1 Vaststellen 213a-rapport Benchmark doorlooptijden investeringen in de openbare ruimte

Collegebesluit

Onderwerp Vaststellen 213a-rapport Benchmark doorlooptijden investeringen in de openbare ruimte Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2023/1130494 Roduner, F.J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Odekerken, W. 023-5114526 wodekerken@haarlem.nl Jaarlijks verricht het college 213a onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur. In de Programmabegroting 2022-2026 is aangekondigd een onderzoek te doen vooral naar het realisme van het investeringsprogramma. In dit onderzoek is gekeken naar de doorlooptijden van vervangings- en herinrichtingsprojecten in de Openbare Ruimte. De investeringen in de Openbare Ruimte bedragen ruim de helft van het totale investeringsbedrag opgenomen in het investeringsplan, daardoor zijn deze investeringen een belangrijk onderdeel van de te realiseren beleidsdoelstellingen voor de komende jaren. De belangrijkste conclusies uit het onderzoek zijn: 1) De doorlooptijden van de Haarlemse vervangings- en herinrichtingsprojecten in de Openbare Ruimte zijn vergelijkbaar met soortgelijke projecten uitgevoerd door andere gemeentes; 2) De werkelijke doorlooptijd van de Haarlemse vervangings- en herinrichtingsprojecten in de Openbare Ruimte ligt hoger dan de geplande doorlooptijd. Doordat de projectplanningen gemaakt werden op het moment van bepalen van de opdracht. De werkelijke start van het project lag veelal veel later waardoor de oorspronkelijke planning niet meer realistisch was.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie Bestuur en Rekenkamercommissie.

Relevante eerdere besluiten

-

Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlem 2013 (2012/469231) Vaststellen Programmabegroting 2022-2026 (2021/503552) Vaststellen onderzoeksopzet 213a onderzoek Realisatie van begrote investeringsambities (2022/1182336)

Kenmerk: 2023/1130494

1/4

Besluit College d.d. 18 juli 2023

Het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De eindrapportage van het onderzoek Benchmark doorlooptijden in de openbare ruimte in het kader van artikel 213 a Gemeentewet vast te stellen. 2. De bestuurlijke reactie op het rapport vast te stellen. de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding Jaarlijks verricht het college 213a onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur. In de Programmabegroting 2022-2026 is aangekondigd een onderzoek te doen vooral naar het realisme van het investeringsprogramma. In dit onderzoek is gekeken naar de doorlooptijden van vervangings- en herinrichtingsprojecten in de Openbare Ruimte. De investeringen in de Openbare Ruimte bedragen ruim de helft van het totale investeringsbedrag opgenomen in het investeringsplan, daardoor zijn deze investeringen een belangrijk onderdeel van de te realiseren beleidsdoelstellingen voor de komende jaren. Het betreft een benchmark tussen de gemeente Haarlem en andere gemeenten. Het doel van dit onderzoek was om bij te dragen aan antwoorden op de centrale onderzoeksvraag: hoe doeltreffend en doelmatig de gemeente Haarlem is in de uitvoering van een investeringsprogramma in de Openbare Ruimte. Het onderzoek is gericht op de projectplanning en doorlooptijden van civiele projecten in de Openbare Ruimte betreffende vervanging dan wel een herinrichting. In het onderzoek is zowel een interne analyse als een externe analyse uitgevoerd. De belangrijkste conclusies uit het onderzoek zijn: -

De doorlooptijden van de Haarlemse vervangings- en herinrichtingsprojecten in de Openbare Ruimte zijn vergelijkbaar met soortgelijke projecten uitgevoerd door andere gemeentes. Hierbij is inzichtelijk gemaakt dat de doorlooptijden van de voorlopige ontwerp fase en de definitieve ontwerp fase sneller zijn ten opzichte van andere gemeentes, terwijl de initiatieffase en de realisatiefase een langere doorlooptijd laten zien.

