1 Beoordeling uitvoering Archiefwet

Informatienota

Onderwerp Beoordeling uitvoering Archiefwet Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2025/391312 Raadt, E. de 7.2 Algemene dekkingsmiddelen IV Schoonaard, P.G.W. 023-5114281 wschoonaard@haarlem.nl Het Noord-Hollands Archief (verder NHA) houdt permanent toezicht op de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in de gemeente Haarlem. Hierover rapporteert het NHA jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders. Het verslag van het archieftoezicht over de periode 2023-2024 benoemt de noodzaak van structurele verbeteringen in de informatiehuishouding, een constatering die het college eerder al heeft onderkend. Sinds 2023 worden er gerichte maatregelen genomen om de informatie beter te archiveren. Het betreft met name het beter in beheer krijgen van informatie die buiten het centrale archiefsysteem wordt opgeslagen. In de afgelopen jaren zijn er mede daarom verschillende verouderde applicaties vervangen door nieuwe applicaties. Daarnaast is in 2024 een procedure vastgesteld waarmee het informatiebeheer van alle nieuwe afdelingsapplicaties is geborgd. Sinds 2024 wordt er ook intensiever ingezet op het bewuster maken van medewerkers over hun rol in archivering. Verwacht wordt dat de vernieuwing van het applicatielandschap en de bijbehorende infrastructuur de komende 3 jaar in beslag zal nemen.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit college d.d. 8 april 2025

Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Bestuur. N.v.t. 1. Het college van burgemeester en wethouders stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

Kenmerk: 2025/391312

de burgemeester,

1/4

1. Aanleiding Op de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in de gemeente Haarlem vindt permanent toezicht plaats door de gemeentearchivaris, het Noord-Hollands Archief (verder NHA). De wettelijk voorgeschreven rapportage van de gemeentearchivaris wordt door het college aan de raad aangeboden. Deze rapportage is gebaseerd op een beknopte inspectie door het NHA op het beheer van de niet overgebrachte informatie en archieven. Op basis van de resultaten van dit toezicht beoordeelt de provincie Noord-Holland normaliter ook jaarlijks de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving. Dit is een vorm van tweedelijns, interbestuurlijk toezicht, waarover wordt gerapporteerd aan het college. De naleving van de Archiefwet- en regelgeving in Haarlem is de afgelopen jaren door de provincie met het hoogst mogelijke oordeel gekwalificeerd. Door deze positieve beoordelingen hanteert de provincie een lichter toezichtregime voor Haarlem. Voor het toezichtjaar 2023 wijkt de provincie af van de reguliere werkwijze. Dit in verband met personele wisselingen binnen het provinciale toezicht. De provincie zal in 2025 een steekproef uitvoeren bij tien organisaties. Het is intussen bekend dat de gemeente onderdeel uitmaakt van deze steekproef. 2. Toelichting Deze nota informeert u over de belangrijkste aanbevelingen uit de rapportage van de gemeentearchivaris over de periode 2023-2024.

Daarnaast wordt in onderstaande paragrafen 3 en 4 op hoofdlijnen beschreven hoe het college de aanbevelingen realiseert. De belangrijkste verbeteringen worden op de volgende punten gerealiseerd: • Meer grip krijgen op het informatiebeheer van (verouderde) applicaties die bij afdelingen in gebruik zijn. De mogelijkheid om gestructureerd archiefwaardige informatie te vernietigen is vaak onvoldoende in te richten in verouderde applicaties. • Borgen van de (tijdige) digitale vernietiging van informatie. Hierbij gaat het om de vernietiging in afdelingsapplicaties die vaak verouderd zijn. • Actualiseren van het beleid voor de informatiehuishouding. Zoals de vaststelling van een nieuwe beheerregeling informatiebeheer en het beleid voor metadata. • Uitbreiden van de kwaliteitszorg voor het informatiebeheer aan de hand van het kwaliteitssysteem dat de gemeente al hanteert. 3. Resultaten en/of consequenties In 2024 zijn afspraken gemaakt tussen de gemeente en het NHA over de realisatie van de verbeteringen. Realisatie van verbeteringen informatiebeheer door ingezette vernieuwing applicaties Het verslag van het archieftoezicht van het NHA benoemt de noodzaak om een aantal structurele verbeteringen in de informatiehuishouding te realiseren. Hierbij staat centraal het beter in beheer

