07112022 Bijlage Advies Afdoening Duisenberg light aanbevelingen jaarstukken 2018, 2019, 2020 def

Bijlage: advies raad n.a.v. Reactie college september 2022 Duisenberg light aanbevelingen

13 oktober 2022

Inhoudsopgave 1.

Advies opvolging Aanbevelingen 2018 / 2019 / 2020

3

1.1

Aanbevelingen 2018

3

1.2

Aanbevelingen 2019

4

1.3

Aanbevelingen 2020

7

2

1.

Advies opvolging Aanbevelingen 2018 / 2019 / 2020 1.1 Aanbevelingen 2018 Toezegging rapporteren in ontwerpbegroting 2020 (2019/560113) 1. Neem indicatoren op bij alle doelen én alle prestaties; 2. Maak financieel inzichtelijk wat de besteding van middelen is op het niveau van doelen en prestaties en niet alleen op beleidsveld- en programmaniveau; 3. Koppel het oordeel van het college over het gevoerde beleid aan de indicatoren en het (al dan niet) behalen van afgesproken streefwaarden; 4. Rapporteer in het jaarverslag over veranderingen in de formulering van beleidsvelden, doelen, prestaties of indicatoren ten opzichte van de begroting; 5. Stuur strakker op de eindredactie van de jaarstukken. Conclusie 1. Op 29 november 2022 wordt een nieuwe raadsbijeenkomst gehouden college voor over de indicatoren onder leiding van de accountant. Tijdens de afdoening raadsbijeenkomst van 21 juni 2022 is toegezegd dat het college voorafgaand aan deze bijeenkomst een voorstel aan de raad zal voorleggen voor het aanpassen van de set indicatoren in de komende periode. 2. Tijdens de raadsbijeenkomst op 21 juni 2022 is toegezegd om in de Programmabegroting 2023-2027 meer inzicht te geven in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties.

Tijdens deze sessie is besproken dat hier opvolging aan gegeven wordt door de productenraming (tot op heden als bijlage bij de begroting en jaarstukken) in de doelenbomen van de begroting op te nemen. De aangepaste doelenbomen die meer inzicht verschaffen in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties zullen bij de Programmabegroting 2023-2027 beschikbaar zijn. Daarmee is het college van mening dat de aanbeveling is afgedaan. 3. Dit deel van de aanbeveling is reeds als opgevolgd aangemerkt. 4. Het jaarverslag volgt exact de begroting, er zijn dus geen veranderingen in doelen, prestaties of indicatoren. Daarmee is volgens het college de aanbeveling afgedaan. 5. Dit deel van de aanbeveling is reeds als opgevolgd aangemerkt. Advies aan de Onderdeel 1 van deze aanbeveling te betrekken bij de raadsbijeenkomst van raad 29 november 2022. Geadviseerd wordt de raadsbijeenkomst van 29 november 2022 en diens uitkomst eerst af te wachten. De onderdelen 2,3,4 en 5 als opgevolgd te beschouwen.

3

1.2 Aanbevelingen 2019

Aanscherpen indicatoren (2020/0609648) Faciliteer opnieuw mogelijkheid voor de raad om indicatoren aan te scherpen. Op 29 november 2022 wordt een nieuwe raadsbijeenkomst gehouden over Conclusie college voor de indicatoren onder leiding van de accountant. Tijdens de raadsbijeenkomst afdoening van 21 juni 2022 is toegezegd dat het college voorafgaand aan deze bijeenkomst een voorstel aan de raad zal voorleggen voor het aanpassen van de set indicatoren in de komende periode. Geadviseerd wordt de raadsbijeenkomst van 29 november 2022 en diens Advies aan de raad uitkomst eerst af te wachten.

