1 Vrijgave voor inspraak ontwerp evenementenbeleid Haarlem

Collegebesluit

Onderwerp Vrijgave voor inspraak ontwerp evenementenbeleid Haarlem Nummer 2024/2159550 Portefeuillehouder J. Wienen Programma/beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur Afdeling ECDW Auteur W. Maes Telefoonnummer 023-5114881 Email wmaes@haarlem.nl Evenementen brengen mensen van verschillende leeftijden en achtergronden Kernboodschap samen; Haarlemmers uit alle stadsdelen en bezoekers van daarbuiten. Evenementen dragen bij aan de aantrekkelijkheid van de stad en bevorderen sociale cohesie en saamhorigheid. Haarlem heeft grote ambities terwijl de evenementensector ook onder forse druk staat. Kosten stijgen, inkomsten lopen terug en de regels worden complexer. Met vernieuwd evenementenbeleid zet Haarlem in op gastvrijheid, leefbaarheid, levendigheid en duurzaamheid. Het beleid beschrijft hoe de gemeente ondersteuning biedt aan alle evenementen in de stad, hoe verduurzaming wordt gestimuleerd, en wat nodig is voor spreiding en locatieprofielen. Met een beoordelingskader geeft de raad richting mee voor uiteindelijke subsidiecriteria voor 2026-2028. Enkele evenementen van breed maatschappelijk belang krijgen de zekerheid dat voor hen meerjarig budget wordt gereserveerd. De gemeente wil de eigen rol als organisator van evenementen zoals de Kerstmarkt gaan afbouwen.

Het ontwerp evenementenbeleid wordt voor een periode van zes weken ter inzage gelegd en besproken in een gecombineerde commissie Ontwikkeling en Bestuur. De reacties worden verwerkt in het definitieve evenementenbeleid dat naar verwachting voor de zomer van 2025 door de raad vastgesteld wordt. Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt dit besluit ter bespreking naar de commissies Ontwikkeling en Bestuur.

Relevante eerdere besluiten

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Evenementenbeleid Haarlem 2018-2022 (2017/477075) Uitvoeringsaanpak evenementenbeleid Haarlem (2019/179784) Startnotitie actualisering evenementenbeleid (2023/1497129) motie Evenementen, festivals en nachtcultuur dragen ook het Cultuurplan motie ‘Keti Koti viering – een subsidie waardig’ motie ‘Slavernijmonument met jaarlijkse herdenking en viering’ motie ’Hoogste tijd voor integraliteit, voor subsidie binnen het evenementenbeleid

Kenmerk: 2024/2159550

1/6

Besluit College d.d. 21 januari 2025

8. motie ‘Welk evenement wil jij? De Haarlemse raad en inwoner aan het roer!’ 9. motie ‘Het is pas echt feest, als het een duurzaam evenement is geweest’ Het college van burgemeester en wethouders, en de burgemeester waar het zijn bevoegdheden betreft, Besluit: 1. Het ontwerp evenementenbeleid Haarlem vrij te geven voor inspraak. de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding Haarlem bruist van energie en creativiteit, met een breed scala aan evenementen het hele jaar door. Evenementen brengen bezoekers van verschillende leeftijden en achtergronden samen uit alle stadsdelen van Haarlem en van daarbuiten. Evenementen bevorderen de sociale cohesie en saamhorigheid in de stad. Bezoekers ontmoeten elkaar, genieten van lekker eten, sport of komen op een laagdrempelige manier in aanraking met cultuur. Zo dragen evenementen en festivals bij aan een levendige en aantrekkelijke stad. Kostenstijgingen, inflatie en personeelstekorten zorgen ervoor dat de exploitatie van veel evenementen onder druk staat. Tegenover gestegen kosten staan lagere inkomsten vanuit bezoekers, sponsors en private fondsen. Ook zijn de eisen en ambities ten aanzien van veiligheid en duurzaamheid toegenomen en brengt dit extra kosten met zich mee voor organisatoren. Met het nieuwe evenementenbeleid kiest de gemeente voor drie ambities: 1. Een gastvrije evenementenstad voor organisatoren, bewoners en bezoekers 2. Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad 3. Een vernieuwd subsidiekader voor evenementen Het beleid biedt de stad en de sector handvatten voor verdere ontwikkeling, onder andere met de invoering van een duurzaamheidsladder. Met een heldere rolverdeling en een nieuw subsidiekader wordt zekerheid geboden waar het kan en duidelijkheid waar het moet.

Het ontwerp evenementenbeleid wordt voor een periode van zes weken ter inzage gelegd en besproken in een gecombineerde commissie Ontwikkeling en Bestuur. De reacties worden verwerkt in het definitieve evenementenbeleid dat naar verwachting voor de zomer van 2025 door de gemeenteraad vastgesteld wordt.

