1. Raadsstuk bij notitie Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken

Raadsstuk

Onderwerp Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken Nummer 2022/1323330 Portefeuillehouder Wienen, J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling CC Auteur Kingma, E.C.M. Telefoonnummer 0235113042 Email ekingma@haarlem.nl Kernboodschap Regelgeving op het gebied van openbaarheid en geheimhouding is in ontwikkeling. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is per 1 mei 2022 vervangen door de Wet open overheid (Woo). Binnenkort wijzigt ook het geheimhoudingsregime in de Gemeentewet. De privacyregelgeving (Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) en de jurisprudentie daaromtrent hebben betekenis voor openbaarheid en geheimhouding. Het bestaande gemeentelijke Protocol geheimhoudingsplicht (2015/34307), met daarin opgenomen afspraken en richtsnoeren over geheimhouding, dateert inmiddels van 2015. Dit zijn allemaal redenen voor actualisering van het kader voor de omgang met overheidsinformatie, in relatie tot de oplegging van geheimhouding. Het protocol is in 2021 geactualiseerd en besproken in de commissie Bestuur van 20 januari jl. Naar aanleiding van deze bespreking is het protocol aangevuld/aangepast.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

Nu wordt het geactualiseerde en aangevulde protocol opnieuw aangeboden ter vaststelling. Het herziene protocol is genaamd: “Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken”. Het omvat een toelichting op de toepasselijke wet- en regelgeving en handreikingen voor de wijze waarop daarmee in de praktijk wordt omgegaan. Aan het document is een Protocol voor de omgang met de oplegging van de geheimhouding verbonden alsmede een Gedragscode privacy en persoonsgegevens op internet. Daarin opgenomen zijn richtlijnen voor publicatie op internet van informatie waarin persoonsgegevens staan. De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. - Actualisering regels rond geheimhouding (2015/34307) in raadsvergadering 12 maart 2015

Kenmerk: 2022/1323330

1/4

Besluit College d.d. 20 september 2022

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: Tot vaststelling van de nota “Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken”. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Het huidige Protocol geheimhoudingsplicht dateert van 2015. Regelgeving en jurisprudentie zijn in ontwikkeling op het gebied van openbaarheid en geheimhouding. Ook wijzigt binnenkort de geheimhoudingsregeling in de Gemeentewet. Mede gelet op de bespreking van een aangepaste versie van het Protocol in de commissie Bestuur van 20 januari jl. is het protocol aangevuld en genaamd: nota “Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken”. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De nota “Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken” vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Het bieden van kaders en een concreet handelingsperspectief voor bestuurders en commissie- en raadsleden bij het opleggen en opheffen van geheimhouding. 4. Argumenten De nota biedt handvatten hoe in de praktijk om te gaan met overheidsinformatie in relatie tot geheimhouding, vanuit het principe dat deze zoveel mogelijk openbaar moet zijn. Het uitgangspunt is dat vanuit het belang van transparant openbaar bestuur zoveel mogelijk informatie openbaar is. De gemeente beschikt echter ook over informatie die vertrouwelijk van aard is, zoals gegevens van burgers of bedrijfsgevoelige informatie van ondernemingen. Als de

Kenmerk: 2022/1323330

2/4

persoonlijke levenssfeer van burgers aan de orde is of gerechtvaardigde belangen van bedrijven, kan het noodzakelijk zijn om informatie als vertrouwelijk te behandelen en daarom geheimhouding op te leggen. De nota “Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken” biedt hiervoor kaders en handvatten. In de nota is het principe ‘openbaar, tenzij’ zoveel mogelijk recht gedaan door te benoemen dat alleen in de gevallen die de Wet open overheid als uitzonderingen op dit principe bestempelt, de oplegging van geheimhouding mogelijk is. Daarbij geldt dat geheimhouding op een zo beperkt mogelijk deel van informatie wordt opgelegd en ook voor een zo kort mogelijke duur. Privacy en persoonsgegevens vragen om een zorgvuldige omgang Privacy en persoonsgegevens vragen om bijzondere aandacht. De Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is in 2018 van kracht geworden en bevat regels voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Daarmee kadert de AVG de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer welke aan geheimhouding ten grondslag kan liggen nader in. In de ‘Gedragscode privacy en persoonsgegevens op internet’, als bijlage opgenomen in de nota, zijn concrete richtlijnen opgenomen hoe de gemeente omgaat met de publicatie van persoonsgegevens.

Belangrijkste aanpassingen in de nota De belangrijkste aanpassingen in de nota zijn de volgende: - Referenties naar de Wob zijn vervangen door referenties naar de Woo, met bijzondere aandacht voor de in de Woo opgenomen uitzonderingsgronden en hun relevantie voor de gemeente, alsmede voor een aantal nieuwe zaken die de Woo ten opzichte van de Wob bevat; - De Gemeentewet wijzigt op het punt van de geheimhouding. De regeling wordt vereenvoudigd en brengt ook beter dan nu het geval is tot uitdrukking dat de raad hierin de regie voert en het laatste woord heeft. De nota houdt al zoveel mogelijk rekening met deze wetswijziging; - De werkwijze bij opheffing van de geheimhoudingsplicht is toegevoegd; - De werking van de vangnetbepaling op het gebied van geheimhouding (artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht) is toegelicht, mede aan de hand van de jurisprudentie van de Hoge Raad hierover; - De omgang met CV’s van door de raad te benoemen personen is opgenomen; - Een toelichting over openbaar en besloten vergaderen van de raadscommissie(s) is toegevoegd. 5. Risico’s en kanttekeningen N.v.t. 6. Uitvoering Na besluitvorming is het zaak dat de organisatie goed op de hoogte is van de afspraken die zijn opgenomen in de nota. Er zal door middel van voorlichting en een werkinstructie aandacht aan het geactualiseerde kader worden besteed.

Elk half jaar blijven de eerder genomen besluiten tot geheimhouding beoordeeld worden op de vraag of de geheimhouding kan worden opgegeven.

Kenmerk: 2022/1323330

3/4

7. Bijlage Nota “Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken’

Kenmerk: 2022/1323330

4/4