1 Raadsvoorstel evaluatie vergadermodel

Raadsvoorstel

Onderwerp Evaluatie vergadermodel gemeenteraad Haarlem Nummer 2024/599022 Van presidium Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling Griffie Auteur Taets van Amerongen-Ingram, D.M. Telefoonnummer 023-511 3032 Email dtaets@haarlem.nl Kernboodschap In 2022 heeft de toenmalige raad ingestemd met wijzigingen in het vergadermodel, om zo de raad beter in positie te brengen en het functioneren van de raad te verbeteren. Kort na de implementatie van het gewijzigde vergadermodel gaf de huidige raad suggesties voor verdere aanpassingen, wat het belang onderstreepte van een goede evaluatie. Deze evaluatie, had tot doel de effectiviteit van het nieuwe vergadermodel in kaart te brengen , eventuele verbeterpunten te identificeren welke in de huidige termijn van de raad worden geïmplementeerd. Het onderzoeksbureau Co-efficiënt heeft de evaluatie uitgevoerd en over de bevindingen en verbeterpunten gerapporteerd. In dit raadsvoorstel worden door het presidium de in het rapport genoemde oplossingsrichtingen, waarvoor draagvlak is vertaald in voorstellen aan de raad. Het presidium doet voorstellen om bestaande ongeschreven werkwijzen en praktijken in het Reglement van Orde en de verordening op de raadscommissies te verankeren.

Om de rol, taak en verantwoordelijkheid van het presidium beter recht te doen, wordt ten behoeve van het presidium een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet ingesteld en wordt voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het presidium een verordening vastgesteld. Behandelvoorstel voor De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het commissie voorstel van het presidium in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsvoorstel in de raadsvergadering. Relevante eerdere  Raadsvoorstel Nieuw Reglement van Orde voor vergaderingen en andere besluiten werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022 en nieuwe Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 (2022/74730) in de raadsvergadering van 17 februari 2022  Raadsvoorstel Verordening van de raad van gemeente Haarlem houdende wijziging van het Reglement van Orde van de raad van Haarlem voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad 2022 en van de Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 vast te stellen (2023/ 287976) in de raadsvergadering van 30 maart 2023

Kenmerk: 2024/599022

1/7



Ontwerp-besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022  Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het presidium, Besluit: 1. de wijzigingsverordening houdende wijziging van het Reglement van Orde van de raad van Haarlem voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad 2022 en de Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 vast te stellen; 2. een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet in te stellen ten behoeve van de rol, taak en verantwoordelijkheid van het presidium van de raad; 3. het presidium aan te wijzen als een bijzondere commissie conform artikel 84 Gemeentewet; 4. voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het presidium de Verordening Presidium gemeente Haarlem 2024 vast te stellen. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding In 2022 heeft de toenmalige raad ingestemd met wijzigingen in het vergadermodel, om zo de raad beter in positie te brengen en het functioneren van de raad te verbeteren. Kort na de implementatie van het gewijzigde vergadermodel gaf de huidige raad suggesties voor verdere aanpassingen, wat het belang onderstreepte van een goede evaluatie. Deze evaluatie, had tot doel de effectiviteit van het nieuwe vergadermodel in kaart te brengen, eventuele verbeterpunten te identificeren welke in de huidige termijn van de raad worden geïmplementeerd. Het onderzoeksbureau Co-efficiënt heeft de evaluatie uitgevoerd en over de bevindingen en verbeterpunten gerapporteerd. In dit raadsvoorstel worden door het presidium de in het rapport genoemde oplossingsrichtingen, waarvoor draagvlak is vertaald in voorstellen aan de raad. Tevens wordt door het presidium voorstellen gedaan om bestaande ongeschreven werkwijzen en praktijken in het Reglement van Orde en de verordening op de raadscommissies te verankeren. Om de rol, taak en verantwoordelijkheid van het presidium beter recht te doen, wordt ten behoeve van het presidium een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet ingesteld en wordt voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het presidium een verordening vastgesteld.

