1 Rapportage 2024 Functionaris Gegevensbescherming

Informatienota

Onderwerp Rapportage 2024 Functionaris Gegevensbescherming Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2025/493754 Raadt, E. de 6.2 Gemeentelijk bestuur CC Konijnenbelt, C.M.C. ckonijnenbelt@haarlem.nl In de FG-rapportage wordt beschreven wat er in 2024 is gebeurd op het gebied van privacy met daarbij een aantal aanbevelingen. De hoofdconclusie is dat de basis op onderdelen is versterkt. Het feit dat het team adviseurs nu op sterkte is, is een goed uitgangspunt voor verdere verbetering. Dat is een positieve ontwikkeling. Tegelijk zijn er ook belangrijke onderdelen nog niet voldoende op orde. Met name de registers van verwerkingen en het actualiseren van het beleid, inclusief vastleggen van de governance. Dit is inmiddels wel in voorbereiding.

Behandelvoorstel voor commissie

De aanbevelingen zien op het versterken van documentatie en transparantie en van waarborgen voor de vertrouwelijkheid. Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Bestuur. De FG rapporteert aan zowel het college als de raad.

Relevante eerdere besluiten

• •

Besluit college d.d. 1 juli 2025

1. Het college van burgemeester en wethouders stelt de informatienota aan de commissie vast.

FG-rapportage 2023 cie Bestuur 12122024 agendapunt 1.2 art.213a-onderzoek privacybeleid cie Bestuur 04042024 agendapunt 1.1

de secretaris,

Kenmerk: 2025/493754

de burgemeester,

1/2

1. Inleiding De functionaris gegevensbescherming rapporteert aan college en raad. Doel is de organisatie te ondersteunen om tot verbeteringen te komen. In de rapportage wordt beschreven wat de algemene stand van zaken is op het gebied van gegevensbescherming en privacy, wat er is gebeurd op verplichte onderdelen uit de AVG als behandelen van inzagerechten van betrokkenen, data protection impact assessments en datalekken. Daarnaast wordt aandacht besteed aan een aantal andere onderwerpen: autorisaties en logging, register camera’s en sensoren, algoritmen en AI. 2. Toelichting De basis van de privacybescherming is in 2024 deels versterkt en het feit dat het team adviseurs inmiddels op sterkte is, betekent dat verdere verbetering voor de hele organisatie nu beter te bereiken moet zijn. Dat is een positieve ontwikkeling. Tegelijk is een aantal basiselementen nog niet in orde. Naar aanleiding van de 213a-rapportage over het privacybeleid was toegezegd in 2024 de vier belangrijkste aanbevelingen uit te voeren. Dit is voor slechts twee daarvan gebeurd: de privacyverklaring is verbeterd en het DPIA-aanpak is vastgelegd en toegankelijker gemaakt. De andere twee aanbevelingen betreffen het actualiseren van het privacybeleid en het vastleggen van de governance. Deze zijn niet uitgevoerd in 2024. De voorbereiding ervan is inmiddels wel ver gevorderd en wordt in één document vastgelegd.

Daarnaast is met name het op orde brengen van de registers van verwerkingen urgent. Dit wordt in het vierde kwartaal van 2025 afgerond. Daarnaast doet de FG aanbevelingen om de documentatie en transparantie te versterken en om de vertrouwelijkheid te versterken door beter beheer van toegangsrechten en controle daarop. 3. Consequenties Om te kunnen voldoen aan de privacywetgeving en bewoners (en medewerkers) een goed niveau van privacybescherming te bieden, is een stevige basis nodig van beleid, hulpinstrumenten, kennis en aandacht. Er is zeker vooruitgang geboekt maar ook verdere versterking nodig. Waar de privacybescherming tekort schiet, zijn het vooral de inwoners die de risico’s dragen. Opvolging van de aanbevelingen van het hiervoor genoemde 213a-onderzoek en van deze en eerdere FG-rapportages zullen daar aan bijdragen 4. Vervolg Verdere uitvoering van de aanbevelingen uit het 213a-onderzoek en de vorige FG-rapportage. 5. Bijlagen - Rapportage 2024 Functionaris Gegevensbescherming - Stand van zaken FG-rapportage 2022

Kenmerk: 2025/493754

2/2