Kenmerk: 2024/2159550

2/6

2. Besluitpunten college Het college van burgemeester en wethouders, en de burgemeester waar het zijn bevoegdheden betreft, Besluit: 1. Het ontwerp evenementenbeleid Haarlem vrij te geven voor inspraak. 3. Beoogd resultaat Een toekomstbestendig evenementenbeleid dat aansluit op de behoeften van organisatoren en inwoners, met duidelijke rolverdeling, regelgeving en een helder subsidiekader. 4. Argumenten 1. Het ontwerp evenementenbeleid is tot stand gekomen na een uitgebreid participatieproces Het participatietraject vond begin 2024 plaats en bestond uit verschillende onderdelen: • Een bijeenkomst voor organisatoren • Een bijeenkomst voor inwoners en omwonenden van evenementenlocaties • Een bijeenkomst voor culturele instellingen en ondernemers • Een enquête onder inwoners waar 630 reacties op kwamen • Interviews met betrokken partijen zoals Haarlem Marketing en deskundigen op het gebied van duurzaamheid, veiligheid, (nacht)cultuur, toegankelijkheid, diversiteit en inclusie. Belanghebbenden zijn in de gelegenheid gesteld om te reageren. De opkomst verschilde per bijeenkomst; de avond met organisatoren werd het beste bezocht. Aan de jongeren die betrokken waren bij de participatie voor de Nachtvisie zijn aanvullende vragen gesteld over evenementen in Haarlem. Naast waardering voor wat er aan evenementen in Haarlem is, is er ook behoefte aan vernieuwing.

Organisatoren geven onder meer aan dat zij behoefte hebben aan hulp van de gemeente bij de toegenomen complexiteit in wet- en regelgeving en bij het verduurzamen van hun evenement. 2. Het ontwerp evenementenbeleid geeft invulling aan de doelstellingen van de startnotitie en de moties van de gemeenteraad Met een startnotitie en verschillende moties zijn door de gemeenteraad doelstellingen en kaders meegegeven voor het nieuwe beleid. Belangrijke onderwerpen zijn onder meer duurzaamheid en duidelijkheid over de mogelijkheden voor financiele ondersteuning. Tezamen met de uitkomsten van

Kenmerk: 2024/2159550

3/6

de participatie zijn de doelstellingen in het ontwerp evenementenbeleid verwerkt en gebundeld in drie ambities: Ambitie 1. Gastvrije evenementenstad voor organisatoren, bewoners en bezoekers De gemeente biedt duidelijkheid over de rolverdeling gemeente en organisator. Met het opzetten van een digitaal evenementenplatform en met bijeenkomsten worden organisatoren ondersteund in hun doorontwikkeling en bedrijfsvoering. De Duurzaamheidsladder Evenementen (DLE) van Green Events wordt geïntroduceerd. Deze biedt behalve duidelijkheid over regelgeving en inspiratie op het gebied van duurzaamheid ook handvaten met betrekking tot sociale en governance thema’s. De gemeente wil organisatoren ondersteunen met het terugdringen van regeldruk. Het vergunningsproces wordt anders ingericht, met meer nadruk op de fase vóór de aanvraag. Ook worden andere vergunningsvormen onderzocht. Er komt meer aandacht voor toegankelijkheid en sociale veiligheid. De gemeente wil de eigen rol als organisator van evenementen, zoals de Kerstmarkt, gaan afbouwen. Er wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn voor een externe evenementenorganisatie. Ambitie 2. Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad Evenementenlocatieprofielen worden herzien en moeten verankerd worden in omgevingsplannen. Een nieuw afwegingskader moet helpen bij het toekennen van de schaarse plekken in de stad.

Met de introductie van de duurzaamheidsladder (DLE) krijgen organisatoren een duidelijk kader van regels op het gebied van duurzaamheid. Vanuit een nulmeting kunnen evenementen zich stapsgewijs verder ontwikkelen. Ambitie 3. Een nieuw subsidiekader voor evenementen In het ontwerp evenementenbeleid is een nieuw beoordelingskader en -proces voor subsidieaanvragen opgenomen.