Kenmerk: 2024/599022

2/7

2. Voorstel aan de raad Het presidium stelt de raad voor: 1. de wijzigingsverordening houdende wijziging van het Reglement van Orde van de raad van Haarlem voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad 2022 en de Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 vast te stellen; 2. een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet in te stellen ten behoeve van de rol, taak en verantwoordelijkheid van het presidium van de raad; 3. het presidium aan te wijzen als een bijzondere commissie conform artikel 84 Gemeentewet; 4. voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het presidium de Verordening Presidium gemeente Haarlem 2024 vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Optimalisering van het in positie brengen van de raad, door aanpassingen in de vergaderwijzen van de raad en de commissies. 4. Argumenten A. Voorstellen naar aanleiding van de evaluatie Uit de evaluatie zijn oplossingsrichtingen aangedragen waarvoor draagvlak is. Deze worden hieronder genoemd. 1. Aanpassen spreektijdregeling De meeste grote en kleine fracties staan open voor het meer gelijk verdelen van de spreektijden in de commissievergaderingen. Omdat in de commissies de oordeelsvorming plaatsvindt, moet er ruimte zijn om alle standpunten te horen. Het tekort aan spreektijd maakt dat het debat onvoldoende van de grond komt.

Het gevolg van te weinig spreektijd in de commissievergadering is ook dat sommige fracties in de raadsvergadering opnieuw de discussie willen voeren, omdat ze het gevoel hebben in de commissievergadering nog onvoldoende hun standpunt(en) hebben overgebracht. De verandering naar twee kortere vergaderingen zorgt voor extra druk op de spreektijd. De effectief beschikbare spreektijd voor fracties is minder, omdat er twee keer tijd opgaat aan andere zaken (welkom door de voorzitter etc.). Een meer gelijke spreektijdverdeling in de commissies biedt een oplossing. In het evaluatierapport is aangegeven dat het in de raadsvergadering logisch is dat de spreektijd naar rato van fractiegrootte blijft. De regeling blijft voor raadsvergaderingen dan ook ongewijzigd. Over de aan het college toegekende spreektijd is in de evaluatie niets naar voren gebracht. Ook deze blijft hetzelfde te weten 30 minuten bij een commissie en 45 minuten bij de raad. Het presidium stelt de raad voor:  In de verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 een spreektijdregeling op te nemen die bij de commissievergaderingen uitgaat van gelijkere spreektijdverdeling voor iedere fractie (zie bijlage 2, artikel 13a, derde lid van de Verordening op de raadscommissies gemeente

Kenmerk: 2024/599022

3/7

Haarlem 2022). Elke fractie krijgt dan een spreektijd toebedeeld die zij naar eigen inzicht kan verdelen over de agendapunten van een commissievergadering. 2. Experimenteren met andere vormen van overleg/debat in de commissie. Er is draagvlak om de dialoog tussen raadsleden met de samenleving te intensiveren binnen het vergadermodel. Volgens het evaluatierapport kan dit worden gerealiseerd door enkele innovaties in de Haarlemse vergaderpraktijk: 1. Experimenten in de commissies: Voor de behandeling van agendapunten worden voor- en tegenstanders geïdentificeerd om een gerichte verzameling van argumenten te faciliteren, zonder dat elk argument door elke fractie wordt herhaald. 2. Beeldvormende bijeenkomsten: Deze worden georganiseerd op avonden met weinig andere agendapunten, waarbij voldoende tijd beschikbaar is. 3. Structurele beeldvormende overleggen: Deze vinden plaats met belanghebbenden op de donderdag waarin er geen commissie- en raadsvergaderingen zijn gepland. 4. Nieuwe vormen van overleg: Er wordt geëxperimenteerd met andere overlegvormen tussen raad en inwoners, zoals reeds wordt toegepast bij de aanpak van kinderarmoede. Het presidium gaat experimenteren met deze nieuwe vormen van overleg en debat. Voor deze experimenten is geen aanpassing van de verordening noodzakelijk.

