1 Beleidskader participatie en de verordening participatie Haarlem

Raadsvoorstel

Onderwerp Beleidskader participatie en de verordening participatie Haarlem Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2023/2104267 Leeuwen, B. van 6.2 Gemeentelijk bestuur BC Nab, K.A. 0235113471 knab@haarlem.nl De gemeente Haarlem wil graag gebruik maken van de kennis en kunde uit de stad om te komen tot een betere en transparante besluitvorming en uitvoering (Coalitieakkoord 2022-2026). Daarnaast ontwikkelen steeds meer inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties initiatieven om de stad socialer, groener en leefbaarder te maken. Gemeente Haarlem wil ondersteuning bieden bij de realisatie van die initiatieven. In voorjaar 2023 is gesproken met actieve bewoners, maatschappelijke organisaties, ambtenaren en raadsleden over de rol van participatie en hoe het participatieproces in te richten. De uitkomsten van de participatie zijn meegenomen in het concept beleidskader. Het concept beleidskader participatie heeft van 6 november tot 18 december 2023 in de inspraak gelegen.

De uitkomsten daarvan zijn verwerkt in de nota van beantwoording en hebben geleid tot tekstuele wijzigingen in het definitieve beleidskader participatie ten opzichte van de conceptversie: - Mate van invloed bij meeweten, paragraaf 2.2 - Toevoegen van georganiseerde (burger)adviesraden, zoals platform Groen in paragraaf 2.2.3 - Gewogen loting, paragraaf 2.3.3 - Bereik stille midden paragraaf, 2.3.3 - Ontwikkelende partijen, paragraaf 2.4.5 en 3.2 - Monitoring en evaluatie, paragraaf 5.1.2 De Verordening participatie en uitdaagrecht gemeente Haarlem 2024 is de juridische vertaling van het Beleidskader participatie. Met dit raadsvoorstel geeft het college tevens uitvoering aan de moties 26.01 en 26.02.

Kenmerk: 2023/2104267

1/8

Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten

De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. -

-

-

Besluit College d.d. 30 januari 2024

De nota ‘Naar een nieuwe Haarlemse participatiepraktijk’ is vastgesteld tijdens de Raadsvergadering van 28 juni 2011 te Haarlem (2011/151502) Op 15 december 2022 heeft de commissie Bestuur de startnotitie (2022/1539562) vastgesteld voor het opstellen van nieuw participatiebeleid. Bij de stukken van de commissie Beheer op 6 juli 2023 zat het participatieverslag van de diverse participatiebijeenkomsten met inwoners. Op 23 november 2023 heeft de commissie Bestuur gesproken over het concept beleidskader participatie (2023/1191491).

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. 2. Het college besluit voorts de Nota van beantwoording vast te stellen. de secretaris,

Ontwerp-besluit Raad d.d. ……….

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. het Beleidskader participatie vast te stellen; 2. de Verordening participatie en uitdaagrecht gemeente Haarlem 2024 vast te stellen; 3. de Inspraakverordening Haarlem (2011) in te trekken en daarmee gelijktijdig de Klachtencommissie Inspraak op te heffen. de griffier,

de voorzitter,

Kenmerk: 2023/2104267

2/8

1. Inleiding In 2011 is de beleidsnota ‘De nieuwe Haarlemse participatiepraktijk’ vastgesteld. Om gezamenlijk de grote uitdagingen van de toekomst op te pakken is een actueel, helder participatiebeleid in lijn met nieuwe wetgeving (Omgevingswet en de Wet Versterking participatie op decentraal niveau) noodzakelijk. Met dit beleidskader werken we richting een meer inclusieve en goed functionerende democratie, gebruikmakend van de kennis en kunde uit de stad. Dit beleidskader participatie Haarlem vervangt de nota uit 2011. Uit de zienswijzen en de bespreking in de commissie Bestuur van 23 november 2023 zijn een aantal tekstuele aanpassingen gekomen die verwerkt zijn in het Beleidskader participatie. De wijzigingen zijn te vinden bij: - Mate van invloed bij meeweten, paragraaf 2.2. Wanneer de impact op de omgeving groot is, zal er altijd een informatieavond zijn, waarbij het college openstaat voor adviezen en kennis uit de omgeving. - Toevoegen van georganiseerde (burger)adviesraden, zoals platform Groen in paragraaf 2.2.3. Deze adviesraden zijn belangrijke gesprekspartners. - Gewogen loting, paragraaf 2.3.3. Door gewogen loting als participatiemiddel expliciet in het beleidskader én in de verordening op te nemen is er een rechtsgrond om de BRP gegevens te gebruiken. - Bereik stille midden paragraaf, 2.3.3.

