1 Gegevensdeling in het sociaal domein

Collegebesluit

Onderwerp Gegevensdeling in het sociaal domein Nummer 2025/726306 Portefeuillehouder Loenen, D. van/ Leeuwen, B. van Programma/beleidsveld 1.3 Sociale Basis Afdeling PG Auteur Empel, C. van Telefoonnummer Email cvanempel@haarlem.nl Kernboodschap Haarlem heeft de afgelopen jaren al veel geïnvesteerd in het integraal werken vanuit het perspectief van de inwoner. En de meeste inwoners met een hulpvraag kunnen dan ook goed geholpen worden. Om ook inwoners met meervoudige problemen beter en sneller te kunnen helpen wil het college duidelijkheid scheppen rond gegevensdeling tussen de gemeentelijke afdelingen binnen het sociaal domein. Uiteraard met waarborging van hun privacy. Met dit besluit zijn er duidelijke uitgangspunten voor het rechtmatig en zorgvuldig delen van gegevens. De gemeente werkt deze vervolgens intern uit in werkprocessen en instructies. Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie Samenleving.

Relevante eerdere besluiten Besluit college d.d. 4 november 2025

-

Gemeentelijk privacy beleid 2025-2028 (2025/547365) vastgesteld in college van B&W op 23 september 2025 Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. De uitgangspunten voor gegevensdeling in het sociaal domein zoals geformuleerd in dit collegebesluit vast te stellen. de secretaris,

Kenmerk: 2025/726306

de burgemeester,

1/4

1. Aanleiding Om inwoners in een kwetsbare positie goed te kunnen ondersteunen is het uitgangspunt om zoveel mogelijk integraal en vanuit het perspectief van de inwoner te werken. Daar is de afgelopen jaren binnen de gemeente Haarlem al veel in geïnvesteerd, o.a. door het werken met de Omgekeerde Toets1, het Oliemannetjesoverleg2 en het onderzoeken van de mogelijkheden van de Doorbraakmethode3. Doel van het integraal werken is om inwoners passender en sneller te helpen. Het grootste deel van de inwoners met een hulpvraag kan op deze wijze goed ondersteund worden. Voor mensen met meervoudige problematiek is het toch vaak lastig om passende hulp te vinden, zoals ook wordt vastgesteld in een recent rapport van het SCP.4 Landelijke regelgeving en het werken met verschillende registratiesystemen maken een integrale aanpak lastig. Enerzijds is de opdracht om binnen het gemeentelijk sociaal domein integraal te werken, anderzijds maakt het werken vanuit verschillende wetten voor Participatie, Schuldhulpverlening, Wmo en Jeugdzorg het delen van gegevens lastig. Medewerkers voelen zich beperkt omdat het onduidelijk is hoe de wetgeving met betrekking tot gegevensdeling en privacy geïnterpreteerd kan worden. Ze zijn terughoudend met onderlinge afstemming en het delen van gegevens omdat ze denken dat dit niet mag.

Dit knelpunt is ook landelijk gesignaleerd en was het startpunt voor de Wet Aanpak Meervoudige problematiek Sociaal domein (Wams). Doel van deze wet is knelpunten wegnemen bij gegevensuitwisseling en de aanpak van meervoudige problematiek. Mede dankzij de verschillende kabinetswisselingen is het echter nog onduidelijk of en wanneer de Wams in zal gaan. Het college wil inwoners zo goed en breed mogelijk ondersteunen en proactief wijzen op mogelijke ondersteuning. En wil dat daartoe de benodigde gegevens binnen de betrokken afdelingen van de gemeente gedeeld worden als dat helpend is voor de inwoner en als voldaan wordt aan de geformuleerde uitgangspunten en (wettelijke) kaders. De huidige wetgeving biedt ruimte om de interne gegevensdeling op deze manier te organiseren; de Wams heeft vooral toegevoegde waarde voor de gegevensuitwisseling in het zorg- en veiligheidsdomein. Omdat nog niet duidelijk is of en wanneer de Wams zijn intrede zal doen, wil het college in de geest van de wet Wams alvast duidelijkheid scheppen over de mogelijkheid van gegevensdeling binnen de vier wetten van het sociaal domein. Het college wil met dit collegebesluit bewerkstelligen dat inwoners volledig en passend geholpen kunnen worden.

Het wil voorkomen dat medewerkers geen zicht hebben op wat er verder speelt, dat inwoners steeds opnieuw hun verhaal moeten doen en dezelfde gegevens meermaals moeten aanleveren. Kortom ervoor zorgen dat mensen zich gehoord en geholpen voelen.

