1 Vaststellen startnotitie verkenning Raadszaal

Raadsstuk

Onderwerp Vaststellen startnotitie verkenning raadszaal en vergadercentrum Nummer 2023/113833 Portefeuillehouder Wienen, J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling PCM Auteur Weijers, A.M. Telefoonnummer 023-5113904 Email Amweijers@haarlem.nl Kernboodschap Dit raadstuk en bijbehorende startnotitie zijn aangepast naar aanleiding van de vergadering van de commissie bestuur van 8 juni 2023. In het raadsvoorstel “Versnellingsprogramma verduurzaming gemeentelijk Vastgoed’ wordt voorgesteld duurzaamheid niet per maatregel maar per pand uit te voeren. Dit geldt in belangrijke mate voor het stadhuis, zoals de commissie heeft bevestigd. Tevens wordt de functionaliteit van de huidige raadszaal als onvoldoende ervaren. Met name de opstelling is niet optimaal en de ruimte is beperkt. De vraag is gesteld welke mogelijkheden er zijn – binnen de contouren van het monumentale stadhuis – om tot een goed, functionerende raadszaal en vergadercentrum te komen. De duurzaamheidsopgave en functionaliteit van het vergadercentrum samen zijn de aanleiding om voorliggende integrale verkenning te starten. De verkenning is nodig om de impact van een aantal varianten en bijbehorend budget te onderzoeken en te vergelijken. De beperkingen van de Fabricius kamer en het huidige vergadercentrum worden hierin meegenomen.

Ook toegankelijkheid van het vergadercentrum maakt onderdeel uit van deze verkenning.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

De raad wordt gevraagd de startnotitie vast te stellen. De commissie bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de eerstvolgende raadsvergadering.  Raadsstuk versnellingsprogramma verduurzaming gemeentelijk vastgoed (2023/540627) in College d.d. 19-09-2023. Op de agenda van de raad van 19 oktober 2023 als hamerstuk met stemverklaring.  Verduurzaming gemeentelijk vastgoed (2020/932513) in commissie Ontwikkeling 29 oktober 2020.  Vaststellen startnotitie verkenning raadszaal in de commissie Bestuur d.d. 8 juni 2023 (2023/113833 agendapunt 9)

Kenmerk: 2023/113833

1/5

Besluit College d.d. 31 oktober 2023

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De startnotitie verkenning raadszaal en vergadercentrum vast te stellen.

2. 3. ….de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding De functionaliteit van de huidige raadszaal wordt momenteel als onvoldoende ervaren door de raad. De huidige klimaatregeling werkt niet naar behoren en de wens is een raadzaal te verkrijgen, waarbij een opstelling kan worden gemaakt, die meer dan de huidige raadzaal, gelegenheid en ruimte biedt aan gelijkwaardigheid en een actief en levendig debat. De vergaderopstelling, de vorm van de zaal met goede zichtlijnen en voldoende afstand, voldoende ruimte voor het publiek en een aparte plek voor de spreker zijn allemaal van invloed op het functioneren van de zaal. Op verzoek van het seniorenconvent en de burgemeester heeft er een interne verkenning plaatsgevonden van het gemeentelijk Vastgoed om te bezien welke mogelijke oplossingsrichtingen er zijn. De conclusie was dat een oplossing binnen de contouren van het stadhuis de voorkeur heeft, maar dat dit verder moet worden uitgewerkt in een verkenning. De resultaten van de interne ambtelijke verkenning zijn 21 november 2022 aan het seniorenconvent voorgelegd. De vraag is daarbij gesteld of er draagvlak is om hiermee verder te gaan. Besloten is dat het voorstel zal worden uitgewerkt tot een startnotitie welke aan de Raad zal worden voorgelegd. Commissie bestuur Een eerdere versie van dit raadstuk en bijbehorende startnotitie zijn besproken in de vergadering van de commissie bestuur van 8 juni 2023.

In de commissie kwam de wens naar voren voor een toekomstbestendige oplossing, hoe het stadhuis meer kan voelen als het huis van de stad (openbaar, uitnodigend, toegankelijk en bereikbaar) en hoe we daarnaast de duurzaamheid en functionaliteit van het vergadercentrum kunnen verbeteren voor de lange termijn.

Kenmerk: 2023/113833

2/5

Naast de raadszaal heeft de huidige Fabriciuszaal ook beperkingen in het gebruik. Omdat deze niet los te zien is van de raadszaal, is het voorstel dit als integraal onderdeel van de verkenning mee te nemen. De vervolgstap is een verkenning naar oplossingen van verbetering van de functionaliteit en toekomstbestendigheid van de raadszaal en het vergadercentrum binnen de contouren van het stadhuis. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De startnotitie verkenning raadszaal en vergadercentrum vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Op basis van de gestelde kaders wordt een ruimtelijke verkenning uitgevoerd naar oplossingen binnen de contouren van het stadhuis. De volgende varianten voor de raadszaal zullen in ieder geval worden onderzocht:   

Optimalisaties en aanpassingen aan de raadszaal op de huidige plek. De raadszaal in de Gravenzaal of Gravenzolder. Hier zal over gemengd gebruik moeten worden nagedacht of een alternatief voor het huidig gebruik van de Gravenzaal. Overkapping van de binnenplaats.

