal informatiebeheer. Daarom wordt het jaar 2025 gebruikt om te onderzoeken hoe de verdeling van de kosten tussen analoge archief en digitaal informatiebeheer tot een meer herkenbare uitkomst kan leiden. 2. Gemeente Haarlem verlaagt in 2026 de huursubsidie ten gunste van de exploitatiebijdrage voor de uitvoering van de wettelijke taken De huurbijdrage is thans gebaseerd op de kostprijsdekkende huur van het publiekscentrum, de depotruimte en het kantoorgedeelte dat de gemeente huurt van de stichting Kennemerhart. De nieuwe kostenverdeling gaat uit van het aantal gebruikte meters en een aantal kosten dat middels de tarieven aan de gebruikers worden doorbelast, zoals de huisvesting. Gemeente Haarlem draagt zorg voor de exploitatielasten van het publiekscentrum in de Janskerk en betaalt in het vervolg voor het aantal meters archief dat in gebruik is. Een en ander leidt tot een neutrale begrotingswijziging in 2026. 3.

Op langere termijn verwacht het NHA een kostenstijging als gevolg van de noodzakelijke depotuitbreiding Op de langere termijn zullen de bijdragen van zowel de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling en de DVO-partners gaan stijgen, omdat in de nieuwe Archiefwet de overbrengingstermijn is verkort van twintig naar tien jaar. Dit heeft tot gevolg dat het NHA binnen een paar jaar de uitbreidingsvraag niet meer aan kan. Over de gewenste investering in extra depotruimte wordt de raad nog geïnformeerd. 4. Over de voorwaarden voor de uittreding van het rijk moet nog onderhandeld worden. De minister van OCW heeft toegezegd de huidige GR bijdrage per 2027 om te zetten in een specifieke uitkering, zodat de kosten voor het beheer van de rijksarchieven en het dagelijks en planmatig onderhoud van het rijksdepot zijn gedekt. Gelet op de investering in extra depotruimte, met name voor de rijksarchieven, is het nog onzeker of het NHA door het Rijk volledig wordt gecompenseerd. 5. Consequenties en uitvoering De zienswijze van de raad over de ontwerpbegroting 2026 wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op 1 augustus 2025 aan het bestuur van het NHA kenbaar gemaakt. Het algemeen bestuur stelt de begroting 2026 daarna definitief vast en stuurt deze met de zienswijze van de raden aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland. 6. Bijlagen 1.

Aanbiedingsbrief herziene begroting 2025 NHA 2. Herziene begroting 2025 NHA 3. Aanbiedingsbrief ontwerpbegroting 2026 NHA 4. Ontwerpbegroting 2026 NHA 5. Meerjarenbeleidsplan 2025-2028 6. Toelichting op relevante ontwikkelingen

Kenmerk: 2025/348319

7/7