1 ‘Integraal samenwerken? Met de Omgekeerde Toets® bereik je meer’ | Stimulansz

2 Het oliemannetjesoverleg is een integraal casuïstiekoverleg binnen het sociaal domein 3 IPW | Doorbraakmethode

4 Zie ook het recent verschenen rapport: Analyse van knelpunten bij de ondersteuning van mensen

met meervoudige problemen | Publicatie | Sociaal en Cultureel Planbureau

Kenmerk: 2025/726306

2/4

2. Beoogd resultaat Doel van dit collegebesluit is om de uitgangspunten vast te stellen voor gegevensdelen tussen de verschillende afdelingen van het sociaal domein binnen de gemeente. Zodat: • • •

Inwoners beter en sneller passende ondersteuning krijgen, met behoud van privacy; Proactieve dienstverlening mogelijk gemaakt wordt, waarbij inwoners actief worden gewezen op, of doorverwezen naar mogelijke ondersteuning; Professionals duidelijke richtlijnen hebben voor rechtmatig gegevensdelen.

3. Onderbouwing voorstel 1) Het voorstel past binnen de leidende principes die zijn geformuleerd voor het sociaal domein: • Werken vanuit het perspectief van de burger; • De kracht van de wijk; • Samenhangende aanpak zonder schotten en kolommen; • Samenwerken met alle betrokkenen met respect voor ieders rol en belang; • Ondersteunen van doelmatige inzet van ondersteuning en kostenbewustzijn 2) De uitgangspunten voor een gecoördineerde en zorgvuldige gegevensdeling zijn: • Vraagverkenning Uitgangpunt is de hulpvraag van de inwoner; samen met de inwoner wordt de hulpvraag en de samenhang met andere hulpvragen verkend. • Noodzaak tot samenwerking Gegevensdeling vindt plaats als de problematiek zodanig is dat deze alleen in samenhang goed opgepakt kan worden. • Samenspraak met de inwoner Gegevensdeling vindt plaats in afstemming met de inwoner. Als de inwoner niet wil dat gegevens gedeeld worden ten behoeve van een gecoördineerde aanpak gebeurt dit niet. • Er is een juridische grondslag De juridische grondslag volgt uit de eigen (wettelijke) taak om gegevens uit te wisselen én de inhoudelijke noodzaak om vanuit die taak bij te dragen aan een gecoördineerde aanpak. • Zorgvuldigheid Zorgvuldigheid wordt georganiseerd door duidelijke afwegingsmomenten in het werkproces in te bouwen en duidelijke afspraken bij de uitvoering.

3) De implementatie kenmerkt zich door heldere werkprocessen, bewustwording en reflectie De bovenstaande uitgangspunten worden uitgewerkt in heldere werkprocessen en duidelijke werkinstructies en afspraken bij de uitvoering met daarin als belangrijke elementen: • Gefaseerd werkproces De privacy risico’s worden beperkt door een gefaseerd werkproces, waarbij steeds per fase bepaald wordt welke gegevens met wie gedeeld worden. • Noodzakelijke gegevens Alleen de gegevens die nodig zijn voor een gecoördineerde aanpak worden gedeeld, niet de achterliggende dossiers.

Kenmerk: 2025/726306

3/4

•

•

•

• •

Noodzakelijke betrokkenen De gegevens worden alleen gedeeld met de afdelingen/medewerkers die vanuit hun taak in die fase van het proces een bijdrage te leveren hebben aan de gecoördineerde aanpak. Transparantie De inwoner wordt geïnformeerd over de werkwijze en betrokken bij de stappen die genomen worden. Respect voor de inwoner Medewerkers werken met respect voor de inwoner en met oog voor diens situatie en belang. Ondersteunende systemen De systemen ondersteunen een rechtmatige en zorgvuldige gegevensdeling Bewustwording in de organisatie De uitgangspunten en werkwijze worden actief geïmplementeerd, met aandacht voor bewustwording en inbedding in werk en uitvoering. Hierbij zijn een goede communicatie naar de medewerkers en sturing vanuit directie en management belangrijk.

4. Risico’s Aangezien het hier om persoonlijke gegevens van inwoners gaat is er extra aandacht nodig voor een heldere communicatie over de werkwijze en transparantie bij de dienstverlening en de wijze waarop de gemeente met persoonlijke gegevens omgaat. 5. Consequenties en uitvoering 5.1 Financiën Geen extra kosten, uitvoering binnen bestaande middelen 5.2 Communicatie Interne communicatie: inzet op bewustwording en reflectie door professionals (trainingen, duidelijk vastgelegde en toegankelijke informatie over de werkprocessen) Externe communicatie: heldere informatie gericht op de doelgroep 5.3 Participatie Het inwonerperspectief staat centraal, zowel bij de uitvoering als in de communicatie 5.4 Juridisch Landelijk: Wmo, Jeugdwet, Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, Participatiewet, AVG, en in de toekomst mogelijk de Wams. Lokaal: Gemeentelijk privacy beleid 2025-2028. 5.5 Planning Vaststelling in 4e kwartaal 2025, implementatie in 2026.

Kenmerk: 2025/726306

4/4