1 Subsidieregeling voor bewonersinitiatieven

Collegebesluit

Onderwerp Subsidieregeling voor bewonersinitiatieven en wijkplatforms Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2023/2103736 Roduner, F.J. 6.2 Gemeentelijk bestuur PG Kay, G. 023-5114703 gkay@haarlem.nl Haarlem gaat over van wijkraden op wijkplatforms. Het beleid hiervoor is op 21 december 2023 door de gemeenteraad vastgesteld. De gemeente biedt op verschillende manieren ondersteuning aan wijkplatforms, waaronder het verstrekken van subsidie, het basisbudget. Het basisbudget wijkplatforms is bedoeld voor financiering van communicatie, organisatiekosten, ondersteuning van activiteiten in de wijk of faciliteren van het netwerk. Daarnaast verstrekt de gemeente subsidie aan bewonersinitiatieven via de uitvoeringsregeling Leefbaarheid en Initiatiefbudget. Beide regelingen zijn nu ondergebracht in één regeling: de subsidieregeling bewonersinitiatieven en wijkplatforms. De kern van de subsidieregeling voor bewonersinitiatieven is hetzelfde gebleven. In de nieuwe subsidieregeling is wel het huishoudelijk reglement uit 2019 geformaliseerd, is de behandeltermijn uitgebreid en komt de verplichting tot verantwoording in de meeste gevallen te vervallen. De subsidie voor het basisbudget voor wijkplatforms is in een apart hoofdstuk opgenomen.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie Bestuur. Afgelopen jaar is er in de commissie diverse malen over het onderwerp wijkplatforms gesproken.

Relevante eerdere besluiten

-

Beleidskader wijkplatforms (2023/1894457) in commissie bestuur van 7 december 2023 (agendapunt 6) Beleidskader wijkplatforms (2023/1894457) in gemeenteraad van 7 december 2023 (agendapunt 17)

Kenmerk: 2023/2103736

1/5

Besluit College d.d. 13 februari 2024

Het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De Subsidieregeling voor Bewonersinitiatieven en wijkplatforms vast te stellen. 2. De Uitvoeringsregeling Leefbaarheid en Initiatiefbudget, vastgesteld 21 december 2017 en gepubliceerd op zowel 22 februari 2018 als op 27 februari 2018, in te trekken. 3. Vast te stellen het ‘Mandaatbesluit Initiatiefraad Bewonersinitiatieven’. de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding Het beleidskader wijkplatforms is op 21 december 2023 door de gemeenteraad vastgesteld. Onderdeel van de gemeentelijke ondersteuning is een subsidie voor wijkplatforms, het basisbudget. Dit basisbudget is bedoeld voor financiering van communicatie, organisatiekosten, ondersteuning van activiteiten in de wijk of faciliteren van het netwerk. Het is een subsidie die valt onder de Algemene Subsidieverordening gemeente Haarlem 2021. De subsidieregeling voor wijkplatforms is geïntegreerd met de Uitvoeringsregeling Leefbaarheid- en Initiatiefbudget en hernoemd naar Subsidieregeling Bewonersinitiatieven en wijkplatforms. In 2018 is de Leefbaarheid en Initiatiefraad (L&I-raad) in het leven geroepen. Aanleiding was de onderbenutting van het budget dat voor initiatieven voor de stad beschikbaar is. Een gelote raad, bestaande uit een bewoner uit elk gebied, beoordeelt eens per drie weken aanvragen voor initiatieven die bijdragen aan sociale cohesie. Het budget is in 2018 tot stand gekomen uit een samenvoeging van het leefbaarheids- en bewonersondersteuningsbudget. Dit laatste budget werd door wijkraden beheerd. Na het samenvoegen van de budgetten is vastgesteld dat – naast initiatieven voor sociale cohesie – wijkraden een aanvraag in kunnen dienen voor secretariële ondersteuning of het beheer van hun website.

