1 Vaststellen notitie Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken gemeente Haarlem 2024

Raadsvoorstel

Onderwerp Vaststellen notitie 'Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken gemeente Haarlem 2024' Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 23 januari 2024

2023/1871251 Wienen, J. 6.2 Gemeentelijk bestuur CC Kingma, E.C.M. 0235113042 ekingma@haarlem.nl Het college en de raad hebben op resp. 20 september 2022 en 13 oktober 2022 de nota ‘Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken’ (2022/1323330) vastgesteld. Deze nota bevat de kaders en een concreet handelingsperspectief voor bestuurders, raadsleden en commissieleden bij het opleggen en opheffen van een geheimhoudingsverplichting. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is per 1 mei 2022 vervangen door de Wet open overheid (Woo). Per 1 april 2023 is ook het geheimhoudingsregime in de Gemeentewet gewijzigd. Daar is nu sinds een driekwart jaar ervaring mee opgedaan. Actualisering van de bestaande nota is wenselijk. De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. -Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken (2022/1323330) in raadsvergadering 13 oktober 2022 1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. 2. Het college besluit voorts: Een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, tot vaststelling van de notitie ‘Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken gemeente Haarlem 2024’, onder de voorwaarde dat de raad deze notitie gelijkluidend vaststelt. de secretaris,

Kenmerk: 2023/1871251

de burgemeester,

1/4

Ontwerp-besluit Raad d.d. ……….

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: (zie tekst paragraaf 2/voorstel aan de raad) 1. …. 2. …. 3. …. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Het college en de raad hebben op resp. 20 september 2022 en 13 oktober 2022 de nota ‘Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken’ (2022/1323330) vastgesteld. Deze nota bevat de kaders en een concreet handelingsperspectief voor bestuurders, raadsleden en commissieleden bij het opleggen en opheffen van een geheimhoudingsverplichting. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is per 1 mei 2022 vervangen door de Wet open overheid (Woo). Per 1 april 2023 is ook het geheimhoudingsregime in de Gemeentewet gewijzigd. Daar is nu sinds een driekwart jaar ervaring mee opgedaan. Actualisering van de bestaande nota is wenselijk. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De notitie ‘Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken gemeente Haarlem 2024’ vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Het bieden van actuele kaders en een concreet handelingsperspectief voor bestuurders, raadsleden en commissieleden bij het opleggen en opheffen van een geheimhoudingsverplichting. 4. Argumenten Wet open overheid heeft de Wet openbaarheid van bestuur vervangen; slechts op grond van de in de Woo opgenomen uitzonderingsgronden kan een geheimhoudingsplicht worden opgelegd Op 1 mei 2022 is de Wet openheid overheid (Woo, 2020-2021, 33328) als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) inwerking getreden.

De Woo geeft een ieder recht op toegang tot publieke informatie zonder daartoe een belang te hoeven stellen.

Kenmerk: 2023/1871251

2/4

Uitgaande van het algemeen belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische samenleving, neemt de Woo als vertrekpunt dat alle informatie die bij een bestuursorgaan berust in de vorm van documenten in beginsel openbaar is. Het doel van de Woo is om overheden transparanter te maken, door overheidsinformatie beter vindbaar en toegankelijker voor een breed publiek te maken. Openbaarheid maakt onlosmakelijk deel uit van overheidshandelen. De Woo bevat de zorgplicht dat overheidsdocumenten zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. De informatie moet actueel, nauwkeurig en vergelijkbaar zijn. Bij openbaarmaking van informatie gebeurt dat op een algemeen toegankelijke wijze. De Woo bepaalt dat de overheid een inspanningsverplichting heeft om informatie zoveel mogelijk actief te openbaren. Verder is een regeling van actieve openbaarmaking van een aantal specifieke categorieën informatie opgenomen in de Woo. Het openbaar maken van informatie op grond van de Woo blijft achterwege als er sprake is van uitzonderingen. De uitzonderingsgronden bieden het afwegingskader voor de gemeente voor een juiste omgang met informatie: zoveel mogelijk openbaar en transparant, en als informatie niet kan worden geopenbaard, zo beperkt mogelijk in omvang en duur. Ook wordt een deugdelijke motivering van de gemeente verlangd als informatie niet openbaar wordt gedeeld.

Een geheimhoudingsplicht kan slechts worden opgelegd op de in de Woo opgenomen uitzonderingsgronden. Geheimhoudingsbepalingen in de Gemeentewet zijn gewijzigd Met ingang van 1 april 2023 is de Gemeentewet op het punt van geheimhouding gewijzigd. Er geldt één centraal geheimhoudingshoofdstuk (artikelen 87 t/m 89). Een belangrijk uitgangspunt bij deze wetswijziging is dat de raad als hoogste politieke orgaan in de gemeente het laatste woord over geheimhouding heeft. De raad kan nimmer tegen zijn zin aan een geheimhoudingsplicht worden gebonden. Vanuit het principe van gelijke informatievoorziening wordt geheime schriftelijke informatie die aan een commissie met daarin raadsleden is verstrekt, ook altijd aan de raad verstrekt. Anders dan voorheen het geval is wordt niet langer verlangd dat de raad de geheimhoudingsplicht van aan hem verstrekte informatie bekrachtigt. 5. Risico’s en kanttekeningen N.v.t.

Kenmerk: 2023/1871251

3/4

6. Uitvoering Geheimhoudingsbesluiten die ter besluitvorming worden aangeboden, worden steeds vooraf getoetst aan de afspraken in de notitie ‘Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken’. De halfjaarlijkse beoordeling van geheimhoudingsbesluiten, zoals deze nu al plaatsvindt, wordt ongewijzigd voortgezet. 7. Bijlagen Notitie ‘Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken gemeente Haarlem 2024’.

Kenmerk: 2023/1871251

4/4