De beperkingen van de Fabricius kamer en het huidige vergadercentrum worden ook onderzocht en meegenomen evenals de toegankelijkheid van het vergadercentrum. Wellicht komt er nog een andere variant uit het vervolgtraject naar voren. Alle varianten zullen op verschillende aspecten worden vergeleken en zullen met bijbehorend advies aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd. Voor meer details over de randvoorwaarden en uitgangspunten wordt verwezen naar hoofdstuk 5 van de startnotitie. 4. Argumenten 4.1. Uitvoering van een ruimtelijke verkenning is de beste manier om te komen tot een goed onderbouwd besluit met betrekking tot een oplossingsrichting voor optimalisatie van het vergadercentrum van de raad. De wens is uitgesproken het stadhuis meer te laten voelen als het huis van de stad, denk hierbij aan openbaar, uitnodigend, toegankelijk en bereikbaar. Het stadhuis gebruiken voor openbaar debat anders dan een vergadering van het gemeentebestuur is ook een wens van de raad. Door het uitvoeren van de verkenning kunnen de verschillende oplossingsmogelijkheden en de impact hiervan op de kosten, het gebruik, de monumentale waarden, toegankelijkheid en duurzaamheid, met elkaar worden vergeleken. Dit zorgt voor een goede en zorgvuldige afweging voor het vervolgtraject.

Kenmerk: 2023/113833

3/5

4.2 Toegankelijkheid is een belangrijk aspect in de studie in aansluiting op het beleid Het vergadercentrum is momenteel onvoldoende toegankelijk. De raad heeft uitdrukkelijk de wens uitgesproken om de verschillende aspecten van toegankelijkheid te willen verbeteren, zoals betreedbaarheid, bruikbaarheid, bereikbaarheid en inclusie en wat daarvoor nodig is. Dit aspect van integrale toegankelijkheid van het vergadercentrum zal bij de verschillende varianten worden onderzocht en in de afweging worden meegenomen. 4.3 Zorgvuldige afweging van aanpassingen aan het Rijksmonument het stadhuis Het stadhuis is een Rijksmonument, dit vraagt om zorgvuldige aanpak en maakt aanpassingen die de monumentale waarden beïnvloeden, beperkt. De gemeente en de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE) zullen hierin samen het gesprek voeren over de opgave en de mogelijkheden. 4.4 Duurzaamheidsparagraaf in aansluiting op het beleid In september 2023 is door het college het raadsvoorstel “versnellingsprogramma verduurzaming gemeentelijk Vastgoed’ vastgesteld voor het vastgoed van de gemeente. Hierin wordt voorgesteld duurzaamheid niet per maatregel maar per pand uit te voeren. Voor alle panden zijn op basis van dit voorstel maatregelen en budgetten vastgesteld. De maatregelen die conform dit voorstel voor het vergadercentrum zijn meegenomen maken onderdeel uit van de scope van de verkenning.

Daarnaast bieden bepaalde varianten voor de verkenning wellicht kansen voor aanvullende maatregelen. Dit zal in de verkenning worden meegenomen en voorgelegd. 4.5 Participatie en inspraak Het proces leent zich in deze fase niet voor externe participatie. Het gaat om een verkenning binnen het stadhuis, dus wettelijke inspraak is in deze fase (de initiatieffase) niet van toepassing. Als na afronding van deze fase een vervolg komt zal het participatie- en inspraakplan (PIP) worden uitgewerkt. 4.6 Dekking Financiële middelen zijn geborgd voor de eerste verkenning. In hoofdstuk 6 van de startnotie is dit verder toegelicht. 5 Risico’s en kanttekeningen 5.1 Aanpassingen aan een rijksmonument stelt beperkingen aan de functionaliteit en de technische kwaliteit. Dit beperkt de mogelijkheden en brengt met name in het vervolgtraject aanvullende risico’s met zich mee, zoals langere doorlooptijd, hogere technische kosten. 5.2 Het stadhuis is het symbool voor de historie van Haarlem en het huis van de democratie. Dit vraagt om een zorgvuldige aanpak en afweging om dit mooie gebouw voor de stad in haar huidige functie te behouden.

Kenmerk: 2023/113833

4/5

5.3 Kanttekening is de omvang van absolute kosten versus een lange investeringshorizon. Het is belangrijk sober om te gaan met de inzet van middelen, hier is in de aanpak rekening mee gehouden. Dit is tegelijkertijd een investering die recht moet doen aan een gebouw dat al heel lang meegaat en nog heel lang mee zal gaan.

6. Uitvoering - Q1 2023 Aanbesteding verkenning - Q1 2023 Start verkenning - Q2 2023 Conceptrapport bespreken - Q2 2024 Afronden studie en advies en voorbereiden besluitvorming - Sessie met de raad voorafgaand aan besluitvorming - Q3 2024 Besluitvorming door de raad In de startnotitie (bijlage 1) wordt in meer detail ingegaan op het proces. 7. Bijlagen Startnotitie verkenning raadszaal en vergadercentrum d.d. 10 oktober 2023.

Kenmerk: 2023/113833

5/5