02 1.4 Inkoop Doelgroepenvervoer Dienst regioRijder 2024
Tekst van het document
Collegebesluit
Onderwerp Inkoop Doelgroepenvervoer, dienst RegioRijder, 2024 Nummer 2022/1372578 Portefeuillehouder Loenen, D. van Programma/beleidsveld 2.1 Voorzieningen volwassen Afdeling MO Auteur Vries, K.S. de Telefoonnummer 023-5113233 Email ksdevries@haarlem.nl Kernboodschap De gemeenten van de regio’s Zuid Kennemerland, Haarlemmermeer en IJmond, te weten de gemeenten Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Velsen en Zandvoort leveren gezamenlijk de dienst Regiorijder. De dienst Regiorijder betreft het leveren van een vervoersvoorziening voor verschillende reizigersgroepen: vervoer in het kader van de Wmo, vervoer van leerlingen, MeerOVbus-reizigers en jeugdigen in het kader van de Jeugdwet. Het systeem kenmerkt zich door een scheiding tussen regie van het vervoer en vervoerscapaciteit. De regie wordt uitgevoerd door een vervoerscentrale die de ritten aanneemt, inplant en uitdeelt. De gecontracteerde vervoerders rijden vervolgens de ritten. Omdat de overeenkomsten met de regiecentrale en de vervoerders per 31 december 2023 eindigen en van rechtswege een verlenging niet tot de mogelijkheden behoort, moeten nieuwe overeenkomsten afgesloten worden. Om te komen tot nieuwe contracten wordt een aanbesteding in de markt gezet voor de inkoop van een regiecentrale en het vervoer.
Behandelvoorstel voor Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie Samenleving. commissie Alle inkoopstukken zijn openbaar vanaf de datum van publicatie. De stukken worden via Tenderned gepubliceerd op 31 oktober 2022. Aanbesteding vervoersvoorziening doelgroepenvervoer Zuid-Kennemerland, Relevante eerdere IJmond, Haarlemmermeer: vervoerscapaciteit (2016/267672) besluiten Verwervingsstrategie-aanbesteding-dienst-Regiorijder-van-de-regio-s-ZuidKennemerland-Haarlemmermeer-en-IJmond.pdf
Kenmerk: 2022/1372578
1/7
Besluit College d.d. 25 oktober 2022
Besluit: 1. Voor de aanbesteding van het groepsvervoer en het vraagafhankelijk vervoer in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Jeugdwet met de gemeenten Beverwijk, Bloemendaal, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Velsen en Zandvoort een openbare Europese aanbestedingsprocedure uit te schrijven voor een regiecentrale en het vervoer (vervoerscapaciteit); 2. Het aanbestedingsdocument ‘Regiecentrale vervoersysteem RegioRijder’ (2022-1475008) met bijbehorende bijlagen vast te stellen; 3. Het Programma van eisen Regiecentrale (2022-1475011) met bijbehorende bijlagen vast te stellen; 4. Het aanbestedingsdocument ‘Vervoerscapaciteit vervoersysteem RegioRijder’ (2022-1475017) met alle bijbehorende bijlagen vast te stellen; 5. Het Programma van eisen Vervoercapaciteit (2022-1475023) met bijbehorende bijlagen vast te stellen; 6. De Systeembeschrijving vervoersysteem RegioRijder (2022-1475029) met bijbehorende bijlagen vast te stellen; 7. Het ‘VNG-model algemene inkoopvoorwaarden voor levering en diensten’ van toepassing te verklaren; 8. Zich te conformeren aan de uitkomst van de aanbesteding en een overeenkomst aan te gaan met de partijen aan wie de aanbesteding zal worden gegund. de secretaris,
de burgemeester,
1. Inleiding De gemeenten Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Velsen en Zandvoort leveren gezamenlijk de dienst RegioRijder. De dienst RegioRijder betreft het leveren van een vervoersvoorziening voor verschillende reizigersgroepen: vervoer in het kader van de Wmo, vervoer van leerlingen, MeerOV bus en reizigers van jeugdigen in het kader van de Jeugdwet. Het systeem kenmerkt zich door een scheiding tussen regie en vervoerscapaciteit. De regie wordt uitgevoerd door een vervoerscentrale, die de ritten aanneemt, inplant en verdeelt. De gecontracteerde vervoerders rijden vervolgens de ritten. Omdat de overeenkomsten met de regiecentrale en de vervoerders per 31 december 2023 eindigen en van rechtswege een verlenging niet tot de mogelijkheden behoort, moeten nieuwe overeenkomsten afgesloten worden. Om te komen tot nieuwe contracten wordt een aanbesteding in de markt gezet voor de inkoop van een regiecentrale en het vervoer.
