1 Brief Auditcommissie inzake jaarstukken, accountantsverslag en controleproces

Aan de gemeenteraad van Haarlem

Ons kenmerk Datum Afdeling Contact Telefoon E-mail

2023/882095 12 juni 2023 Griffie D.Taets van Amerongen-Ingram 023-5113032 dtaets@haarlem.nl

Onderwerp: jaarverslag, jaarrekening en accountantsverslag 2023

Geachte raadsleden,

Hierbij doen wij verslag van de recente vergadering van de Auditcommissie waarin de jaarstukken en het controleproces zijn besproken. Proces van de Controle van de Jaarstukken Het proces van de controle van de jaarstukken is soepel en goed verlopen. Zowel de accountant als de ambtelijke organisatie hebben aangegeven tevreden te zijn met het proces. Naar verwachting ontvangen wij maandag een nieuwe versie die vervolgens mag worden gedeeld met de commissies die op 6 juni hierover vergaderen. De definitieve versie van het accountantsverslag is eind volgende week beschikbaar inclusief de verklaring. Dit is veel eerder dan voorgaande jaren en het streven is dit ook in de komende jaren te realiseren. De volgende bijzonderheden zijn door de accountant opgemerkt.  Dit jaar is voor het eerst dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college en niet door de accountant wordt gedaan.  Het aantal SIsa-regelingen is fors toegenomen.  Vanuit de beroepsgroep is voorgeschreven dit jaar extra aandacht te besteden aan fraude en Integriteit. Belangrijke onderwerpen in de jaarstukken 1. Sociaal Domein: Nieuwe Bekostigingssystematiek In het sociaal domein is sprake van een nieuwe bekostigingssystematiek. Nu wordt lumpsum in plaats van pxq (prijs x aantal) gebruikt. Dit vergt een andere werkwijze voor de organisatie, waarbij processen anders moeten worden ingericht.

Vorig jaar tijdens de interim controle heeft de accountant met de organisatie gesproken over de inrichting van de processen. Inmiddels zijn veel van afspraken geformaliseerd en geharmoniseerd. Complexe jeugdzorg blijft echter een aandachtspunt. Dit is gerapporteerd in de interim rapportage. Bij de complexe jeugdzorg is sprake van regionale samenwerking in IJmond. Dit vereist uitgebreid overleg om gezamenlijk tot een standpunt, conclusie en afspraken te komen. Voor deze controle lag de focus op het vaststellen van de juiste verwerking. Op dit moment kan worden geconcludeerd dat de lasten getrouw zijn verwerkt. De finale kwijting Kenmerk: 2023/882095

1/5

aan zorgaanbieders verdient in dit kader nog aandacht. Finale kwijting betekent dat over en weer de afspraken zijn bekrachtigd en dat er geen aanspraak meer mogelijk is op navordering. Aanvankelijk werd gedacht dat de lumpsum systematiek makkelijker zou zijn, omdat het gaat om een vast bedrag voor een aantal activiteiten. Maar in de systematiek zit ook de mogelijkheid om tussentijds de lumpsum bij te stellen en aan het eind van de periode overeenstemming te krijgen bij de finale kwijting. Dit zorgt voor een langere doorlooptijd van afwikkeling. Geconstateerd is dat de lumpsum systematiek na verloop van tijd moet worden geëvalueerd. Als blijkt dat het lumpsum bedrag moet worden bijgesteld, volgt een aanpassing. Het is niet de intentie van de ambtelijke organisatie om jaarlijks te werken met een proces van finale kwijting. Dit jaar was dat nodig omdat dit het eerste jaar is waarin gewerkt wordt met deze nieuwe lumpsumsystematiek. Het is niet worden uitgesloten dat een finale kwijting volgend jaar weer nodig is. Dit is echter niet de intentie. 2. Rechtmatigheidsverantwoording De accountant geeft dit jaar voor het eerst alleen een oordeel over de getrouwheid en niet meer over de rechtmatigheid. Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant controleert voortaan of de rechtmatigheidsverantwoording klopt.

