Transitieplan vastgesteld juli 2020

Op het moment dat de aangepaste Gemeenschappelijke regeling de achtergebleven overhead naar beneden heeft weten te bijstellen ontstaat een financieel voordeel/bezuiniging. In dit kader, is bij de uitwerking van de toekomstige samenwerking belangrijk dat bij alle samenwerkingsvormen expliciet wordt nagedacht en vastgelegd wordt (voor zover nog niet geregeld) welke randvoorwaarden gelden bij in- en uittreden.

11.4 Financiële tekorten door drietal ontwikkelingen Begin dit jaar is het algemeen bestuur geïnformeerd over een aantal financiële tekorten met betrekking tot de VRT, de salarisadministratie en ICT-licenties. Het totaal tekort betreft structureel € 1.030.000, - Er is een maatregelenpakket gepresenteerd om deze knelpunten structureel op te lossen vanaf de begroting 2020. Hoewel de knelpunten geen gevolg zijn van de veranderopdracht is kunnen de maatregelen deels gerealiseerd worden in verband met de veranderopdracht. De veranderopdracht heeft een financieel positief effect doordat personeelsmobiliteit ontstaat en daardoor vacatures. Deze vacatures worden gezien de financiële situatie niet ingevuld. Door focus en eenvoud aan te brengen is een slankere organisatie benodigd met minder managementfuncties en minder ondersteuningsuitvoering. Hiermee wordt de organisatie efficiënter ingericht en ook effectiever. Zonder de veranderopdracht zal er meer tijd benodigd zijn om de knelpunten op te lossen.

11.5 Treffen van een reorganisatievoorziening Met de transitie zelf zijn ook kosten gemoeid, bijvoorbeeld mobiliteitskosten, kosten van uitvlechting, inhuurkosten van personeel en advieskosten. Dit zijn kosten die een gevolg zijn van de transitie en deze kosten zijn niet in de begroting opgenomen. Ze zijn tijdelijk van aard (incidenteel) en de insteek is dat ze binnen de transitie worden opgelost. Dit vergt mogelijk wel keuzes met betrekking tot kostenbeheersing, eventueel ook in het primair proces. Dit brengt een financieel risico met zich mee. Het treffen van een voorziening voor risico’s en kosten voortvloeiend uit de transitie van de organisatie zal boekhoudkundig ingewikkeld worden. 41

Volgens het BBV kan een voorziening alleen ingesteld worden voor kosten die onzeker maar toch redelijkerwijs in te schatten zijn. In dit stadium kan de omvang van de verplichting niet op een betrouwbare wijze worden geschat. Een betere vorm voor het opvangen van eventuele verliezen is door hiervoor separaat geld te reserveren. Met het bestemmingsvoorstel van de jaarstukken 2019 wordt dit voorgesteld aan het algemeen bestuur. Bestuurlijke keuze Met dit financiële hoofdstuk wordt meer inzicht gegeven in de financiële kaders van de veranderopdracht en de mogelijke risico’s die Regio Twente en de 14 gemeenten lopen. Voorgesteld besluit 1. Instemmen met de financiële hoofdlijnen van dit transitieplan; 2. Instemmen met het toepassen van een taakstellende efficiencykorting van € 300.000 op de huidige gemeentelijke bijdrage vanaf 2021 voor Sociaal Economisch Sterk Twente.

42

12. Cultuur Eerdere besluitvorming en uitgangspunten veranderopdracht In het transitieplan moet opgenomen worden hoe, met welke interventies en onder welke randvoorwaarden en condities het onderlinge vertrouwen vergroot kan worden en de gewenste cultuur in de onderlinge samenwerking versterkt kan worden. Aandachtspunt is dat je een cultuuromslag met elkaar moet doen. Voorkom dat samenwerking in toekomst weer een bloemkool wordt. Dit vraagt om collectief leiderschap en er komt alleen iets bij of gaat eraf als alle 14 gemeenten dat vinden. Uitwerking In het algemeen bestuur van 6 maart 2020 is afgesproken dit onderdeel ter hand te namen na de besluitvorming over het transitieplan. In de bespreking van het concept plan op 13 mei, was veel draagvlak hiervoor. Het algemeen bestuur kan hiervoor uit zijn midden een ad hoc-commissie van 3 leden instellen, die de voorbereidingen daarvoor ter hand neemt. Voorgesteld besluit Een ad hoc-commissie van 3 leden vanuit het algemeen bestuur instellen t.b.v. de voorbereiding van de aanpak van de culturele dimensie van het versterken van de onderlinge samenwerking.

