1 Vrijgave krediet voor Hybride Werken Raakspoort en Zijlpoort

Collegebesluit

Onderwerp Vrijgave krediet voor Hybride Werken Raakspoort en Zijlpoort. Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2024/1987566 Raadt, E. de 7.3 Algemene dekkingsmiddelen en overhead FAZA Kappetein, D.D. 06-42636094 kappetdd@haarlem.nl Het college stelt krediet beschikbaar voor de noodzakelijke vervanging/ vernieuwing van meubilair, interieur en gebouw technische aanpassingen in Raakspoort en Zijlpoort, gericht op de transitie naar een toekomstbestendige hybride werkomgeving. Deze duurzame investering, die bijdraagt aan flexibiliteit, samenwerking en efficiëntie, wordt gefinancierd vanuit bestaande investeringsposten in het investeringsplan (FAC.1 en FAC.3).

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt dit besluit ter kennisname naar de commissie Bestuur.

Relevante eerdere besluiten Besluit college d.d. 17 december 2024

n.v.t. Het college besluit: 1. Een krediet vrij te geven van € 5,575 miljoen voor de vervanging van meubilair en interieur en gebouw technische aanpassingen in het kader van Hybride Werken. Dit krediet komt voor € 4,375 miljoen ten laste van investeringspost FAC.01 vervanging meubilair en interieur en voor € 1,2 miljoen ten laste van investeringspost FAC.03 hybride werken. de secretaris,

Kenmerk: 2024/1987566

de burgemeester,

1/5

1. Inleiding De gemeentelijke huisvesting van Haarlem omvat meerdere locaties, waaronder de Zijlpoort en Raakspoort. Deze gebouwen vervullen een centrale rol voor de organisatie en daarmee voor de gemeentelijke dienstverlening. Met de gebruikers van de Zijlpoort en Raakspoort is een uitgebreid proces doorlopen om de behoeften en eisen voor de kantooromgeving in kaart te brengen die aansluiten bij het hybride werkconcept. De belangrijkste aandachtspunten zijn: • Het realiseren van flexibele werkplekken en kleinere units die hybride werken ondersteunen. • Het geschikt maken van spreekkamers voor digitale vergaderingen. • Het creëren van inspirerende ontmoetingsruimtes die samenwerking en spontane interactie bevorderen. • Verbeteringen op het gebied van akoestiek en binnenklimaat. Deze behoeften zijn vertaald naar een definitief ontwerp (inrichtingsplan), het plan omvat onder meer: • Aanpassingen aan het restaurant in de Zijlpoort en de lunchruimte in de Raakspoort. • Ontwerpen voor ontmoetingsplekken, zoals afdelingshonken, en vernieuwde pantry’s. • Duurzame oplossingen met maximaal hergebruik van materialen en een energiezuinige inrichting. Voor het Stadhuis Haarlem is een apart traject gestart waarbij aansluiting wordt gezocht bij het inrichtingsconcept dat is ontwikkeld voor de Zijlpoort en Raakspoort.

Bovendien vinden er in het Stadhuis diverse ontwikkelingen plaats die samen moeten komen in een breder huisvestingsperspectief. Het concept indelingsplan voor het Stadhuis wordt begin januari 2025 verwacht. Om uitvoering aan het plan voor de Raakspoort en de Zijlpoort te kunnen geven, geeft het college het benodigde krediet vrij om zo de voorgestelde aanpassingen te kunnen realiseren. Hiermee wordt gezorgd voor een werkomgeving die beter aansluit bij de huidige en toekomstige behoeften van de gemeentelijke organisatie.

