1 Publiceren geamendeerde versies van raadsstukken en aanpassingen formats raadsstukken

Informatienota

Onderwerp Publiceren geamendeerde versies van raadsstukken en aanpassingen format raadsstukken Nummer 2023/2116287 Portefeuillehouder Wienen, J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling BC Auteur Leeuw, J. de Telefoonnummer 023-5113005 Email jdeleeuw@haarlem.nl Kernboodschap Tijdens de besluitvorming rondom de kadernota is een motie aangenomen over de behandeling van amendementen. In de motie wordt gevraagd om een definitief stuk, inclusief de verwerkte amendementen, te publiceren. Vanaf januari 2024 worden in plaats van aparte publicaties, aangenomen amendementen voortaan volledig geïntegreerd in het oorspronkelijke raadsbesluit, wat bijdraagt aan een overzichtelijker besluitvormingsproces. Gegeven de complexiteit van de P&C-producten wil het college hiervoor een specifieke werkwijze hanteren; waarbij amendementen alleen tekstueel worden verwerkt in zowel het product zelf als het raadsbesluit, zonder doorwerkingen op financiële (totaal)overzichten.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 16 januari 2024

Daarnaast worden er twee kleine wijzigingen doorgevoerd in het format voor raadsstukken. De titel van het huidige raadsstuk wordt gewijzigd in ‘raadsvoorstel’ (i.p.v. raadsbesluit) en de titel van het huidige onderdeel ‘raadsbesluit’ wordt gewijzigd in ‘ontwerp-raadsbesluit’. Deze benamingen sluiten beter aan bij de in de Gemeentewet opgenomen bepaling dat het college raadsbesluiten voorbereidt en dragen ook bij aan een heldere en gestroomlijnde besluitvorming. Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie bestuur. N.v.t. 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

Kenmerk: 2023/2116287

de burgemeester,

1/3

Inleiding Tijdens de besluitvorming rondom de kadernota is een motie aangenomen over de behandeling van amendementen (zie bijlage 1) Tot op heden werden aangenomen amendementen als afzonderlijke documenten naast het raadsbesluit gepubliceerd. In plaats van aparte publicaties, zullen aangenomen amendementen voortaan volledig geïntegreerd worden in het oorspronkelijke raadsbesluit, wat bijdraagt aan een overzichtelijker besluitvormingsproces.

Planning en control producten De complexiteit van de planning en control (P&C) producten (met name t.a.v. doorwerking in automatisch gegenereerde tabellen uit de administratie en toelichtingen op financiële overzichten) maakt dat de volledige doorwerking van een (financieel) amendement niet in verhouding staat tot de beschikbare capaciteit. Dit speelt met name bij de Jaarstukken en de Programmabegroting. Daar waar het gaat om meer tekstuele wijzigingen speelt dit probleem niet. Voor de P&C-producten wordt de volgende werkwijze voorgesteld: verwerking van de amendementen alleen uit te voeren volgens de tekst uit het amendement, en daarmee doorwerkingen op financiële totaaloverzichten in bijv. het financieel kader of paragrafen, of toelichtingen hierop niet te verwerken. Dit voorstel is overigens ook een gebruikelijk werkwijze bij andere gemeenten. Het is goed om op te merken dat vanzelfsprekend de verwerkingen in de financiële tabellen bij een eerstvolgend P&C product wel plaatsvindt.

Format raadsstukken De titel van het huidige raadsstuk wordt gewijzigd in ‘raadsvoorstel’ en de titel van het huidige onderdeel ‘raadsbesluit’ wordt gewijzigd in ‘ontwerp-raadsbesluit’. Deze benamingen sluiten beter aan bij de in de Gemeentewet opgenomen bepaling dat het college raadsbesluiten voorbereidt en dragen ook bij aan een heldere en gestroomlijnde besluitvorming. 2. Kernboodschap Zie kernboodschap op het voorblad.

3. Consequenties Indien er amendementen zijn aangenomen door de raad worden de betreffende raadsstukken aangepast en opnieuw gepubliceerd. Hiervoor is een nieuwe procedure ingeregeld. Het huidige format voor raadsstukken is reeds aangepast.

Kenmerk: 2023/2116287

2/3

4. Vervolg De procedure voor het verwerken van aangenomen amendementen is ingeregeld, wat betekent dat het relevante stuk samen met de bijbehorende amendementen zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering op donderdag naar de opsteller gaat, zodat het raadsvoorstel en eventuele bijlagen tekstueel aangepast kan worden volgens het aangenomen amendement.

Kenmerk: 2023/2116287

3/3