Was-wordt-tabel Archiefverordening 8.4b

Was-wordt-tabel Archiefverordening Haaksbergen (8.4b) (Kleine) tekstuele aanpassingen ter bevordering van de leesbaarheid of plaats wijzigingen door toevoeging van artikelen of leden zijn niet opgenomen in deze was-wordt-tabel Toelichting Dit is een Archiefverordening van een gemeente zonder benoemde archivaris, Deze verordening bestaat uit de regeling voor de zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Artikel Intitulé

1

2

Was (Archiefverordening Haaksbergen (8.4a) Wettelijke basis: bepalingen van Archiefwet 1995 (artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid), de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht. Deze verordening verstaat onder: (…) d. beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; (…) Het college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in

Wordt (Archiefverordening Haaksbergen (8.4b) Wettelijke basis: Bepaling[en] van artikel 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, artikel 149 van de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht. Deze verordening verstaat onder: (…) d. beheerder: degene die ingevolge artikel 2 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; (…) Zorgplicht burgemeester en wethouders

Motivering Toevoegingen van de wettelijke basis aan het intitulé. Tekst en opbouw conform Model Archiefverordening 2017 (gewijzigd model, november 2019). Begripsbepalingen zijn alleen uit de Archiefwet 1995 overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Herformulering van de zorgplicht. De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan

a. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. b. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. 3 Taken gemeentesecretaris Artikel 3 a. In afwijking van artikel 32, (voorheen Het college draagt zorg voor het tweede lid, van de Archiefwet 3, 4, 5 lid aanwijzen van de beheerder(s). 1995 is, onder de bevelen van 2) burgemeester en wethouders, Artikel 4 de gemeentesecretaris belast Het college draagt zorg voor de met het toezicht op de aanstelling van voldoende, deskundig naleving van het bepaalde bij personeel voor de werkzaamheden of krachtens de Archiefwet verbonden aan het beheer van alle 1995 ten aanzien van het gemeentelijke archiefbescheiden en beheer van de documentaire verzamelingen, archiefbescheiden van ongeacht hun vorm. gemeentelijke organen voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar Artikel 5 een archiefbewaarplaats. (…) artikel 31 van de Archiefwet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.

welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Tekst en opbouw conform Model Archiefverordening 2017 (gewijzigd model, november 2019).

Herstructurering van de verantwoordelijkheden en de rapportageprocedures. Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Tekst en opbouw conform Model Archiefverordening 2017 (gewijzigd model, november 2019).

2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

4 Artikel 7 (voorheen Het college stelt voor het beheer van 7 en 8) de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel 8 Het college doet jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen het college

b. De gemeentesecretaris brengt eens per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. c. De gemeentesecretaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Verantwoording door burgemeester Herstructurering van de verantwoordelijkheden en en wethouders de rapportageprocedures. Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad eens De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het per twee jaar over de uitoefening van Besluit Informatiebeheer. de aan hen opgedragen zorg voor de De gemeenteraad verneemt op deze manier archiefbescheiden van de tweejaarlijks wat er op het gebied van de gemeentelijke organen. Zij voegen archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarbij in ieder geval: daarop heeft plaatsgevonden. Een tweejaarlijkse

heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet.

5 1.Het college draagt er zorg voor, dat (voorheen de vervaardiging en de bewaring van 5 lid 1) de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

a. het verslag van de verslaglegging past bij het vernieuwde gemeentesecretaris, bedoeld in interbestuurlijk toezicht. artikel 2, eerste lid; b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentesecretaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren De gemeentesecretaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.

Herstructurering van de verantwoordelijkheden De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel wordt dit onjuist geacht. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De

gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Tekst en opbouw conform Model Archiefverordening 2017 (gewijzigd model, november 2019) 6 (…) (…) (voorheen 9) (voorheen Het college draagt er zorg voor, dat 6) jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.