Kenmerk: 2024/1987566

2/5

2. Besluitpunten college Het college besluit: Een krediet vrij te geven van € 5,575 miljoen voor de vervanging van meubilair en interieur en gebouw technische aanpassingen in het kader van Hybride Werken. Dit krediet komt voor € 4,375 miljoen ten laste van investeringspost FAC.01 vervanging meubilair en interieur en voor € 1,2 miljoen ten laste van investeringspost FAC.03 hybride werken. 3. Beoogd resultaat De herinrichting van de Zijlpoort en Raakspoort heeft als doel een werkomgeving te realiseren die het hybride werken optimaal ondersteunt. Dit betekent dat er meer flexibiliteit aangebracht wordt in de kantooromgeving waardoor beter aangesloten kan worden op de diversiteit en aard van de werkzaamheden gedurende de dag 4. Argumenten Het bieden van passende werkplekken is noodzakelijk om ambtelijke en bestuurlijke medewerkers goed te laten functioneren. Sinds mei 2022, na de COVID-periode, wordt er gewerkt aan de transitie naar een hybride werkomgeving. Gedurende deze tijd zijn echter geen aanpassingen aan de werkplekken doorgevoerd, waardoor medewerkers al bijna drie jaar in een omgeving werken die niet aansluit bij de nieuwe manier van werken. De geplande oplevering van de heringerichte gebouwen is medio 2026. Dit betekent dat de organisatie dan geruime tijd op deze noodzakelijke aanpassingen heeft gewacht.

Daarnaast wordt een werkomgeving gerealiseerd die positief gedrag stimuleert en die samenwerking, ontmoeting en efficiënt ruimtegebruik bevordert. Iedere afdeling krijgt een herkenbaar ‘honk’ als thuisbasis, terwijl omliggende ruimtes gedeeld worden met andere teams. Deze aanpak sluit direct aan bij de organisatiedoelen zoals geformuleerd in het organisatiekompas en versterkt de interne samenwerking en verbondenheid. Ook wordt ingezet op het versterken van de identiteit van de organisatie en haar maatschappelijke rol. De gebouwen worden ingericht om op een creatieve en herkenbare manier te reflecteren waar de gemeente Haarlem en Zandvoort voor staan. Tot slot draagt een moderne, inspirerende werkomgeving bij aan aantrekkelijke werkgeverschap, wat essentieel is om talent aan te trekken en te behouden. Duurzaamheid speelt een centrale rol in dit project. Hergebruik is het uitgangspunt, waarbij bestaande werkplekken een grondige onderhoudsbeurt krijgen en opnieuw worden ingezet. Voor kleinere ruimtes worden modulaire units aangeschaft die eenvoudig te verplaatsen zijn. Daarnaast wordt van de aannemer gevraagd dat bouwmaterialen zoveel als mogelijk worden hergebruikt. Verder wordt gestreefd naar een efficiënte inzet van de gebouwen.

Onderzocht wordt onder meer of met behulp van sensortechnologie het mogelijk wordt om gedeelten van de gebouwen, bijvoorbeeld op minder drukke dagen zoals vrijdagen, selectief te verwarmen of verlichten. Dit zal dan bijdragen aan energiebesparing en duurzaamheid.

Kenmerk: 2024/1987566

3/5

5. Financieel De dekking voor de benodigde investering is voorzien binnen het Investeringsplan onder de posten FAC.01 over de jaren 2025, 2026 en deels 2027 (€ 4,375 miljoen) en FAC.03 (€ 1,2 miljoen). Beide investeringsposten vallen binnen de bevoegdheid van het college en worden met dit besluit vrijgegeven ter dekking van de vervangingsopgave en het hybride werken Raakspoort en Zijlpoort. Omdat de uitvoering doorloopt tot in 2026 wordt een beroep gedaan op de IP posten 2026 en deels 2027. Het inzetten van de IP-posten uit 2026 en 2027 is mogelijk aangezien de geplande vervangingen en aanpassingen ervoor zorgen dat reguliere vervangingsinvesteringen als vloerbedekking ook worden meegenomen. Zoals eerder vermeld, is het proces voor het inrichten van het Stadhuis op hybride werken later van start gegaan. Van belang was eerst zicht te hebben op de capacitaire mogelijkheden van deze panden, de wensen en behoeften van de gebruikers en hoe deze konden worden vertaald naar een passende inrichting. Bovendien was de verwachting dat het hybride werkconcept in de relatief nieuwe kantoorpanden niet één-op-één toepasbaar zou zijn in het monumentale Stadhuis. Andere redenen voor de latere start waren o.a. het project rondom het democratisch vergadercentrum van het Stadhuis en het zoeken voor een oplossing voor Atelier stad (op dit moment gepositioneerd in de Zijlpoort).

