1 Opvolging RKC aanbevelingen inhuur

Raadsvoorstel

Onderwerp Opvolging rekenkamer aanbeveling over externe inhuur naar aanleiding van het onderzoek ‘Inzicht in inhuur’ uit 2021.

Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Email Kernboodschap Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Ontwerp-besluit raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

2024/2018633 Raadt, E. de 6.2 Gemeentelijk bestuur GRIFFIE Looze, L.C. de ldelooze@haarlem.nl Aan de raad wordt voorgesteld de RK-aanbevelingen over externe inhuur, uit het rapport “Inzicht in inhuur’’ uit 2021, als opgevolgd te beschouwen. De commissie bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. RK Rapport Inzicht in inhuur (2021/479781) De raad der gemeente Haarlem, Besluit, gelezen het advies van de RK en het voorstel voor opvolging van het college: Beschouwt de volgende aanbevelingen van de Rekenkamer: - Visie op inhuur ontwikkeling (2021/624860) - Aanscherpen van de beheersing van inhuur - Borgen informatievoorziening en agendering (2021/0624874) als opgevolgd.

de griffier,

de voorzitter,

Kenmerk: 2024/2018633

1/5

1. Inleiding De Rekenkamer (RK) doet in haar rapporten aanbevelingen aan de gemeenteraad. De gemeenteraad neemt het besluit deze al dan niet op te volgen en in het geval van opvolging het college vragen om er uitvoering aan te geven. Het college legt aan de raad een voorstel voor voor opvolging van de aanbevelingen. De RK adviseert de raad over de wijze van opvolging. Het is aan de raad, gelezen het advies van de RK, te besluiten aanbevelingen als opgevolgd en afgedaan te beschouwen. 2. Voorstel aan de raad Besluit: De volgende aanbevelingen van de Rekenkamer te beschouwen als opgevolgd en af te doen: - Visie op inhuur ontwikkeling (2021/624860) - Aanscherpen van de beheersing van inhuur - Borgen informatievoorziening en agendering (2021/0624874) Op basis van de maatschappelijke discussie hierover en de bevindingen uit het RK-rapport, heeft externe inhuur continu de aandacht van het college en de organisatie. Dit kwam tot uiting in de doorontwikkeling van het Strategisch Personeelsbeleíd, waar verschillende bevindingen van de RK direct zijn geadresseerd. De aanbevelingen die bleven staan, richten zich op een aantal zaken dat nog verbeterd kan worden op het gebied van sturing, beheersing en informatievoorziening.

Deze aanbevelingen luiden als volgt: Aanbeveling 1: Visie op inhuur ontwikkelingen De RK beveelt aan, om het college opdracht te geven op korte termijn een visie op externe inhuur, als onderdeel van de flexibele schil van de personele bezetting, te ontwikkelen in het nieuwe Strategische personeelsbeleid.

Kenmerk: 2024/2018633

2/5

Opvolging van de aanbeveling Het Strategisch Personeelsbeleid 2022-2027 schept in hoofdstuk 3.4 randvoorwaarden over de invulling van externe inhuur binnen de gemeente Haarlem. Uitgangspunt is dat, bij de invulling van werkzaamheden, eerst wordt gekeken of dit kan met medewerkers in vaste dienst. Bij de inzet van capaciteit wordt gestreefd naar een goede verhouding tussen vast en flexibel personeel. De (tijdelijke) inzet van externe medewerkers is echter noodzakelijk om de dienstverlening naar de stad en de interne organisatie op het juiste niveau te houden. Voor de inzet van externe inhuur, zijn de volgende ambities geformuleerd: - Externe inhuur is een vaste component van het personeelsbestand van Haarlem om de organisatie duurzaam te versterken en vereist goed opdrachtgeverschap. - Goed werkgeverschap richt zich zowel op het eigen personeel als externe inhuur. - We huren in volgens regels (rechtmatig), doeltreffend, en economisch slim (doelmatig). - We kunnen ons maatschappelijk verantwoorden, dus als we inhuren wegen we de verschillende genoemde perspectieven tegen elkaar af. - We houden grip op inhuur en de kosten die daarmee gemoeid zijn. - De streefwaarde met een bandbreedte om mee te bewegen met de conjuncturele ontwikkelingen en maatschappelijke opgaven.

