1 Nieuw vertaalbeleid

Collegebesluit

Onderwerp Nieuw vertaalbeleid Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie

2024/540656 E. de Raadt 6.1 Dienstverlening Bestuur en Communicatie M. van Pel 06 1089 0075 mvanpel@haarlem.nl Het huidige vertaalbeleid (2012) gaat uit van ‘niet vertalen, tenzij dit strikt noodzakelijk is’, met weinig ruimte voor uitzonderingssituaties, gebaseerd op de gedachte dat niet vertalen taalverwerving en integratie stimuleert. Sinds 2012 is er veel veranderd in de stad, waaronder een grotere diversiteit aan inwoners. En we zijn anders gaan werken door de visie op dienstverlening (2020) waarin de organisatie oog heeft voor de menselijke maat. Deze huidige pragmatische aanpak van vertalingen wordt verankerd in het voorgestelde nieuwe vertaalbeleid. Het uitgangspunt wordt ‘niet vertalen, tenzij afwijken doelmatiger is’. Het nieuwe beleid beoogt geen toename van vertalingen, maar een uniforme werkwijze die ambtenaren argumenten geeft om bepaalde teksten te vertalen. Dit zorgt voor meer consistentie en efficiëntie in vertalingen en draagt bij aan een toegankelijke en inclusieve dienstverlening naar de inwoners en ondernemers van onze stad. Het college stuurt dit besluit ter bespreking naar de commissie Bestuur.

Het collegebesluit wordt ter bespreking naar de Commissie Bestuur gestuurd voor input, omdat de commissie op 7 september 2023 vragen heeft gesteld over vertaalbeleid naar aanleiding van suggesties in het rapport van de RKC over de kwaliteit van dienstverlening van het KCC en Burgerzaken.

Relevante eerdere besluiten

  

Het huidige Vertaalbeleid Gemeente Haarlem (registratienummer 2022/562610), vastgesteld in januari 2012 Visie op Dienstverlening: de menselijke maat 2021-2024 (referentienummer 2020/831242) die in oktober 2020 is vastgesteld. RKC rapport Kwaliteit van dienstverlening. De kwaliteit van dienstverlening op afdeling KCC en Burgerzaken (referentienummer 2023/735183), behandeld in de Commissie Bestuur op 7 september 2023.

Kenmerk: 2024/540656

1/8

Besluit College d.d. 23 april 2024

Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Het voorgestelde nieuwe vertaalbeleid en afwegingskader voor de communicatie in andere talen vaststellen, zodat het vertaalbeleid voldoet aan de visie op dienstverlening ‘De menselijke maat’. de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding Het huidige vertaalbeleid is in 2012 vastgesteld. Het beleid gaat uit van ‘alleen Nederlands, tenzij vertalen écht noodzakelijk is’, met weinig ruimte voor uitzonderingssituaties. Het beleid uit 2012 is gebaseerd op de gedachte dat niet vertalen taalverwerving en integratie stimuleert. Sinds 2012 is er veel veranderd in de stad. Er is een grotere diversiteit aan inwoners, er is nieuwe wet- en regelgeving en er zijn nieuwe technologische mogelijkheden. In de praktijk blijkt het huidige beleid te strikt en wordt er al geruime tijd pragmatisch gehandeld. Ambtenaren, professionals in het begeleiden van nieuwe immigranten en communicatieadviseurs, vertalen noodzakelijke informatie in flyers, folders en brieven om nieuwkomers op weg te helpen. Dit doen zij in lijn met de visie op dienstverlening (2020) waarin de organisatie oog heeft voor de menselijk maat. Het is niet zinvol om een brief volledig in het Nederlands te sturen als iemand die taal (nog) niet machtig is; ook niet als instrument om de kennis van de Nederlandse taal te vergroten.

