1 Addendum Decemberrapportage 2023 begrotingswijziging lasten en baten RIEC

Raadsstuk

Onderwerp Addendum Decemberrapportage 2023: begrotingswijziging lasten en baten RIEC Nummer 2023/2008112 Portefeuillehouder F. Roduner Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling Concerncontrol Auteur R. Kruiswijk Telefoonnummer 06-39290083 Email rkruiswijk@haarlem.nl Het Regionaal Expertise en Informatie Centrum (RIEC) is een regionaal Kernboodschap samenwerkingsverband waarvoor de gemeente Haarlem optreedt als beheerorganisatie. De exploitatie van het RIEC mag geen impact hebben op het resultaat van de gemeente Haarlem. Om die reden wordt de exploitatie van het RIEC neutraal in het resultaat van de gemeente Haarlem verwerkt. Dit houdt in dat de baten en lasten jaarlijks worden verantwoord op dit beleidsveld, maar niet begroot. In voorgaande jaren leidde dit niet tot problemen gezien op basis van artikel 11.4 van de financiële verordening de overschrijding van de begroting die hierdoor ontstond werd aangemerkt als acceptabel. Door de wijzigingen die zijn opgenomen in de in oktober 2023 geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid 2023 zou deze overschrijding van de begrote lasten dit jaar wel als onrechtmatigheid moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Na deze actualisatie volgden nadere toelichting vanuit de commissie BBV en afstemming met onze accountant Deloitte.

Hierdoor was het niet mogelijk om deze wijziging tijdig op te nemen in de Decemberrapportage 2023 en is besloten om dit addendum op te stellen. Deze begrotingswijziging is opgesteld om de baten en lasten van het RIEC alsnog te begroten en daarmee te voorkomen dat deze meetellen als onrechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording bij de Jaarrekening 2023. Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. Niet van toepassing

Kenmerk: 2023/2008112

1/4

Besluit College d.d. 5 december 2023

Het college besluit, 1. In te stemmen met het raadsvoorstel. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Het addendum Decemberrapportage 2023 vast te stellen en financieeltechnisch te verwerken volgens de voorgestelde wijziging in de begrotingswijziging 2023 van paragraaf 2.9 van de Decemberrapportage 2023 op basis van de voorgestelde wijzigingen in de baten en lasten van beleidsveld 6.3 Openbare orde en veiligheid.

de griffier,

de voorzitter

1. Inleiding Het Regionaal Expertise en Informatie Centrum (RIEC) is een regionaal samenwerkingsverband waarvoor de gemeente Haarlem optreedt als beheerorganisatie. De exploitatie van het RIEC mag geen impact hebben op het resultaat van de gemeente Haarlem. Om die reden wordt de exploitatie van het RIEC neutraal in het resultaat van de gemeente Haarlem verwerkt. Dit houdt in dat de baten en lasten jaarlijks worden verantwoord op dit beleidsveld, maar niet begroot. In voorgaande jaren leverde dit geen probleem op voor de begrotingsrechtmatigheid aangezien in artikel 11.4 van de financiële verordening een aantal uitzonderingsgronden is opgenomen wanneer overschrijdingen van de begroting wel als acceptabel worden aangemerkt. In sub a van dit artikel is namelijk bepaald dat wanneer er sprake is van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren deze afwijking wordt gezien als acceptabel. De afwijkingen die als acceptabel worden aangemerkt hoefden voorheen niet meegenomen te worden in het oordeel van de accountant. In de in oktober 2023 geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid is de definitie van en de omgang

Kenmerk: 2023/2008112

2/4

met begrotingsonrechtmatigheden gewijzigd. Deze wijzigingen leiden ertoe dat overschrijdingen van de begrote lasten die op basis van de financiële verordening (Art. 11.4) worden aangemerkt als acceptabel wel als onrechtmatigheden moeten worden meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze wijziging zou ook gelden voor de bovengenoemde lasten die betrekking hebben op het RIEC. De inschatting is dat deze lasten voor 2023 in totaal € 5,2 miljoen zullen bedragen. Dit betreft een aanzienlijk deel van de verantwoordingsgrens, waardoor de kans bestaat dat bij het opmaken van de Jaarrekening 2023 geconcludeerd wordt dat de verantwoordingsgrens wordt overschreden. Met dit addendum op de Decemberrapportage 2023 wordt onderstaande begrotingswijziging voorgesteld om de lasten en baten voor het RIEC alsnog op te nemen in de Begroting 2023 zodat deze lasten niet als onrechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording bij de Jaarrekening 2023 opgenomen hoeven te worden. Voorgestelde wijziging in begrotingswijziging paragraaf 2.9 Decemberrapportage 2023 2023 Progr. Beleidsveld

Omschrijving programma/beleidsveld

Begroting

Voorstel wijziging decemberrapportage 2023

Voorstel addendum decemberrapportage 2023

Begroting gewijzigd

6.3

Lasten (exclusief reserves) Openbare orde en veiligheid

35.186

367

5.200

40.753

6.3

Baten (exclusief reserves) Openbare orde en veiligheid

-8.076

-361

-5.200

-13.637

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. Het addendum Decemberrapportage 2023 vast te stellen en financieel-technisch te verwerken volgens de voorgestelde wijziging in de begrotingswijziging van paragraaf 2.9 van de Decemberrapportage 2023 op basis van de voorgestelde wijzigingen in de baten en lasten van beleidsveld 6.3 Openbare orde en veiligheid. 3. Beoogd resultaat Het aanpassen van de begroting met deze begrotingswijziging leidt ertoe dat de lasten behorend bij het RIEC niet als onrechtmatigheid zullen worden aangemerkt, ongeacht dat deze op basis van de financiële verordening als acceptabel worden aangemerkt gezien er direct aan gerelateerde inkomsten tegenover staan.

Kenmerk: 2023/2008112

3/4

4. Argumenten De baten en lasten ten aanzien van het RIEC worden op basis van het uitgangspunt dat het RIEC een regionaal samenwerkingsverband is waarvoor de gemeente Haarlem enkel optreedt als beheerorganisatie maar geen impact heeft op het resultaat van de gemeente Haarlem niet begroot. In voorgaande jaren leidde dit niet tot problemen gezien op basis van artikel 11.4 van de financiële verordening de overschrijding van de begroting die hierdoor ontstond werd aangemerkt als acceptabel. Op basis van de geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid 2023 blijkt dat deze lasten in de nieuwe situatie wel als onrechtmatigheid moeten worden meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit addendum op de Decemberrapportage 2023 is opgesteld om door middel van een begrotingswijziging de lasten en baten van het RIEC alsnog te begroten en daarmee te voorkomen dat deze meetellen als onrechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording bij de Jaarrekening 2023. 5. Risico’s en kanttekeningen Het niet vaststellen van deze begrotingswijziging zou er mogelijk toe kunnen leiden dat er bij het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording in de Jaarrekening 2023 de verantwoordingsgrens wordt overschreden. 6. Uitvoering Na het vaststellen van dit addendum en deze begrotingswijziging door de raad wordt de wijziging verwerkt in de Begroting 2023. 7. Bijlagen -

Kenmerk: 2023/2008112

4/4