-

De werkelijke doorlooptijd van de Haarlemse vervangings- en herinrichtingsprojecten in de Openbare Ruimte ligt hoger dan de geplande doorlooptijd in de opdrachten. Dit kan echter

Kenmerk: 2023/1130494

2/4

verklaard worden doordat voorheen projectplanningen gemaakt werden op het moment van omschrijven van de opdracht. De werkelijke start van het project lag veelal veel later waardoor de oorspronkelijke planning niet meer realistisch was. Inmiddels is de huidige werkwijze dat er bij de werkelijke start van de opdracht wordt afgestemd of de benodigde capaciteit beschikbaar is bij alle betrokken afdelingen, ook is er meer aandacht voor de planning zodat hierop gestuurd kan worden en in de opdracht een doorloopplanning wordt opgenomen, maar geen specifieke data. Een realistische en specifieke planning wordt opgesteld in de eerste fase van het project, als deze daadwerkelijk is opgestart als project. Met onderliggend collegebesluit wordt de eindrapportage van dit onderzoek vastgesteld en ter informatie aan de raad aangeboden. Voor een inhoudelijke reactie van het college op de uitkomsten van het onderzoek wordt verwezen naar de separate bijlage. 2. Besluitpunten college Het college van B&W besluit om: 1. De eindrapportage van het onderzoek Benchmark doorlooptijden in de openbare ruimte in het kader van artikel 213 a Gemeentewet vast te stellen. 2. De bestuurlijke reactie op het rapport vast te stellen. 3.

Beoogd resultaat De raad is middels de Programmabegroting 2022-2025 geïnformeerd over het voornemen een 213a onderzoek te verrichten naar de realisatie van begrote investeringsambities. Middels het vaststellen van deze rapportage wordt hier invulling aan gegeven. 4. Argumenten 1. Voornemen uit de Programmabegroting 2021 wordt gerealiseerd Artikel 213a van de gemeentewet schrijft voor dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur. Haarlem heeft aan dit artikel invulling gegeven met de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlem 2013 (2012/469231). Deze verordening vormt de basis voor de 213a onderzoeken in de gemeente Haarlem. Met het opleveren van dit onderzoek wordt invulling gegeven aan het voornemen zoals dat in de Programmabegroting 20222025 is geformuleerd. 2 De benchmark geeft waardevolle inzichten over de doorlooptijden vervangings- en herinrichtingsprojecten in de Openbare Ruimte De uitkomsten van het onderzoek geven inzicht in de gerealiseerde doorlooptijden van vervangingsen herinrichtingsprojecten in de Openbare Ruimte, en hoe deze doorlooptijden zich verhouden tot doorlooptijden in andere gemeenten.

Kenmerk: 2023/1130494

3/4

3 Reactie college: aanbevelingen worden gewogen Het uitgangspunt van dit type onderzoek is leren en verbeteren. Het onderzoek doet een aantal concrete aanbevelingen ten aanzien van de overhead. Het college heeft kennisgenomen van deze aanbevelingen en heeft haar reactie hierop als separate bijlage bij dit collegebesluit gevoegd. 5. Risico’s en kanttekeningen 1. De oplevering van het rapport is vertraagd De uitvoering van het onderzoek heeft vertraging opgelopen, dit kwam met name door uitdagingen omtrent het inventariseren van de benodigde data. Het volledig krijgen van zowel de interne als de externe data heeft meer tijd gekost dan oorspronkelijk gedacht, ook zijn er gedurende het proces aanpassingen en aanvullingen gedaan waardoor de data nogmaals geanalyseerd diende te worden. 6. Uitvoering Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de raad en de RKC. 7. Bijlagen Bijlage 1: Reactie college op 213a-rapport Bijlage 2: Rapport 213a ‘Benchmark doorlooptijden in de openbare ruimte’

Kenmerk: 2023/1130494

4/4