1. Prioritering 2023
Tekst van het document
Informatienota
Onderwerp Prioritering 2023 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap
Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 20 december 2022
2022/1739441 Roduner & De Raadt 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Berg, K. van den 023-5113046 kvandeberg@haarlem.nl De Gemeente Haarlem loopt tegen de grenzen van haar uitvoeringskracht aan. Ook de raad heeft dit als aandachtspunt meegegeven. Tegelijkertijd is de noodzaak te investeren in de stad, en het realiseren van gewenste resultaten, groot. Daarom heeft het college intensief met de ambtelijke organisatie gesproken en gekeken hoe de uitvoeringskracht kan worden versterkt. Het college geeft prioriteit aan de ambities uit het coalitieakkoord en legt met deze informatienota een prioritering binnen de verschillende clusters en de bedrijfsvoering voor. Daarnaast kiest het college ervoor bijgestelde uitgangspunten te hanteren als het gaat om het ontwikkelen en actualiseren van beleid. Het college bespreekt deze informatienota in januari 2023 met de commissie Bestuur aan de hand van de volgende vragen. Herkent en onderschrijft de commissie Bestuur: 1. de aandachts- en knelpunten in de huidige uitvoering voor de clusters en bedrijfsvoering? 2. de noodzaak en de inhoud van de ambities en fasering voor de clusters en bedrijfsvoering ? 3. de geformuleerde uitgangspunten m.b.t. nieuw beleid voor de komende jaren? Het college stuurt de informatienota ter bespreking naar de commissie Bestuur, zoals toegezegd bij de raadsbehandeling van de Programmabegroting 2023-2027. Geen 1.
het college stelt de informatienota aan de commissie Bestuur vast. de secretaris,
Kenmerk: 2022/1739441
de burgemeester,
1/5
1. Inleiding Op 17 juni 2022 hebben PvdA, GroenLinks, D66, CDA en Actiepartij het coalitieakkoord 2022-2026 ‘Actie! Aan de slag voor een sociale, groene en leefbare stad’ gepresenteerd. Hierin wordt benoemd dat we leven in een tijd met meerdere crises, wat vraagt om een bestuur dat zich samen met inwoners en partners in de stad daadkrachtig richt op de uitvoering van een flink aantal plannen die in de afgelopen jaren zijn voorbereid. Om ervoor te zorgen dat de stad over vier jaar beter is geworden. 2. Kernboodschap Arbeidsmarkt We lopen tegen de grenzen van onze uitvoeringskracht aan. Ook de raad heeft dit als aandachtspunt meegegeven. Net als elke organisatie, kampt de Haarlemse gemeentelijke organisatie met een krappe en complexe arbeidsmarkt. Er is onvoldoende capaciteit om alles tegelijk te doen en de middelen zijn schaars, zowel op het gebied van eigen personeel, externe inhuur als ook de structureel beschikbare financiële ruimte. Er zijn veel openstaande vacatures (66 in totaal per 9 december 2022), die meer of minder moeilijk te vervullen blijken. Op plekken waar medewerkers met kennis en ervaring vertrekken, blijkt het vinden van opvolgers met senioriteit in veel gevallen onmogelijk, terwijl het begeleiden en opleiden van junioren extra tijd en aandacht vraagt.
Ook inhuur van voldoende gekwalificeerd personeel staat onder druk, de beschikbaarheid is in veel gevallen gering. Extra financiële middelen bieden daarom veelal geen oplossing. Natuurlijk zet Haarlem alles op alles om een goede en aantrekkelijke werkgever te zijn met oog voor het welzijn en de ontwikkelmogelijkheden van haar medewerkers. Op dit vlak is al een aantal belangrijke stappen gezet, zoals de ontwikkeling van strategisch personeelsbeleid. Er wordt gewerkt aan het aantrekken en behouden van medewerkers. Dit gebeurt onder andere door te investeren in ons werkgeverskenmerk, eigen ambtenaren op te leiden en het ontwikkelen van vitaliteitsbeleid. Het is daarbij positief om te constateren dat in 2022 voor het eerst in lange tijd de instroom hoger is dan uitstroom van medewerkers. Echter, dat laat onverlet dat de huidige arbeidsmarkt, kwalitatief en kwantitatief, van grote invloed is op de beschikbare capaciteit en dat het daarom nodig is te prioriteren. De gemeente is niet de enige die aanloopt tegen krapte en de beperkingen van de huidige economie. Ook inwoners, ondernemers en partners hebben op hun eigen manier hier last van.