Kenmerk: 2022/1372578
2/7
2. Besluitpunten college Het college besluit: 1. Voor de aanbesteding van het groepsvervoer en het vraagafhankelijk vervoer in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Jeugdwet met de gemeenten Beverwijk, Bloemendaal, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Velsen en Zandvoort een openbare Europese aanbestedingsprocedure uit te schrijven voor een regiecentrale en het vervoer (vervoerscapaciteit); 2. Het aanbestedingsdocument ‘Regiecentrale vervoersysteem RegioRijder’ (2022-1475008) met bijbehorende bijlagen vast te stellen; 3. Het Programma van eisen Regiecentrale (2022-1475011) met bijbehorende bijlagen vast te stellen; 4. Het aanbestedingsdocument ‘Vervoerscapaciteit vervoersysteem RegioRijder’ (2022-1475017) met alle bijbehorende bijlagen vast te stellen; 5. Het Programma van eisen Vervoercapaciteit (2022-1475023) met bijbehorende bijlagen vast te stellen; 6. De Systeembeschrijving vervoersysteem RegioRijder (2022-1475029) met bijbehorende bijlagen vast te stellen; 7. Het ‘VNG-model algemene inkoopvoorwaarden voor levering en diensten’ van toepassing te verklaren; 8. Zich te conformeren aan de uitkomst van de aanbesteding en een overeenkomst aan te gaan met de partijen aan wie de aanbesteding zal worden gegund. 3.
Beoogd resultaat Door middel van een Europese aanbesteding voor de inkoop van een regiecentrale en het vervoer komen tot nieuwe contracten met ingang van 1 januari 2024 voor het doelgroepenvervoer. 4. Argumenten 1. De aanbesteding is zorgvuldig voorbereid Op 8 februari 2022 heeft het college de “Verwervingsstrategie aanbesteding dienst RegioRijder” vastgesteld. De regio’s Zuid-Kennemerland, Haarlemmermeer en IJmond ontwikkelden voor deze aanbesteding, conform deze Verwervingsstrategie, in samenwerking met de Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond (Stichting RIJK) en het Regionaal Contractmanagementteam (RCT), alle inkoopdocumenten. In deze documenten is vastgelegd op welke manier gemeenten de inkoop voor het doelgroepenvervoer vorm willen geven en welke eisen er worden gesteld aan inschrijvers.
Kenmerk: 2022/1372578
3/7
2. De aanbestedingsstukken zijn opgesteld conform de ambities in de Verwervingsstrategie De belangrijkste kenmerken van de inkoop en de doorontwikkeling ten opzichte van het huidige systeem zijn: Scheiding regie en vervoer Net zoals in het huidige systeem wordt ook in deze inkoop een scheiding aangebracht tussen de regiefunctie, uitgevoerd door een regiecentrale, en het vervoer van reizigers. De regiecentrale is een onafhankelijke en zelfstandig opererende organisatie die vervoeraanvragen voor RegioRijder verzamelt, plant en uitzet bij één of meer te contracteren vervoerders. Door de regie van het vervoer te scheiden ontstaat een optimale vorm om een zo efficiënt mogelijke planning te maken.
Efficiency vergroten door gebiedsindeling In de huidige contracten is het vervoer gegund op basis 24 specifieke start- en eindlocaties. In de praktijk is gebleken dat dit leidt tot inefficiëntie. In de nieuwe aanbesteding is daarom gekozen voor een gebiedsindeling met zeven gebieden. Dit zal leiden tot minder ‘lege’ kilometers. Ook kunnen meerdere partijen deelnemen in de uitvoering van de totale vervoerscapaciteitvoorziening, waardoor de toegang van het MKB geborgd is en er voldoende concurrentie ontstaat. Combineren van doelgroepen mogelijk maken Een van de belangrijkste ambities van gemeenten is dat meer doelgroepen bediend worden en vervoersstromen worden gecombineerd. Deze ambitie wordt mogelijk gemaakt door de eis aan vervoerders om gecombineerde ritten uit te voeren. Aan vervoerders die inschrijven wordt geëist dat zij zowel het groepsvervoer als het vraagafhankelijk vervoer rijden. Dit leidt tot meer combinatiemogelijkheden en een efficiëntere planning, omdat een rit in het vraagafhankelijk vervoer direct opvolgend aan een groepsvervoerroute gepland kan worden, met hetzelfde voertuig. Hierdoor kunnen in de toekomst nieuwe doelgroepen, zoals het vervoer naar beschut werk of vervoer naar dagbesteding eenvoudiger worden toegevoegd aan het systeem.