Verbeteren koppeling doelen, beleid en middel (2020/0609664) Koppeling doel > beleid > middelen verbeteren / maken in jaarverslag. Conclusie Tijdens de raadsbijeenkomst op 21 juni 2022 is toegezegd om in de college voor Programmabegroting 2023-2027 meer inzicht te geven in de samenhang afdoening tussen middelen, doelen en prestaties. Tijdens deze sessie is besproken dat hier opvolging aan gegeven wordt door de productenraming (tot op heden als bijlage bij de begroting en jaarstukken) in de doelenbomen van de begroting op te nemen. De aangepaste doelenbomen die meer inzicht verschaffen in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties zullen bij de Programmabegroting 2023-2027 beschikbaar zijn. Daarmee is het college van mening dat de aanbeveling is afgedaan. Advies aan de In de Programmabegroting 2023-2027 zijn aan de hand van de volledige raad productenraming de verschillende producten op beleidsveldniveau toegevoegd aan de doelenboom van het desbetreffende programma (inclusief saldo van de baten en lasten). Hierdoor zijn alle producten nu in de doelenbomen verwerkt. Conclusie: Het college voldoet hiermee aan de wens van de raad en het advies luidt de aanbeveling hiermee als opgevolgd te beschouwen.

4

Sociaal jaarverslag (2020/0609855) Goed personeel is vitaal voor de gemeente Haarlem. Het zou goed zijn als de gemeente ook een sociaal jaarverslag maakt met betrekking tot het werkapparaat en alle thema’s die daar spelen. Conclusie Het college heeft eerder aangegeven niet opnieuw een sociaal jaarverslag op college voor te willen stellen. In het verleden heeft de gemeente een dergelijk jaarverslag afdoening gehad. Het kost relatief veel tijd om een sociaal jaarverslag samen te stellen, terwijl de meerwaarde niet groot bleek. Het biedt zeker meer overzicht en werd tegelijk voor kennisgeving aangenomen. Gevraagd is om jaarlijks te rapporteren hoe dit het ambtelijk apparaat er voor staat, kwantitatief en kwalitatief. In de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting wordt reeds op hoofdlijnen inzicht gegeven in de personeelsplannen en - ontwikkelingen. In het jaarverslag wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering over de realisatie verslag gedaan. Daarnaast onderzoekt het college nu de mogelijkheid om toch een light-versie van het sociaal jaarverslag op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Naar verwachting wordt hier bij de Jaarstukken 2022 opvolging aan gegeven.

Advies aan de Omdat het college voornemens is de mogelijkheid om toch een light-versie raad van het sociaal jaarverslag op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken 2022, wordt geadviseerd deze aanbeveling vooralsnog niet als opgevolgd te beschouwen en de jaarstukken 2022 eerst af te wachten. De nieuwe rapporteurs zullen de jaarstukken 2022 onderzoeken en kunnen dan ook advies uitbrengen aan de raad over deze en andere nog niet opgevolgde aanbevelingen.

5

Onderverdeling aantallen medewerkers en kostentoerekening (2020/0609885) Breng duidelijker in beeld hoeveel mensen er aan het werk zijn voor de gemeente en tegen welke kosten. Het gaat dan niet alleen om FTE’s in dienst van de gemeente, maar ook FTE’s in dienst van overheids-NV’s en (tijdelijke) inhuur. Conclusie Ondanks dat de BBV niet zonder reden geen consolidatieplicht heeft college voor opgenomen waardoor informatie over het aantal fte’s werkzaam bij afdoening overheids-N.V.’s niet opgenomen hoeft te worden heeft het college het aantal fte’s van de NV’s van het voorafgaand jaar in de jaarstukken 2021 van de gemeente Haarlem opgenomen in de bijlage Overzicht personeel. In de reactie van de rapporteurs op de reactie van het college1 is aangegeven dat de rapporteurs van mening zijn dat het van belang is voor de budgetverantwoording om per beleidsveld meer inzicht te hebben in welk deel van het budget naar personeel gaat (eigen en ingehuurd), en welk deel naar overige kosten. Deze toevoeging heeft betrekking op personeelsontwikkeling van eigen organisatie, dat hoort niet bij deze aanbeveling. Aanpassing n.a.v. cie bestuur 3/11/22: Tijdens de behandeling van dit stuk in de commissie bestuur van 3 november jl. is door de commissieleden aangegeven dat er behoefte is aan meer inzicht in inhuur van medewerkers.

