1 Evaluatie burgerberaad

Informatienota

Onderwerp Evaluatie burgerberaad Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2024/573401 Leeuwen, B. van 6.2 Gemeentelijk bestuur PG Akdimi, A. +31 6 4286 8534 aakdimi@haarlem.nl Het burgerberaad klimaatbeleid is uitgebreid geëvalueerd door onderzoeksbureau Ipsos I&O in samenwerking met de gemeente Haarlem. De evaluatie spitst zich toe op vier onderwerpen: (1) de beleving van de deelnemers, (2) het verloop van het proces, (3) de politieke opvolging van de adviezen en (4) in welke mate het burgerberaad heeft ‘geleefd’ in gemeente Haarlem. Uit de evaluatie blijkt dat de deelnemers het burgerberaad overwegend positief hebben beoordeeld, met een gemiddeld rapportcijfer van 8,1. Vrijwel alle deelnemers geven aan in de toekomst weer aan een burgerberaad te willen deelnemen. Niettemin is er ruimte voor verbetering. Deze verbeterpunten betreffen zowel de opzet als het verloop van het burgerberaad, evenals de ervaringen van de deelnemers. Bovendien zijn er onverwachte positieve effecten, ook wel 'secundaire effecten' genoemd, waargenomen. Hieronder vallen onder andere een gevoel van saamhorigheid onder de deelnemers en een toename in kennis over CO2-reductie. Conform de bevindingen van het evaluatierapport en indien het doel zich hiervoor leent, adviseert het college gebruik te maken van het instrument 'Burgerberaad'. Het burgerberaad, hoewel een waardevol participatie-instrument, brengt echter aanzienlijke kosten met zich mee.

De voorbereiding en uitvoering van het burgerberaad heeft circa €200.000 gekost. Dit budget weerspiegelt de variant die recht doet aan de aard en het potentieel van het participatie-instrument 'burgerberaad', en wordt derhalve beschouwd als realistisch.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Bestuur. De commissie ontvangt de evaluatie van het burgerberaad.

Kenmerk: 2024/573401

1/6

Relevante eerdere besluiten

-

Pilot Burgerberaad (2023/317434) Motie: Een duidelijk beeld van de verantwoording is een logisch gevolg

Besluit College d.d. 23 april 2024

1. het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding In Nederland en daarbuiten wordt de laatste jaren steeds meer geëxperimenteerd met nieuwe vormen van burgerparticipatie, waarbij overheden burgers actiever betrekken bij besluitvormingsprocessen om de (lokale) democratie te versterken. Dit streven naar meer burgerparticipatie geldt ook voor de gemeenteraad van Haarlem, die met het Initiatiefvoorstel Burgerberaad heeft besloten een pilot burgerberaad uit te voeren. Dit instrument is nu geëvalueerd. Deze informatienota gaat over het instrument burgerberaad. Het burgerberaad is uitgebreid geëvalueerd door onderzoeksbureau Ipsos I&O in samenwerking met de gemeente Haarlem. De evaluatie spitst zich toe op vier onderwerpen: (1) de beleving van de deelnemers, (2) het verloop van het proces, (3) de politieke opvolging van de adviezen en (4) in welke mate het burgerberaad heeft ‘geleefd’ in gemeente Haarlem. 2. Kernboodschap Op basis van de evaluatie kan de gemeente Haarlem leren van de opgedane ervaringen. De inzichten uit het onderzoek dragen bij aan het verbeteren van de opzet van toekomstige burgerberaden, zodat dit instrument mogelijk effectiever kan worden ingezet om Haarlemmers te betrekken bij complexe maatschappelijke vraagstukken. Uit de evaluatie blijkt dat de deelnemers het burgerberaad overwegend positief hebben beoordeeld, met een gemiddeld rapportcijfer van 8,1.

Vrijwel alle deelnemers geven aan in de toekomst weer aan een burgerberaad te willen deelnemen. Niettemin is er ruimte voor verbetering, waar uitgebreid aandacht aan wordt besteed in het onderzoeksrapport. Deze verbeterpunten betreffen zowel de opzet als het verloop van het burgerberaad, evenals de ervaringen van de deelnemers. Hieronder wordt een opsomming van de belangrijkste inzichten gegeven, waarna de belangrijkste leerpunten puntsgewijs worden besproken.

