1 Ontwerp-jaarverslag 2024 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

Collegebesluit

Onderwerp Ontwerp-jaarverslag 2024 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

Besluit college d.d. 20 mei 2025

2025/471112 Loenen, D. van 4.2 Economie, toerisme en cultuur ECDW Valkema, E.E.J. en Dool, W. van den evalkema@haarlem.nl De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het Rijk deel aan de ‘Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief’ (hierna NHA). Op 16 april 2025 heeft het bestuur van het NHA het ontwerp-jaarverslag 2024 besproken. De jaarrekening geeft inzicht in het resultaat van de baten en lasten van de wettelijke taken en overige activiteiten in 2024. Het NHA heeft een positief resultaat gerealiseerd van € 508.000. Het bestuur heeft op basis van artikel 22 van de gemeenschappelijke regeling besloten tot teruggave van het positieve resultaat naar rato inbreng van de drie deelnemers. Het college neemt kennis van het ontwerp-jaarverslag 2024 (bijlage 1 en 2) van het NHA en steunt het besluit van het bestuur het teveel betaalde naar rato met de deelnemers af te rekenen. Het college stuurt het collegebesluit ter kennisname naar de commissie Ontwikkeling en vraagt specifiek aandacht voor de consequenties en de uitvoering.

- Zienswijze op de herziene begroting 2025 en de ontwerpbegroting 2026 en meerjarenbeleidsplan 2025-2028 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (2025/348319) in raadsvergadering 26 juni 2025 -Dienstverleningsovereenkomst digitale archivering Noord-Hollands Archief (2019/789587) Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. Kennis te nemen van het ontwerp-jaarverslag 2024 van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief en het besluit tot teruggave van het positieve resultaat aan de drie deelnemers en dient geen zienswijze in. de secretaris,

Kenmerk: 2025/471112

de burgemeester,

1/6

1. Aanleiding De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het ministerie van OCW deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief (NHA). Het NHA is het historisch informatiecentrum voor de gemeente Haarlem, de provincie Noord-Holland en de omliggende gemeenten. De gemeente heeft naast de deelname aan de regeling voor de uitvoering van de wettelijke analoge archieftaak een dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor het (wettelijk) digitaal archiefbeheer (e-depot). Het beheren van de archieven vindt op twee locaties in Haarlem plaats: Jansstraat 40 (gemeente Haarlem) en de Kleine Houtweg 18 (rijkspand). Het NHA verzorgt in opdracht van het Rijksvastgoedbedrijf het onderhoud aan het rijkspand en krijgt de onderhoudskosten van het Rijk vergoed. Het college heeft kennisgenomen van het ontwerp-jaarverslag 2024 (bijlage 1 en 2) en het besluit van het bestuur van het NHA dat het NHA het te veel betaalde naar rato met de deelnemers afrekent en het vrij besteedbaar vermogen in 2024 beperkt tot maximaal tien procent van de door de deelnemers ingebrachte baten. In 2025 is de nieuwe Gemeenschappelijke regeling (GR) NHA in werking getreden. In de nieuwe GR is de termijn om de programmabegroting vast te stellen verlengd naar 15 september om de raden meer tijd te geven. Maar de termijn waarop het Algemeen Bestuur het jaarverslag moet vaststellen blijft 15 juli.

Voor de gemeenteraden is het van belang dat zij tijdig over het ontwerpjaarverslag kunnen beschikken, zodat deze informatie kan worden betrokken bij de zienswijze op de ontwerpbegroting. Vandaar dat in de nieuwe GR is geregeld dat niet langer separaat een zienswijze op het jaarverslag wordt gevraagd. Het college neemt kennis van de jaarrekening van het NHA en informeert het bestuur van het NHA over haar besluit. Het Algemeen Bestuur van het NHA zal op 4 juli 2025 het jaarverslag 2024 definitief vaststellen. 2. Beoogd resultaat Het college kan haar advies over het ontwerp-jaarverslag 2024 aan het algemeen bestuur van het NHA meegeven, voordat de jaarrekening definitief wordt vastgesteld. Het college vraagt het NHA opvolging te geven aan de volgende acties: 1. Beleid voor de te hanteren systematiek voor bepalen van het weerstandsvermogen, de risico categorieën, de ratio en de risico-opslag voor de dienstverleningsovereenkomsten. 2. Het dagelijks bestuur elk jaar te informeren over de interne controle om afwijkingen en begrotingsonrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen. De rapportage is onderdeel van de gebruikelijke planning en controlcyclus. De gemeenteraad van Haarlem heeft kennis kunnen nemen van het ontwerp-jaarverslag 2024 van het NHA. 3. Onderbouwing voorstel 1.

