1 Huuroptie depot voor collectie Frans Hals Museum

Collegebesluit

Onderwerp Huuroptie depot voor collectie Frans Hals Museum Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2024/448947 Loenen, D. van 4.2 Economie, toerisme en cultuur ECDW Böhne, B. 0643280167 bbohne@haarlem.nl Op 22 juni 2023 is in de commissie Ontwikkeling de opinienota ‘Uitkomsten onderzoek depotgebouw Haarlem’ besproken. Er zijn daarbij vanuit de commissie enkele kaders meegegeven voor de verdere uitwerking waaronder dat realisatie zich richt op een depot voor de collectie van het Frans Hals museum en de gemeentelijke archeologische collectie. Over de locatie van het depot -in Haarlem of in de regio- waren de standpunten verdeeld. In eerste instantie is gekeken naar mogelijkheden voor realisatie van een depot op een kavel in Haarlem, aan de Mincklersweg, mede omdat deze kavel eigendom is van de gemeente. Deze kavel blijkt niet goed geschikt voor de opgave: qua volume zou het passen, maar het past qua bestemming en beleid niet voldoende. Tijdens de onderzoeksfase kwam ook een nieuwe optie in beeld, namelijk het huren van depotruimte in een bestaand (en uit te breiden) hoogwaardig depot in de Haarlemmermeer. Uit nadere verkenning van deze optie blijkt dat dit een goed alternatief is. Het college heeft een voorkeur voor deze huuroptie, omdat hiermee op korte termijn een kwalitatief goede oplossing wordt gerealiseerd voor de urgente situatie van het Frans Hals Museum. Bovendien is onder deze specifieke condities huren financieel aantrekkelijker dan zelf bouwen.

Behandelvoorstel voor commissie

Deze huuroptie biedt geen oplossing voor de archeologische collectie omdat dit depot te hoogwaardig is en te ver buiten Haarlem ligt. Daarom wordt voor de archeologische collectie op zoek gegaan naar een alternatieve locatie in Haarlem. Het college stuurt dit besluit ter bespreking naar de commissie Ontwikkeling. Dit in navolging van eerdere besprekingen, en vanwege het belang van het depot en de (financiële) consequenties van huren. Voorafgaand aan de bespreking in de commissie is op 15 april een technische sessie gepland.

Kenmerk: 2024/448947

1/7

Relevante eerdere besluiten

Besluit College d.d. 26 maart 2024

-

Informatienota ‘Exploitatie, onderhoud en collectiebeheer Frans Hals Museum – plan van aanpak 2022’ (2022/32483) in commissie ontwikkeling 3 februari 2022 - Informatienota ‘Exploitatie en huisvesting Frans Hals Museum’ (2022/1311888) in commissie ontwikkeling 27 oktober 2022 - Opinienota Uitkomsten Onderzoek depotgebouw culturele instellingen (2022/1397822) in commissie Ontwikkeling van 22 juni 2023 Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Het college spreekt voor het onderbrengen van de collectie van het Frans Hals Museum de voorkeur uit voor het huren van een depotruimte in Haarlemmermeer. 2. Bij de Kadernota een voorstel te doen voor de benodigde middelen op basis van het onderhandelingsresultaat voor een huurovereenkomst. de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding De gemeente Haarlem is, als eigenaar van de archeologische collectie en van de kunstcollectie in beheer bij het Frans Hals Museum, primair verantwoordelijk om de collecties van onze stad goed te kunnen bewaren. De huidige collectie van het FHM is noodgedwongen verspreid over verschillende locaties binnen en buiten de stad. De ruimtes voldoen veelal niet aan de klimatologische eisen en beveiligingseisen. Dit behoeft een urgente oplossing. De discussie en zoektocht naar een adequaat depot loopt sinds 2001. Op 22 juni 2023 is in de commissie de opinienota ‘Uitkomsten onderzoek depotgebouw Haarlem’ besproken. Er zijn daarbij vanuit de commissie enkele kaders meegegeven voor de verdere uitwerking, waaronder, dat realisatie zich primair richt op de collectie van het Frans Hals museum en de archeologische collectie, en niet meer op die van het Noord-Hollands Archief. Over de voorkeur voor een locatie in Haarlem of in de regio bestonden verschillende standpunten in de commissie. Allereerst is de kavel aan de Mincklersweg Noord onderzocht op geschiktheid. Deze kavel is in eigendom is van de gemeente. Er is een volumestudie uitgevoerd en een juridisch-planologische check gedaan. Locatie Cruquius (Spaarne Werkt) is in deze fase niet verder onderzocht. Gezien de wens van Archeologie om in Haarlem te blijven is het vervolgonderzoek toegespitst op de kavel Mincklersweg.