Kenmerk: 2024/573401

2/6

2.1

Inzichten

Samenstelling deelnemersgroep: betrekken nieuwe groep inwoners geslaagd 

Het overgrote deel van de deelnemers had in de afgelopen 3 jaar niet eerder deelgenomen aan enige vorm van door de gemeente georganiseerde participatie. Deelnemers kwamen uit verschillende stadsdelen en uit verschillende leeftijdsgroepen en verschilden in opleidingsniveau, geslacht en houding t.o.v. het vraagstuk. Groepen die normaal gesproken minder participeren – zoals jongeren en lager opgeleiden – waren hiermee ook goed vertegenwoordigd in het burgerberaad. Daarmee is de gemeente erin geslaagd om een andere groep inwoners te betrekken. Door het burgerberaad is dus mogelijk een nieuw geluid gehoord.

Proces: onderlinge sfeer en eigen inbreng dragen bij aan positieve ervaringen deelnemers 



2.2

De sfeer en het onderlinge vertrouwen tussen deelnemers waren zeer goed. Dit was te merken door de jovialiteit onder deelnemers, de respectvolle bejegening richting elkaar, het feit dat niemand tegen elkaar is uitgevallen tijdens de verschillende bijeenkomsten. Verschillende programmaonderdelen hebben bijgedragen aan deze goede sfeer en dit onderling vertrouwen: kennismakingsrondes, de mogelijkheid voor extra uitleg en ruimte voor inbreng van deelnemers zelf. Tijdens het beraad werden keuzes gemaakt aan de hand van unanieme stemrondes. Dit gold voor de afspraken die aan het begin met elkaar werden gemaakt, bijvoorbeeld over het niet delen van informatie op sociale media en over de twee derde meerderheid voor het instemmen van plannen. Ook als deelnemers zelf ideeën hadden om het programma anders vorm te geven, werd hier eerst over gestemd middels een stemronde. Omdat de deelnemers het proces zelf hadden vormgegeven, ontstond hierover later geen discussie. Verbeterpunten

Deelnemers: besteed continue aandacht aan betrokken houden deelnemers 

Het aantal deelnemers dat kwam opdagen nam gedurende het traject af. Er zijn vele redenen te bedenken waarom deelnemers afhaken, door persoonlijke omstandigheden (bijv. ziekte) of doordat men weinig interesse heeft in het onderwerp van het beraad of omdat men het proces moeilijk te begrijpen vindt. Bij de opzet van een volgend burgerberaad kan rekening worden gehouden met deze afname.

Voorzieningen: vestig hier meer aandacht op in uitnodiging en kies een geschikte locatie 

Dat er gebruik kon worden gemaakt van kinderopvang, een tolk en eventuele andere voorzieningen was niet aangegeven in de eerste uitnodigingsbrief. Mogelijk hebben sommige Haarlemmers zich hierdoor niet aangemeld. Van de kinderopvang is geen gebruik gemaakt.

Kenmerk: 2024/573401

3/6

 

Bij het burgerberaad waren meerdere deelnemers aanwezig met een fysieke beperking. De toegankelijkheid van de locatie is daarom essentieel, ook bij volgende burgerberaden. De akoestiek in de zaal (gehorig, galm) zorgde voor suboptimale omstandigheden voor dialoog. Tijdens het burgerberaad is hier de best passende oplossing voor bedacht, namelijk het verspreiden van de groepen over de zaal. Voor een volgend burgerberaad zal hier rekening mee moeten worden gehouden.

Proces: uitleg en inbreng van belangen voldoende aanwezig, overzicht kon beter 



Er is veel tijd besteed aan het uitleggen van de processtappen en er was daarbij voldoende ruimte voor de deelnemers om vragen te stellen. De informatievoorziening tijdens het beraad is (grotendeels) positief beoordeeld. Desondanks waren er programmaonderdelen waarvan deelnemers bij aanvang niet helemaal helder hadden wat er van hen verwacht werd. Het uitleggen en het doel van ieder onderdeel blijven daarom een doorlopend punt van aandacht Deelnemers hadden behoefte aan een overzicht van huidige maatregelen vanuit gemeente Haarlem op het gebied van Co2-reductie. Ook had men behoefte aan overzicht van de reeds opgestelde adviezen door deelnemers zelf (bijv. middels een geprint document op de tafels). Dit kwam tijdens het formuleren van de adviezen meermaals naar voren.

Mandaat: onduidelijk wat het mandaat van dit burgerberaad inhield 



Van de eerste tot en met de laatste bijeenkomst werden vragen gesteld over het mandaat van het burgerberaad. Hierover bleef onduidelijkheid bestaan. Ook was niet volledig duidelijk welke adviezen zijn ingediend bij de gemeenteraad: zijn dit ook ‘weggestemde’ adviezen? Wat er precies met de weggestemde adviezen gebeurt, was ook onduidelijk. Deelnemers voelden een sterk eigenaarschap van ‘hun’ plan en vreesden dat hun plan verloren zou gaan na afloop van het beraad. In dit beraad is om die reden een groep vrijwilligers ontstaan die de opvolging van de adviezen in het komende jaar gaan monitoren. Mogelijk kan deze stap als vast onderdeel worden toegevoegd aan het proces van een burgerberaad.