Dit valt binnen de bestaande regelgeving onder artikel 2 lid 2 onderdeel f, waarbij het presidium zorgt dat de raad tijdig kaders stelt voor besluitvormingsprocessen, en artikel 3a lid 1 onderdeel a, betreffende het leiden van vergaderingen. 3. Kwaliteit van stukken inclusief sturing Veel ondervraagden zien het tijdig beschikken over goede vergaderstukken als essentieel om de raad goed in positie brengen. Daarvoor is een duidelijke blauwdruk voor ambtelijke stukken en goede sturing hierop door de griffie en het presidium noodzakelijk. De huidige kwaliteit en het format van de stukken, bijvoorbeeld raadsvoorstellen en opiniërende nota’s draagt niet altijd bij aan een helder onderscheid tussen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Stukken bevatten naar de mening van sommige fracties weinig alternatieve besluiten. Ook wordt het jammer gevonden dat veel van de stukken afgebakend zijn, waardoor er onvoldoende zicht is op alle mogelijke oplossingen of alternatieven en er weinig te bediscussiëren is. Recent is een start gemaakt met het project verbetering kwaliteit van de stukken, waarin deze opmerkingen zijn meegenomen. Bij dit verbetertraject zijn een vertegenwoordiging van het presidium, de voormalig Duisenberg rapporteurs en vertegenwoordigers van de organisatie betrokken.

De rapporteurs sluiten aan vanwege de door de raad aangenomen Duisenberg aanbevelingen, die zien op de behoefte van de raad aan benodigde informatie in nota’s. Dit valt onder de taken van het presidium. Dit leidt om die reden niet tot een voorstel aan de raad.

Kenmerk: 2024/599022

4/7

4. Werkwijze motie vreemd Het voorstel is om dezelfde regels voor het indienen van een motie vreemd te hanteren als voor een reguliere motie. Het presidium erkent de opmerkingen hierover, waarbij het vereiste om een motie vreemd 48 uur van tevoren aan te kondigen in feite overbodig is. Om de raad en het college voldoende tijd te geven om zich inhoudelijk voor te bereiden op een motie vreemd, is het noodzakelijk om vast te houden aan het 24 uur van tevoren indienen ervan. Aan de raad wordt voorgesteld: - Een motie vreemd niet langer aan te kondigen op de dinsdag voor de raadsvergadering, maar uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de raadsvergadering aan te leveren bij de griffie voor verspreiding aan de raad. Deze nieuwe werkwijze in het Reglement van Orde op te nemen. B. Huidige werkwijze verwerken in verordening Het voorstel luidt de afspraken, zoals door het presidium geformuleerd op 14 juli 2022 en die sinds september 2022 in praktijk worden gebracht, te verankeren in het Reglement van Orde en/of verordening op de raadscommissies. Het gaat om de volgende spelregels: i. Interrupties zijn toegestaan tijdens de termijn van de spreker die wordt geïnterrumpeerd. De voorzitter bepaalt of een interruptie is toegestaan en houdt daarbij rekening met een ordentelijk verloop en de orde van de vergadering. ii.

Een motie en een amendement is pas ingediend na het voorlezen van het dictum en het voorlezen komt in mindering op de spreektijd. Wanneer de toegewezen spreektijd van een raadslid is verstreken, heeft dit raadslid niet de mogelijkheid om een motie in te dienen. Echter, ondanks het verstrijken van de spreektijd, is het nog steeds toegestaan om een amendement in te dienen. iii. Bij een stemverklaring maakt een raadslid in het kort duidelijk welke (doorslaggevende) overweging een voor- of tegenstem verklaart. iv. Een raads- of commissielid maakt uiterlijk 24 uur voor de vergadering van de commissie, door middel van een daartoe opgesteld en ingevuld agenderingsformulier, aan de griffie kenbaar welk door de commissie ter kennisname ontvangen stuk het lid voor een volgende commissievergadering ter bespreking wil agenderen. Het agenderingsformulier wordt toegevoegd aan de agenda van een commissie bij agendapunt ‘agenda komende vergadering’. Tijdens de commissievergadering wordt besloten of het verzoek tot agendering wordt ingewilligd. v. Een raadslid maakt uiterlijk 24 uur voor de raadsvergadering een verzoek tot wijziging van de afdoeningscategorie van een of meer stukken van de Lijst ingekomen stukken kenbaar aan de griffie. De raad beslist bij het agendapunt Ingekomen stukken of hij akkoord gaat met het verzoek.