Voorbeelden van doelmatige vertalingen in de praktijk zijn: - een informatiefolder over inburgering in Nederlands, Engels, Arabisch, Dari (Afghanistan) en Farsi (Iran); - animaties (film) in Arabisch, Engels en Nederlands om het sociaal domein begrijpelijk te maken, bijvoorbeeld over budgetbeer en de schuldregeling; - vertaalde zinnen in de eigen taal in Nederlandstalige brieven, bijvoorbeeld in een afspraakuitnodiging voor nieuwe statushouders. De zin of alinea geeft de essentie van de brief weer, maakt de brief toegankelijker en kan een trigger zijn om hulp te zoeken. De doelmatige vertalingen zijn gericht op de integratie en participatie van nieuwkomers in de samenleving. Het nieuwe beleid beoogt geen toename van vertalingen, maar streeft naar verankering van de huidige praktijk en meer consistentie en maatwerk in de communicatie met nieuwkomers. Dit sluit aan bij de dienstverleningsvisie 'De menselijke maat', die toegankelijkheid en inclusie centraal stelt.

Kenmerk: 2024/540656

2/8

2. Besluitpunten college Het voorgestelde nieuwe vertaalbeleid en afwegingskader voor de communicatie in andere talen vaststellen, zodat het vertaalbeleid voldoet aan de visie op dienstverlening ‘De menselijke maat’.

3. Beoogd resultaat Up-to-date vertaalbeleid gericht op nieuwe immigranten die de Nederlandse taal niet goed beheersen, omdat deze groep kwetsbaar is en extra ondersteuning nodig heeft om wegwijs te worden in de samenleving. Vertaalbeleid dat ambtenaren meer ruimte biedt om aandacht te besteden aan hoe nieuwe immigranten (lees: nieuwkomers) het beste bereikt kunnen worden, bijvoorbeeld in taal, beeld of film. Dit leidt tot een ruimere verzameling van doelmatige vertalingen waarmee deze groep op weg wordt geholpen, die breder te gebruiken is. Het vertaalbeleid biedt ambtenaren ook betere handvatten om te handelen naar de dienstverleningsvisie ‘De menselijke maat’.

4. Argumenten (toelichting) 4.1 Kennis en ervaring van ambtenaren in het veld De herziening van het huidige vertaalbeleid is mede tot stand gekomen door gesprekken en input van ambtenaren (o.a. ervaren professionals in het begeleiden van nieuwe immigranten) van verschillende afdelingen die te maken hebben met anderstaligen en in de praktijk vertalingen organiseren met oog voor de menselijke maat. De participatieraad is al in een vroeg stadium gevraagd om advies. De participatieraad is positief over de herziening van het beleid en kan zich vinden in de gekozen lijn en de eindversie van de beleidsnota, omdat deze aansluit bij hun advies van december 2022 (2022/04) aan het college. 4.2 Doelgroep: nieuwe immigranten Op dit moment worden de meeste vertalingen georganiseerd voor immigranten die hier een nieuw leven willen bouwen. Dit maakt dat deze groep de primaire doelgroep is van het beleid. Door basis informatie in meerdere talen en vormen beschikbaar te stellen, begrijpen nieuwe immigranten (vaak vluchtelingen, (toegelaten) asielzoekers1 en statushouders) beter wat de gemeente van hen verwacht en welke rechten en plichten zij hebben. Dit leidt tot een hogere maatschappelijke participatie en zelfredzaamheid van nieuwkomers in de Nederlandstalige samenleving.

1 Asielzoekers worden opgevangen door het COA met eigen vertaalbeleid.

Kenmerk: 2024/540656

3/8

De groep nieuwe immigranten is zeer divers. Op 1 januari 2024 wonen er 59.244 inwoners met een niet-Nederlandse achtergrond in Haarlem. Dat is 35%2 van de totale Haarlemse bevolking, een stijging van 9% ten opzichte van 2012, het jaar waarin het voorgaande beleid werd vastgesteld. De grootste groepen inwoners met een migratieachtergrond komen uit één van de landen binnen de Europese Unie, Oost-Europese landen die niet tot de EU behoren, Turkije, Marokko en Indonesië. Tussen de stadsdelen zijn grote verschillen te zien in de samenstelling. 4.3 Inwoners met lage basisvaardigheden (taal, digitaal, rekenen) worden sowieso geholpen De gemeente heeft speciale aandacht voor de basisvaardigheden en onderwijsbehoefte van inwoners, waaronder nieuwkomers. De gemeente werkt op verschillende manieren samen met regiogemeenten en partners om hier invulling aan te geven. Zo is er een programma3 om inwoners met (te) lage basisvaardigheden te bereiken met een passend educatief aanbod op het gebied van taal, rekenen en digitale vaardigheden. Denk ook aan de samenwerking4 rond het Taalhuis (onderwijsaanbod) en de taalspreekuren (voor hulpvragen) in bibliotheken. De programma’s zijn gericht op mensen die de taal willen leren in de brede zin van het woord, zodat zij in staat worden gesteld om persoonlijk, maatschappelijk of in het werk beter/gemakkelijker te kunnen deelnemen aan de samenleving.