Zelfredzaamheid van de doelgroepen stimuleren De Regiecentrale moet de reiziger de meest passende vervoersvorm bij de gevraagde verplaatsing kunnen bieden. Zowel binnen het systeem als ook in de samenwerking met andere vervoerorganisaties. De regiecentrale moet aan de hand van de reizigerskenmerken en analyses van de planning vaststellen of een reiziger beter binnen het vraagafhankelijk vervoer of het groepsvervoer past. Ook moet de Regiecentrale een vrijblijvend of bindend advies aan reizigers kunnen bieden om hen te wijzen op de mogelijkheid om de gevraagde verplaatsing volledig of deels met het openbaar vervoer (OV-advies) of vrijwilligersvervoer te maken.
Kenmerk: 2022/1372578
4/7
5 Duurzaamheidsparagraaf Gemeenten eisen een zo duurzaam mogelijk wagenpark. Vanwege verschillen in de beschikbaarheid van de verschillende typen voertuigen in een Zero Emissie variant, is gekozen voor een zogenaamd ingroeimodel. Per 1 januari 2027 is het volledige wagenpark Zero Emissie. Hiermee voldoen gemeenten ruimschoots aan het Clean Vehicle Act. 6 Financiën Er wordt gewerkt met een bandbreedte waarbinnen inschrijvers hun aanbod kunnen doen. De huidige tarieven vormen de basis voor het minimum- en maximumtarief. Door ontwikkelingen ten aanzien van energie (brandstof) en de kosten voor chauffeurs (CAO stijging) is de prijsontwikkeling op dit moment niet te voorspellen. Door deze onvoorspelbaarheid is er geen gefundeerd prijsstijgingspercentage te noemen. Voorgesteld wordt om over deze toekomstige ontwikkelingen in de P&C cyclus melding te maken. 7 Betrokkenheid raadsleden en klankbordgroep Raadsleden van alle deelnemende gemeenten hebben in november 2021 tijdens een gezamenlijk bijeenkomst, waarin de uitgangspunten van de nieuwe aanbesteding zijn besproken, input geleverd op de verwervingsstrategie voor de aanbesteding van het doelgroepenvervoer. Ook zijn er inhoudelijke bijeenkomsten georganiseerd met de regionale klankbordgroep doelgroepenvervoer. 5. Risico’s en kanttekeningen 1.
Onvoldoende inschrijvingen Door de huidige markt binnen het doelgroepenvervoer is er een risico dat er geen partijen inschrijven op de regiecentrale en er minder inschrijvers zijn voor het vervoer. Dit risico is zo klein mogelijk gemaakt door een realistische bandbreedte voor het tarief te stellen, met passende en voldoende kwalitatieve eisen en uitdrukkelijk op deze eisen te gunnen. Mochten er geen partijen inschrijven op de regie waardoor de levering in het geding komt dan kan een onderhandelingsprocedure worden gestart om toch te komen tot een contract. Indien er te weinig inschrijvingen zijn voor vervoer dan kan de opdracht voor vervoerscapaciteit nogmaals in de markt gezet worden.
Kenmerk: 2022/1372578
5/7
6. Uitvoering Alle inkoopstukken zijn openbaar vanaf de datum van publicatie. De stukken worden via Tenderned gepubliceerd op 31 oktober 2022.
Planning
Datum
Datum van publicatie aankondiging opdracht
31 oktober 2022
Uiterste datum voor indienen vragen opmerkingen over het 16 november 2022 om 15:00 Aanbestedingsdocument, de overeenkomst en overige uur bijlagen Nota van Inlichtingen, met antwoorden op de gestelde vragen
23 november 2022
Mogelijkheid voor 2e vragenronde
30 november 2022
Uiterste datum verzenden tweede en laatste Nota van Inlichtingen aan alle inschrijvers
7 december 2022
Sluitingsdatum en -tijd indienen inschrijvingen in Tenderned
10 januari 2023 om 10:00 uur
Beoordeling van inschrijvingen door de gemeenten
Week 2-4
Gunningsbeslissing en opvragen bewijsmiddelen van beoogde winnaar
25 januari 2023
Uiterlijk datum aanleveren bewijsmiddelen beoogde winnaar
7 dagen na bekendmaking gunningsbeslissing
Definitieve gunning en niet eerder dan einde 2015 februari 2023 kalenderdagen vervaltermijn na datum gunningsbeslissing Implementatie tijd
Maart-december 2023
Ingangsdatum overeenkomsten
1 januari 2024
Kenmerk: 2022/1372578
6/7
7. Bijlagen 1. Het aanbestedingsdocument ‘Regiecentrale vervoersysteem RegioRijder’ met bijbehorende bijlagen; 2. Het Programma van eisen Regiecentrale met bijbehorende bijlagen; 3. Het aanbestedingsdocument ‘Vervoerscapaciteit vervoersysteem RegioRijder’ met alle bijbehorende bijlagen; 4. Het Programma van eisen Vervoercapaciteit met bijbehorende bijlagen 5. De Systeembeschrijving vervoersysteem RegioRijder met bijbehorende bijlagen.
Kenmerk: 2022/1372578
7/7