Toegezegd is om de verantwoording over inhuur van medewerkers per domein op te nemen in de P&C stukken. De aanbeveling zal worden afgedaan wanneer deze gegevens zijn opgenomen in de P&C stukken. Advies aan de Tijdens de raad van 23 juni jl. heeft (een meerderheid van) de raad besloten raad deze aanbeveling als niet opgevolgd te beschouwen. De collegereactie is identiek aan de collegereactie van november 2021 en vrijwel identiek aan die van 2021 en 2020. 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 november 2021

Om de impasse te doorbreken luidt het advies de commissie Bestuur tijdens de vergadering van 3 november a.s. te vragen de wensen van de raad nader te specificeren en het college te vragen opvolging te geven aan deze gespecificeerde wensen. De commissie Bestuur heeft op 3 november 2022 haar wensen kenbaar gemaakt en naar aanleiding daarvan heeft het college aangegeven meer inzicht in inhuur van medewerkers te bieden in de aankomende P&C stukken. Het nieuwe advies luidt de beoordeling van de P&C stukken door de nieuwe rapporteurs te laten uitvoeren zodat zij advies kunnen uitbrengen aan de raad. Dit advies zal dan beschikbaar zijn ten behoeve van de behandeling van de jaarstukken 2022 (juni 2023). 1 Advies rapporteurs mei 2021:

In de jaarrekening 2020 is geen andere verantwoording over de personeelsontwikkeling te vinden dan de gebruikelijke lijst (bijlage 6.4). De rapporteurs zijn van mening dat het van belang is voor de budgetverantwoording om per beleidsveld meer inzicht te hebben in welk deel van het budget naar personeel gaat (eigen en ingehuurd), en welk deel naar overige kosten. Deze behoefte komt voort uit de constatering dat de apparaatskosten de afgelopen jaren veel sterker zijn gestegen dan de overige kosten. Dit vraagt om een verklaring en eventueel om beheersmaatregelen. Dit aspect is thans niet uit de jaarstukken af te leiden. Het advies luidt dan om deze aanbeveling actief te houden en het college te vragen om per beleidsveld meer inzicht te bieden in welk deel van het budget naar personeel gaat (eigen en ingehuurd), en welk deel naar overige kosten.

6

Digitalisering primaire werkprocessen in fysieke en sociale domein opnemen in ICT strategie (2020/0609756) Stel een ICT-strategie op die meer tempo maakt met digitalisering van primaire werkprocessen in het fysieke en sociale domein. Conclusie Het college deelt de mening dat digitalisering een omvangrijk en complex college voor concept is dat alle aspecten van de gemeente raakt. Het college zegt toe voor afdoening de behandeling van de programmabegroting 2023-2027 de digitaliseringsstrategie voor te leggen en in de tweede helft van 2022 een uitwerking van een roadmap in een meerjarig uitvoeringsprogramma. Hiermee is de aanbeveling voor het college afgedaan. Advies aan de De door het college toegezegde digitaliseringsstrategie is niet voor de raad behandeling van de begroting aan de raad wordt voorgelegd. Ook is er nog geen duidelijkheid over wanneer deze nota en ook de roadmap wordt voorgelegd. Er wordt om die reden geadviseerd deze aanbeveling als nog niet opgevolgd te beschouwen.