In de rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt aangegeven in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde financiële beheershandelingen, zoals baten en lasten, alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen (normenkader rechtmatigheid). De bevindingen van het college komen overeen met die van de accountant in voorgaande jaren, namelijk begrotingsafwijkingen en afwijkingen van Europese aanbestedingsrichtlijnen. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat het totaal van de onrechtmatigheden de door de gemeenteraad vastgestelde verantwoordingsgrens overschrijdt. Dit betekent dat er een groter bedrag aan onrechtmatigheden is geconstateerd dan met de raad is afgesproken. De gehanteerde verantwoordingsrapportagegrens ca. € 0,4 miljoen (5% van de verantwoordingsgrens). In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 5% van de verantwoordingsgrens nader toegelicht. De raad heeft met het vaststellen van de financiële verordening afspraken gemaakt welke begrotingsafwijkingen nog acceptabel zijn. Dat is € 5,3 miljoen voor begrotingsoverschrijdingen op beleidsveldniveau die als acceptabel worden aangemerkt. Het totale bedrag aan onrechtmatigheden zoals blijkt uit de rechtmatigheidsverantwoording bedraagt ca. € 9,8 miljoen.

Deze zijn met name als volgt opgebouwd. De begrotingsoverschrijdingen op niveau van de beleidsvelden bedragen de genoemde € 5,3 mio, de overschrijding van investeringskredieten bedraagt € 0,4 miljoen, en voor EU-aanbestedingen bedraagt de rechtmatigheidsafwijking € 3,7 miljoen. Het gaat hierbij om onrechtmatigheden die te maken hebben met het niet naleven van de aanbestedingsregels. . In de regel is daar waar onrechtmatig wordt gehandeld met Europese aanbestedingen de kans op fraude groter. Bij de geconstateerde onrechtmatigheden is geen signaal dat sprake is van fraude, maar die scherpte moet er wel zijn en daar moet men zich wel bewust van zijn. De auditcommissie constateert dat de omvang van het niet naleven van de Europese

2/5

aanbestedingsregels is toegenomen ten opzichte van voorgaande jaren. Dit komt door een aantal incidentele aanbestedingen, zoals de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Hierdoor is het contract langer doorgelopen en zijn spoeduitgaven gedaan. Voor investeringskredieten is er sprake van een onrechtmatigheid van € 0,4 miljoen. De onrechtmatigheid van investeringskredieten zijn niet acceptabel, want daar zijn geen afspraken over gemaakt in de financiële verordening. Daarom is aan de raad voorgelegd het investeringsbudget te verhogen. Dit is in januari 2024 door de raad geaccordeerd, maar had eigenlijk nog in 2023 door de raad moeten worden vastgesteld voor de jaarrekening 2023. Dit is niet gebeurd en daarom onrechtmatig voor de jaarrekening 2023. Zoals aangegeven worden in de jaarstukken in de paragraaf bedrijfsvoering de oorzaken van deze onrechtmatigheden nader uitgelegd. Het is aan de raad om hierover in gesprek te gaan met het college en zijn oordeel te geven. De Auditcommissie vindt de uitleg van het college verklaarbaar. De taak van de accountant is de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid te controleren. De accountant heeft de conclusies van het college in zijn getrouwheidsoordeel betrokken, waaruit geen materiële tekortkomingen zijn gebleken. 3. Woningbouwimpuls In het accountantsverslag is een fout opgenomen van € 3,3 miljoen.

Haarlem ontvangt een subsidie voor de woningbouwimpuls, die terug te zien is bij de overlopende passiva als een vooruitontvangen bedrag. In de raad in november 2023 is besproken aan welk jaar de baten worden toegerekend. Er is een bepaalde routing afgesproken die met de raad is afgestemd. Er is gekozen om de baten toe te rekenen naar rato van de gerealiseerde lasten. Dit betekent dat er wordt gekeken naar hoeveel procent van de verwachte lasten is gerealiseerd en naar rato van dat percentage worden de baten toegerekend. Dit is op zich een logische manier van toerekenen van baten en lasten. Vanuit het ministerie en de commissie BBV is aangegeven dat dit niet de gewenste route is. Er moet gekeken worden naar het verwachte tekort in het totale project, naar het moment van de start van de bouw. Dus niet naar rato van de kosten. Het ministerie heeft sinds dit jaar deze specifieke verwerking vereist, die in februari 2024 bekend werd gemaakt toen de boeken van de gemeente Haarlem al gesloten waren. Naar aanleiding van de berichtgeving van het ministerie in februari 2024 zijn er vragen gesteld door gemeenten en andere belanghebbenden en in mei 2024 werd hierop antwoord gegeven. Uit de beantwoording blijkt dat de Haarlemse werkwijze niet meer is toegestaan. Gezien het tijdstip van mei 2024 is besloten de stukken niet meer aan te passen en dit jaar een fout op te nemen.

