Voorstel jaarstukken en resultaatbestemming 2022 (GBT)

AB2023001

Voorstel voor het algemeen bestuur van GBTwente Van Vergaderdatum

Het dagelijks bestuur van GBTwente 5 april 2023

Onderwerp Jaarstukken 2022 en resultaatbestemming Voorstel a. Kennisnemen van: I. het goedkeurende oordeel van de controleverklaring ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid; II. het accountantsverslag. b. Vaststellen van: I. de jaarstukken 2022; II. de voorgestelde toevoeging van het positieve resultaat van € 99.726,48 aan de reserve 5% begrotingstotaal; III. de voorgestelde resultaatbestemming € 106.866,98 voor 2023 incidenteel voor de volgende doelen te bestemmen: a. € 20.000,- voor advies digitaal informatiebeheer inclusief archiefbeheer; b. € 30.000,- voor informatiespecialist/recordmanager; c. € 30.000,- voor MD-traject; d. € 10.000,- voor taxatieverslag nieuwe stijl; e. € 16.866,98 voor rechtmatigheidsverantwoording. c. Door vaststellen van de jaarstukken tevens instemmen met: I. de investeringen die in 2022 zijn gedaan en in de jaarstukken nader zijn toegelicht voor: a. terugdringen van de proceskostenvergoedingen; b. vervangen van noodzakelijke koppeling voor rechtstreekse aansluiting op de landelijke voorziening BRP; c. ICT-investeringen ter bevordering van het hybride werken. d. Het dagelijks bestuur décharge te verlenen.

Toelichting Conform artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente worden de jaarstukken met de accountantsverklaring en een verslag van de bevindingen van de accountant ter vaststelling door het dagelijks bestuur voorgelegd aan het algemeen bestuur ter verkrijging van décharge. Het jaarresultaat over 2022 laat een positief saldo van € 206.593,46 zien. In onderstaande tabel is het resultaat van GBTwente weergegeven:

Pagina 1 van 4

AB2023001

Het positieve resultaat wordt op hoofdlijnen veroorzaakt door: - Voordeel op loonkosten vanwege het niet kunnen invullen van de vacature tactisch manager; - Voordeel op personeel van derden doordat de pilot informatiebeschikking is gestopt; - Voordeel op opleidingskosten doordat het MD-traject niet in 2022 is opgestart kon worden; - Voordeel op de kosten voor de invoering van het nieuwe taxatieverslag. Een deel van de werkzaamheden wordt in 2023 uitgevoerd; - Voordeel op advieskosten vanwege het niet kunnen vinden van een informatiespecialist/recordmanager in het kader van de archiefwet. De eenmalige uitkering conform CAO kon opgevangen worden binnen de vacatureruimte in de begroting. De bestemmingsreserve ‘jaarresultaten’ van GBTwente mag 5% van het begrotingstotaal zijn. Op dit moment bevat de reserve € 549.393,06. Na vaststelling van de resultaatbestemming is de reserve maximaal gevuld en bevat € 649.119,54. De in 2015 ‘herijkte beleidsregels inzake reserves en voorzieningen’ bieden de mogelijkheid om een aparte bestemmingsreserve te vormen voor specifieke doelen. Wij stellen voor om voor het restant van het positieve resultaat van € 106.866,98 zo’n bestemmingsreserve te vormen. In de bestuursrapportages 2022 is namelijk aangegeven dat een aantal zaken vanaf 2022 opgepakt moesten worden.

Om verschillende redenen hebben we hiermee geen start kunnen maken en zal dit doorgeschoven worden naar 2023 evenals het oppakken van autonome ontwikkelingen vanuit de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Hiermee is bij het opstellen van de begroting 2023 in februari 2022 geen rekening gehouden. Daarom stellen wij het algemeen bestuur voor om het resterende resultaat ad € 106.866,98 te bestemmen voor onderstaande doelen: - Er zijn landelijke afspraken gemaakt over digitaal informatiebeheer inclusief archiefbeheer. Het gaat hierbij over alle overheidsinformatie en het bewaren ervan op een duurzaam toegankelijke manier. Om dit op de juiste wijze invulling te kunnen geven zal advies ingewonnen moeten worden en stappen gezet worden voor het vergroten van de digi-toegankelijkheid; - Om ook uitvoering te kunnen geven aan het archiefbeheer hebben we een informatiespecialist/recordmanager nodig. In de huidige arbeidsmarkt is het in 2022 niet gelukt om hier invulling aan te geven. Inmiddels hebben we een externe

Pagina 2 van 4

AB2023001

-

-

-

aan kunnen trekken die ons verder kan helpen op het gebied van archiefbeheer; In de zomer van 2022 zijn de vacatures voor de werving van twee tactische managers uitgezet. Na invulling van de vacatures zou gestart worden met het MDtraject voor het nieuwe managementteam. Per 1 december 2022 is één van beide functies ingevuld en in 2023 wordt de tweede functie ingevuld, waarna het MDtraject opgestart kan worden; Vanuit de Waarderingskamer is gevraagd te werken aan een taxatieverslag nieuwe stijl, dat beter aansluit bij de informatiebehoefte van de inwoner en meer transparantie biedt. Ook wordt de vindbaarheid van het taxatieverslag voor de inwoner vergroot. De ontwikkeling heeft vertraging opgelopen en loop nog door tot in januari 2023; In het laatste kwartaal van 2022 is de wetgeving aangenomen waarmee wordt geregeld dat het dagelijks bestuur per ingang van boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording af moet leggen aan het algemeen bestuur. Voor implementatie van deze nieuwe wetgeving en optimalisatie van het (verbijzonderde) interne controle plan is ondersteuning nodig.

Bijlage 1. Jaarstukken 2022; 2. Accountantsverslag 2022; 3. Controleverklaring 2022. Besluit Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente: a. Neemt kennis van: I. het goedkeurende oordeel van de controleverklaring ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid; II. het accountantsverslag. b. Stelt vast: I. de jaarstukken 2022; II. de voorgestelde toevoeging van het positieve resultaat van € 99.726 aan de reserve 5% begrotingstotaal; III. de voorgestelde resultaatbestemming € 106.867 voor 2023 incidenteel voor de volgende doelen te bestemmen: a. € 20.000 voor advies digitaal informatiebeheer inclusief archiefbeheer; b. € 30.000 voor informatiespecialist/recordmanager; c. € 30.000 voor MD-traject; d. € 10.000 voor taxatieverslag nieuwe stijl; e. € 16.687 voor rechtmatigheidsverantwoording c. Stemt in met: I. de in 2022 gedane investeringen voor: a. terugdringen van de proceskostenvergoedingen; b. vervangen van noodzakelijke koppeling voor rechtstreekse aansluiting op de landelijke voorziening BRP; c. ICT-investeringen ter bevordering van het hybride werken. d. Verleend het dagelijks bestuur décharge.

Pagina 3 van 4

AB2023001 Ondertekening Secretaris

Voorzitter

………………………………….

…………………………………….

De heer J.A.G. Cloosterman

Mevrouw E. Zinkweg-Ankone

Pagina 4 van 4