Al langere tijd werd nagedacht of processen rond deze L&I-raad effectiever en efficiënter kunnen door het proces te versimpelen. Het afgelopen jaar heeft in het teken gestaan van de transitie naar wijkplatforms. De gewenste wijzigingen voor de regeling Leefbaarheid- en Initiatiefbudget worden nu meegenomen in de subsidieregeling die is opgesteld ten behoeve van de transitie naar wijkplatforms. De belangrijkste wijzigingen in de subsidieregeling zijn het afschaffen van de eindverantwoording, het verruimen van de reactietermijn en het formaliseren van het huishoudelijk reglement uit 2019.

Kenmerk: 2023/2103736

2/5

2. Besluitpunten college 1. De Subsidieregeling voor Bewonersinitiatieven en wijkplatforms vast te stellen. 2. De Uitvoeringsregeling Leefbaarheid en Initiatiefbudget, vastgesteld 21 december 2017 en gepubliceerd op zowel 22 februari 2018 als op 27 februari 2018, in te trekken. 3. Vast te stellen het ‘Mandaatbesluit Initiatiefraad Bewonersinitiatieven’’. 3. Beoogd resultaat Het beoogd resultaat is het realiseren van een toegankelijke subsidieregeling voor bewonersinitiatieven en wijkplatforms die de sociale cohesie en de leefbaarheid in de stad bevorderen. 4. Argumenten 1. Vaststelling subsidieregeling is de laatste stap van het bestuurlijk besluitvormingsproces voor wijkplatforms Het budget dat beschikbaar was voor wijkraden vanuit de Verordening op de wijkraden 2021 wordt ingezet voor de ondersteuning van wijkplatforms. De regels hiervoor zijn nu in een subsidieregeling verwerkt. De uitgangspunten voor de subsidieregeling stonden al opgenomen in het vastgestelde beleidskader Wijkplatforms. Deze uitgangspunten hebben in het najaar van 2023 ook zes weken ter inspraak gelegen. Ook is invulling gegeven aan het amendement ‘Alle wijkplatforms leggen financiële verantwoording af’. 2.

Het onderbrengen van beide regelingen in één subsidieregeling draagt bij aan de ondersteuning van initiatieven Doordat het één regeling is, geeft dit de mogelijkheid om, na 1 oktober van het lopende jaar, nietaangevraagde budgetten van wijkplatforms in te zetten voor initiatiefaanvragen van Haarlemmers. Binnen de subsidieregeling blijven het tot 1 oktober aparte budgetten met eigen toekenningsregels. Na 1 oktober is eventueel resterend wijkplatformbudget beschikbaar voor aanvragen voor bewonersinitiatieven. 3. De nieuwe subsidieregeling leidt tot een administratieve vereenvoudiging van het aanvraag- en beoordelingsproces van initiatiefaanvragen. Aanvragen met normbedragen (straat- en buurtfeesten e.d., leefstraat is toegevoegd) kunnen direct ambtelijk worden afgehandeld; de L&I-raad wordt alleen nog geïnformeerd. Dit versnelt het besluitvormingsproces en geeft de L&I-raad de tijd om grotere initiatieven beter te beoordelen.

Kenmerk: 2023/2103736

3/5

Een aantal termijnen is aangepast:  aanvragen kunnen maximaal 6 maanden van tevoren worden ingediend, mits goed onderbouwd kan hiervan afgeweken worden. Alleen volledige aanvragen worden in behandeling genomen.  de beoordelingstermijn staat nu op zes weken in plaats van vier weken. Ook als een aanvraag wordt aangehouden, bijvoorbeeld om nader advies inwinnen, kan deze toch binnen de beoordelingstermijn afgehandeld worden. De verplichting tot verantwoording van besteding van het budget door de initiatiefnemer, waar het gaat om bewonersinitiatieven, is komen te vervallen: aanvragen zijn maximaal drieduizend euro (gemiddeld genomen minder dan duizend euro per aanvraag) en hoeven conform de ASV niet verantwoord te worden. De administratieve last wordt hiermee aanzienlijk verminderd, de afhandeling aanzienlijk versneld. In bijlage 3 staat een volledig overzicht van de wijzigingen t.o.v. de oude regeling. 4. De regeling is ook vanuit juridisch oogpunt geactualiseerd. Er was een huishoudelijk reglement én de subsidieregeling. In het reglement stonden beoordelingscriteria die niet in de subsidieregeling staan.