Door te experimenteren met verschillende participatiemiddelen (gewogen loting, kraampjes op de markt, huis-aan-huis, digitale bijeenkomsten, etc.) proberen we het voor inwoners makkelijker te maken om hun stem te laten horen. - Ontwikkelende partijen, paragraaf 2.4.5 en 3.2. Ontwikkelende partijen hebben vanuit de omgevingswet de plicht om te participeren. Zij hebben zich te houden aan de afspraken die de gemeente met ze opstelt. Op die manier behoudt de gemeente regie. - Monitoring en evaluatie, paragraaf 5.1.2. Opgenomen is dat er jaarlijks gerapporteerd gaat worden en na vier jaar geëvalueerd, gelijk en in samenhang met de evaluatie van de wijkplatfoms. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. vast te stellen het Beleidskader participatie; 2. vast te stellen de Verordening participatie en uitdaagrecht gemeente Haarlem 2024; 3. in te trekken de Inspraakverordening Haarlem (2011) en daarmee gelijktijdig de Klachtencommissie Inspraak op te heffen.

Kenmerk: 2023/2104267

3/8

3. Beoogd resultaat Een meer inclusieve en goed functionerende democratie, gebruikmakend van de kennis en kunde uit de stad.  Betere besluitvorming en uitvoering door transparante belangenafweging: zoveel mogelijk belangen op tafel om een weloverwogen keuze te kunnen maken.  Meer maatschappelijke initiatieven om de stad mooier, groener en socialer te maken.  Betere afstemming van verwachtingen door transparante procesafspraken en door te luisteren naar elkaar. De Verordening participatie en uitdaagrecht gemeente Haarlem 2024 is de juridische vertaling van het Beleidskader participatie. Deze verordening is daarnaast een uitbreiding van de Inspraakverordening Haarlem (2011). Deze laatste vervalt, waardoor automatisch ook de Klachtencommissie Inspraak wordt opgeheven. Daarvoor in de plaats komt de reguliere Klachtenregeling. 4. Argumenten 1. Kennis en kunde uit de stad beter benutten Inwoners van Haarlem zijn expert in hun eigen woonomgeving. Door hen eerder en meer te betrekken bij beleid en uitvoering gaat de kwaliteit daarvan omhoog. Voorafgaande aan de startnotitie maakt de gemeente een stakeholdersanalyse en gaat alvast oriënterend in gesprek met een aantal partijen om een beeld te kunnen vormen van wat er buiten speelt en wat bepalend is voor de participatiestrategie. In de afgelopen jaren is hier al ervaring mee opgedaan.

In deze fase vinden ook intern oriënterende gesprekken plaats en worden de beleidskaders geïnventariseerd die bepalen hoeveel ruimte er is om te participeren. Een samenvatting van de participatiestrategie komt in de startnotitie en geldt als het kader voor de in te zetten participatie. 2. Belangenafweging Voor een transparant proces en door zoveel mogelijk belangen in beeld te hebben kan een goede belangenafweging plaatsvinden. Om een hoge mate van representativiteit te borgen, sluiten we zoveel mogelijk aan bij de doelgroep (de toekomstige gebruiker van het project of beleid). Dit betekent dat we ons inspannen om onze participatieprocessen zo toegankelijk en inclusief mogelijk te organiseren. Zowel in de communicatie en uitleg over het proces, als in de vorm van de participatie. Het doel is een brede vertegenwoordiging van belanghebbenden. 3. Een zorgvuldig en transparant proces Voor participatie waarbij we als gemeente aan zet zijn, streven we transparante procedures na. Dit vraagt om een zorgvuldig proces en om duidelijke communicatie en terugkoppeling over dat proces. Het participatieverslag ter afsluiting van de burgerparticipatie wordt verplicht en openbaar en gestuurd aan alle participanten.