Kenmerk: 2024/448947

2/7

Tijdens de onderzoeksfase kwam ook een nieuwe optie in beeld, namelijk het huren van depotruimte in een bestaand (en uit te breiden) hoogwaardig depot in de Haarlemmermeer. Uit nadere verkenning van deze optie blijkt dat dit een goed alternatief is. Hier kan op korte termijn een kwalitatief goede oplossing worden gerealiseerd voor het Frans Hals Museum en blijkt in deze situatie huren financieel aantrekkelijker dan zelf bouwen. Met het huren van ruimte is het mogelijk de collectie binnen een jaar te starten met het overbrengen naar een bestaand hoogwaardig depot nabij Haarlem. Het Frans Hals Museum is positief over het huren van depotruimte, waarbij een aantal aandachtspunten zijn geïnventariseerd die ook van toepassing zijn indien de gemeente zelf een depot bouwt. 3. Besluitpunten college Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. Het college spreekt voor het onderbrengen van de collectie van het Frans Hals Museum de voorkeur uit voor het huren van een depotruimte in Haarlemmermeer. 2. Bij de Kadernota een voorstel te doen voor de benodigde middelen op basis van het onderhandelingsresultaat. 3. Beoogd resultaat Op korte termijn betaalbare en adequate depotruimte realiseren voor de opslag van de collectie van het Frans Hals Museum. 4. Argumenten 1.

Urgente depot situatie van het Frans Hals Museum snel oplossen door huren Doordat de te huren depotruimte direct beschikbaar is kan de collectie op korte termijn (binnen 1 jaar) verhuizen. Daarmee is snel een kwalitatieve plek voor de collectie gerealiseerd. Dit is aanzienlijk sneller dan zelf bouwen: bij het zelf bouwen van een depot kan de collectie op z’n vroegst eind 2028 verhuizen. Het plan is om het eerste deel van de collectie vanuit de externe depots in het eerste kwartaal van 2025, en in het eerste kwartaal van 2026 de collectie vanuit de depots van de zolder van het museum over te brengen. 2. Bouwen op kavel Mincklersweg beperkt door met name de bestemming De conclusie van de volumestudie is dat is het ruimtelijk mogelijk is om het depot op de kavel te plaatsen. Het gebouw moet drie of vier lagen hoog worden om op de kavel te passen. De juridisch planologische conclusie is echter dat de kavel niet geschikt is voor een cultuurdepot. Een zelfstandig opslaggebouw past niet binnen de regels van het vigerende bestemmingsplan Waarderpolder. Voor het depot moet een wijziging worden aangevraagd van het bestemmingsplan. Daarnaast is een depotfunctie niet in lijn met de omgevingsvisie en de gedragslijn ‘intensiveren bedrijventerrein Waarderpolder’ (convenant en plannen voor dit gebied (C-district)). 3. Huren is goedkoper dan zelf bouwen

Kenmerk: 2024/448947

3/7

De huurvariant is afgezet tegen de variant waarbij de gemeente zelf een depot realiseert en exploiteert. Onderzocht is wat naar rato de vastgoed- en exploitatiekosten zijn op basis van de vierkante meters huisvestingsbehoefte over een periode van 40 jaar. Er is berekend op basis van netto contante waarde met bedrijfseconomische benadering met welke huurprijs per m2 en onder welke condities huren kostentechnisch over een periode van 40 jaar aantrekkelijker voor de gemeente is dan zelf bouwen en exploiteren. Onder condities wordt verstaan aannames over de index, bouwrente, de prijs per p/m2 en de looptijd van het contract. Het ligt daarbij voor de hand dat in de aanbieding de huurprijs p/m2 over een periode van 40 jaar lager ligt dan over een kortere periode van bijvoorbeeld 10 of 25 jaar. Bij de berekeningen is meegenomen dat de index op de huurprijs toeneemt, terwijl de kapitaallasten in de tijd minder worden. De inzet voor de onderhandelingen over een huurovereenkomst is om te komen onder die huurprijs per m2. Het college ziet dit als een kansrijke optie en daarmee de voorkeursvariant. 4. Overige voordelen van huren boven zelf bouwen Behalve snelheid en lagere kosten, kent de huuroptie als voordelen: -