Uiteindelijk blijft het verwachte tekort, en de verwachte totale subsidiebaten, over de gehele periode hetzelfde. Als deze voorgeschreven methode wordt toegepast, dan worden er minder baten verantwoord in 2023. Daarom moet € 3,3 miljoen als fout worden gezien. Het is een overwogen keuze om dit zo zichtbaar te maken. De regelingen lopen al sinds 2020; in 2020/2021 zijn de middelen ontvangen en

3/5

zijn de wijzigingen verwerkt in de jaarrekeningen. Dit sluit aan bij de algemene grondslag. Op basis van deze algemene principes klopte de toerekening. Vorig jaar heeft de Auditcommissie bij de behandeling van de jaarstukken 2022 een aantal aanbevelingen gedaan om de informatiewaarde van de jaarstukken te verbeteren. Hieronder volgt een beknopt overzicht van de aanbevelingen: 1. Bestuurlijke Context: verbetering en verduidelijking van de bestuurlijke context met concrete voorbeelden. 2. Analyse Realisatie vs. Begroting: het opnemen van een analyse van de realisatie ten opzichte van de begroting in de programmaverantwoording, samengevat in één tabel. 3. Begrotingsverschillen: beter inzicht in de verschillen tussen begroting en realisatie, met bijzondere aandacht voor significante afwijkingen. 4. Relatie Budget en Doelen: duidelijke relatie tussen budget, doelen en prestaties in de jaarrekening, met onderscheid tussen geleverde prestaties en bereikte doelen. 5. Grondbeleid: meer uitleg over de bestuurlijke en politieke betekenis van de informatie in de paragraaf grondbeleid. 6. Lokale Heffingen: voortijdige duidelijkheid over de gewenste dekkingsgraad van lokale heffingen bij de behandeling van de Kadernota. Het college heeft aangegeven de aanbevelingen van de Auditcommissie 2022 als opgevolgd te beschouwen nu deze zijn verwerkt in de Jaarstukken 2023.

De Auditcommissie waardeert de inspanningen die zijn geleverd om de kwaliteit en transparantie van de jaarstukken te verbeteren. Aanbevelingen 3 en 4 sluiten aan bij een tweetal eerder door de raad overgenomen Duisenberg aanbevelingen waar de Auditcommissie is gevraagd over te adviseren. Deze zijn niet in de jaarstukken 2023 opgevolgd. Dit zal in via een apart raadsvoorstel aan de raad worden voorgelegd. Voor de aanbevelingen 1, 2, 5 en 6 geldt het navolgende 1. De Auditcommissie constateert dat een lichte stijging van het aantal voorbeelden. Als de wethouder toe kan zeggen dat dit een blijvend aandachtspunt is, is de aanbeveling afgedaan. 2. Deze aanbeveling is afgedaan, omdat dit nu in de doelenboom is opgenomen. 5. De paragraaf 3.7 grondbeleid is volgende Auditcommissie voldoende duidelijk en daarmee is de aanbeveling afgedaan 6. Deze aanbeveling is nog niet afgedaan. Hiervoor wordt eerst de Kadernota afgewacht. Dat betekent dat besluitpunt 8 van het raadsvoorstel jaarrekening en jaarverslag 2023 (2024/ 431265) aangepast wordt in “De aanbevelingen 1, 2 en 5 en 6 van de Auditcommissie (2023/1055411) n.a.v. de Jaarstukken 2022 als opgevolgd te beschouwen nu deze zijn verwerkt in de Jaarstukken 2023.” De commissie Bestuur wordt gevraagd of zij hiermee kan instemmen. Namens de Auditcommissie, Met vriendelijke groet,

4/5

Melissa Oosterbroek (voorzitter)

5/5