1 Rapportage 2022 Functionaris Gegevensbescherming - Haarlem

Collegebesluit

Onderwerp Rapportage 2022 Functionaris Gegevensbescherming - Haarlem Nummer 2023/1055329 Portefeuillehouder Raadt, E. de Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling CC Auteur Brouwer, C.T.M. Telefoonnummer 023-5114580 Email k.brouwer@haarlem.nl Kernboodschap In de rapportage 2022 van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) staat beschreven wat er in de gemeente Haarlem in 2022 is gebeurd op het gebied van gegevensbescherming. De hoofdconclusie is dat de organisatie inmiddels goed bekend is met de AVG en dat veel goed gaat. De omgang met gegevensbescherming en privacy is echter nog te weinig structureel verankerd. In de rapportage doet de FG daarom een aantal aanbevelingen ter verbetering. In de reactie van het college staat hoe de aanbevelingen worden opgevolgd. Haarlem staat wat betreft privacy en gegevensbescherming op ongeveer hetzelfde niveau als andere gemeenten, de risico's voor inwoners en ondernemers wijken niet in positieve of negatieve zin af. Behandelvoorstel voor Het college stuurt dit besluit ter bespreking naar de commissie Bestuur. commissie Aanleiding hiervoor is de behandeling van de 'Nota Datastrategie 2023' op 6 april 2023 met de commissie Bestuur. Daarbij benadrukte een aanzienlijk deel van de commissie het belang van monitoring en evaluatie met betrekking tot dit onderwerp.

Het college verwees toen naar rapportages van de Functionaris Gegevensbescherming (FG), die normaal gesproken ter kennisgeving aan de commissie worden verstrekt. Relevante eerdere Rapportage 2020-2021 Functionaris Gegevensbescherming. besluiten Besluit College 1. Kennis te nemen van de rapportage 2022 van de Functionaris d.d. 21 november 2023 Gegevensbescherming; 2. De aanbevelingen in de rapportage over te nemen; 3. De reactie van het college op de rapportage vast te stellen. de secretaris,

Kenmerk: 2023/1055329

de burgemeester,

1/3

1. Inleiding De functionaris gegevensbescherming (FG) rapporteert aan college en raad. In de rapportage wordt beschreven wat de algemene stand van zaken is op het gebied van gegevensbescherming en privacy en wat er is gebeurd op verplichte onderdelen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zoals het behandelen van inzagerechten van betrokkenen, data protection impact assessments (DPIA) en datalekken. In de rapportage is te lezen dat de organisatie inmiddels goed bekend is met de AVG en dat veel goed gaat. De omgang met gegevensbescherming en privacy is echter nog te weinig structureel verankerd. In de rapportage doet de FG daarom een aantal (18) aanbevelingen ter verbetering. Er zijn (nog) geen benchmarks beschikbaar waaruit kan worden afgeleid hoe de situatie in de gemeente Haarlem op het gebied van privacy zich verhoudt tot die in andere gemeenten. Uit contacten met collega's (functionarissen gegevensbescherming en privacy-adviseurs) en uit rapportages van andere gemeenten blijkt dat de situatie in Haarlem niet in positieve of negatieve zin afwijkt. De groei die de FG constateert in Haarlem doet zich ook voor in andere gemeenten. 2. Besluitpunten college Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. kennis te nemen van de rapportage over 2022 van de Functionaris Gegevensbescherming; 2. de aanbevelingen in de rapportage over te nemen; 3.

de reactie van het college op de rapportage vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Door invulling te geven aan de aanbevelingen van de FG verbetert de situatie op het gebied van privacy en gegevensbescherming, met name de structurele verankering van de maatregelen die nodig zijn om aan de AVG te voldoen. 4. Argumenten De gemeente is verplicht om te voldoen aan de eisen van de AVG. 5 Duurzaamheidsparagraaf N.v.t. 6 Financiën Aan het overnemen van de aanbevelingen en het vaststellen van de reactie van het college zijn geen directe financiële consequenties verbonden. Waar dat voor individuele aanbevelingen wel nodig is zal dit met aparte voorstellen worden voorgelegd.

Kenmerk: 2023/1055329

2/3

7 Communicatie N.v.t. 9 Participatie en inspraak N.v.t. 5. Risico’s en kanttekeningen N.v.t. 6. Uitvoering Door het vaststellen van de reactie krijgt de organisatie richting bij het uitvoeren van maatregelen op het gebied van privacy en gegevensbescherming. De reactie zal worden gedeeld met alle betrokkenen. De besturing op het geheel van de aanbevelingen zal worden gedaan door de directie. 7. Bijlagen 1. Rapportage Functionaris Gegevensbescherming 2022 2. Memo - Reactie college op rapportage FG 2022

Kenmerk: 2023/1055329

3/3