1.3 Aanbevelingen 2020 Onderbouwing doelstelling en prestaties (2021/0371821) Formuleer in de begroting en het jaarverslag, kort en krachtig een onderbouwde missie, een onderbouwde visie, de acties die daaruit volgen en wat dit mag kosten. Conclusie De specifieke missie, visie en acties op doelniveau worden beschreven in de college voor bovenliggende beleidsdocumenten. In de P&C documenten wordt vervolgens afdoening naar deze stukken verwezen (waar mogelijk met een digitale link). Het college heeft aangeven dat het abstractieniveau van begroting en jaarrekening hoger ligt dan van specifieke bovenliggende beleidsstukken. Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan. Op 23 juni jl. is door de raad het advies overgenomen van de rapporteurs waarin Advies aan de zij aangeven bij de behandeling van de jaarstukken 2021 aan alle commissies te raad vragen of de aanbeveling is opgevolgd. Dit heeft er toe geleid dat, na de behandeling in de commissies, de raad heeft besloten de aanbeveling als niet opgevolgd te beschouwen. De recente collegereactie is identiek aan die van vorige keer. Het advies luidt de nieuw te benoemen rapporteurs te vragen

deze aanbeveling nader te specificeren en hierover in gesprek te gaan met de portefeuillehouder conform de Haarlemse Duisenberg Light werkwijze. Aparte beleidsvelden Sport en Onderwijs (2021/0371854) Maak van het beleidsveld sport en onderwijs twee separate beleidsvelden

7

Conclusie college voor afdoening Advies aan de raad

Tijdens de raadsbijeenkomst op 21 juni 2022 is toegezegd om aparte beleidsvelden te maken van onderwijs en sport. In de Programmabegroting 2023-2027 is de splitsing van het beleidsveld zichtbaar. Daarmee is het college van mening dat de aanbeveling is afgedaan. Het college voldoet hiermee aan de wens van de raad en het advies luidt de aanbeveling hiermee als opgevolgd te beschouwen.

Informatie bij doelen (2021/0371812) Neem informatie over geldende beleidskaders, speerpunten en aandachtspunten op bij doelen Conclusie In de begroting wordt reeds verwezen met hyperlinks naar beleidskaders en college voor de daarbij behorende uitvoeringsprogramma’s. Aangezien er bij de begroting afdoening wordt gestuurd op een hoger aggregatieniveau en er druk ligt om de begroting leesbaar te houden, wordt voor specifieke detailinformatie verwezen naar individuele beleidsstukken. Daarmee is het college van mening dat de aanbeveling is afgedaan. De aankomende rapporteurs zullen aan de hand van de volgende programmabegroting advies uit te brengen aan de raad of die programmabegroting wel dit inzicht biedt. Advies aan de De beoordeling van collegereactie uit te stellen totdat de nieuwe rapporteurs raad zijn benoemd en advies kunnen uitbrengen aan de raad. Dit advies zal dan beschikbaar zijn ten behoeve van de behandeling van de jaarstukken 2022 (juni 2023).

Vergroot informatiewaarde (2021/0371861) Vergroot de informatiewaarde van begroting en jaarrekening door op een lager niveau inzicht in de programma verantwoording te geven middels een heldere koppeling tussen doelen, prestaties en budget. Conclusie Tijdens de raadsbijeenkomst op 21 juni 2022 is toegezegd om in de college voor Programmabegroting 2023-2027 meer inzicht te geven in de samenhang afdoening tussen middelen, doelen en prestaties. Tijdens deze sessie is besproken dat hier opvolging aan gegeven wordt door de productenraming (tot op heden als bijlage bij de begroting en jaarstukken) in de doelenbomen van de begroting op te nemen. De aangepaste doelenbomen die meer inzicht verschaffen in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties zullen bij de Programmabegroting 2023-2027 beschikbaar zijn. Daarmee is het college van mening dat de aanbeveling is afgedaan. Advies aan de In de Programmabegroting 2023-2027 zijn aan de hand van de volledige raad productenraming de verschillende producten op beleidsveldniveau toegevoegd aan de doelenboom van het desbetreffende programma (inclusief saldo van de baten en lasten). Hierdoor zijn alle producten nu in de doelenbomen verwerkt (zie ook de aanbeveling uit 2018 hierover). Het college voldoet hiermee aan de wens van de raad en het advies luidt de aanbeveling hiermee als opgevolgd te beschouwen

8

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 9