1 Vaststellen Richtlijn en toetsingskader AI gemeenteraad Haarlem 2025

Raadsvoorstel

Onderwerp Vaststellen Richtlijn en toetsingskader AI gemeenteraad Haarlem 2025 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie

2025/544190 J. Wienen 6.2 Gemeentelijk bestuur GRIFFIE Boer, F.H.A. de 0646215106 fdeboer@haarlem.nl De raad wordt gevraagd de Richtlijn en toetsingskader AI vast te stellen. Artificial Intelligence wordt steeds breder gebruikt, ook in de gemeenteraad. Het is daarom belangrijk dat er afspraken worden gemaakt over de inzet en het gebruik van AI voor het raadswerk. De richtlijn voorziet in een aantal gedeelde uitgangspunten die het werken met AI verantwoord stimuleren. De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel en over de wijze van agendering van het raadsvoorstel in de raadsvergadering. Niet van toepassing

Relevante eerdere besluiten Ontwerp-besluit raad De raad der gemeente Haarlem, d.d. ………. (wordt ingevuld door de Besluit: griffie) 1. 1. De richtlijn en toetsingskader AI gemeenteraad Haarlem 2025 vast te stellen.

de griffier,

de voorzitter,

1. Aanleiding AI (Artificial Intelligence of Kunstmatige Intelligentie) is een technologie die steeds vaker wordt ingezet in de publieke sector. Het is een technologie die werkprocessen kan ondersteunen en verbeteren. Ook voor de gemeenteraad biedt AI kansen. AI kan de raad helpen om informatie sneller te vinden, te analyseren en inzichtelijk te maken. Daarnaast kan AI ondersteuning bieden bij het schrijven van teksten, zoals moties en amendementen. Er komen steeds meer aanbieders van AImodellen en tools op de markt om gemeenteraden hierin te voorzien. Tegelijkertijd ontbreekt een

Kenmerk: 2025/544190

1/4

toetsingskader dat richting geeft aan het gebruik van AI binnen het raadswerk. Om hierin te voorzien is de Richtlijn en toetsingskader AI voor de gemeenteraad van Haarlem 2025 opgesteld. Deze richtlijn legt afspraken vast over toepassing, transparantie en zorgvuldigheid en biedt een praktisch naslagwerk voor iedereen die binnen de raad met AI werkt of dit wil gaan doen.. 2. Beoogd resultaat Het doel van dit voorstel is om de Richtlijn en toetsingskader AI gemeenteraad Haarlem 2025 vast te stellen. De richtlijn stimuleert het verantwoord gebruik van AI binnen de raad en vergroot het bewustzijn over de kansen en risico’s van AI-toepassingen. Daarnaast biedt de richtlijn een praktisch naslagwerk voor raad en griffie bij het gebruik van AI. 3. Onderbouwing voorstel Groeiend aanbod van AI-toepassingen vraagt om verantwoord gebruik Het toenemende aanbod van AI-toepassingen vraagt om duidelijke kaders voor verantwoord gebruik. Een richtlijn helpt de raad en de griffie om AI op een zorgvuldige manier in te zetten, zonder dat dit ten koste gaat van het democratisch proces. Naarmate raad en griffie AI vaker gebruiken voor bijvoorbeeld onderzoek, het schrijven van moties of de voorbereiding van debatten, is het belangrijk dat er heldere afspraken zijn over wat wel en niet wenselijk is en is toegestaan. Bewustwording over de werking en effecten van AI-toepassingen voorkomt data-lekken.

De meeste AI-toepassingen functioneren als een ‘black-box’. Gebruikers weten niet wat er gebeurt met hun data en hoe deze data wordt gebruikt om modellen te trainen. Door meer kennis en bewustwording te creëren over de werking en effecten van AI, kan worden voorkomen dat vertrouwelijke of gevoelige informatie onbedoeld wordt gedeeld met externe partijen. Borgen van vertrouwelijke informatie en menselijke besluitvorming De richtlijn helpt om te waarborgen dat vertrouwelijke informatie niet met AI-aanbieders wordt gedeeld. Daarnaast maakt een richtlijn duidelijk welke rol AI kan spelen binnen het raadswerk en waar menselijke oordeelsvorming altijd leidend blijft. Wanneer AI blindelings wordt gevolgd, kan dat de eigen oordeelsvorming van raads- en commissieleden ondermijnen. AI-gegenereerde teksten kunnen leiden tot een verschuiving van het debat: in plaats van eigen overwegingen en afwegingen van raadsleden, kan de focus komen te liggen op automatisch gegenereerde argumenten en formuleringen. Door hierover heldere afspraken te maken, blijft AI een hulpmiddel dat het raadswerk ondersteunt, zonder het debat of de oordeelsvorming van raadsleden over te nemen. 3.1 Duurzaamheid In de richtlijn is een paragraaf opgenomen over duurzaamheid. Daarin is vastgelegd dat bij de aanschaf van AI-toepassingen rekening wordt gehouden met energieverbruik, watergebruik en milieu-impact.