Noodzaak tot prioriteren Tegelijkertijd is het van groot belang nu te investeren in de stad om Haarlem verder te brengen als sociale, leefbare en duurzame plek om te wonen en werken en continuïteit van dienstverlening in het primaire proces te garanderen. Dat vraagt om het maken van scherpe keuzes. Keuzes die moeten leiden tot meer focus en uiteindelijk tot het behalen van meer gewenste resultaten en het vergroten van de uitvoeringskracht van de organisatie. Het college heeft dan ook intensief en constructief met de ambtelijke organisatie gesproken en gekeken hoe dit kan worden gerealiseerd. De mate waarin het nodig is om deze keuzes te maken verschillen zowel tussen als binnen de verschillende clusters en het onderdeel bedrijfsvoering, en is mede afhankelijk van de vrijheidsgraden die de gemeente in de uitvoering heeft. Zo zijn bij het sociaal domein een groot aantal ambities uit het coalitieakkoord
Kenmerk: 2022/1739441
2/5
gekoppeld aan het primair proces en aan de uitvoering van wettelijke taken, terwijl in het fysieke domein een sterke koppeling ligt met het uitvoeren van de Omgevingsvisie 2045. In de geest van het coalitieakkoord richt het college zich op het zichtbaar realiseren van de ambities in de stad en die goed uitvoerbaar zijn binnen de komende vier jaar. Bij de bespreking van de Programmabegroting 2023-2027 heeft het college dan ook toegezegd om de ambities uit het coalitieakkoord prioriteit te geven door ander werk niet, minder of later uit te voeren en deze ambities te vertalen in concrete acties met een bijbehorend tijdspad. Als raad is daarop de vraag gesteld om met een meer concrete uitwerking te komen met als doel om hierover met de raad in gesprek te gaan en gezamenlijk toe te werken naar een gedeeld beeld van de belangrijkste prioriteiten voor de komende jaren. Deze informatienota biedt handvatten voor dit gesprek. De uitkomst van dit gesprek wordt vervolgens meegenomen bij het opstellen van de Kadernota 2024. Hierbij dient ook aandacht te zijn voor de samenhang met de actualisatie van de raadsjaaragenda, zoals eerder aangegeven door burgemeester Wienen in de raadsvergadering van 15 december.
Deze noodzaak tot prioriteren brengt onvermijdelijk met zich mee dat bepaalde zaken pas later of niet kunnen worden opgepakt, ook als hier eerdere andere verwachtingen zijn gewekt of afspraken over zijn gemaakt. En dat bij nieuwe vraagstukken steeds de vraag moet worden gesteld of het uitvoerbaar is binnen de beschikbare capaciteit of dat het van invloed is op eerder gemaakte keuzes. 3. Consequenties Adaptieve houding Zoals in het coalitieakkoord staat, is de toekomst grotendeels onvoorspelbaar. Nu nog meer dan in voorgaande jaren. Lange termijnontwikkelingen die buiten de gemeentelijke invloedssfeer liggen, hebben een grote impact op de stad. De coronacrisis maakte dit al duidelijk en we zien dat aan de grote economische gevolgen van de oorlog in Oekraïne en de effecten van klimaatverandering. De stijgende energieprijzen versterken de noodzaak van een snelle energietransitie, terwijl tekorten aan (vaak dure) materialen en arbeidskrachttekorten onze uitdagingen groter maken. Ook is Haarlem, zoals elke gemeente, sterk afhankelijk van de geldstromen uit Den Haag. Effectief anticiperen op toekomstige ontwikkelingen, vraagt daarom om een adaptieve houding. Een zekere mate van flexibiliteit en wendbaarheid. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat bestaande plannen vaker opnieuw tegen het licht moeten worden gehouden wanneer de actuele situatie daarom vraagt.
