1. Ophoging budget investering apparatuur parkeergarages

Raadsstuk

Onderwerp Ophoging budget investering apparatuur parkeergarages Nummer 2023/367551 Portefeuillehouder Leeuwen, B. van Programma/beleidsveld 5.2 Parkeren Afdeling BBOR Auteur Brant, S. van den. Telefoonnummer 023-5113193 Email s.vandenbrant@haarlem.nl De parkeerapparatuur in de parkeergarages in Haarlem is sterk verouderd. Dit Kernboodschap zorgt voor veel uitval en storingen (bijvoorbeeld bij automaten of slagbomen). Gebruikers van parkeergarages ondervinden daardoor in toenemende mate hinder en dit brengt hoge onderhoudskosten met zich mee. In 2021 is besloten tot vervanging van parkeerapparatuur en in 2022 heeft een Europese aanbesteding plaatsgevonden. Tijdens de aanbesteding bleek dat er data ontbreekt en meer informatie nodig is over het aanpassen van de onderliggende infrastructuur om de parkeerapparatuur aan te sluiten (denk aan bekabeling, netwerkaansluiting etc.). Op basis daarvan is besloten de onderliggende infrastructuur uit de aanbesteding te halen en eerst inzichtelijk te maken wat er nodig is qua vervanging en welke kosten hiermee gepaard gaan en vervolgens deze werkzaamheden door de gemeente Haarlem met bestaande raamcontractanten en leveranciers uit te laten voeren . Het blijkt dat de kosten om de onderliggende infrastructuur te vervangen 1,3 miljoen euro zijn. De nieuwe apparatuur stelt eisen aan de onderliggende infrastructuur waar nu niet aan wordt voldaan.

De bekabeling is bijvoorbeeld sterk verouderd en er is een update nodig van het netwerk (analoog naar digitaal) voor het goed functioneren van apparatuur en camerasystemen. De ontwikkelingen op gebied van automatisering (hard- en software) gaan razendsnel en het vervangen hiervan is complexer en duurder dan verwacht. Gezien de beperkte ervaring met het vervangen van dit soort onderliggende infrastructuur (IT-systemen) zijn deze kosten niet voorzien en niet opgenomen in de investeringsplannen van de gemeente. Zonder extra investering in de onderliggende infrastructuur zal de nieuwe apparatuur in de parkeergarage niet werken, nemen de onderhoudskosten verder toe en blijven gebruikers hinder ondervinden. Ook bestaat het risico op volledige

Kenmerk: 2023/367551

1/6

uitval omdat de huidige apparatuur dermate verouderd is dat onderdelen niet meer leverbaar zijn. Met de gevraagde extra investering van 1,3 miljoen euro in de onderliggende infrastructuur zal de nieuwe apparatuur aangesloten kunnen worden, wordt de dienstverlening in de parkeergarages verder verbeterd en zijn de parkeergarages beter voorbereid op de toekomst. Met dit aanvullend budget kan naar verwachting voor het einde van het jaar het project worden gerealiseerd. Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 21 maart 2023

De commissie Beheer wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Kennis te nemen van de beoogde investeringen in de parkeergarages. 2. Een aanvullend krediet vrij te geven van € 1.300.000 ten laste van IP post 12.15 voor investeringen in de elektrotechnische infrastructuur van parkeergarages en bij het vaststellen van de Kadernota 2024 en herijking investeringsplan de hiervoor benodigde ophoging van IP post 12.15 met € 1.300.000 als onvermijdelijk te beschouwen. de griffier,

de voorzitter,

Kenmerk: 2023/367551

2/6

1. Inleiding De parkeerapparatuur in de parkeergarages in Haarlem is al lange tijd sterk verouderd. Dit zorgt voor veel uitval en storingen. Beheerder Spaarnelanden is veel tijd kwijt aan het verhelpen van de storingen en ook gebruikers ondervinden in toenemende mate hinder van slecht werkende systemen. Bijvoorbeeld door de uitval van de kentekenherkenning. In 2021 is gestart met het vervangingsproject apparatuur parkeergarages en in 2022 heeft een Europese aanbesteding plaatsgevonden voor de aanschaf van nieuwe apparatuur in de parkeergarages. Tijdens de aanbesteding gaven potentiële inschrijvers aan dat zij onvoldoende informatie hadden en veel data ontbreekt om een betrouwbare uitspaak en daarmee inschrijving te doen voor het aanpassen van onderliggende infrastructuur (elektra). Om de inschrijvingen met elkaar te kunnen vergelijken en alle partijen een gelijke kans te geven is besloten de onderliggende infrastructuur uit de aanbesteding te halen. De Europese aanbesteding richtte zich daarmee volledig op de vervanging van de apparatuur zodat de inschrijvingen onderling goed vergeleken konden worden. Begin 2023 is de opdracht voor vervanging van de apparatuur definitief gegund aan een leverancier. Parallel aan de Europese aanbesteding is met bestaande raamcontractanten en leveranciers ingeschat wat er nodig is voor het succesvol implementeren van de nieuwe apparatuur.