De doelmatige vertalingen voor nieuwe immigranten zijn breder te gebruiken en kunnen helpen het bereik van deze programma’s te vergroten. 4.4 Wijkteams helpen anderstaligen om hun weg te vinden De doelmatige vertalingen voor nieuwe immigranten ondersteunen bestaand beleid. De gemeente Haarlem investeert in sociale en maatschappelijke voorwaarden om mensen met een migratieachtergrond te helpen integreren in de samenleving. De gemeente doet dit samen met andere instanties en zelforganisaties, zoals de Stichting Somaliërs Haarlem & omgeving (SSHO) en de Stichting Samen Haarlem (SSH) gericht op de Marokkaanse gemeenschap. In deze samenwerking hebben de sociale wijkteams en wijkcontactvrouwen een belangrijke rol, omdat zij laagdrempelige contactmomenten bieden en mensen in de wijk opzoeken. De wijkteams zijn er voor alle inwoners van Haarlem, maar richten zich vooral op mensen met beperkte zelfredzaamheid. In de praktijk blijkt dat sommige groepen mensen, zoals anderstaligen, niet voldoende bereikt worden door de algemene (lokale) overheidscommunicatie. Doelmatige vertalingen en eenvoudig taalgebruik zijn daarom een belangrijk onderdeel van het streven om de Nederlandse taalvaardigheid van anderstalige inwoners te verbeteren, zodat zij meer zelfredzaam 2 Het gaat om personen van wie ten minste één ouder in het buitenland is geboren, bron:

https://haarlem.incijfers.nl/databank?workspace_guid=d2665841-bfd1-4fd3-8e8d-e9478d1296c3 3 Regionaal Programma Basisvaardigheden 2021-2024 (referentienummer (2021/37602) 4 Taalakkoord IJmond en Zuid Kennemerland 2021 (referentienummer 2019/294129))

Kenmerk: 2024/540656

4/8

worden. De wijkteams dragen gemeentelijke beleid uit en gebruiken de verzameling van vertaalde flyers en folders van de gemeente (of kunnen dat doen). Buurts is de uitvoerende organisatie van de gemeentelijke wijkteams in Haarlem. Zij bieden inwoners ondersteuning op het gebied van wonen, werk, geld, ontmoeten, vervoer, opvoeden en zorg. Dit omvat ook het stimuleren van anderstaligen om Nederlands te leren. 4.5 Advies naar aanleiding van onderzoek in 2019 opgenomen in nieuwe beleid In 2019 heeft het Kennisplatform Integratie & Samenleving (een programma van Verwey-Jonker Instituut en Movisie) in opdracht van gemeente Haarlem onderzoek gedaan naar de communicatie tussen de gemeente en laagtaalvaardige inwoners met een migratieachtergrond. Uit het onderzoek blijkt dat er een spanningsveld bestond tussen de verschillende communicatiedoelen van de gemeente. Aan de ene kant wil de gemeente taalverwerving en integratie stimuleren. Aan de andere kant wil de gemeente burgers informeren en ondersteunen. Een van de adviezen uit dit onderzoek is het vereenvoudigen van taalgebruik en het toevoegen van een korte, samenvattende zin of alinea in de eigen taal (in ieder geval voor mensen die nog met de inburgering bezig zijn). Dit advies is in de praktijk al overgenomen en is nu ook meegenomen in het voorgestelde nieuwe vertaalbeleid.