3. Duidelijkheid bieden over de subsidiemogelijkheden voor 2026-2028 Met een beoordelingskader in het nieuwe evenementenbeleid geeft de raad richting mee voor criteria die worden in vastgelegd in een subsidieregeling 2026-2028. Het gaat onder meer over de betekenis van een evenement voor de stad, gezonde financiering en duurzaamheid. De subsidieregeling wordt vastgesteld door het college en opengesteld voor aanvragen nadat de raad

Kenmerk: 2024/2159550

4/6

het evenementenbeleid definitief heeft vastgesteld (voor de zomer van 2025). De regeling is bestemd voor bestaande evenementen en nieuwe initiatieven. De druk op het evenementenbudget is groot en dwingt tot scherpe keuzes. Door in een keer een integrale afweging te maken voor 20262028 wordt meerjarig duidelijkheid geboden. Voor een objectieve en deskundige beoordeling, rangschikking en toekenning van subsidieaanvragen laat het college zich adviseren door een onafhankelijke adviescommissie, met deskundigheid op diverse terreinen. Externe experts brengen nieuwe inzichten mee over de mogelijke doorontwikkeling van evenementen. Door te werken met een commissie raakt de gemeentelijke rol als facilitator en begeleider niet vermengd met de rol als subsidiebeoordelaar, en wordt de objectiviteit van het subsidieverdelingsproces gewaarborgd. Voor enkele evenementen, waaronder Bevrijdingspop en Keti Koti, geldt dat de gemeente op voorhand meerjarige zekerheid wil bieden. Dit zijn evenementen die van belang zijn voor de hele stad, belangrijke gebeurtenissen markeren of een traditie in Haarlem vormen. Deze zogenoemde evenementen van breed maatschappelijk belang vragen subsidie aan net als andere evenementen, maar hebben de zekerheid dat voor hen meerjarig budget wordt gereserveerd.

Het betreft maximale bedragen, en toekenning blijft afhankelijk van een kritische beoordeling van de ingediende plannen en begrotingen. De raad heeft tot en met 2026 extra budget beschikbaar gesteld, primair voor de ondersteuning van evenementen. De beschikbare incidentele middelen in 2025 en 2026 worden (budgetneutraal) gespreid ten behoeve van de subsidieregeling 2026-2028. Voor deze periode wordt het jaarlijkse subsidiebudget opgehoogd van € 550.000 naar € 750.000. 5. Risico’s en kanttekeningen Niet genoeg middelen en capaciteit Voor de coördinatie van evenementen en het begeleiden van organisatoren, en voor beleidsontwikkeling en -uitvoering is momenteel 1,5 fte beschikbaar. Om de personele inzet in overeenstemming te brengen met de gegroeide vraag om ondersteuning – door gesubsidieerde en niet-gesubsidieerde evenementen – en om alle ambities met het evenementenbeleid te kunnen realiseren, is meer capaciteit nodig. Het college is voornemens om bij de kadernota aan de raad voor te stellen de beleids- en coordinatiecapaciteit met 1,5 fte op te hogen. Er is ook sprake van knelpunten bij de capaciteit voor vergunningen en handhaving. Bij de Kadernota en bij het voorleggen van het definitieve evenementenbeleid komt het college hier op terug. De benodigde inzet met betrekking tot verduurzaming wordt gedekt vanuit beschikbare middelen in de duurzaamheidsbegroting.

Kenmerk: 2024/2159550

5/6

Om locatieprofielen te herzien en te verankeren in omgevingsplannen is incidenteel € 200.000 nodig voor onderzoeks- en plankosten. Bij de kadernota volgt een voorstel. Toekomst Kerstmarkt en kermissen wordt separaat aan de raad voorgelegd De kerstmarkt en kermissen zijn nooit vanuit het evenementenbudget gefinancierd noch zijn er elders binnen de gemeentebegroting structurele middelen beschikbaar. De financiering opnemen binnen het evenementenbudget zou een onevenredig groot beslag leggen op de middelen voor andere evenementen. Bovendien kan de gemeente geen subsidie aanvragen voor evenementen waarvoor zij opdrachtgever en/of organisator is. De gemeente wil in 2025 onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om het opdrachtgeverschap te beleggen bij een externe evenementenorganisatie. De uitkomsten worden separaat aan de raad voorgelegd, waarbij ook de opbrengsten en lasten voor de stad worden geevalueerd. Aan de hand van scenario’s (grootte, tariefstelling etc.) kan besloten worden of en hoeveel budget voor de evenementen benodigd blijft en welke organisatie- en financieringsvorm passend is. 6. Uitvoering Het ontwerp evenementenbeleid wordt vrijgegeven voor inspraak voor een periode van 6 weken, van 24 januari tot 7 maart 2025. In februari 2025 wordt het ontwerp evenementenbeleid besproken in een gecombineerde commissie Bestuur en Ontwikkeling.

Na de inspraakperiode worden de reacties verwerkt in een nota van beantwoording en worden eventuele aanpassingen gedaan in het ontwerp evenementenbeleid. Naar verwachting wordt het definitieve evenementenbeleid voor de zomer ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd. 7. Bijlagen 1. ontwerp evenementenbeleid Haarlem

Kenmerk: 2024/2159550

6/6