Het Noord-Hollands Archief sluit het jaar 2024 af met een positief resultaat van € 508.000 Het NHA weet opnieuw een positief resultaat te realiseren van € 508.000 en versterkt hierdoor haar financiële positie. De onderschrijding van € 481.000 op personeelskosten is niet voor het eerst: vacatures zijn moeilijk vervulbaar. De inhuurkosten zijn in de herziene begroting 2024 naar boven

Kenmerk: 2025/471112

2/6

bijgesteld. Inhuur was nodig om aan de wettelijke taken en digitalisering van de archieven te kunnen blijven voldoen. Toch vielen de kosten uiteindelijk 54K lager uit. Rechtmatigheidsverantwoording Het dagelijks bestuur heeft een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van het NHA. Over de afwijkingen van de baten en lasten ten opzichte van de begroting is in de bestuursrapportage melding gedaan wat de geconstateerde begrotingsafwijking acceptabel maakt. In de basis wordt nu iedere afwijking van de (herziene) begroting als onrechtmatig beschouwd, omdat in de financiële verordening voor het begrotingscriterium geen nadere spelregels zijn vastgelegd. Daarom zal het NHA de vigerende financiële verordening op dit aspect moeten aanpassen. Dit wordt momenteel ambtelijk voorbereid. De aangepaste verordening moet vervolgens door het dagelijks bestuur worden vastgesteld. Daarnaast moet het dagelijks bestuur over de interne controlewerkzaamheden worden geïnformeerd. En het controleprotocol inclusief normenkader moet worden geactualiseerd. In 2024 heeft een extern bureau de spendanalyse opgesteld en over haar bevindingen gerapporteerd. 2.

Het Noord-Hollands Archief heeft een goedkeurende accountantsverklaring (zie bijlage 2) De accountant oordeelt dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie. De accountant stelt een begrotingsonrechtmatigheid vast met betrekking tot de baten waarover niet tijdig is gerapporteerd, echter deze valt binnen de goedkeuringstolerantie. De gerealiseerde inkomsten waren meer dan begroot als gevolg van de projecten en de rijksindex die pas in december bekend werd en pas in de jaarrekening kon worden verantwoord. 3. Het Noord-Hollands Archief beschikt over ruim voldoende eigen vermogen om zelf tegenvallers te kunnen opvangen Het totaal eigen vermogen is op 31 december 2024 € 3,024 miljoen inclusief het gerealiseerde resultaat in 2024 van € 508.000 (pagina 38 van de jaarrekening). Het eigen vermogen van het NHA bestaat uit verschillende bestemmingsreserves en een egalisatiereserve. Het NHA wil in plaats van de reserve een voorziening groot onderhoud Kleine Houtweg 18 vormen, gekoppeld aan het te actualiseren meerjaren onderhoudsplan (MJOP). Vermogenspositie NHA per 2024 Bedragen X 1000 Totaal eigen vermogen Reserve groot onderhoud KHW* Reserve achterstallig onderhoud KHW* Vrij besteedbaar vermogen Toegestaan vermogen (10% inbreng deelnemers) Verschil

bedrag 3.024 -1.193 -648 1.183 -612 571

Wat is in de regeling over vermogensvorming opgenomen? Een batig saldo kan conform de gemeenschappelijke regeling (artikel 22) aan de reserve worden toegevoegd tot een maximum van 10% van de gezamenlijke bijdrage van de minister en de deelnemende gemeenten (6,1 miljoen). Dit komt neer op een vrij besteedbaar vermogen van €612.000. In dit geval overstijgt het vermogen van NHA met €571.000 dat naar rato aan de deelnemers kan worden uitgekeerd.

Kenmerk: 2025/471112

3/6

Het college heeft kennisgenomen van het besluit tot teruggave van het positieve resultaat aan de drie deelnemers. 4. Uit het jaarverslag blijkt welke beleidsvoornemens het NHA behaalde Belangrijke resultaten en ontwikkelingen: • Bezoekersaantallen: in 2024 bezochten 18.869 mensen de Janskerk, het publiekscentrum van het NHA in Haarlem. Het aantal bezoeken aan de studiezalen kwam uit op 3.815. In totaal komt daarmee het aantal bezoeken aan het NHA in 2024 op 22.684. Aan de website van het NHA werden 617.277 bezoeken gebracht. • Digitaal Informatiebeheer: het programma Digitaal Informatiebeheer heeft ervoor gezorgd dat digitaal archiveren een regulier proces is bij het NHA. Het programma werd in 2023 afgesloten, en in 2024 zijn twee nieuwe afdelingen, Kenniscentrum Overheid en ICT & Innovatie gestart. Deze wijziging is gericht op een toekomstbestendige organisatie die beter aansluit bij de strategie voor de komende jaren. Gefocust op het verbeteren van de informatievoorziening en kantoorautomatisering door de aanschaf van grotere en veiligere opslagcapaciteit ter vervanging van oudere infrastructuur. • Archieven en collecties: eén van de kernprocessen van het NHA is het toegankelijk maken van archieven en collecties. In 2024 zijn 50 inventarissen of plaatsingslijsten verschenen. In totaal is 184 meter archieven toegankelijk gemaakt.