Kenmerk: 2023/2104267

4/8

4. Mogelijk maken van nieuwe instrumenten om nieuwe doelgroepen te bereiken In de afgelopen jaren zijn nieuwe methodes van participatie ontstaan waarmee we andere doelgroepen kunnen bereiken, die tot dusverre niet bereikt werden. Een voorbeeld hiervan is het burgerberaad met gewogen loting. Bij de inzet van deze methodes is soms het gebruik van BRP gegevens nodig. Om die gegevens te kunnen gebruiken voor participatieve doeleinden is een bepaling hierover opgenomen in de Verordening participatie en uitdaagrecht gemeente Haarlem 2024. 5. Maatschappelijke initiatieven stimuleren en het verstevigen van het netwerk in de stad. Bewoners en (sociaal) ondernemers zetten zich graag in om hun eigen wijk mooier, leefbaarder en socialer te maken. Met het geactualiseerde participatiebeleid leggen we vast dat er ruimte is voor maatschappelijk initiatief, als dit bijdraagt aan de verwezenlijking van de gemeentelijke doelstellingen. De gemeente neemt hierin, waar mogelijk, een faciliterende en soms ook financierende rol. 6. In het Coalitieakkoord 2022-2026 is de ambitie voor een actueel participatiebeleid vastgelegd. Het benutten van de kennis, kunde en energie van de stad is een essentieel uitgangspunt voor het participatiebeleid. Met dit beleidskader werken we richting een meer inclusieve en goed functionerende democratie, gebruikmakend van de kennis en kunde uit de stad. 7.

Er is sprake van een wettelijke verplichting om te komen tot (actueel) participatiebeleid. De Omgevingswet is op 1 januari 2024 in werking getreden. Het te actualiseren beleid moet als een standaard gelden voor zowel externen als de gemeente Haarlem die beiden vorm moeten geven aan participatie in het kader van de Omgevingswet. Het gemeentelijk beleid vormt daarmee een toetsingskader voor het beoordelen van de kwaliteit van de participatie door externe partijen. Daarnaast ligt het wetsvoorstel Versterking participatie op decentraal niveau nu bij de Eerste Kamer, waarin onder meer staat: ‘Na inwerkingtreding van deze wet is de gemeenteraad verplicht de inspraakverordening te wijzigen in een participatieverordening.’ 8. De grondslag voor de ingestelde Klachtencommissie Inspraak is vervallen. Omdat de Inspraakverordening Haarlem vervalt, vervalt automatisch de daarin opgenomen Klachtencommissie Inspraak. De grondslag voor deze Klachtencommissie Inspraak (samenstelling burgerleden en raadsleden) is echter al in 2016 vervallen. Er is toen een wetswijziging geweest van de Gemeentewet, die het onmogelijk maakt dat raadsleden nog langer deel uit maken van een dergelijke commissie. 9. De reguliere Klachtenregeling maakt het klachtproces toegankelijk, snel, simpel en persoonlijk.

Door het opheffen van de Klachtencommissie Inspraak valt het Beleidskader participatie automatisch onder de reguliere Klachtenregeling. Bij de Klachtenregeling streeft de gemeente ernaar een klacht

Kenmerk: 2023/2104267

5/8

zo snel mogelijk af te handelen, binnen 4 tot 6 weken. In de praktijk betekent dit dat degene die een klacht heeft ingediend binnen één week wordt gebeld door de klachtbehandelaar en wordt bekeken of de klacht informeel kan worden afgedaan. Soms is nader onderzoek nodig is of de informele behandeling niet tot een oplossing leidt. In dat geval wordt de formele procedure gevolgd. De klager mag zijn klacht mondeling toelichten en de gemeente handelt de klacht met een antwoordbrief binnen zes weken af. Als de klager na de formele afhandeling van zijn klacht niet tevreden is met het antwoord of de wijze waarop zijn klacht is afgehandeld, dan kan hij zich wenden tot de Nationale ombudsman. 10. Borging van een systematische evaluatie van het beleid Jaarlijks wordt er over de uitvoering van burger- en overheidsparticipatie en het uitdaagrecht gerapporteerd bij de jaarlijkse bestuursrapportage. Daarnaast zal na afloop van het jaar 2027 – wanneer er bijna vier jaren zijn verstreken na vaststelling van dit kader – middels kwalitatief onderzoek geëvalueerd worden welke vormen en werkwijze succesvol bijdragen aan de gestelde doelen (een meer inclusieve en goed functionerende democratie, gebruikmakend van de kennis en kunde uit de stad). Dit onderzoek wordt gelijktijdig en in samenhang met het onderzoek naar de wijkplatforms uitgevoerd. 5. Risico’s en kanttekeningen 1.