Denk hierbij aan vervanging bekabeling, groepenkasten, netwerkaansluiting en overige werkzaamheden. Op basis van deze inventarisatie en op basis van de eisen die leveranciers stellen voor het goed functioneren van de parkeerapparatuur blijkt dat er een grootschalige vervanging nodig is van de onderliggende infrastructuur om de nieuwe apparatuur te laten werken (hard- en software). Dit is ten tijde van de start van het vervangingsproject onvoldoende voorzien, mede gezien de beperkte ervaring met het vervangen van dit soort infrastructuur (IT-systemen) binnen de gemeente. Er is 1,3 miljoen extra nodig om de apparatuur in de parkeergarages te laten werken en te zorgen dat de parkeergarages toekomstbestendig zijn. Zonder deze investering zal de nieuwe apparatuur niet werken, stijgen de kosten van (onvoorzien) onderhoud en blijven gebruikers hinder ondervinden. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: De raad besluit: 1. Kennis te nemen van de beoogde investeringen in de parkeergarages. 2. Een aanvullend krediet vrij te geven van € 1.300.000 ten laste van IP post 12.15 voor investeringen in de elektrotechnische infrastructuur van parkeergarages en bij het vaststellen van de Kadernota 2024 en herijking investeringsplan de hiervoor benodigde ophoging van IP post 12.15 met € 1.300.000 als onvermijdelijk te beschouwen.

Kenmerk: 2023/367551

3/6

3. Beoogd resultaat Het oorspronkelijk beoogd resultaat van IP post 12.15 was de vervanging van parkeerapparatuur zoals slagbomen, betaalapparatuur en camera’s in de parkeergarages. Door toevoeging van budget kan de apparatuur (die is aangeschaft na succesvol doorlopen Europese aanbesteding) op een adequate wijze worden geïmplementeerd, wordt de dienstverlening in de parkeergarages verbeterd én worden investeringen gedaan zodat de elektrische installaties van de parkeergarages beter geschikt zijn voor toevoeging van speedgates (noodzakelijke voor beveiliging) en elektrische laadpalen (noodzakelijk voor dienstverlening en energietransitie). 4. Argumenten Er zijn aanvullende en onvoorziene werkzaamheden nodig om de aanbestede apparatuur in de parkeergarages te laten werken. Hieronder wordt beargumenteerd waarom deze extra investering nodig is, waar de extra kosten inzitten en waarom het noodzakelijk is om deze investering nu te doen. 1. Ophoging budget is noodzakelijke voor implementeren nieuw aangeschafte apparatuur De huidige bekabeling (en elektra voorziening) is sterk verouderd en niet meer toereikend voor de nieuwe apparatuur. En de nieuwe apparatuur (en uitbreiding van het aantal toezichtcamera’s) heeft meer elektrische capaciteit nodig dan het huidige systeem aankan. Er is een opwaardering nodig om de nieuwe apparatuur te laten werken. 2.

De vervanging van met name software is complexer dan voorzien en vraagt bepaalde expertise en intensieve begeleiding. Naast vervanging van fysieke hardware is het nodig om de software te vervangen (bijvoorbeeld om op afstand apparatuur te bedienen, camerabeelden te gebruiken en abonnementen uit te geven). De implementatie hiervan vraagt specifieke kennis op gebied van ICT en intensieve begeleiding. Te denken valt aan het zorgvuldig testen van de systemen en het integreren van bestaande en nieuwe systemen. 3. Het huidige netwerk (analoog) kan bepaalde functionaliteiten niet ondersteunen. Het huidige camerasysteem in de parkeergarages is gestoeld op analoge verspreiding van camerabeelden. Het nieuwe systeem zal uitgaan van een volledig digitaal systeem. 4. Met de extra investering wordt de dienstverlening in de parkeergarages verbeterd De implementatie van de nieuwe apparatuur zorgt voor een substantiële toename van de dienstverlening in de parkeergarages. Apparatuur zal sneller en gebruiksvriendelijker zijn en de meldkamer van Spaarnelanden zal sneller en adequater de parkeerders van dienst kunnen zijn door het combineren van camerabeelden en informatie uit de apparatuur. Ook zal de bereikbaarheid van mobiele telefoons in de parkeergarages toenemen door enkele investeringen. In toenemende mate zal gebruik van automobiliteit en parkeergarages afhankelijk zijn