43

13. Beslispunten 3.1 Voorgesteld besluit: Het bij de Twente Board uitspreken van de voorkeur voor een stichting als juridische entiteit en de Twente Board toestemming geven voor het oprichten van een juridische entiteit voor Twente Board Development. 3.2 Voorgesteld besluit: 1. Instemmen met het uitgangspunt dat in de 3O samenwerking alle O’s vanuit hun eigen rol een evenwichtige bijdrage leveren aan de concrete uitvoering. De overheid is voorwaardenscheppend en financiert de werkorganisatie. De andere O’s dragen in de werkorganisatie op andere wijze bij. 2. De verwachting en wens uitspreken naar de Twente Board dat de basisinfrastructuur en de werkorganisatie in de toekomst efficiënter en effectiever kunnen worden georganiseerd; 3. De Twente Board vragen om uiterlijk 15 oktober 2020 een onderzoek te hebben afgerond, naar een zo efficiënt mogelijke en kwalitatief goede basisinfrastructuur en werkorganisatie die het ecosysteem, de actielijnen en projecten optimaal ondersteunen en dat op draagvlak van 14 gemeenten kan rekenen. 4.1 Voorgesteld besluit Het organiseren van de afstemming binnen de gemeentegeleding via een Bestuursovereenkomst tussen de 14 gemeenten. 5.1 Voorgesteld besluit 1. De onderdelen GGD, VTT en OZJT te handhaven in de bestaande gemeenschappelijke regeling, door het aanpassen van de huidige Regeling Regio Twente; 2.

De herkenbaarheid van de drie onderdelen te waarborgen door intern gebruik te maken van afzonderlijke begrotingsonderdelen en afzonderlijke portefeuillehouders in het dagelijks bestuur en extern door de bestaande merknamen te blijven hanteren. 5.2 Voorgesteld besluit 1. De aangepaste Gemeenschappelijke regeling van GGD, OZTJ en VTT laten fungeren als gastheerorganisatie voor Samen14; 2. Samen14 en OZJT duidelijk administratief scheiden, zodat steeds transparant is wanneer het om OZJT gaat en wanneer het om Samen14 gaat. Ook randvoorwaarden voor toetreden en uittreden, frictiekosten en belasting op of uitzetting van bedrijfsvoering moeten steeds expliciet duidelijk zijn. 5.3 Voorgesteld besluit Uit blijven gaan van de verbinding van de GGD met het veiligheidsdomein op basis van de huidige structuren. 5.4 Voorgesteld besluit De ondersteuning door bedrijfsvoering eveneens handhaven in de aangepaste gemeenschappelijke regeling GGD / OZJT / VTT en de personele omvang daarvan via natuurlijk verloop aan te passen totdat die aansluit op de nieuwe situatie. 6. Voorgesteld besluit 1. Het standpunt innemen dat de aangepaste Gemeenschappelijke regeling van GGD, OZJT en VTT zou moeten fungeren als gastheerorganisatie voor Kennispunt Twente, waarbij de onafhankelijkheid van Kennispunt ten opzichte van deze Gemeenschappelijke regeling goed is geborgd. 2.

Kennispunt Twente verzoeken om in 2020 uit te werken onder welke voorwaarden Kennispunt van alle 14 gemeenten zou kunnen zijn.

44

7. Voorgesteld besluit 1. Voor de toekomstige positionering van Recreatieve Voorzieningen: b. een bestuurlijke werkgroep op te richten vanuit het algemeen bestuur, met daarin in ieder geval de bestuurders uit de 3 parkgemeenten; c. De werkgroep te vragen advies uit te brengen over de meest geschikte rechtsvorm; d. De werkgroep te vragen uiterlijk 1 oktober een advies te geven aan het algemeen bestuur. 2. Indien de werkgroep geen eensluidend advies kan geven, te besluiten Recreatieve voorzieningen te voegen bij de Gemeenschappelijke regeling GGD/OZJT/VTT en dus te laten in de huidige gemeenschappelijke regeling. 8. Voorgesteld besluit 1. Het in hoofdstuk 8 opgenomen voorstel voor de toekomstige situatie en de mogelijke financiële consequenties voor kennisgeving aannemen. 2. Inspannen om, samen met de nieuwe gastgemeenten, goede afspraken te maken over de bijbehorende PIOFJACH capaciteit , waardoor de ontvlechtingskosten voor Regio Twente zo laag mogelijk blijven. 9. Voorgesteld besluit Instemmen met het terugbrengen van het aantal bestuurlijke overleggen als vermeld in paragraaf 9.1. 10.1 Voorgesteld besluit: Betrekken van colleges en raden bij de 3O samenwerking volgens de in paragraaf 10.1 genoemde werkwijze 10.2 Voorgesteld besluit 1.