4.6 Machinevertalingen zijn nog onvoldoende betrouwbaar Gemeente Haarlem kiest ervoor om niet met machinevertalingen (‘vertaalknop’) te werken voor de website of in brieven, omdat deze onvoldoende nauwkeurig en betrouwbaar zijn. Anderstaligen kunnen hier wel zelf voor kiezen op eigen verantwoordelijkheid. Sommige browsers bieden het automatisch aan. Bij sociale media kunnen gebruikers een voorkeurstaal kiezen. Vertaalapps en vertaalsoftware zijn een eenvoudige manier om informatie in verschillende talen te vertalen. Denk aan Google Translate, ChatGPT en Microsoft Translator. AI-gestuurde machinevertalingen maken eenvoudige gesprekken mogelijk door de vertaling van tekst en spraak. Voor cruciale informatie of formele teksten zijn de vertaalmachines echter niet geschikt, omdat:   

ze niet altijd nauwkeurig zijn, zeker niet als het gaat om complexe of technische teksten. Dit komt omdat machines de nuances van een taal niet kunnen begrijpen; ze niet goed met technologie overweg kunnen. Dit betekent dat ze bijvoorbeeld niet met afbeeldingen, video's of audiobestanden kunnen worden gebruikt; ze geen rekening houden met context. Dit betekent dat de vertaling soms niet past bij de situatie waarin deze wordt gebruikt.

Kenmerk: 2024/540656

5/8

De ontwikkelingen op het gebied van AI en machinevertalingen zijn de afgelopen jaren razendsnel gegaan. De gemeente houdt deze ontwikkelingen nauwlettend in de gaten, omdat het mogelijk is dat machinevertalingen in de toekomst wel goed genoeg zijn en menselijke vertalingen kunnen vervangen. Dat kan een belangrijke reden vormen om te zijner tijd minder te vertalen. 5. Vergelijking met andere (grote) gemeenten Net als dit voorgestelde vertaalbeleid voor Haarlem is het vertaalbeleid van andere (grote) gemeenten in de randstad in lijn met dat van de Rijksoverheid. De verschillen die er zijn, zijn te relateren aan de vele internationale bewoners van een gemeente en het internationale vestigingsklimaat in die gemeenten. De grootte van de redacties verschilt daardoor ook. Voorbeelden: De gemeenten Alkmaar, Haarlemmermeer en Utrecht, hebben een Engelstalige versie van de website voor de basisdiensten en -producten, zonder nieuwberichten. De gemeente Leiden heeft daarnaast een speciale Engelstalige website voor internationale inwoners. De website van Amsterdam is voor een deel vertaald naar het Engels, inclusief sommige nieuwsberichten. Om toeristen tegemoet te komen zijn fietsroutes in Amsterdam in stadsdeel Noord en is zwembadinformatie in stadsdeel Zuid in het Engels, Duits en Frans vertaald.

Den Haag heeft een toeristische website (NL/EN/FR/DE), een Engelstalige versie van denhaag.nl met een vertaalknop met een disclaimer én een speciale site voor zakelijke contacten, kennismigranten en buitenlandse studenten.

6. Consequentie Oekraïense vluchtelingen worden al bijna twee jaar opgevangen door de gemeente en begeleid door maatschappelijke organisaties. De gemeente biedt ook al bijna twee jaar vertaalde informatie aan op de website voor Oekraïners, ingegeven door de plotselinge vluchtelingenstroom. Het voorgestelde nieuwe vertaalbeleid maakt dat de gemeente met de Oekraïense vertalingen op de website gaat stoppen. Dit is omdat de gemeente alle vluchtelingen gelijk wil behandelen. Daarnaast weegt het lage bezoekpercentage van de Oekraïne-pagina’s niet op tegen de beheerlast. Doelmatige vertalingen blijven wel mogelijk. Denk aan huisregels op de opvanglocatie, een informatiepakket van de GGD en een factsheet over leefgeld en opvang. Daarnaast ondersteunt de gemeente de zelforganisaties Stichting Rasom en Stichting Haarlem4Ukraine, die Oekraïense vluchtelingen op allerlei manieren helpen om hun leven hier te organiseren.