Kenmerk: 2023/367551

4/6

van mobile apps. Denk hierbij aan het openen van een deelauto, het aangaan van een laadsessie of het voldoen van een parkeerkaartje via de app. Verbeteren mobiele dekking is dan ook essentieel om de dienstverlening in de parkeergarages op peil te houden. 5. Met de extra investering zijn de parkeergarages beter voorbereid op de toekomst Onderdeel van de investeringen is vervanging van de bekabeling en aanpassing van de groepenkasten in de parkeergarages (zie argument 1). Door deze investering zijn de garages beter voorbereid op de plaatsing van speedgates (automatisch sluitende deuren bij de ingang van parkeergarages) en in de toekomst de toevoeging van laadpalen. Overzicht stijging projectbudget De stijging van het benodigde budget is grotendeels te wijten aan nieuwe functionaliteiten, inzet nieuwe technologieën, betere data beveiliging, veiligheidsnormen parkeergarages en niet alleen vervangingsonderhoud van de apparatuur. Het totale benodigde projectbudget (inclusief post onvoorzien van 10%) komt daarmee op €3,2 miljoen euro. In tabel 1 is een overzicht opgenomen van het oorspronkelijk projectbudget, de onderbouwing in 2022 en de onderbouwing in 2023.

Oorspronkelijk Onderbouwing Onderbouwing krediet 2022 2023 Levering apparatuur Elektra en groepenkasten Netwerkaansluiting Verbeteren bereik mobiele telefoons Overige werkzaamheden Begeleiding implementatie Interne Projectkosten Totaal Onvoorzien (circa 10%) Totaal

757 80

1.400 100

200 100 837 837

100 1.900

1.400 450 200 200 200 300 150 2.900 300 3.200

Tabel 1: vergelijking oorspronkelijk projectbudget, herijking in 2022 en de onderbouwing in 2023 (bedragen x1.000)

5. Risico’s en kanttekeningen  Kans op nog meer budgetoverschrijding als gevolg van stijgende prijzen. Dit risico wordt als nihil ingeschat omdat de prognose is gebaseerd op een gegunde Europese aanbesteding en concrete offertes van leveranciers.  Als het projectbudget niet wordt opgehoogd kan de apparatuur in de parkeergarages niet door de leverancier geïnstalleerd worden waardoor risico’s blijven bestaand op gebied van uitval van apparatuur en daarmee druk op beheer en achteruitgang van dienstverlening.  Huidig risico is dat de parkeerapparatuur dermate verouderd is dat onderdelen niet meer leverbaar zijn. Bij uitval van apparatuur is Haarlem dan ook grotendeels afhankelijk van

Kenmerk: 2023/367551

5/6











restpartijen die in de markt nog beschikbaar en vindbaar zijn. Voor enkele onderdelen is bekend dat er niets meer leverbaar en/of vindbaar is. Als de onderliggende infrastructuur niet vervangen wordt, kan de gegunde aanbesteding niet doorgaan. In dit geval bestaat de kans dat de leverancier een claim gaat indienen. De hoogte van de claim is niet te bepalen. Bij uitval van parkeerapparatuur zal het (als slagbomen noodgedwongen open gezet moeten worden of betaalapparatuur niet meer voldoet) niet meer mogelijk zijn om parkeergelden te innen. Daarmee ontstaat het risico op forse inkomstenderving. Er worden meer camera’s opgehangen in de parkeergarages. Dit brengt aandachtspunten op het gebied van privacy met zich mee. Deze worden beoordeeld in de DPIA (Data Protection Impact Assessment) bij implementatie van de systemen. De juridische grondslag voor gebruik van de camera’s is overigens een andere als de camera’s die gebruikt worden voor 'publiek' cameratoezicht op openbare plaatsen. Deze hebben namelijk als doel handhaving van de openbare orde. De camera’s in de parkeergarages worden ingezet in het kader van private zaaksbescherming. Meer digitale systemen betekent ook hogere kosten voor bv. Licenties. Daartegenover staat dat nieuwe apparatuur minder fysiek beheer en onderhoud behoeven. Per saldo zijn de beheer- en onderhoudslasten van de nieuwe apparatuur dan ook gelijk.

Wachten op herijking van de kadernota in juli 2023 levert (nog) meer vertraging op en risico’s op hoge onderhoudskosten als gevolg van verouderde apparatuur.

6. Uitvoering Na raadsbesluit zal het college uitvoering geven aan de investeringen. Exacte planning kon vooruitlopend op voldoende krediet nog niet gemaakt worden. Vooralsnog, onder voorbehoud van opdracht aan derden, is de gehele implementatie en daarmee de gehele investering voorzien in 2023. 7. Bijlagen N.v.t.

Kenmerk: 2023/367551

6/6