1 Management letter Deloitte 2023 Gemeente Haarlem

Informatienota

Onderwerp Management letter Deloitte 2023 Gemeente Haarlem Nummer 2023/1885900 Portefeuillehouder Roduner, F.J. Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling CC Auteur Kruiswijk, R. Telefoonnummer 023-5114997 Email rkruiswijk@haarlem.nl De accountant Deloitte heeft de management letter aangeboden na uitvoering Kernboodschap van de interim controle in het najaar. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de internebeheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. De managementsamenvatting, pagina 6 t/m 13, bevat de bestuurlijke relevante bevindingen en aanbevelingen vanuit de interim controle. Per onderwerp komen de volgende punten aan de orde: 





Overall beeld interne beheersing en specifieke aandachtspunten voor de controle: de interne beheersing van de gemeente Haarlem is in de basis op orde. Voor de jaarrekeningcontrole 2023 zijn de toereikende onderbouwing en waardering van de grondexploitaties, de toename in het aantal SiSa-regelingen, de overstap naar een taakgerichte bekostiging van jeugdhulp en een deel van de Wmo en de beheersing van budgetten binnen het sociaal domein belangrijke aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole. Frauderisicomanagement: in de frauderisicoscan die jaarlijks wordt besproken met de portefeuillehouder en auditcommissie is opvolging gegeven aan de eerder meegegeven aanbevelingen rondom het specifieker maken van de frauderisico’s en invulling gegeven aan het testen van bestaan en werking van de beschreven beheersmaatregelen. Geconcludeerd wordt dat er op een goede manier aandacht aan de thema’s fraude en integriteit wordt besteed. Jeugdhulp: de overstap naar een taakgerichte bekostigingsvariant gaat gepaard met het opnieuw inrichten van processen en interne beheersingsmaatregelen. Een aantal punten zoals het actualiseren van de procesbeschrijvingen en verordening Jeugdhulp en de kostenverdeling met andere gemeenten zijn aandachtspunten in de aanloop naar de jaarrekeningcontrole.

Kenmerk: 2023/1885900

1/4







Grondexploitaties: de eerste geconstateerde bevindingen inzake de interne beheersing ten aanzien van de grondexploitaties zijn grotendeels opgevolgd. De actualisatie van de nota grondbeleid is nog onder handen en wordt naar verwachting in 2024 voorgelegd. Ten behoeve van het goede verloop van de controle zullen afspraken gemaakt worden tussen organisatie en accountant. Een gedegen onderbouwing van de geschatte kosten en opbrengsten is in het licht van de huidige uitdagingen (o.a. oplopende inflatie en rente en de stikstofproblematiek) een aandachtspunt bij de grondexploitaties. EU-aanbestedingen: het bedrag van de onrechtmatigheden binnen de EUaanbestedingen is de afgelopen twee jaar ongeveer gelijk gebleven. Er zijn diverse acties ingezet om de interne beheersing te versterken. Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking: In 2023 zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd om de betrouwbaarheid en continuïteit van data te waarborgen, met name op het gebied van toegangsmanagement en het periodiek evalueren van rollen en rechten. Niet alle bevindingen zijn opgelost. Ook dit jaar heeft Deloitte een IT Maturity Assessment uitgevoerd, gericht op IT Governance, IT Risk management, Informatie en privacy, IT Leveranciers management en General IT Controls.

Ook hier is vastgesteld dat er in 2023 verbeteringen zijn doorgevoerd om het volwassenheidsniveau van de ITomgeving van de gemeente te verhogen en te groeien naar het gewenste volwassenheidsniveau.

De organisatie zal op basis van bovenstaande aandachtspunten aan de slag gaan om de gevraagde informatie tijdig beschikbaar te hebben en zal daar waar nodig afspraken maken met Deloitte om de controle zo soepel mogelijk te laten verlopen. Deze rapportage, ook wel managementletter genoemd, is gericht aan de organisatie en vraagt van het college geen verdere actie. Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Bestuur.

