1 Vernieuwen hardware en software t.b.v. continueren huidige opzet datacenters

Collegebesluit

*ƒ* Gemeente 4* Haarlem

Onderwerp: Vernieuwen hardware en software t.b.v. continueren huidige opzet datacenters Nummer

2024/416924________________________________________________________

Portefeuillehouder

Raadt, E. de_________________________________________________________

Programma/beleidsveld

7,3 Overhead________________________________________________________

Afdeling____________

IV_________________________________________________________________

Auteur______________

Swinkels, G. M.______________________________________________________

Telefoonnummer_____

+31618604537_______________________________________________________

Email_______________

gswinkels@haarlem.nl________________________________________________ In 2023 verliepen de contracten van de hard- en software in het interne en het

Kernboodschap

gehuurde externe datacenter. De contracten zijn toen met een jaar verlengd. Per 1

november 2024 zijn aanvullende maatregelen nodig om de continuïteit ook de komende jaren te borgen. Dat doen we door de huidige twee Datacenters

voorlopig te continueren (hardware en software). In het Investeringsplan uit de Programmabegroting 2024 is voor vervanging en uitbreiding ICT € 2.250.000 geraamd (post ICT 01). In dit bedrag is

rekening gehouden met € 1.830.000 voor de vervanging van de datacenters. Op

basis van de advisering door het betrokken IR research bureau zijn de ramingen geactualiseerd. De post ICT 01 betreft een B-krediet hetgeen impliceert dat het college besluiten kan nemen om dit aan te wenden en verplichtingen aan te gaan. De huidige

raming is hoger omdat we inmiddels meer zicht hebben op de componenten die we moeten vervangen. Het college wordt gevraagd om de benodigde extra investeringsbedragen

preprioritairte accorderen en dit te verwerken bij de actualisering van het Investeringsplan 2025-2035 als onderdeel van de Kadernota 2025.

Bij het verlengen van de contracten voor de datacenters en het vernieuwen van de

hardware (denk aan opslagcapaciteit, rekencapaciteit, firewalls) wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met toekomstige ontwikkelingen. In de loop van 2024 volgen nadere voorstellen ter besluitvorming over de ontwikkelingen op het gebied van cloudtechnologieën en de strategie van de gemeente hierin. Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie Bestuur omdat de

vervanging in gang wordt gezet vooruitlopend op goedkeuring van de Kadernota

2025. Relevante eerdere besluiten

n.v.t.

Kenmerk: 2024/416924

1/6

Besluit College

Het college van burgemeester en wethouders

d.d. 19 maart 2024

Besluit: 1. In te stemmen met de aanbesteding van diverse contracten voor de

continuering van de huidige twee datacenters vanaf 1 november 2024 voor 2.

een periode van 4 jaar met opties voor 2 keer een verlenging van 1 jaar; Vooruit te lopen op de besluitvorming over het Investeringsplan 2025-2035

zoals die bij de Kadernota 2025 zal plaatsvinden. Dit door nu akkoord te gaan met het preprioritair opnemen van de hiervoor extra benodigde investeringen (2024 € 1.109.000 hoger en 2025 € 250.000 hoger) zodat publicatie van de

aanbestedingen en daarna tijdige gunning kan plaatsvinden. Dit te verwerken bij de actualisering van het Investeringsplan 2025-2035 als onderdeel van de 3.

Kadernota 2025. Een krediet vrij te geven van € 2.250.000 ten laste van de post ICT 01

vervanging en uitbreiding ICT (Investeringsplan 2024-2034) ten behoeve van

de vervanging van de twee datacenters. de secretaris,

de burgemeester.

1. Inleiding Aanleiding

In 2023 verliepen de contracten van de hard- en software in het interne en het gehuurde externe

datacenter en van de Microsoft Office applicaties. Beide datacenters vormen gezamenlijk de digitale infrastructuur die Haarlem in eigen beheer onderhoudt. Het is het platform waarop een groot aantal kernapplicaties in eigen beheer draait zoals het zaaksysteem (Verseon), de procesafhandeling voor het

Sociaal Domein (Suite) en het financieel Systeem (GFS). Ook de digitale werkplek (Any omgeving) draait op dit platform. Zonder de datacenters en de kantoorautomatisering werkt er niets in de digitale omgeving, niet voor inwoners en bedrijven en niet voor medewerkers.1.

In 2021 en 2022 was de managementstructuur van het i-domein nog in opbouw. Daardoor werd het

knelpunt rond het datacenter laat gesignaleerd. Ook het inhoudelijke plan en de begroting waren niet op orde.

i

Zie risicoparagraaf Programmabegroting 2024-2028

Kenmerk: 2024/416924

2/6

4*

(Tijdelijke) maatregelen in 2023

In 2023 hebben we verschillende tijdelijke maatregelen geïmplementeerd om de continuïteit van de

datacenters en de Microsoft Office-applicaties te waarborgen. De grootste contracten voor de hard­ en software in beide datacenters konden maximaal worden verlengd tot november 2024. De technische levensduur van die componenten zijn tegen die tijd aan het eind van hun technische levensduur en de contracten zijn dan volledig benut, waardoor nieuwe aanbestedingen noodzakelijk worden.

