1 Huurovereenkomst depot voor collectie Frans Hals Museum

Collegebesluit

Onderwerp Huurovereenkomst depot voor collectie Frans Hals Museum Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2024/781976 Loenen, D. van 4.2 Economie, toerisme en cultuur ECDW Böhne, B. 0643280167 bbohne@haarlem.nl De gemeente Haarlem besluit tot het huren van een depotruimte voor het Frans Hals Museum. Hiermee wordt er gekozen voor een oplossing die zorgt dat er op korte termijn een kwalitatief goede oplossing wordt gerealiseerd voor de urgente situatie van de collectie van het Frans Hals Museum. Tegelijkertijd is deze variant financieel het meest aantrekkelijk, CO2 neutraal, voldoet het aan de hoogste standaarden op het gebied van veiligheid, beveiliging en klimaat. Dit besluit biedt een solide basis voor een duurzame toekomst voor de collectie van het Frans Hals Museum. De commissie ontwikkeling heeft op 18 april 2024 uitgesproken dat college verder kon onderhandelen over de huurovereenkomst en deze kan aangaan binnen de besproken condities. Inmiddels zijn de onderhandelingen afgerond met als resultaat een concept-huurovereenkomst. Het college wordt gevraagd in te stemmen met het aangaan van deze huurovereenkomst. De financiële consequenties worden opgenomen in de Kadernota 2025.

Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten

Het college stuurt dit besluit ter kennisname naar de commissie Ontwikkeling. Dit in navolging van eerdere besprekingen, en vanwege het belang van het depot en de (financiële) consequenties van huren. -

-

Collegebesluit Huuroptie depot voor collectie Frans Halsmuseum (2024/448947) in commissie Ontwikkeling 18 april 2024; Informatienota ‘Exploitatie, onderhoud en collectiebeheer Frans Hals Museum – plan van aanpak 2022’ (2022/32483) in commissie ontwikkeling 3 februari 2022; Informatienota ‘Exploitatie en huisvesting Frans Hals Museum’ (2022/1311888) in commissie ontwikkeling 27 oktober 2022;

Kenmerk: 2024/781976

1/5

-

Besluit College d.d. 28 mei 2024

Opinienota Uitkomsten Onderzoek depotgebouw culturele instellingen (2022/1397822) in commissie Ontwikkeling van 22 juni 2023.

Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. het college stemt in met de concept huurovereenkomst aan te gaan door het Frans Hals Museum; 2. de financiële consequenties van dit besluit bedraagt 605.000 euro bij aanvang huur en worden opgenomen in de Kadernota 2025 ter dekking van de huurkosten. de secretaris, de burgemeester,

1. Inleiding De gemeente Haarlem is, als eigenaar van de archeologische collectie en van de kunstcollectie in beheer bij het Frans Hals Museum, primair verantwoordelijk om de collecties van onze stad goed te kunnen bewaren. De huidige collectie van het FHM is noodgedwongen verspreid over verschillende locaties binnen en buiten de stad. De ruimtes voldoen veelal niet aan de klimatologische eisen en beveiligingseisen. Dit behoeft een urgente oplossing. Op 18 april 2024 is in de commissie ontwikkeling gesproken over het huren van depotruimte in een bestaand (en uit te breiden) hoogwaardig depot in de Haarlemmermeer. Het college heeft uiteengezet dat het huren van depotruimte een goede alternatief is. Het college heeft een voorkeur voor deze huuroptie, omdat hiermee op korte termijn een kwalitatief goede oplossing wordt gerealiseerd voor de urgente situatie van de collectie van het Frans Hals Museum. Bovendien is vanuit het college toegelicht dat onder de specifieke condities huren een financieel aantrekkelijke oplossing is. De commissie heeft het college aangegeven verder te mogen onderhandelen en een huurovereenkomst aan te gaan binnen de besproken condities. Inmiddels zijn de onderhandelingen afgerond met als resultaat een concept-huurovereenkomst. Hiermee kan op korte termijn een kwalitatief goede oplossing worden gerealiseerd voor de collectie van het Frans Hals Museum.

Met het huren van depotruimte is het mogelijk de collectie binnen een jaar in twee fases te verhuizen naar een bestaand hoogwaardig depot. 2. Besluitpunten college Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. het college stemt in met de concept huurovereenkomst aan te gaan door het Frans Hals Museum; 2. de financiële consequenties van dit besluit bedraagt 605.000 euro bij aanvang huur en worden opgenomen in de Kadernota 2025 ter dekking van de huurkosten.

Kenmerk: 2024/781976

2/5

3. Beoogd resultaat Met het behalen van het onderhandelingsresultaat kan de huurovereenkomst tussen partijen worden getekend en kan binnen een jaar de collectie van het FHM worden verhuisd naar het depot. 4. Argumenten 1. Urgente depot situatie van het Frans Hals Museum snel oplossen door huren Doordat de te huren depotruimte direct beschikbaar is kan de collectie op korte termijn (binnen 1 jaar) verhuizen. Daarmee is snel een kwalitatieve plek voor de collectie gerealiseerd. Het plan is om het eerste deel van de collectie vanuit de externe depots in het eerste kwartaal van 2025 te verhuizen en het tweede deel in het eerste kwartaal van 2026 vanuit de depots van de zolder van het museum te verhuizen. 2. Huren financieel aantrekkelijke oplossing De huurvariant is met betrekking tot de vastgoed- en exploitatielasten een financieel aantrekkelijke oplossing. Er zijn met de verhuurder goede afspraken gemaakt over indexering, huurprijs per/m2, looptijd van het contract, servicekosten en verbruik. 3.