Voor de hybride werkomgeving en noodzakelijke aanpassingen in het Stadhuis resteert naar verwachting in 2027 een krediet van € 378.000 onder investeringspost FAC.01. Een voorlopige indicatieve berekening toont echter dat, afhankelijk van de uiteindelijke keuzes in het indelings- en inrichtingsplan Stadhuis, een hoger bedrag nodig zal zijn. Keuzes die voortvloeien uit het indelingsen inrichtingsplan Stadhuis bepalen uiteindelijk het benodigde bedrag. Om de samenhang met het binnen onderhoud van het Stadhuis te kunnen leggen, wordt gewerkt aan een meerjarenplan voor binnen onderhoud. De financiële gevolgen hiervan, inclusief de benodigde middelen voor het hybride werken/vervanging, worden in kaart gebracht en opgenomen in de Kadernota 2026 en de voortgangsrapportage 2025. Bij de Kadernota wordt naar verwachting een aanvullende financiële claim ingediend om beide opgaven te kunnen realiseren. Ook wordt onderzocht of gereserveerde investeringsbedragen vanaf 2027 eerder kunnen worden ingezet, mits dit verantwoord is binnen het meerjarenplan voor het binnen onderhoud van alle gemeentelijke locaties.

De totale geraamde investeringskosten voor de herinrichting van de Zijlpoort en Raakspoort zijn gebaseerd op een gedetailleerde analyse van de benodigde werkzaamheden: - Bouwkundige aanpassingen: dit omvat werkzaamheden zoals het verplaatsen van wanden, het aanpassen van pantry’s en ontmoetingsruimtes, en verbeteringen in de lunchruimte Raakspoort en het restaurant Zijlpoort en voor zover bouwkundig mogelijk vervangen van een regulier toilet voor een genderneutraal toilet op elke verdieping. - Elektrische en werktuigbouwkundige installaties: aanpassingen aan technische installaties om te voldoen aan de nieuwe indeling en gebruikseisen.

Kenmerk: 2024/1987566

4/5

-

Voorbereidingskosten en overige kosten: kosten voor het ophalen van gebruikerswensen, ontwerpontwikkeling en aanbesteding en BTW. Losse inrichting (tafels, stoelen, etc.): voor vervanging of hergebruik van bestaand meubilair en de aanschaf van nieuw meubilair waar nodig. Inrichting restaurant Zijlpoort: stelpost voor het realiseren van de gewenste uitstraling en functionaliteit van het restaurant. Smart Building infrastructuur: voorbereidende werkzaamheden voor toekomstige smart buildingfunctionaliteiten. Akoestische verbeteringen: Aanpassingen om geluidsisolatie en akoestiek te optimaliseren in vergaderruimtes en andere kritieke zones. Standalone werkplekken (belcellen en concentratieplekken): flexibele werkunits die aan hybride werken gerelateerde behoeften ondersteunen.

6. Risico’s en kanttekeningen De voorgestelde planning is ambitieus en hangt onder andere af van de capaciteit en beschikbaarheid van de aannemer. Daarnaast kunnen onvoorziene omstandigheden, zoals stijgende bouwkosten of vertragingen in de aanbestedingsprocedure, het proces beïnvloeden. Een tweede kanttekening betreft het gegeven dat de werkzaamheden zullen gaan leiden tot tijdelijke overlast in de kantoorgebouwen. Met de aannemer zal overleg gevoerd worden om de overlast zoveel als mogelijk te beperken. Informatievoorziening en communicatie wordt via het programmateam hybride werken verzorgd. 6. Uitvoering De uitvraag voor een aannemer is in gang gezet. Na selectie wordt van de aannemer verwacht dat deze vanaf februari 2025 een uitvoeringsontwerp opstelt, inclusief een gefaseerde planning per verdieping. De start van de werkzaamheden is gepland halverwege 2025, met een verwachte uitvoeringsduur van één jaar. De ingebruikname zal per verdieping plaatsvinden, afhankelijk van de voortgang.

Kenmerk: 2024/1987566

5/5