Kenmerk: 2024/540656

6/8

7. Risico’s en kanttekeningen 7.1 Kans op willekeur bij doelmatige vertalingen Bij doelmatige vertalingen gaat het vooral om flyers en folders, losse communicatiemiddelen die worden gebruikt om informatie te verspreiden. De afweging binnen de gemeente welke tekst of zin vertaald moet worden, ligt bij de verantwoordelijke afdeling of dienst. Deze afdeling of dienst is verantwoordelijk voor:  de beslissing of tekst vertaald moet worden;  de keuze van de taal of talen waarin de tekst vertaald wordt;  het up-to-date houden van de vertaalde teksten. Hoewel de betrokken afdelingen in de praktijk laten zien dat zij vertalingen essentieel achten, is er ook kans op willekeur. Bijvoorbeeld als een afdeling door drukte of een te krappe planning beslist om niet te vertalen of vertalingen niet bij te werken. Om de kans op willekeur te verkleinen, is het van belang de uitvoering van het vertaalbeleid duidelijk te beleggen binnen de betrokken afdelingen en een signalerende rol te beleggen bij de accounthouders van deze afdelingen binnen het Team Communicatie. Het Team communicatie kan de verzameling van doelmatige vertalingen (flyers, folders) beheren en via Insite beschikbaar stellen.

7.2 Trekkersrol voor Haarlem Haarlem vervult op verschillende terreinen (met name binnen het sociaal domein) een trekkersrol, bijvoorbeeld op het gebied van informatievoorziening en teksten van (deels geautomatiseerde) brieven. De ambtelijke organisatie voor twee besturen met één gedeelde visie op dienstverlening. Beide besturen onderschrijven deze visie en investeerden na vaststelling in 2020 in verbetering van de dienstverlening. Het voorgestelde vertaalbeleid is een concrete uitwerking van die visie. De huidige doelmatige vertalingen worden dan ook voor nieuwe immigranten in beide gemeenten gebruikt. Het niet toepassen van het vertaalbeleid in beide gemeenten zou leiden tot een onwerkbare situatie voor de ambtelijke organisatie. 7.3 Digitale producten en diensten in het Engels via Europees platform Haarlem heeft geen Engelstalige website. Het KCC is wel bezig met de gefaseerde invoering van de Europese verordening Single Digital Gateway (SDG). Dit is een al lopend project. Kort samengevat betekent dit dat Haarlem digitale producten en diensten in het Engels gaat aanbieden op een Europees platform: youreurope.eu. Dit vraagt ook aanpassingen in de workflow, bijvoorbeeld bij (deels) geautomatiseerde brieven en formuleren. De SDG verplicht overheden in de EU om informatie over hun digitale producten en diensten te verstrekken aan EU-burgers en -ondernemers.

Deze informatie is beschikbaar in het Engels, zodat zij toegang hebben tot deze informatie.

Kenmerk: 2024/540656

7/8

In Nederland zijn gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van de SDG. De VNG heeft een centrale invoervoorziening ontwikkeld om gemeenten te helpen bij de uitvoering van de SDG. Deze invoervoorziening bevat standaardteksten in het Engels voor gemeente-specifieke informatie. 8. Uitvoering Net als bij het opstellen, vraagt de uitvoering van dit beleid om samenwerking tussen verschillende teams en afdelingen binnen de gemeente. De afdeling Bestuur en Communicatie (Team Communicatie) neemt het voortouw voor het ontwikkelen van een vertaalplan met concrete werkafspraken. Het vertaalbeleid en de vertaalde producten (flyers, folders) worden beschikbaar gemaakt via een kennispagina op het intranet van de gemeente (Insite). De kosten voor vertalingen worden gedekt vanuit de begrotingen van de inhoudelijk verantwoordelijke afdelingen.

9. Bijlagen 1. Vertaalbeleid Gemeente Haarlem: beleid en afwegingskader communicatie in andere talen

Kenmerk: 2024/540656

8/8