1 Startnotitie actualisering evenementenbeleid

Raadsstuk

Onderwerp Startnotitie actualisering evenementenbeleid Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2023/1497129 Wienen, J. 4.2 Economie, toerisme en cultuur ECDW Maes, W. 023-5114881 wmaes@haarlem.nl Het huidige evenementenbeleid inclusief subsidiekader loopt af. In de startnotitie Evenementenbeleid 2025-2028 wordt beschreven hoe de actualisering van beleid en subsidiering wordt georganiseerd, wat de ambities zijn, en hoe participatie en inspraak zal plaatsvinden. Tevens worden voor 2023 en 2024 enkele maatregelen voorgesteld om de continuïteit van bestaande evenementen te helpen garanderen. Ook wordt ingezet op verdere verduurzaming. In het voorjaar van 2024 wordt het geactualiseerde evenementenbeleid aan de raad voorgelegd, voorzien van een actieprogramma. Met het vaststellen van een nieuw subsidiekader kan vervolgens een nieuwe subsidieronde 2025-2028 plaatsvinden. Het evenementenbeleid is door de raad aangemerkt als mogelijk A-dossier. Er was al aangekondigd dat er een aanzet voor nieuw beleid zou komen. Aan de hand van de voorliggende concept-startnotitie wil het college met de raad van gedachten wisselen over de actualisering van het beleid en het proces daarnaartoe, inclusief de gewenste betrokkenheid van de raad.

Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten

De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. 1. Evenementenbeleid Haarlem 2018-2022 (2017/477075) 2. Uitvoeringsaanpak evenementenbeleid Haarlem (2019/179784) 3. Amendement bij de kadernota 2024 ‘Haarlemse evenementen in de schijnwerper’

Kenmerk: 2023/1497129

1/5

Besluit College d.d. 19 september 2023

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De startnotitie ‘Evenementenbeleid 2025-2028’ vast te stellen. 2. De eerder mondeling aangekondigde verlenging van het evenementenbeleid te formaliseren voor 2023 en 2024. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Begin 2018 stelde de gemeente Haarlem het Evenementenbeleid 2018-2022 vast. Deze nota gaat onder meer over het belang en de doelstellingen van evenementen, over veiligheid en vergunningen, en over taken en verantwoordelijkheden van organisatoren en gemeente. Aan de hand van een Uitvoeringsaanpak evenementenbeleid zijn meerjarige subsidies toegekend voor 2019-2023. In de afgelopen jaren zijn de eisen ten aanzien van evenementen strenger geworden en zijn organisatoren geconfronteerd met de gevolgen van corona en sterk gestegen kosten. In de commissie Bestuur van 1 december 2022 is aangekondigd dat de herziening van het evenementenbeleid 2018-2022 uitgesteld zou worden, waarbij de looptijd van beleid en subsidiering gelijk getrokken worden. In deze concept-startnotitie evenementenbeleid 2025-2028 wordt beschreven hoe het college de actualisering van beleid en subsidiering wil organiseren. Het evenementenbeleid is door de raad aangemerkt als mogelijk A-dossier. Tegelijkertijd lag in de termijnagenda al vast dat het college met geactualiseerd beleid zou komen. De voorliggende nota is hier het resultaat van. Vanwege de mogelijke A-status is het stuk door het college aangemerkt als concept-startnotitie, en biedt het een goede basis voor een gesprek met de raad over de actualisering van het beleid en de betrokkenheid vanuit de raad.

Kenmerk: 2023/1497129

2/5

Met de startnotitie wordt voorgesteld dat het huidige evenementenbeleid van kracht blijft voor 2023 en 2024. In het voorjaar van 2024 wordt geactualiseerd beleid voorgelegd aan de raad, onder meer met betrekking tot geluid, duurzaamheid, schaarse vergunningen, toegankelijkheid, en versterken samenwerking en organisatie. Inzet is de continuïteit van Haarlemse evenementen op korte termijn te garanderen en ondertussen besluitvorming voor te bereiden over een toekomstbestendige financiering en organisatie. De huidige subsidies worden geïndexeerd en met een jaar gecontinueerd. Alle gesubsidieerde evenementen ontvangen eenmalig een extra bijdrage van 15%, ter compensatie van gestegen kosten. Tezamen met het geactualiseerde beleid wordt in het voorjaar van 2024 ook een nieuw subsidiekader 2025-2028 aan de raad voorgelegd. Vervolgens kan besluitvorming plaatsvinden over welke bestaande en nieuwe evenementen meerjarige subsidie ontvangen. In de tussentijd kan met aanvullende steun het voortbestaan van Houtfestival, Schalkwijk aan Zee en Boring gegarandeerd worden. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De startnotitie ‘Evenementenbeleid 2025-2028’ vast te stellen. 2. De eerder mondeling aangekondigde verlenging van het evenementenbeleid te formaliseren voor 2023 en 2024. 3.