Het gebruik van de Microsoft Office applicaties stond en staat niet ter discussie, deze zijn in 2023 opnieuw voor een periode van vier jaar verworven.

Maatregelen in 2024 In de loop van 2024 moeten aanvullende maatregelen worden genomen om ook na 1 november 2024 de continuïteit van de bedrijfsvoering te kunnen verzekeren en de dienstverlening op peil te houden. Gezien de korte tijd kan het continueren van de datacenters slechts op één manier, namelijk door het

vervangen van hardware- en softwarecomponenten binnen het bestaande ontwerp. Uiterlijk 1 april

dient hiervoor een set van aanbestedingen gepubliceerd te worden. Het betreft Europese aanbestedingen (4 a 5), meervoudig onderhandse aanbestedingen (1 a 3), en onderhandse gunningen (2 a 3). De voorbereidingen hiervoor zijn in gang gezet.

Voor het uitvoeren van de beschreven maatregelen zijn extra middelen nodig en eerder middelen nodig i.v.m. de aanbesteding voor uiterlijk 1 april 2024. Het college wordt daarom gevraagd om de benodigde extra investeringsbedragen preprioritair te accorderen en dit te verwerken bij de actualisering van het Investeringsplan 2025-2035 als onderdeel van de Kadernota 2025.

2. Besluitpunten college Het college van burgemeester en wethouders Besluit:

1.

In te stemmen met de aanbesteding van diverse contracten voor de continuering van de huidige twee datacenters vanaf 1 november 2024 voor een periode van 4 jaar met opties voor 2 keer een verlenging van Ijaar;

2.

Vooruit te lopen op de besluitvorming over het Investeringsplan 2025-2035 zoals die bij de Kadernota 2025 zal plaatsvinden. Dit door nu akkoord te gaan met het preprioritair opnemen van de hiervoor extra benodigde investeringen (2024 € 1.109.000 hoger en 2025 € 250.000 hoger)

zodat publicatie van de aanbestedingen en daarna tijdige gunning kan plaatsvinden. Dit te verwerken bij de actualisering van het Investeringsplan 2025-2035 als onderdeel van de Kadernota 3.

2025. Een krediet vrij te geven van € 2.250.000 ten laste van de post ICT 01 vervanging en uitbreiding ICT (Investeringsplan 2024-2034) ten behoeve van de vervanging van de datacenters.

Kenmerk: 2024/416924

3/6

3. Beoogd resultaat Waarborgen van de continuïteit van de datacenters door tijdig het contract van het externe datacenter

te verlengen en de hard- en software te vernieuwen. Hierdoor wordt de continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening zeker gesteld.

4. Argumenten 4.1. Continuïteit van bedrijfsvoering en dienstverlening optimaal gegarandeerd Datacenters zijn essentieel voor de bedrijfsvoering en digitale dienstverlening van de gemeente. Dit voorstel voorziet in tijdige vervanging van het lokale datacenter. 4.2. Er wordt rekening gehouden met toekomstige ontwikkelingen Bij het nemen van de maatregelen in 2024 moet zoveel mogelijk rekening worden gehouden met toekomstige ontwikkelingen. Daarover is een eerste advies ingewonnen bij een gerenommeerd IT

research en consultancy bedrijf en zijn gesprekken gevoerd met (potentiële) partners en overheidsinstanties waaronder andere gemeenten. De beweging in de markt gaat steeds meer naar publieke cloud. De ontwikkelingen op het gebied van cloud leiden mogelijk tot scenario's waarbij het

aantal ondersteunde applicaties in de datacenters afneemt en daarmee ook de behoefte aan capaciteit. Of en in hoeverre de gemeente Haarlem daarin mee kan gaan is echter nog niet uitgewerkt. Daarvoor is aanvullend onderzoek en besluitvorming nodig waar ook de raad in meegenomen zal worden. Om

ruimte te bieden voor onderzoek, besluitvorming en eventuele migratie naar andere cloud-vormen wordt voor de nieuw af te sluiten contracten uitgegaan van een contractperiode van 4 jaar met twee keer een verlenging van 1 jaar.

In de loop van 2024 worden er nadere voorstellen gedaan ter besluitvorming over de ontwikkelingen op het gebied van cloudtechnologieën en de visie en de strategie van de gemeente Haarlem hierin. Het toewerken naar deze visie is enerzijds noodzakelijk en anderzijds wenselijk. In de markt is een

beweging gaande van lokaal zelf beheerde Datacenters naar uitbestede diensten bij Cloud Service Providers. Tegelijkertijd is het ook wenselijk om gebruik te maken van de mogelijkheden. Cloud oplossingen zijn maximaal flexibel, zodat je gebruik kunt afschalen en opschalen al naar gelang de behoefte van de gemeente varieert.