Doorlooptijd: meerderheid deelnemers tevreden, maar ook behoefte aan meer bijeenkomsten 



In de doorlooptijd van het burgerberaad ligt een verbeterkans. De meeste deelnemers geven aan dat vijf zaterdagen precies de goede tijdsinvestering is. Iets minder dan een op de tien geeft aan dat er meer bijeenkomsten gewenst waren. Volgens deze deelnemers zou een zesde bijeenkomst meer ruimte bieden voor het formuleren en aanscherpen van adviezen. Iets waar in de ogen van een aantal deelnemers nu onvoldoende ruimte voor beschikbaar was. Wanneer deelnemers voldoende tijd hebben om de adviezen te formuleren, maakt dit de adviezen scherper. Het uiteindelijk stemmen op de adviezen moest ook relatief snel gebeuren. Hierdoor hadden deelnemers nauwelijks tijd om op de adviesbriefjes voor hen te noteren waarom zij een

Kenmerk: 2024/573401

4/6

advies bezwaarlijk vonden of wat zij nog nodig hadden om een advies te kunnen instemmen. Dit zorgde voor frustratie onder deelnemers. Ten slotte zijn er ook onverwachte positieve effecten, ook wel 'secundaire effecten' genoemd, waaronder een gevoel van saamhorigheid onder de deelnemers en een toename in kennis over CO2reductie.

3 Consequenties Het burgerberaad was een pilot. De evaluatie geeft met de geleerde lessen inzicht in hoe het burgerberaad kan worden ingezet als één van de instrumenten in het participatiebeleid van de gemeente Haarlem. De evaluatie geeft daarbij aanleiding om een aantal zaken te behouden, zoals de waarderende vorm van begeleiding van de deelnemers en de aandacht voor verbinding en sfeer die helpen om het burgerberaad tot een goed einde te brengen. De verbeterpunten bieden waardevolle inzichten die kunnen worden toegepast bij het ontwerp van een eventueel nieuw burgerberaad. Hierbij is het bijvoorbeeld belangrijk om tijdens het formuleren van de adviezen een beleidscheck uit te voeren. De deelnemers van het burgerberaad willen graag tijdig horen of hun adviezen al onderdeel zijn van lopend dan wel voorgenomen beleid. Een ander verbeterpunt is het duidelijk belichten van het mandaat van het burgerberaad. Deelnemers voelen een sterk eigenaarschap van hun plan en vrezen dat het verloren zal gaan na afloop van het beraad. Conform de bevindingen van het evaluatierapport en indien de aard van het doel zich hiervoor leent, adviseert het college gebruik te maken van het instrument 'Burgerberaad'. Deze evaluatie omvat niet de verantwoording van de inhoudelijke adviezen.

Om deze te dekken, is er tijdens de bespreking van de inhoudelijke adviezen van het burgerberaad op 28 maart jongstleden een motie ingediend. Deze motie roept het college op om aan te geven hoe de verantwoording van de adviezen wordt uitgevoerd. De inhoudelijke opvolging van de adviezen vindt plaats in de lijnorganisatie. De monitoring vindt plaats vanuit het programma Versterken lokale democratie. De details hiervan worden uiteengezet in bijgaand document 'Monitoring Adviezen Burgerberaad'. Dit is onderdeel van de opvolging van de inhoudelijke adviezen van het burgerberaad en wordt daarom naar de commissie Beheer verzonden ter behandeling. 4 Vervolg De beslissing om het burgerberaad opnieuw in te zetten ligt bij de raad of het college, waarbij de evaluatie als richtinggevend dient. Naast de evaluatie spelen andere factoren een rol, zoals het beoogde doel, de samenhang met andere instrumenten, beschikbare capaciteit en budget. Voor het burgerberaad klimaatbeleid is €200.000 gebudgetteerd en conform besteed. Desalniettemin blijft het burgerberaad als instrument beschikbaar. De evaluatie wordt naar alle deelnemers van het burgerberaad gestuurd en digitaal toegankelijk gepubliceerd op de website van de gemeente Haarlem.

Kenmerk: 2024/573401

5/6

5

Bijlage

Evaluatie burgerberaad klimaatbeleid gemeente Haarlem 2. Onepager: Monitoring opvolging adviezen burgerberaad 1.

Kenmerk: 2024/573401

6/6