Verhuurder is erkend bedrijf in de kunstwereld met ervaring in depotbeheer; Geen risico op bouwkostenstijgingen tijdens het ontwikkel- en bouwproces; Geen kosten aan voorbereiding, toezicht en uitvoering en adviseurskosten gedurende het ontwikkelproces van circa 5 jaar; Geen risico op juridische procedures, extra kosten bij bestemmingsplanwijziging, omgevingsvergunningaanvraag et cetera; De kavel in Waarderpolder blijft beschikbaar om zelf te bebouwen of te verkopen aan een externe partij; Geen extra vastgoed in eigen beheer.

5. Het Frans Hals Museum heeft aandachtspunten voor verhuizing naar een depot in beeld gebracht Het Frans Hals Museum is positief over het huren van depotruimte, waarbij een aantal aandachtspunten zijn geïnventariseerd die ook van toepassing zijn indien de gemeente zelf een depot bouwt. - Locatie Groot Heiligland moet twee à drie maanden dicht om alle objecten uit depot te verplaatsen. Het gaat om grote aantallen kwetsbare objecten en er is weinig ruimte. - Sluiting heeft financiële consequenties, mislopen van publieksinkomsten. - Voorbereiding van verhuizing vergt tijd en geld; grote operatie van ruim 19.000 objecten. - Complete uitbesteding aan gespecialiseerde partij van voorbereiding, verhuizing en inhuizing is noodzakelijk want onvoldoende capaciteit in huis/ beschikbaar. Regie bij museum als opdrachtgever. - Gefaseerd inhuizen van nieuw depot is wenselijk en mogelijk: eerste fase (Q1 2025) ca. 2.000 m2 voor objecten uit externe depot, tweede fase (Q1 2026) ca. 2.200 m2 voor objecten uit interne depot en restauratieatelier.

Kenmerk: 2024/448947

4/7

Het museum heeft een memo opgesteld met daarin een overzicht van de collectie, verloop depotsituatie sinds 2001 en de acties voor het ontzamelen (bijlage 1). Ook heeft het FHM een plan van aanpak voor de verhuizing van de collectie opgesteld (bijlage 2). Om de voorbereiding en de daadwerkelijke verhuizing mogelijk te maken is inhuur van extra mankracht noodzakelijk. De voorbereiding behelst onder meer het (nog) registreren, checken van de conditie en verhuisklaar maken van elk object. Voor de verhuizing van de collectie is geen krediet benodigd, wel een budget in de begroting. De (eenmalige) kosten daarvoor zijn geraamd op circa 1,8 miljoen euro. Voor de registratie en uithuizing van één depotlocatie (Baars) heeft de gemeenteraad eerder 250.000 euro beschikbaar gesteld. Dit bedrag kan worden ingezet binnen dit project. Daarnaast is de interne dekking vanuit het FHM 300.000 euro. In de Kadernota 2025 zal het resterende saldo van 1,2 miljoen euro in afweging aan de raad worden aangeboden. 6. Het huren van een depot is gunstig op het gebied van duurzaamheid Indien het Frans Hals Museum depotruimte gaat huren, wordt gebruik gemaakt van bestaand vastgoed en hoeft er geen nieuw gebouw gerealiseerd te worden. Dit is uit oogpunt van duurzaamheid beter dan een nieuw gebouw te realiseren. Het depotgebouw betreft een hoogwaardig gebouw wat voldoet aan de hoogste kwaliteit.

Het gebouw is voorzien van zonnepanelen (wanden en dak) en wordt geklimatiseerd met een warmtepomp. Het gebouw is CO2-neutraal en levert meer energie dan het verbruikt. 7. Depot in de basis geschikt en kan specifiek voor museum ingericht worden Het depot in Haarlemmermeer is in de basis een adequaat depot. Het voldoet aan de gestelde eisen voor het bewaren van een museale collectie, onder meer op het gebied van luchtvochtigheid en temperatuur. Het te huren oppervlak voor het museum wordt gehuurd als een kale, open verdiepingsvloer. Om de depotruimte geschikt te maken voor het museum moeten en kunnen een aantal (bouwkundige) aanpassingen gedaan worden. Er moet onder meer een aantal ramen worden gerealiseerd om daglicht te creëren voor het restauratie atelier en werkplekken voor de medewerkers van het museum. Daarnaast moet de ruimte worden ingericht als depotruimten met een fotostudio en een fotodepot (gekoeld). Om alle objecten uit de collectie zo efficiënt mogelijk op te slaan is het inrichten van de ruimte met rekken, rails en (lade)kasten nodig. Deze depot inrichtingselementen zijn kunnen bij een eventuele verhuizing worden meegenomen. De kosten voor het klaarmaken van de ruimte voor het museum bedragen circa 1,2 miljoen euro. 8.