Het reglement is slechts een intern document, alléén de uitvoeringsregeling heeft juridische status; de beoordelingscriteria uit het huishoudelijk reglement (zoals maximale bedragen voor bepaalde categorieën activiteiten) zijn nu in de subsidieregeling opgenomen, daarmee komt het huishoudelijk reglement te vervallen. Veel wordt al geregeld in de Algemene Subsidieverordening gemeente Haarlem 2021 (Asv), het is niet nodig dit dubbelop in de subsidieregeling op te nemen. 5. Ter bespoediging van de uitvoering van de subsidieregeling voor bewonersinitiatieven en wijkplatforms wordt de afdelingsmanager PG gemandateerd voor de benoeming, werving en ‘ontslag’ van leden van de Initiatiefraad De bevoegdheid voor het besluiten op subsidieverstrekking (de beoordeling van subsidieaanvragen (inclusief de weigering van subsidie), de verlening van subsidies, de verstrekking van voorschotten, het uitvoeren van controlewerkzaamheden, de vaststelling van subsidie alsmede de eventuele terugvordering van subsidie) is bij de gemeente Haarlem al gemandateerd aan de afdelingsmanager. De afdelingsmanager kan dit zelf weer ondermandateren aan de teammanager, gebiedsmanagers of programmamanagers. Er is nog geen mandaatbesluit voor de benoeming, werving en ontslag van leden van de Initiatiefraad. Met het voorliggende mandaatbesluit (bijlage 2) is dit nu geregeld.

Kenmerk: 2023/2103736

4/5

5. Risico’s en kanttekeningen 1. De veelheid aan budgetten maakt het onoverzichtelijk Naast het budget voor bewonersinitiatieven, zijn er ook andere wijkbudgetten zoals het Wijk-aanZetbudget, budget wijkcontract, budget wijkagenda en de reserve Participatie en Leefbaarheid. In de motie ‘Wijkbudgetten, dat moet toch eenvoudiger kunnen’ wordt opgeroepen de werkwijze voor uitvoering van wijkbudgetten aanzienlijk te vereenvoudigen. In 2024 wordt dit vanuit het programma Versterken Lokale Democratie verder onderzocht. 2. Ondersteunende kosten voor de wijkplatforms vallen nog steeds onder het hoofdstuk bewonersinitiatieven in de subsidieregeling. Wijkraden konden de afgelopen jaren per wijkraad maximaal €3.000,- per jaar ontvangen voor administratieve ondersteuning en onderhoudskosten voor websites, via de L&I-regeling. Het aantal wijkraden dat hier gebruik van maakte fluctueerde, evenals de totale kosten. Er is duidelijk gecommuniceerd dat de overgang van wijkraden naar wijkplatforms niet tot minder budget voor wijkplatforms zou leiden dan voorheen voor de wijkraden beschikbaar was. Daarom zijn ook nu de kosten voor ondersteuning van de wijkplatforms opgenomen als onderdeel van de subsidieregeling voor bewonersinitiatieven, anders zou dit gezien kunnen worden als het korten van beschikbaar budget voor de wijkplatforms. 6.

Uitvoering Na de vaststelling van de subsidieregeling komt het aanvraagformulier voor wijkplatforms beschikbaar op de website van de gemeente. Wijkraden en wijkplatforms in oprichting worden vervolgens geïnformeerd over de subsidieregeling. De pagina op de website over het Leefbaarheid- en Initiatiefbudget wordt aangepast, naast de belangrijkste criteria zal hier ook het beschikbare bedrag per jaar worden gecommuniceerd. In de beschikkingen wordt vermeld dat de aanvrager zorg moet dragen voor de aanvraag van eventuele vergunningen, ontheffingen en andere toestemmingen. Ook wordt vermeld dat verantwoording van bewonersinitiatieven niet nodig is, maar wel via een steekproef gevraagd kan worden. 7. Bijlagen Bijlage 1: Subsidieregeling bewonersinitiatieven en wijkplatforms Bijlage 2: Mandaatbesluit Initiatiefraad Bewonersinitiatieven Bijlage 3: Was/wordt tabel met overzicht wijzigingen

Kenmerk: 2023/2103736

5/5