Haarlemmers betrekken in een zo vroeg mogelijk stadium is moeilijk. Het blijft moeilijk om grotere en andere groepen te interesseren voor participatie als onderwerpen in de beleidsfase en/of op visie-niveau spelen. De gemeente zal meer moeten aansluiten bij de leefwereld van bewoners. Dit vergt extra inspanning van ambtenaren om in contact te komen met de verschillende netwerken, experts en sleutelfiguren die er zijn in de stad. 2. Het vertrouwen in de politiek daalt. Doordat het vertrouwen in de politiek daalt (bron SCP), ontbreekt een breed maatschappelijk draagvlak om te participeren. Dit sluit aan het eerst genoemde risico; de gemeentelijke organisatie zal meer moeten aansluiten bij de leefwereld van bewoners. 3. De implicaties op uitvoeringsniveau van eerder vastgesteld beleid worden pas echt duidelijk in de uitvoering. Door eerder vastgesteld beleid is de gewenste zeggenschap op de directe leefomgeving beperkter dan men soms hoopte. In de initiatieffase moet dit reeds helder benoemd en vastgelegd worden om verkeerde of te hoge verwachtingen in de participatiefase zoveel mogelijk te voorkomen. 4. Het verbeteren van de kwaliteit van de uitvoering van participatie betekent ook het vroegtijdig in beeld hebben van capaciteit en financiën. Het organiseren van participatie zelf is erg intensief en vraagt capaciteit, tijd en geld. In de uitvoering

Kenmerk: 2023/2104267

6/8

moet daarom bij elk project, programma en beleidsvoornemen vooraf expliciet capaciteit en budget gereserveerd worden voor het participatietraject. Soms is het echter lastig om het hele participatieproces al van tevoren te overzien omdat er tijdens het traject andere inzichten kunnen ontstaan, die zorgen voor een andere koers. 6. Uitvoering Participatie is geen routine-onderdeel van een doorsnee werkproces, maar een bewuste keuze voor samenwerken aan de stad. Een ieder die het initiatief tot participatie neemt (of dat de gemeente zelf is of een andere partij) moet zich actief opstellen om het meest passende traject bij het voorliggende participatieonderwerp te vinden. Participatie is altijd maatwerk. We houden bij het inzetten van participatiemiddelen rekening met de mogelijkheden en kennis van de deelnemers, met als doel het optimaal toegankelijk maken van het participatieproces. We denken integraal, vanuit verschillende perspectieven die van toepassing zijn op het thema. Daarmee is participatie democratie in actie: het samen met gemeente, inwoners en initiatiefnemers creëren van maatschappelijke meerwaarde voor Haarlem. Elk van deze rollen kan een bijdrage leveren aan de processen. Het zorgvuldig vormgeven van een participatietraject vraagt kennis, inspiratie en middelen.

In de loop van jaren is in Haarlem en bij andere overheidsinstanties veel ervaring opgedaan met participatietrajecten, -middelen en -methodieken. Democratiewerkplaats De opgebouwde expertise krijgt een centrale plek in de Democratiewerkplaats; een interne vindplaats voor kennis, ervaring en advies over participatie en inspraak. Voor het daadwerkelijk implementeren van de werkwijze op basis van de aangescherpte uitgangspunten wordt de organisatie getraind. We zoeken daarvoor aansluiting met de organisatieontwikkeling van gemeente Haarlem waarbij ‘van buiten naar binnen werken’ een vertrekpunt is van al ons handelen. 7. Moties Met dit raadsvoorstel geeft het college uitvoering aan de moties 26.01 en 26.02. Motie 26.01 ‘Loting, dat zorgt voor participatievergroting’, ingediend op 15 december 2022 Gewogen loting, waarbij demografische kenmerken worden meegenomen in de loting, kan bijdragen aan het bereiken van een diverse groep participanten. Voor bepaalde vormen van gewogen loting is het gebruiken van een BRP-gegevens nodig. Doordat loting en gebruik maken van de BRP gegevens nu is opgenomen in de verordening, is er nu een wettelijke grondslag. De komende jaren gaan we dit instrument vaker inzetten en monitoren en evalueren.

Motie 26.02 Ga voor een inclusief participatiebeleid, ingediend op 15 december 2022 Voor de totstandkoming van het Beleidskader participatie is met een aantal zelforganisaties gesproken. Een aantal zelforganisaties heeft in Haarlem een goede toegang tot Haarlemmers met

Kenmerk: 2023/2104267

7/8

allerlei culturele achtergronden. Voor een goed resultaat betrekken we hen in een vroeg stadium bij het vormgeven van de participatie. Het Beleidskader participatie geeft verder aan dat door gebruik te maken van de netwerken van Wijkplatforms, de Participatieraad, georganiseerde burgeradviesraden, we een bredere doelgroep kunnen aanspreken. Daarnaast geeft het Beleidskader aan dat we vooral letterlijk op zoek gaan naar de doelgroep. Daarnaar toe waar mensen samenkomen. Ook gewogen loting kan hier een rol bij spelen. 8. Bijlagen Bijlage 1 Beleidskader participatie – Samen de stad maken (inclusief leidende principes) Bijlage 2 Verordening participatie en uitdaagrecht gemeente Haarlem 2024 Bijlage 3 Nota van beantwoording

Kenmerk: 2023/2104267

8/8