AI-toepassingen die bewezen duurzaam en waterbesparend zijn, krijgen voorrang op

Kenmerk: 2025/544190

2/4

toepassingen waar dit niet voor geldt. Daarnaast stimuleert de richtlijn bewust gebruik van AI. Het doel is om onnodig gebruik van rekenkracht te beperken en zo de ecologische voetafdruk van AI binnen het raadswerk te verkleinen. 4. Risico’s en kanttekeningen 4.1 Risico’s Onvoldoende naleving van de richtlijn Er bestaat het risico dat raads- en commissieleden de richtlijn niet actief naleven. Veel van het AIgebruik vindt plaats buiten het publieke zicht. Het is daarom belangrijk dat raadsleden en griffie elkaar aanspreken op onjuist gebruik. De griffie wijst daarnaast een AI-coördinator aan die vragen beantwoordt, toezicht houdt en periodieke evaluaties organiseert. Duurzame alternatieven zijn (nog) niet voldoende beschikbaar AI-toepassingen verbruiken anno 2025 nog veel energie en water. Betaalbare, bewezen duurzame modellen zijn beperkt beschikbaar. Hierdoor kan het lastig zijn om volledig te voldoen aan de duurzaamheidscriteria uit het toetsingskader. De richtlijn stimuleert echter wel dat, zodra duurzamere alternatieven beschikbaar komen, deze actief worden overwogen en toegepast. Dat maakt de richtlijn toekomstbestendig. 4.2 Kanttekeningen De richtlijn is afhankelijk van snelle technologische en juridische ontwikkelingen De AI-technologie en de wetgeving (zoals de AI-act) ontwikkelen zich in hoog tempo.

Dit betekent dat de richtlijn mogelijk sneller veroudert dan bij andere beleidsdocumenten het geval is. Dit wordt beperkt doordat de richtlijn jaarlijks wordt herzien en waar nodig wordt aangepast aan nieuwe inzichten of wettelijke verplichtingen. Alternatief: geen richtlijn vaststellen, maar uitsluitend ad-hoc werken Een alternatief voor de raad is om niet een richtlijn vast te stellen en per casus of experiment afspraken te maken. Hiervoor is niet gekozen, omdat dit leidt tot versnippering, ongelijkheid in gebruik en een groter risico op fouten of onduidelijkheid. De richtlijn biedt juist duidelijkheid, een gedeeld kader en bevordert verantwoord gebruik van AI binnen het raadswerk.. 5. Consequenties en uitvoering 5.1 Financiën NVT 5.2 Communicatie

Kenmerk: 2025/544190

3/4

Na vaststelling van dit besluit wordt de richtlijn gepubliceerd op de website van de gemeenteraad van Haarlem en op overheid.nl (Gemeenteblad). 5.3 Participatie NVT 5.4 Juridisch Artikel 147 Gemeentewet als grondslag voor het besluit De wettelijke grondslag voor het besluit tot vaststelling van de Richtlijn en toetsingskader AI gemeenteraad Haarlem 2025 ligt in artikel 147 van de Gemeentewet. Dit artikel bepaalt dat de gemeenteraad bevoegd is tot het vaststellen van verordeningen en andere regelingen die hij in het belang van de gemeente nodig acht, voor zover de wet niet anders bepaalt. Het besluit valt onder de autonome verordenende bevoegdheid van de raad. Er is verder geen wettelijke verplichting voor gemeenteraden om een richtlijn vast te stellen. Het betreft een eigen keuze van de gemeenteraad. 5.5 Planning Na vaststelling zullen alle raads- en commissieleden worden geïnformeerd over de Richtlijn en toetsingskader AI. De richtlijn wordt vervolgens bekendgemaakt in het gemeenteblad en op www.overheid.nl. De richtlijn treedt in werking met op de dag na bekendmaking. Na één jaar wordt de Richtlijn en toetsingskader AI geëvalueerd en, indien nodig, herzien en opnieuw ter vaststelling aan de raad aangeboden. Daarnaast wijst de griffie een AI-coördinator aan.

Deze functionaris bewaakt de uitvoering van de richtlijn, beantwoordt vragen van raads- en commissieleden en begeleidt de jaarlijkse evaluatie. 6. Bijlagen 1. Richtlijn en toetsingskader AI gemeenteraad Haarlem 2025

Kenmerk: 2025/544190

4/4