Gunstige voorwaarden afgesproken met de verhuurder In de onderhandeling zijn gunstige voorwaarden overeengekomen met de verhuurder, onder andere: - De huurprijs is inclusief de onderhoudskosten van de installaties; - De huurprijs is inclusief servicekosten en energie- en stroomverbruik; - Het pand wordt volledig optimaal geklimatiseerd voor wat betreft luchtvochtigheid en temperatuur; - De huur is inclusief een contract voor ongediertebestrijding; - Het pand is voorzien van een borg gecertificeerd alarmsysteem; - Het pand is zowel binnen als buiten volledig beveiligd, voorzien van camera’s etc; - Het pand is volledig voorzien van beveiliging tegen water (waterdetectie); - Het pand is voorzien van een hufter / inbraakproof hekwerk, rondom het gehele terrein; - Het pand is voorzien van elektrische sloten en is er een toegangsmanagement systeem; - Het pand is CO2 neutraal; - Het pand wordt verwarmd en gekoeld met een milieuvriendelijke warmtepomp; - Het pand beschikt over 5.000 zonnepanelen om energie op te wekken; - Het pand beschikt sinds kort over een 2Mwh batterij waarbij het overschot aan stroom wordt opgeslagen en op zon-arme tijden weer kan worden gebruikt. Waarmee het pand autonoom kan voorzien in haar eigen energiebehoefte en niet afhankelijk is van energie leveranciers. 4.

Reeds middelen in IP maar onvoldoende, aanvraag benodigd voor kadernota 2025 Momenteel is in het IP een bedrag van in totaal 7,75 miljoen euro beschikbaar voor de realisatie van het depot. De IP posten zijn niet geheel nodig, omdat er in plaats van zelf een depot bouwen nu alleen wordt verbouwd in het gehuurde. De gevolgen hiervan worden verwerkt in het IP.

Kenmerk: 2024/781976

3/5

De kosten voor het verbouwen van de depotruimte (daglichttoetreding gevel, fotostudio, restauratieatelier en schilderijrekken) voor het museum zijn geraamd op circa 1,9 miljoen euro. Deze kosten worden gedekt door het reeds geraamde bedrag van 3 miljoen euro in het Investeringsprogramma (IP) ten behoeve van het depot FHM. De huursom is afhankelijk van de te sluiten huurovereenkomst. Op basis van de hierbij gevoegde concept huurovereenkomst zal het college met de Kadernota 2025 aan de raad een voorstel voorleggen om de benodigde middelen van 605.000 euro bij aanvang huur ter beschikking te stellen. NB. Bij het samenstellen van de Kadernota 2025 werden de kosten op basis van de toen beschikbare info nog ingeschat op € 650.000. Bij de Programmabegroting 2026 wordt dit rechtgetrokken. 5. Risico’s en kanttekeningen Juridische advisering op contractuele afspraken is noodzakelijk Bij de totstandkoming van deze overeenkomst zijn het Frans Hals Museum, de gemeente en de verhuurder Kortmann bijgestaan door juridische experts. De firma Kortmann is onderdeel van Duitse moederbedrijf Hasenkamp. Elke partij heeft daarbij een eigen adviseur ingeschakeld. In nauw overleg met alle betrokken partijen is onderhavige overeenkomst tot stand gekomen.

De basis voor de huurovereenkomst is het door ROZ gepubliceerde model “Huurovereenkomst en andere bedrijfsruimte (artikel 7:230a BW)”, waaraan een uitgebreide demarcatielijst wordt toegevoegd waarin onder andere het eigendom van zaken in en aan het gehuurde wordt vastgelegd. Het gehuurde is omschreven als een depotruimte die bouwkundig, feitelijk en juridisch geschikt is voor de opslag van kunstwerken. De huidige én een eventueel opvolgend eigenaar, ook in het geval van faillissement van de verhuurder, zal daarvoor moeten instaan. Hiermee wordt geborgd dat het gehuurde gedurende de looptijd naar behoren gebruikt kan worden als opslagruimte voor kunstwerken. Om het behoud van de collectie verder te waarborgen is een zogenoemd huurinstaprecht opgenomen. Dit biedt de gemeente de mogelijkheid om de huurovereenkomst voor te zetten, in het onwaarschijnlijk geval, dat de huur (in rechte) wordt beëindigd door tekortkomingen van het FHM.

Vooruitlopend op de formele goedkeuring van de Gemeenteraad bij de bespreking van de Kadernota en de Raad van Toezicht van het FHM committeert de verhuurder zich met ondertekening hiervan aan alle belangrijke (financiële) uitgangspunten waaronder:  Een huurprijs per m2 inclusief servicekosten en verbruik voor een periode van 40 jaar (2 keer 20 jaar);  Een maximum op de jaarlijkse indexering van de huurprijs om sterke stijging te voorkomen;  De door verhuurder te leveren zaken en diensten en de onderhoudsverplichtingen. 6. Uitvoering Vasstellen en ondertekenen huurovereenkomst Het college heeft het onderhandelingsresultaat vastgelegd in onderhavige huurovereenkomst. De huurovereenkomst wordt ondertekend door het museum, omdat zij een BTW plichtige instelling is en

Kenmerk: 2024/781976

4/5

we daarmee de BTW-lasten kwijt kunnen. Het Frans Hals Museum huurt het depot en de gemeente verhoogt daartoe de subsidie. 7. Bijlagen 1. Concept-Huurovereenkomst huur depotruimte Frans Hals Museum dd. Mei 2024

Kenmerk: 2024/781976

5/5