Kenmerk: 2025/391312

2/4

krijgen van informatie die buiten het centrale archiefsysteem wordt opgeslagen. Het belang van deze verbetering heeft het college al eerder onderkend. De afgelopen jaren zijn maatregelen genomen die leiden tot de gewenste verbeteringen. Het grootste deel van deze verbeteringen is gerelateerd aan de al ingezette vernieuwing van applicaties die van belang zijn voor archivering. De gemeente vervangt de verouderde applicaties door nieuwe applicaties die wel geheel voldoen aan de gestelde wettelijke eisen. Hierbij worden de applicaties vervangen die het belangrijkste zijn voor archivering, zoals het archiefsysteem in de komende 2-3 jaar. In de afgelopen periode zijn applicaties vervangen voor vergunningen en voor contracten. Daarnaast is in 2024 een organisatorische maatregel genomen die leidt tot regie op het beheer van de informatie die door afdelingen wordt beheerd. Zo is een procedure vastgesteld waarmee het informatiebeheer van alle nieuwe afdelingsapplicaties is geborgd. Ook wordt sinds 2024 intensiever ingezet op het bewuster maken van medewerkers over hun rol in archivering. Doel hiervan is het bewerkstelligen van een verandering in de organisatie wat betreft het vindbaar houden van informatie. Tijdelijke uitbreiding personele capaciteit In de eerste helft van 2025 wordt de personele capaciteit tijdelijk uitgebreid binnen afdeling Informatievoorziening.

Dit is noodzakelijk om de omvangrijke vervanging van het centrale archiefsysteem te kunnen ondersteunen. Ook kunnen hierdoor verbeteringen in het informatiebeheer slagvaardiger worden gerealiseerd. De financiële dekking van deze verbeteringen wordt gerealiseerd vanuit het reguliere exploitatiebudget van afdeling Informatievoorziening. 4. Uitvoering en vervolg Verbeteren van informatiebeheer door vernieuwing applicaties Een belangrijk deel van de te realiseren verbeteringen is direct gerelateerd aan de vernieuwing van applicaties. In de komende jaren wordt het applicatielandschap aanzienlijk vernieuwd. Team Informatiebeheer stelt eisen bij de vervanging van applicaties waarin opslag van informatie een rol speelt. Hierdoor worden nieuwe applicaties ingericht met de mogelijkheid om gestructureerd informatie te kunnen vernietigen. In de afgelopen periode is dit gebeurd bij applicaties voor vergunningen en voor contracten. Deze aanpak is sneller en efficiënter dan het aanpassen van verouderde applicaties. De vervanging van het centrale archiefsysteem in de komende 2-3 jaar, heeft voor de informatiehuishouding de meeste impact. Ook wordt in het komende jaar een aantal applicaties van afdelingen vervangen op het gebied van personeel, financiën en formele vergaderingen.

Verwacht wordt dat de vernieuwing van het applicatielandschap en de bijbehorende infrastructuur voor archivering de komende 3 jaar in beslag zal nemen.

Kenmerk: 2025/391312

3/4

Informatiebeheer van afdelingsapplicaties en centrale archiefsysteem is geborgd In 2024 is een procedure vastgesteld waarmee het informatiebeheer van alle nieuwe afdelingsapplicaties is belegd. Hierbij is de vernietiging geborgd van informatie die zich buiten het centrale archiefsysteem bevindt. De vernietiging van informatie in het centrale archiefsysteem is als een structurele taak belegd binnen afdeling IV. Gestructureerd werken aan verbetering kwaliteit informatie De gemeente werkt gestructureerd toe naar het ‘in control’ krijgen en houden van haar informatieen archiefbeheer. Dit gebeurt aan de hand van het gehanteerde (VNG) kwaliteitssysteem dat is gebaseerd op alle relevante wettelijke normen. Na de vervanging van diverse afdelingsapplicaties en het centrale archiefsysteem wordt ook de kwaliteitszorg voor het informatiebeheer van afdelingen uitgebreid. Vergroten bewustwording rol medewerkers in het informatiebeheer Er wordt intensiever ingezet op het bewust maken van medewerkers van hun rol in het gebruiken en vindbaar houden van informatie. Onder andere door het geven van workshops en het aanbieden van verplichte e-learning modules aan alle medewerkers. Doel hiervan is het bewerkstelligen van een verandering in de organisatie wat betreft archivering en het vindbaar houden van informatie.

Invoeren actueel beleid informatiehuishouding De actualisering van het beleid voor de informatiehuishouding wordt momenteel systematisch aangepakt volgens een planning die met het NHA is afgestemd. Hierbij zijn de aanbevelingen van het NHA meegenomen. In het afgelopen jaar is beleid vastgesteld voor het gebruik van Microsoft Teams in relatie tot het informatiebeheer. Ook is gestart met het opstellen van nieuw beleid op het gebied van archivering van e-mail. Sturen op resultaten Een ambtelijke stuurgroep bestaande uit o.a. de directeur bedrijfsvoering en de gemeentearchivaris, stuurt op de realisatie van beoogde resultaten. Ook vindt in het Strategische Informatie Overleg (SIO) afstemming plaats met de verantwoordelijke portefeuillehouders van Haarlem en Zandvoort over de kwaliteit en ontwikkeling van het informatiebeheer. Informeren raad In het kader van het jaarlijkse toezicht door het NHA en de provincie wordt het bestuur steeds op de hoogte gehouden van de belangrijkste ontwikkelingen en resultaten binnen het informatie- en archiefbeheer. 5. Bijlagen 1. Verslag van het archieftoezicht Gemeente Haarlem 2023 – 2024.

Kenmerk: 2025/391312

4/4