Voor de aangepaste GR/GGD/VTT/OZJT, naast de wettelijke rol, de raden via een zienswijzeprocedure betrekken bij het werkprogramma en de evaluatie (beiden vierjaarlijks); 2. Bij Recreatieve Voorzieningen, de wettelijke rol van de raad niet verder uitbreiden en hiervoor aan te sluiten bij de rol van de raden in de aangepaste GR GGD/VTT/OZJT 10.3 Voorgesteld besluit Het presidium van de Twenteraad te adviseren de Twenteraadbijeenkomsten te handhaven t.b.v. alle regionale samenwerkingsvormen tussen de gemeenten en te adviseren de bijeenkomsten daarvan te laten faciliteren door clusters van gemeenten, via door de griffiers te maken afspraken. 10.4 Voorgesteld besluit 1. Voor de GR GGD/VTT/OZJT het inwoneraantal blijven hanteren voor de vaststelling van begroting(swijzigingen) en jaarrekening en voor de reguliere besluiten het zo te regelen dat niet alleen met een meerderheid van gemeenten besloten kan worden, maar dat daar altijd ook een meerderheid van inwoners van Twente bij vereist is. 2. Voor de stemverhouding bij Recreatieve Voorzieningen, aansluiting zoeken bij de stemverhoudingen van de GR GGD/VTT/OZJT. 3. Voor de overheidssamenwerking over sociaal economische structuurversterking in de bestuursovereenkomst opnemen dat unanimiteit is vereist voor het beschikbaar stellen van additioneel geld. 11. Voorgesteld besluit 1.

Instemmen met de financiële hoofdlijnen van dit transitieplan; 2. Instemmen met het toepassen van een taakstellend efficiencykorting van € 300.000 op de huidige gemeentelijke bijdrage vanaf 2021 voor Sociaal Economisch Sterk Twente. 12. Voorgesteld besluit Een ad hoc-commissie van 3 leden vanuit het algemeen bestuur instellen t.b.v. de voorbereiding van de aanpak van de culturele dimensie van het versterken van de onderlinge samenwerking.

45

14 Vervolg bestuurlijk proces Datum/periode 1 juli

Wat Besluitvorming transitieplan

Na 1 juli

Maken benodigde juridische documenten en uitwerkingen van de besluiten om te sturen aan de 14 colleges t.b.v. besluitvorming. Het algemeen bestuur doet een voorstel aan de colleges. Raad vragen om wensen en bedenkingen kenbaar te maken voor de te kiezen rechtsvorm van de Twente Board

15 september / 1 december Na akkoord gemeenten 15 september / 1 december

1-31 december 1 januari 2021

Oprichten rechtspersoon voor Twente Board en Twente Board Development B,.V. Besluitvorming colleges over: 1. Omvormen GR Regio Twente naar GR voor GGD, OZJT en VTT*. College vraagt toestemming raad. 2. Aangaan bestuursovereenkomst tussen colleges overheidssamenwerking sociaaleconomische structuurversterking. Geen toestemming raad nodig omdat het geen gemeenschappelijke regeling betreft. 3. Per coalition of the willing besluit overdracht aan een gemeente door de deelnemers aan deze coalitie. Geen toestemming raad nodig omdat het geen GR betreft, maar bestuursovereenkomsten. Bemensing nieuwe bestuurlijke overleggen Start nieuwe situatie.

Wie Algemeen bestuur Dagelijks bestuur

Colleges B&W Raden Twente Board

1 en 2: Colleges B&W Raden

3 en 4: Colleges B&W Colleges B&W

Tijdens het proces wordt de OR van Regio Twente nauw betrokken evenals het Lokaal Overleg met de vakbonden. In de fase ná het hoofdlijnen besluit, de fase van de implementatie, worden de formeel wettelijke adviesaanvragen aan de OR voorgelegd, overeenkomstig de daaraan hangende formele termijnen, bijvoorbeeld adviesrecht bij het inrichtingsplan van de GGD/OZJT/VTT. Zodra het hoofdlijnenbesluit genomen is, kan hier een planning voor gemaakt worden.

46