Besluit College d.d. 28 november 2022

1. Het college stelt de informatienota aan de commissie Bestuur vast. de secretaris,

Kenmerk: 2023/1885900

de burgemeester,

2/4

Inleiding Het bijgevoegde rapport van Deloitte bevat de tussentijdse bevindingen en aanbevelingen van de accountant van de gemeente Haarlem naar aanleiding van de interim controle 2023. De rapportage is op 13 november besproken met de gemeentesecretaris en de wethouder Financiën en wordt op 12 december besproken in de auditcommissie. 2. Kernboodschap De interim controle maakt deel uit van de controle door de accountant op de jaarrekening 2023. Deze controle heeft als doel een goed beeld te krijgen van de bedrijfsprocessen van de gemeente Haarlem. De interim controle gaat vooraf aan de eindejaarscontrole en het verstrekken van de controleverklaring en het accountantsverslag. In de management letter verwoordt de accountant de aandachtspunten en bevindingen uit de interim controle. In de management letter wordt een samenvatting van aandachtspunten die voortgekomen zijn uit de interim controle. Deze aandachtspunten betreffen: 







Overall beeld interne beheersing en specifieke aandachtspunten voor de controle: de interne beheersing van de gemeente Haarlem is in de basis op orde. Voor de jaarrekeningcontrole 2023 zijn de toereikende onderbouwing en waardering van de grondexploitaties, de toename in het aantal SiSa-regelingen, de overstap naar een taakgerichte bekostiging van jeugdhulp en een deel van de Wmo en de beheersing van budgetten binnen het sociaal domein belangrijke aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole. Frauderisicomanagement: in de frauderisicoscan die jaarlijks wordt besproken met de portefeuillehouder en auditcommissie is opvolging gegeven aan de eerder meegegeven aanbevelingen rondom het specifieker maken van de frauderisico’s en invulling gegeven aan het testen van bestaan en werking van de beschreven beheersmaatregelen. Geconcludeerd wordt dat er op een goede manier aandacht aan de thema’s fraude en integriteit wordt besteed. Jeugdhulp: de overstap naar een taakgerichte bekostigingsvariant gaat gepaard met het opnieuw inrichten van processen en interne beheersingsmaatregelen. Een aantal punten zoals het actualiseren van de procesbeschrijvingen en verordening Jeugdhulp en de kostenverdeling met andere gemeenten zijn aandachtspunten in de aanloop naar de jaarrekeningcontrole.

Grondexploitaties: de eerste geconstateerde bevindingen inzake de interne beheersing ten aanzien van de grondexploitaties zijn grotendeels opgevolgd. De actualisatie van de nota grondbeleid is nog onder handen en wordt naar verwachting in 2024 voorgelegd. Ten behoeve van het goede verloop van de controle zullen afspraken gemaakt worden tussen organisatie en accountant. Een gedegen onderbouwing van de geschatte kosten en opbrengsten is in het licht van de huidige uitdagingen (o.a. oplopende inflatie en rente en de stikstofproblematiek) een aandachtspunt bij de grondexploitaties.

Kenmerk: 2023/1885900

3/4





EU-aanbestedingen: het bedrag van de onrechtmatigheden binnen de EU-aanbestedingen is de afgelopen twee jaar ongeveer gelijk gebleven. Er zijn diverse acties ingezet om de interne beheersing te versterken. Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking: In 2023 zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd om de betrouwbaarheid en continuïteit van data te waarborgen, met name op het gebied van toegangsmanagement en het periodiek evalueren van rollen en rechten. Niet alle bevindingen zijn opgelost. Ook dit jaar heeft Deloitte een IT Maturity Assessment uitgevoerd, gericht op IT Governance, IT Risk management, Informatie en privacy, IT Leveranciers management en General IT Controls. Ook hier is vastgesteld dat er in 2023 verbeteringen zijn doorgevoerd om het volwassenheidsniveau van de IT-omgeving van de gemeente te verhogen en te groeien naar het gewenste volwassenheidsniveau.

De organisatie zal op basis van bovenstaande aandachtspunten aan de slag gaan om de gevraagde informatie tijdig beschikbaar te hebben en zal daar waar nodig afspraken maken met Deloitte om de controle zo soepel mogelijk te laten verlopen. 3. Consequenties De organisatie onderneemt de nodige acties om aan de aandachtspunten en aanbevelingen van de accountant te voldoen. 4. Vervolg Op 12 december 2023 wordt de management letter besproken in de auditcommissie. De management letter wordt vervolgens aan de commissie Bestuur aangeboden. Na de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 worden college en raad door de accountant geïnformeerd met een verslag van bevindingen over de voortgang van de aanbevelingen. 5. Bijlage Bijlage 1: Management letter Deloitte 2023 Gemeente Haarlem

Kenmerk: 2023/1885900

4/4