Er is in totaal 241,5 meter overheidsarchieven en collecties overgebracht, en daarnaast is het aantal digitale inventarisnummers (zowel gedigitaliseerd als digital born) toegenomen van 420.000 naar 440.000 nummers. Er is ook in 2024 weer sterk ingezet op het digitaliseren van archieven en beeldcollecties, zodat veelgevraagd en kwetsbaar materiaal voor een breed publiek beschikbaar komt. • Overig: o Op basis van een inschatting van het aantal meters archief dat de komende jaren nog zal worden toegevoegd, is gebleken dat uitbreiding van de huidige depotruimtes nodig is. Hiervoor worden verschillende scenario’s onderzocht. Eén daarvan is de uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg dat in eigendom is van het Rijksvastgoedbedrijf. De plannen hiervoor worden nader uitgewerkt en zullen naar verwachting in 2025 tot besluitvorming leiden. o De gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer heeft in de vergadering van 30 januari 2025 de intentie uitgesproken om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling NHA o In 2023 is in het kader van de financiering van de gemeenschappelijke regeling een kosten toerekeningsmodel ontwikkeld en gevalideerd door de externe accountant.

Dit model vormt vanaf 2025 de basis voor de verdeling van de financiering tussen (nieuwe) partners uit deze gemeenschappelijke regeling, maar ook voor partners met een dienstverleningsovereenkomst (DVO). 4. Risico’s en kanttekeningen 4.1 Risico’s 1. Financiële gevolgen van de uittreding van de minister van OCW zijn nog onzeker Het NHA wordt structureel gefinancierd door de deelnemende partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Rijk heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 uit te treden. De bijdrage van het Rijk aan de Gemeenschappelijke Regeling zal vanaf die datum worden

Kenmerk: 2025/471112

4/6

vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK). Gelet op de noodzakelijke uitbreiding van depotruimte, als gevolg van de verkorte overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar, is het onzeker of het rijk middels de SPUK voldoende bijdraagt aan de toenemende exploitatielasten. Er is nog geen concrete toezegging hierover gedaan. 2. De onderhoudsverplichting aan het rijkspand en aanpak achterstallig onderhoud Het NHA verzorgt sinds 2019 eigenaren- en gebruikersonderhoud en krijgt hiervoor een bijdrage van het Rijk (OCW). In 2019 is het achterstallig onderhoud zonder onderbouwing van de bijdrage door het rijk afgekocht. Onderzocht wordt of de afkoopsom van € 762.000 toereikend is om het achterstallig onderhoud aan te pakken. 4.2 Kanttekeningen 1. De reserve weerstandsvermogen van het NHA is toereikend In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is verplicht voorgeschreven dat de paragraaf weerstandsvermogen aandacht besteedt aan de relatie tussen de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit om tegenvallers op te kunnen vangen. De hoogte van de bestemmingsreserve ten behoeve van dit doel bedraagt ultimo 2024 € 378.770 (pagina 42 van de jaarrekening). Hiermee is de reserve toereikend. Een extra dotatie wordt niet nodig geacht. Bovendien voorziet het NHA een aantal risico’s die als normaal bedrijfsrisico kunnen worden gezien.

De 3% risico-opslag voor dienstverleningsovereenkomsten voorziet in mogelijke inkomstenderving waarvoor het NHA in 2025 een bestemmingsreserve kan inrichten waaraan de risico-opslag wordt gedoteerd. Het advies aan het NHA is beleid vast te stellen voor de te hanteren systematiek voor bepalen van het weerstandsvermogen, de risico categorieën, de ratio en de risico-opslag voor de dienstverleningsovereenkomsten. 2. Het NHA is voornemens de reserve groot onderhoud om te zetten in een voorziening Gelet op de langlopende onderhoudsverplichting voor het depot aan de Kleine Houtweg 18 wil het NHA de reserve groot onderhoud van 1,19 miljoen omzetten in een voorziening groot onderhoud gekoppeld aan een nieuw actueel meerjaren onderhoudsplan (MJOP). Zodra de onderbouwing van de reserve achterstallig onderhoud er is, kan ook deze reserve worden omgezet in een voorziening (pagina 42 van de jaarrekening). 3. Vanaf 2025 voorziet het NHA een structurele lastenverhoging als gevolg van de autonoom stijgende kosten Het Rijk maakte pas in december 2024 de indexatie bekend waardoor het NHA de indexatie op de GR bijdrage aan de deelnemers en in het tarief pas in 2025 kan doorbelasten. De rijksindex leidt in 2025 tot een incidentele naheffing van € 73.000. De structurele lastenverhoging in 2025 leidt tot een niet begrote naheffing van € 36.000.

Het college verzoekt het NHA de verplichtingen te betrekken bij de eindafrekening 2024, zodat de begrote GR bijdrage voor het NHA in de programmabegroting 2025 niet wordt overschreden. 5. Consequenties en uitvoering Het NHA zal de ontwerp-jaarrekening 2024 voorzien van de zienswijzen van gemeenteraden en het rijk voor het algemeen bestuur agenderen en laten vaststellen waarna de vastgestelde jaarrekening 2024 uiterlijk 15 juli wordt ingediend.

Kenmerk: 2025/471112

5/6

6. Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief bij de jaarstukken 2024 2. Ontwerp-jaarrekening Noord-Hollands Archief 2024 3. Accountantsverslag Noord-Hollands Archief ontwerpjaarrekening 2024

Kenmerk: 2025/471112

6/6