4.3 Flexibiliteit en kostenefficiency staan voorop bij vervanging Voor de hardware wordt ingezet op contracten waarin afgeschaald kan worden naar behoefte,

flexibiliteit en kostenefficiëntie staan voorop. Voor de hardware moet bepaald worden of investeren of leasen het best passende model is. Leasen biedt mogelijkheden om flexibel capaciteit af te schalen en biedt daardoor maximale mogelijkheden om goed in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen. Leidend bij de afweging koop of lease is welke oplossing uiteindelijk

Kenmerk: 2024/416924

4/6

4*

bedrijfseconomisch het meest gunstig is. De komende weken wordt de optie lease verder uitgewerkt. In deze benw nota is aanschaf van de hardware uitgangspunt, mocht lease op een later moment de

betere optie blijken dan wordt dit in het traject van de Kadernota 2025 ingebracht. In het Investeringsplan uit de Programmabegroting 2024 is voor vervanging en uitbreiding ICT €

2.250.000 geraamd (post ICT 01). In dit bedrag is rekening gehouden met € 1.830.000 voor de

vervanging van de datacenters. Op basis van de advisering door het betrokken IR research bureau zijn de ramingen geactualiseerd. In 2024 is een investering benodigd van € 2.939.000 en in 2025 voor de

vernieuwing van de firewalls € 250.000. In de actualisering van het Investeringsplan bij de Kadernota 2025 worden de extra benodigde bedragen meegenomen. In 2024 dient € 1.109.000 (€2.939.000 -/- € 1.830.000) extra te worden meegenomen en in de jaarschijf 2025 een bedrag van € 250.000. De kapitaallasten van deze extra investeringen bedragen € 286.000. Het feit dat deze vervanging duurder

wordt, komt met name door duurdere hard- en software en doordat er meer gespecialiseerde inhuur nodig is om dit te realiseren. Omdat de datacenters integraal worden vervangen, dienen er bovendien meer componenten te worden vervangen dan waar eerder rekening mee is gehouden. De post ICT 01 betreft een B-krediet hetgeen impliceert dat het college besluiten kan nemen om dit aan te wenden

en verplichtingen aan te gaan. Een aantal kostencomponenten als gevolg van vervanging van hard- en software betreft geen investeringen maar kwalificeert als exploitatielasten. De jaarlijkse exploitatiekosten bij continuering

van de datacenters (met name licentie- en supportkosten en huur van het externe datacenter) worden geraamd op € 1,472 miljoen en kunnen worden gedekt uit de bestaande budgetten (beleidsveld 7.3, product ICT materieel).

5. Duurzaamheidsparagraaf

Gezien de deadline van het vervangen/verlengen van het datacenter is de aanpak om zoveel mogelijk van de bestaande componenten te vervangen door dezelfde componenten van dezelfde leverancier (de opvolger van de desbetreffende component). In de aanbesteding is opgenomen dat

verpakkingsmateriaal en hardware wordt gerecycled (afvoeren en hergebruik). Met de cloudoplossing bekijken we hoe we de gehele infrastructuur duurzamer kunnen inrichten.

6. Risico's en kanttekeningen 6.1 Rechtmatigheid uitgaven Om de datacenters te vervangen, is meer nodig dan de beschikbare € 1,830 miljoen. Volgens de budgetspelregels kan het college van burgemeester en wethouders wel de aanbesteding starten maar niet daadwerkelijk de aanschaf doen (gunnen/de verplichting aangaan) voor een bedrag dat hoger is

dan hetgeen in het vigerende Investeringsplan beschikbaar is. Gelet op de urgentie van vervanging wordt voorgesteld bij wijze van uitzondering niet te wachten op de integrale afweging bij de Kadernota

Kenmerk: 2024/416924

5/6

2025. Op het moment dat de gemeenteraad bij de behandeling van de Kadernota 2025 alsnog met de verhoging in het Investeringsplan instemt, is de onrechtmatigheid opgeheven.

6.2 Afhankelijkheid van de markt. De begroting is gebaseerd op inschattingen van partners en leveranciers. De markt is momenteel instabiel, dus zekerheid over investeringen wordt pas verkregen na aanbesteding;

6.3 Vertraging door bezwaren van de markt. De uitgevraagde componenten moeten passen binnen de huidige opzet van de datacenters. De context van vervanging waarbinnen de oplossingen moeten passen moeten we daarom scherp definiëren. In

de voorbereidingen van de aanbestedingen besteden we hier veel aandacht aan.

7. Uitvoering Het project 'Continueren Datacenter' is reeds gestart. Dit project zorg voor de aanbesteding van alle Datacenter-componenten voor een periode van 4 jaar (met optie op 2 keer verlenging) en de implementatie daarvan vóór 1 november 2024

8. Vervolg In de loop van 2024 worden er nadere voorstellen gedaan ter besluitvorming over de ontwikkelingen op het gebied van cloudtechnologieën en de visie en de strategie van de gemeente Haarlem hierin.

Kenmerk: 2024/416924

6/6