Andersom kunnen deze plannen in de toekomst ook worden geïntensiveerd, wanneer de daarvoor benodigde middelen inclusief arbeidskrachten beschikbaar komen of ontwikkelingen deze ruimte anderszins creëren. Het college is ervan overtuigd dat deze benadering recht doet aan de bestuurlijke ambities en de uitvoeringskracht van de ambtelijke organisatie ten goede komt en daarmee meer resultaten voor onze stad worden gerealiseerd Nieuw beleid: ‘nee, tenzij’. Oud beleid: ‘verlengen of stopzetten’ Het college wil de schaarse, beschikbare capaciteit binnen de organisatie zo effectief mogelijk inzetten en richten op datgene wat wel mogelijk is en gerealiseerd kan worden. Dit sluit aan op het
Kenmerk: 2022/1739441
3/5
‘nee, tenzij’-principe zoals verwoord in het coalitieakkoord over de ontwikkeling van nieuw beleid. Dit voorkomt ook een ongewenste stapeling van regels en overregulering van de stad. Oftewel: minder beleid, meer realiseren. Als beleidsnota’s aflopen, weegt het college per geval af of de nota de ambities nog steeds ondersteunt. Als dat zo is kan de geldigheid met een aantal jaren worden verlengd, of geen einddatum meer worden opgenomen. Blijkt dat het wel noodzakelijk is een beleidsnota of uitvoeringsprogramma te maken, dan wordt deze zoveel mogelijk beperkt tot een aantal acties (eerder vijf dan vijftig). Het college wil daarbij ook nog intensiever samenwerken met andere gemeenten en gebruik maken van reeds elders ontwikkeld beleid. Daarnaast constateert het college dat complexe, gedetailleerde en/of frequente informatieverzoeken uit de samenleving en de raad leiden tot extra capaciteitsinzet. Het college wil recht doen aan deze verzoeken, maar zoekt ook samen met de raad naar de juiste balans om hiermee om te gaan, gelet op de beperkte ambtelijke capaciteit versterkt door een krappe arbeidsmarkt. 4. Vervolg Proces De uitgebreide uitwerking van bovenstaande is als bijlage opgenomen bij deze informatienota. Daarbij is gekozen voor de cluster-indeling uit de programmabegroting: Sociaal, Fysiek en Burger en bestuur.
Een gelijksoortige uitwerking is ook opgenomen voor het onderdeel bedrijfsvoering. Deze uitwerkingen bevatten ook een toelichting van de huidige moeilijk vervulbare vacatures en de hierbij horende consequenties. Bij de bespreking van de Programmabegroting 2023-2027 is ook een bestedingsvoorstel incidentele middelen toegezegd, dat samen met de raad vormgegeven wordt. Dit voorstel is inmiddels door het college vastgesteld en wordt gelijktijdig met deze informatienota aangeboden aan de raad. Het college stelt voor om de informatienota integraal ter bespreking te agenderen in de commissie Bestuur van januari a.s. Dit met als doel om de voorgestelde prioritering per cluster en het onderdeel bedrijfsvoering in samenhang te kunnen bespreken. Voorgesteld wordt de bespreking te voeren langs de volgende vragen. Herkent en onderschrijft de commissie Bestuur: 1. de aandachts- en knelpunten in de huidige uitvoering voor de clusters en bedrijfsvoering? 2. de noodzaak en de inhoud van de ambities en fasering voor de clusters en bedrijfsvoering ? 3. de geformuleerde uitgangspunten m.b.t. nieuw beleid voor de komende jaren? De opbrengst hiervan wordt samen met de gesignaleerde knelpunten meegenomen bij het opstellen van de Kadernota 2024. De kadernota bevat een verdere uitwerking van deze ambities en een
Kenmerk: 2022/1739441
4/5
bijbehorende fasering. Daarnaast wordt de tijdshorizon van het Investeringsplan verlengd naar 10 jaar. De eerste resultaten hiervan worden ook opgeleverd bij de aankomende kadernota, gepland in de raad van 10 juli. 5. Bijlagen - Bijlage 1: Prioritering 2023 (clusters en bedrijfsvoering)
Kenmerk: 2022/1739441
5/5