Beoogd resultaat Met het vaststellen van de startnotitie worden de inhoudelijke en procesmatige kaders voor de actualisering van het evenementenbeleid vastgelegd. Met de besteding van de incidentele extra middelen voor 2023 en een deel van die voor 2024, kan de beleidsontwikkeling en participatie starten. In afwachting van besluitvorming over een nieuw subsidiekader 2025-2028 (komend voorjaar) wordt voor 2023 en 2024 duidelijkheid geboden over de subsidiering van evenementen en festivals. 4. Argumenten 1. Dit besluit past in het ingezet beleid. Evenementen zorgen voor een aantrekkelijke en levendige stad. De motie ‘Evenementen, festivals en nachtcultuur dragen ook het Cultuurplan’ roept op om ten behoeve van nieuw evenementenbeleid in overleg met (culturele) stakeholders een visie op te stellen voor evenementen, festivals en nachtcultuur. En de raakvlakken met de doelen uit het Cultuurplan te gebruiken als uitgangspunt. De raad heeft voor de jaren 2023-2026 jaarlijks € 250.000 extra budget beschikbaar gesteld, voor het herstel van evenementen, inclusief verduurzaming.

Kenmerk: 2023/1497129

3/5

2. Met deze startnotitie wordt een start gemaakt met een actualisatie van het evenementenbeleid, dat houvast en richting biedt tot en met 2028. Het huidige evenementenbeleid inclusief subsidietoekenning kent een beperkte looptijd, en verdient een actualisatie. Een geactualiseerd beleidskader geeft richting aan hoe om te gaan met onder meer toegenomen veiligheidseisen, het blijven bewaken van leefbaarheid en levendigheid in de stad, de grotere financiële risico’s voor organisatoren – zeker voor gratis toegankelijke festivals – en de druk op de beschikbare gemeentelijke middelen. Een nieuw subsidiekader biedt houvast voor een integrale afweging van financiële steun aan bestaande en nieuwe evenementen en festivals. In de tussentijd wordt met dit raadstuk de aangekondigde verlenging van het evenementenbeleid geformaliseerd voor 2023 en 2024. 3. Met de in de startnotitie voorgestelde planning en maatregelen biedt de gemeente duidelijkheid aan de huidige gesubsidieerde evenementen in het volgende jaar. De evenementensubsidies worden geïndexeerd en met een jaar gecontinueerd. De organisaties ontvangen eenmalig 15% extra subsidie ter compensatie van gestegen kosten. Voor enkele evenementen is aanvullend maatwerk nodig en ontvangen zij een extra bijdrage om het voortbestaan op korte termijn te kunnen garanderen.

De indexering van de huidige subsidies geschiedt vanuit het structurele evenementenbudget. Voor de overige maatregelen worden de extra middelen in 2023 en 2024 benut. In de startnotitie is een overzicht van de budgetverdeling opgenomen. 4. De gemeenteraad stelt met de startnotitie de kaders en het proces vast waarbinnen de participatie over de inhoud van het evenementenbeleid zal plaatsvinden. Het evenementenbeleid is door de gemeenteraad aangemerkt als mogelijk A-dossier. Met het vaststellen van de kaders door de raad wordt richting gegeven aan het uiteindelijke beleid; over welke uitgangspunten en ambities gaat de gemeente in gesprek met de stad, en hoe? In de startnotitie wordt de participatie en inspraak beschreven. 5. Risico’s en kanttekeningen 1. Beperkte capaciteit De gemeente heeft voor evenementen (coördinatie en beleid) structureel ongeveer 1fte beschikbaar. Met een deel van het extra budget in 2023 en 2024 kan extern advies worden ingehuurd, ten behoeve van beleidsontwikkeling.

Kenmerk: 2023/1497129

4/5

Niet alle beleidsvoornemens zullen tegelijk gerealiseerd kunnen worden. Het geactualiseerde beleid wordt voorzien van een meerjarig actieprogramma, met inachtneming van de uitvoeringscapaciteit bij de evenementencoördinator en bij betrokken afdelingen. 2. Veel initiatieven, stijgende kosten, alleen incidenteel extra middelen. De gestegen kosten van evenementen, evenals mogelijke nieuwe plannen en ambities, zullen naar verwachting leiden tot een grote claim op het beschikbare evenementenbudget. Er zijn alleen incidenteel extra middelen. Niet alle verzoeken kunnen gehonoreerd worden, waarschijnlijk zijn bij besluitvorming over de subsidiering in 2025-2028 scherpe keuzes nodig. Een nieuw subsidiekader biedt richting. 6. Uitvoering Na vaststelling van de startnotitie wordt gestart met het uitwerken van geactualiseerd beleid. Een externe partij, met expertise op het gebied van evenementenveiligheid en relevante wetgeving, stelt het beleid en subsidiekader in concept op en begeleidt ook het participatieproces. Na vaststelling van dit concept door het college volgt een inspraakprocedure, en wordt het evenementenbeleid vervolgens aan de gemeenteraad ter besluitvorming aangeboden. Ten slotte volgt rond de zomer van 2024 een nieuwe subsidieronde 2025-2028. 7. Bijlagen Startnotitie Evenementenbeleid 2025-2028

Kenmerk: 2023/1497129

5/5