Reeds middelen in IP, aanvraag benodigd voor kadernota 2025 Momenteel is in het IP een bedrag van in totaal 7,75 miljoen euro beschikbaar voor de realisatie van een zelf te bouwen depot. De financiële analyse van huren wordt momenteel verder uitgewerkt en is uiteraard afhankelijk van de te sluiten huurovereenkomst. Op basis hiervan zal het college met de Kadernota 2025 aan de raad een voorstel voorleggen, met inachtneming van de reeds beschikbare middelen in het IP.

Kenmerk: 2024/448947

5/7

5. Risico’s en kanttekeningen 1. Urgente situatie depot archeologische collectie is hiermee niet opgelost Het gemeentelijk archeologisch depot (afdeling Omgevingsbeleid/team Erfgoed) is tijdelijk gehuisvest aan de Korte Verspronckweg en zal daar naar verwachting eind 2026 weg moeten, omdat deze locatie is aangewezen als woningbouwlocatie. Voor de archeologische collectie is de huuroptie samen met het Frans Hals Museum om meerdere redenen niet geschikt. Het depot is voor de collectie te hoogwaardig qua bouw, klimaatinstallaties en beveiliging. Daarnaast ligt het buiten de gemeentegrenzen van Haarlem. Huisvesting buiten Haarlem heeft niet de voorkeur in verband met de inzet van Haarlemse vrijwilligers. Dit betekent dat afgezien wordt van een gezamenlijk depot. Voor Archeologie kan op zoek gegaan worden naar een alternatieve locatie in Haarlem. Het benodigde eigen metrage ligt beduidend lager (ca 1.200 m2) dan voor een gezamenlijk depot en kan naar verwachting beter ingepast worden in de stad. De huidige locatie van het archeologisch depot aan Korte Verspronckweg is aangewezen als woningbouwlocatie en kan worden gebruikt tot start van de herontwikkeling eind 2026.Vervangende huisvesting voor de archeologische collectie is daarmee urgent. De financiële consequenties gelieerd aan vervolg van ontwikkeling van het depot voor archeologie vallen buiten de scope van dit besluit. 2.

Afhankelijkheid van verhuurder. Door het huren ontstaat er een afhankelijkheid van de verhuurder. Dit risico kan worden beperkt door in het huurcontract goede afspraken te maken over bijvoorbeeld huurtermijnen, maximaal percentage indexeringen, opzegtermijnen et cetera. 6. Uitvoering Onderhandeling tot huurovereenkomst Het college gaat verder in gesprek met de verhuurder om tot een huurovereenkomst te komen. Het resultaat van deze onderhandeling zal met de commissie worden gedeeld. Het huurcontract wordt na onderhandeling aangegaan door het museum zelf omdat zij een BTW plichtige instelling is. De insteek is dat het Frans Hals Museum het depot huurt en de gemeente verstrekt de daartoe benodigde middelen. Voorstel Kadernota 2025 Het college zal met de Kadernota 2025 aan de raad een voorstel voorleggen om de benodigde middelen ter beschikking te stellen voor de huur van het depot. Evenals voor de benodigde investering in het gebouw en incidentele verhuiskosten van de collectie. Informatie over depot andere partijen volgt Voor de depotbehoefte van Archeologie zal een apart plan worden ontwikkeld en aan de commissie gepresenteerd, inclusief locatieverkenning. Het Noord-Hollands Archief is na de uitkomst van de vorige verkenning zelfstandig gestart met een haalbaarheidsonderzoek om het huidige depotgebouw aan de Kleine Houtweg uit te breiden.

Kenmerk: 2024/448947

6/7

Daarover wordt de commissie op een later moment geïnformeerd. 7. Bijlagen 1. Memo Frans Hals Museum, Collectieprofiel depot en ontzameltrajecten, maart 2024 2. Memo Frans Hals Museum, Plan van aanpak verhuizing collecties nieuw depot, maart 2024

Kenmerk: 2024/448947

7/7