1 Aanpassing financiële verordening gemeente Haarlem

Raadsvoorstel

Onderwerp Aanpassing financiële verordening gemeente Haarlem n.a.v. wijziging Kadernota Rechtmatigheid Nummer 2023/2070476 Portefeuillehouder F. Roduner Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling Concerncontrol Auteur R. Kruiswijk Telefoonnummer 06-39290083 Email rkruiswijk@haarlem.nl In oktober is de Kadernota Rechtmatigheid 2023, waarin de commissie ’’ besluit Kernboodschap begroting verantwoording’’ (BBV) haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording, aangepast. De definitie van het begrip ‘begrotingsonrechtmatigheid’ en de duiding wanneer hier sprake van is zijn aangepast. Dit heeft gevolgen voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en de afspraken die met de raad gemaakt moeten worden in de aanloop naar het opstellen van de Jaarrekening 2023. In de geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid 2023 heeft de commissie BBV aangegeven dat over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen op zichzelf geen begrotingsonrechtmatigheden betreffen, maar wel onrechtmatig kunnen zijn als deze afwijkingen niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Wat tijdig is, wordt bepaald door de interne afspraken tussen de gemeenteraad en het college van B&W over het rapporteren van afwijkingen en het aanpassen van de begroting.

In dit raadsstuk wordt een voorstel gedaan voor deze afspraken en de verwerking daarvan in de financiële verordening van de gemeente Haarlem. Het voorstel is in de auditcommissie van 12 december besproken en akkoord bevonden. In lijn met de wijzigingen in de Kadernota Rechtmatigheid 2023 zijn de baten en lasten van het RIEC voor 2023 middels een addendum op de Decemberrapportage 2023 (2023/2008130) vastgesteld. Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. Niet van toepassing

Kenmerk: 2023/2070476

1/4

Besluit College d.d. 9 januari 2024

Het college besluit: 1. Het voorstel aan de raad vast te stellen. de secretaris,

Concept-besluit Raad d.d. ……….

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De Verordening tot wijziging van de Financiële verordening 2024 vast te stellen. de griffier,

de voorzitter

1. Inleiding Per 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Hierin is ook de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten opgenomen. Het college gaat zelf in de jaarstukken verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van de baten en lasten. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders, zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. De extern accountant controleert deze verantwoording vervolgens op juistheid en getrouwheid. Als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moesten ook de financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet) en de controleverordening (ex art. 213 Gemeentewet) aangepast moeten worden. De gemeenteraad heeft de geactualiseerde financiële verordening reeds in maart 2023 vastgesteld. De controleverordening is vastgesteld in de decemberraad. De geactualiseerde financiële verordening en controleverordening zijn gebaseerd op de door de VNG uitgebrachte modelverordening. In oktober is de Kadernota Rechtmatigheid 2023, waarin de commissie BBV haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording, aangepast. De definitie van het begrip ‘begrotingsonrechtmatigheid’ en de duiding wanneer hier sprake van is zijn aangepast.

Dit heeft gevolgen voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en de

Kenmerk: 2023/2070476

2/4

afspraken die met de raad gemaakt moeten worden in de aanloop naar het opstellen van de Jaarrekening 2023. De definitie van begrotingsonrechtmatigheden is in november 2023 gewijzigd en luidt nu: ‘Hiervan is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3)’. De eerste twee onderdelen van deze definitie waren altijd al het uitgangspunt voor de financiële rechtmatigheid en zijn reeds opgenomen in de financiële verordening. Voor zover voor het einde van het jaar bekend worden deze afwijkingen meegenomen in de Bestuursrapportage of Decemberrapportage. Resterende afwijken worden bij de Jaarrekening in de paragraaf ‘Begrotingsrechtmatigheid’ (onderdeel 4.7) beoordeeld. Het derde deel van deze definitie is nieuw en is nog niet opgenomen in de financiële verordening.

De commissie BBV heeft aangegeven dat over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen op zichzelf geen begrotingsonrechtmatigheden betreffen, maar wel onrechtmatig kunnen zijn als deze afwijkingen niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Het gaat dus om het tijdig melden. Wat tijdig is, wordt bepaald door de interne afspraken tussen de gemeenteraad en het college van B&W over het rapporteren van afwijkingen en het aanpassen van de begroting. Het streven in Haarlem is om zowel over- als onderschrijdingen zo veel mogelijk mee te nemen in de tussentijdse rapportages. Dit is reeds opgenomen in artikel 6 van de financiële verordening: ‘Het college informeert de raad gedurende het jaar door middel van tussentijdse (bestuurs)rapportages over de verwachte realisatie van de begroting over het hele jaar’. De praktijk in de afgelopen jaren is dat er een bestuursrapportage (verwachtingen per juli) en, indien nodig vanuit rechtmatigheidsperspectief, een decemberrapportage (verwachtingen per oktober) worden opgesteld. Voor de resterende afwijkingen wordt voorgesteld om – gelijk aan voorgaande jaren – deze in de jaarrekening toe te lichten. Voorgesteld wordt om de huidige financiële verordening op een aantal punten aan te passen, zoals beschreven in bijlage 1. Het voorstel is in de auditcommissie van 12 december besproken en akkoord bevonden.

Kenmerk: 2023/2070476

3/4

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De Verordening tot wijziging van de Financiële verordening 2024 vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Een actuele financiële verordening die aansluit op recentelijke wet- en regelgeving en (beter) aansluit op staand beleid/gewenste wijze waarop raad financiële sturing geeft richting college en organisatie. 4. Argumenten Het maken van afspraken over het tijdig melden van over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen zorgt ervoor dat deze niet als onrechtmatigheid meegenomen hoeven te worden in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening. 5. Risico’s en kanttekeningen Wanneer de financiële verordening niet wordt aangepast op basis van de meest recente wijzigingen in de Kadernota Rechtmatigheid betekent dit dat er geen afspraken zijn gemaakt over het tijdig melden van over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen waardoor deze als onrechtmatig aangemerkt kunnen worden. 6. Uitvoering Na vaststelling door raad wordt de huidige verordening ingetrokken en treedt de nieuwe financiële verordening gemeente Haarlem 2024 in werking na bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad op overheid.nl 7. Bijlagen Bijlage 1. Wijzigingsverordening Financiële verordening Haarlem 2024 Bijlage 2. Was wordt tabel wijziging Financiële verordening Haarlem 2024

Kenmerk: 2023/2070476

4/4