Bovenstaande uitgangspunten bieden de basis van het beleid binnen de gemeente Haarlem en de visie op externe inhuur. In 2025 zal gestart worden met een artikel 213a onderzoek, waarin deze ambities worden meegenomen en gevormd tot een concrete en bondige visie op externe inhuur. Advies RK De RK ziet dat de visie op externe inhuur vorm heeft gekregen en onderdeel is geworden van het strategisch personeelsbeleid. De genoemde ambities zijn een goede eerste stap, het aangekondigde 213a-onderzoek in 2025 zal moeten leiden tot een concrete en bondige visie op externe inhuur. Aanbeveling 2: aanscherpen van de beheersing van inhuur De RK beveelt aan het college opdracht te geven: a. De streefwaarde in de begroting te baseren op de personeelsbegroting die een onderverdeling kent naar afdelingen en naar externe inhuur. b. ln de HR-rapportages de (substantiële) wijzigingen in de personeelsbegroting op centraal en afdelingsniveau te laten toelichten. Daarbij moet eventuele dekking uit materieel budget altijd worden toegelicht. c. De ontwikkeling van de inhuur en de personeelsbegroting intensief te monitoren. Opvolging van de aanbeveling

Kenmerk: 2024/2018633

3/5

Sturen op het inhuurvolume vergt een zorgvuldige afweging. Als gemeente willen wij de juiste dienstverlening kunnen bieden aan de stad en om dit te waarborgen, is er in toenemende mate een afhankelijkheid van de inzet van externe inhuur. Krapte op de arbeidsmarkt, tijdelijk capaciteitsgebrek of het ontbreken van specifieke expertise zijn belangrijke redenen om in te zetten op externe inhuur. Als vanzelfsprekend is het van belang te alle tijde kritisch te blijven op inzet en de kosten van externe inhuur. Op gemeentelijk niveau wordt door middel van de BZK-kengetallen, streef- en realisatiewaarden geprognosticeerd en gerapporteerd in de programmabegroting en jaarrekening. Dit is in lijn met de landelijke wetgeving waarbij wordt uitgegaan de totale inhuurkosten en loonsom op organisatieniveau. Aanvullend worden op domeinniveau — als verdiepingsslag — de begrote en werkelijke inhuurkosten gerapporteerd en toegelicht. Er wordt gerapporteerd op domeinniveau aangezien processen binnen een domein vaak afdeling overstijgend zijn. Op deze manier wordt er op een meer specifieke wijze aandacht gegenereerd voor externe inhuur ten opzichte van de totale loonsom. Advies RK Er wordt gemonitord op domein niveau aangezien processen vaak afdeling overstijgend zijn, dit is een logische verklaring volgens de RK. De monitoring op de ontwikkeling van externe inhuur wordt gedaan.

Hierbij wordt de toelichting gegeven bij de programmabegroting en jaarrekening. Aanbeveling 3: borgen informatievoorziening en agendering De RK beveelt aan het college opdracht te geven om: a. in de begroting en het jaarverslag de raad te informeren over de ontwikkeling van de financiële omvang van de externe inhuur en daarbij in het jaarverslag een toelichting te geven op die ontwikkeling. b. Het beleid met betrekking tot externe inhuur minimaal eens per vier jaar expliciet te agenderen aan de hand van een evaluatie van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van dit beleid. Opvolging van de aanbeveling Gedurende het jaar wordt de raad via verschillende wegen geïnformeerd over de ontwikkelingen in de inhuur. Naast de programmabegroting en de jaarrekening wordt ook in de PC documenten als Kadernota en Bestuursrapportage informatie verstrekt over de externe inhuur. Dit zorgt voor meer aandacht voor de ontwikkeling van inhuur en biedt de mogelijkheid hier indien gewenst tussentijds op te kunnen sturen. In de jaarrekening 2023 is voor de eerste keer verantwoording afgelegd over de kosten van de inhuur op zowel gemeentelijk als domeinniveau (paragraaf 3.5 Bedrijfsvoering). Bij deze verantwoording zijn ook de aanbevelingen van de commissie Duisenberg meegenomen zodat het overzicht is verrijkt met

Kenmerk: 2024/2018633

4/5

aantallen fte’s inhuur. Naast de kwantitatieve verantwoording is er per domein een toelichting gegeven op de achtergronden van de inhuur. Bij de Programmabegroting 2024-2028, in paragraaf 3.5 Bedrijfsvoering, zijn de uitgangspunten van het inhuurbeleid uit het Strategisch Personeelsbeleid toegelicht. De factoren waarom er gebruik wordt gemaakt van inhuur en de inhuurontwikkeling meerjarig, zowel gemeente breed als op domeinniveau zijn hierin opgenomen. Ook in de Programmabegroting 2025-2029 wordt op deze wijze invulling gegeven aan de RK-aanbeveling. De evaluatie van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het beleid rondom externe inhuur zal in 2026 plaatsvinden (4-jaars termijn). Advies RK De Rk concludeert dat in alle stukken van de PC cyclus de rapportage op de ontwikkeling van de financiële omvang van de externe inhuur terug komt. Dit geeft de raad meer inzicht, volgens de RK. Het geplande evaluatie moment in 2026 kijkt de RK naar uit, daarbij zullen ook de resultaten uit het aangekondigde 213a-onderzoek meegenomen worden. 3. Beoogd resultaat Afdoen aanbevelingen RK. 4. Argumenten De aanbevelingen zijn opgevolgd en de RK onderschrijft het voorstel tot afdoening. 5. Risico’s en kanttekeningen Niet van toepassing. 6. Uitvoering De aanbevelingen worden afgedaan. 7. Bijlagen Niet van toepassing.

Kenmerk: 2024/2018633

5/5