Ook andere werkwijzen, ongeschreven regels en bestaande praktijken, zijn opgenomen in het Reglement van Orde en/of de Verordening op de raadscommissies. Denk hierbij aan spreken via de voorzitter, degene die een onderwerp heeft geagendeerd krijgt als eerste en laatste het woord, de

Kenmerk: 2024/599022

5/7

werkwijze ten aanzien van ingekomen stukken, de opbouw van de raadsagenda, de wijze van afdoening van moties en toezeggingen en het doen van mededelingen over gemeenschappelijke regelingen door collegeleden. Aan de raad wordt voorgesteld: - Nu geldende andere werkwijzen en praktijkafspraken in het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022 en Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 te verankeren. C. Status presidium De raad kan besluiten een commissie in te stellen als er sprake van een zodanig belang, belasting en tijdsbeslag dat die niet redelijkerwijs tot het reguliere werk van een raadslid wordt geacht te behoren. In dit geval geldt dat de tijdsinvestering die het lidmaatschap van het presidium vraagt niet in verhouding staat tot de tijdsinvestering voor andere commissies, zoals bijvoorbeeld de leden van de vertrouwenscommissie. Presidiumleden bereiden twee keer per maand de vergaderingen voor, voeren een maal per maand afstemmingsoverleggen met de commissiegriffier, ambtelijke organisatie en houden kwartaaloverleggen met portefeuillehouders. Ook bereiden de presidiumleden beeldvormende bijeenkomsten voor. Tot slot zijn de leden van het presidium ook de werkgeverscommissie van de griffie uitgewerkt in een afzonderlijke verordening. Ook deze rol vergt extra tijd.

Het presidium wordt ingesteld als een commissie op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. Het gevolg is dat de burgemeester wel voorzitter van de commissie is, maar geen lid kan zijn. Dit verschilt inhoudelijk niet veel van de bestaande situatie, waarin de burgemeester een adviserend lid is zonder stemrecht. Het voorstel is om een zogenoemde ‘andere’ commissie in te stellen als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet. Aan leden van een dergelijke commissie kan een toelage worden toegekend op grond van artikel 3.1.4, eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers voor de duur van de activiteiten van de commissie (momenteel bedraagt de vergoeding € 139,90 per maand). De kosten van deze vergoeding worden uit de algemene middelen betaald. Aan de raad wordt voorgesteld: Ten behoeve van de rol, taak en verantwoordelijkheid van het presidium een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet in te stellen en de vergaderingen en andere werkzaamheden van het presidium in een verordening te regelen. De bepalingen over de taken van het presidium worden uit het Reglement van Orde verwijderd. 5. Uitvoering De verordeningen treden in werking op de dag na die van bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad op overheid.nl.

De wijzigingen worden verwerkt in de bestaande verordeningen en blijven op overheid.nl te vinden met de volgende titels: Reglement van Orde voor vergaderingen en

Kenmerk: 2024/599022

6/7

andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022 en Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022. Deze wijzigingsverordening wijzigt immers de bestaande verordeningen. De Verordening presidium gemeente Haarlem 2024 treedt in werking op de dag na die van bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad op overheid.nl. 6. Bijlagen 1. Rapport Evaluatie vergadermodel Haarlemse raad 2. Wijzigingsverordening van de raad van gemeente Haarlem houdende wijziging van het Reglement van Orde van de raad van Haarlem voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad 2022 en de Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022 3. Verordening presidium gemeente Haarlem 2024.

Kenmerk: 2024/599022

7/7