Raadsvoorstel verruimen financieel kader versterken BV

Raadsvoorstel Raadsvergadering

d.d. 12 juli 2021

nr.

Onderwerp: Versterken bedrijfsvoering, verruimen financieel kader

Voorstel: 1. Kennisnemen van (als bijlagen bij dit voorstel gevoegd): ▪ het adviesrapport ‘businesscase versterken bedrijfsvoering gemeente Haaksbergen’ van Hiemstra & de Vries; ▪ het collegebesluit van 15 juni inzake het versterken van de bedrijfsvoering. 2. Bereidheid uitspreken om in te stemmen met het verruimen van de financiële kaders voor het versterken van de bedrijfsvoering en daartoe besluiten in de integrale afweging van de kadernota op 14 juli aanstaande.

Inleiding / aanleiding De gemeente Haaksbergen heeft de ambitie om zich te ontwikkelen tot toekomstbestendige, zelfstandige netwerkgemeente. Deze ambitie is ontstaan uit het beeld dat naar voren is gekomen van een kwetsbare organisatie, die de basis niet op orde heeft. In 2017 is een koers bepaald voor bestuur en organisatie richting toekomstbestendige, zelfstandige regiegemeente met daarbij een (her)inrichting van de ambtelijke organisatie. Op weg naar de vormgeving van de regiegemeente als organisatiemodel zijn stappen gezet. Zo is een afwegingskader (link afwegingskader) opgesteld en door uw raad vastgesteld. Dit afwegingskader is een hulpmiddel om een keuze te maken om gemeentelijke taken ‘zelf te doen, samen te doen of uit te besteden’. Als college hebben wij de opdracht van de raad ontvangen om de mogelijkheden te verkennen om bovengenoemde ambitie waar te maken door onder meer samenwerking met private en bestuurlijke partners. Rijnconsult is gevraagd hier onderzoek naar te doen met als doel inzicht te geven in de wijze waarop de gemeente Haaksbergen toekomstbestendig en zelfstandig de wettelijke opgaven en de toekomstvisie 2030 kan realiseren.

In dit onderzoek (link Rijnconsultrapport) heeft Rijnconsult zich tevens gericht op de vraag: welk organisatiemodel past hier het beste bij? Het onderzoek van Rijnconsult, opgeleverd in maart 2019, concludeert dat de regiegemeente voor Haaksbergen uiteindelijk geen goed scenario is. De netwerkgemeente lijkt het best passende scenario om de kwetsbaarheden in de organisatie duurzaam op te lossen. Om dit organisatiemodel vorm te geven adviseert Rijconsult om onder andere de volgende aanbeveling ten uitvoer te brengen: Versterk de bedrijfsvoering door deze grotendeels te beleggen bij Enschede of Hengelo. Rijnconsult adviseert om met voorrang te onderzoeken met Enschede en Hengelo op welke wijze de bedrijfsvoering grotendeels zou kunnen worden overgenomen, mede gebaseerd op het afwegingskader. Hiermee wordt het mogelijk om de ‘ruggengraat’ van de organisatie sterk te verstevigen en zo taken die inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties direct raken de komende jaren in huis te houden. In september 2019 heeft uw raad de aanbevelingen van Rijnconsult omarmd en ons de opdracht gegeven de aanbevelingen uit te voeren. De uitwerking en -voering van deze aanbevelingen hebben geleid tot het opstellen van het meerjarig programma ‘Haaksbergen ster(ker) in ontwikkeling’. Pagina 1 van 4

In navolging op het besluit van uw raad in september hebben wij in november 2019 de bestuursopdracht vastgesteld welke vervolgens in december 2019 voor wensen en bedenkingen in de raad is behandeld. Hierin spreken wij het voornemen uit om in afstemming met Enschede en Hengelo een businesscase op te (laten) stellen over het uitbesteden van de bedrijfsvoering aan Enschede of Hengelo. In deze businesscase wordt ook expliciet het terugvalscenario ‘in eigen huis versterken’ inzichtelijk gemaakt. Deze bestuursopdracht (link bestuursopdracht) geeft onder andere een beschrijving van de opdracht, het doel, de kaders, scope van uitplaatsing en de uitgangspunten. De opdracht is na een gezamenlijke selectieprocedure met Enschede en Hengelo voor uitvoering bij Hiemstra & de Vries neergelegd. Deze opdracht luidt: Stel een businesscase op die zoveel mogelijk recht doet aan de kaders/uitgangspunten en waarmee het college in staat gesteld wordt gemotiveerd en onderbouwd te besluiten: of en zo ja welke onderdelen horend tot de bedrijfsvoering uitbesteed worden aan Enschede of Hengelo, onder welke voorwaarden en kosten. Op basis van deze bestuursopdracht is uitvoering gegeven aan een proces in twee fasen. Hiermee geven we invulling aan een volgende stap in het afwegingskader ‘zelf doen, samen doen of uitbesteden’.

Fase 1 is afgerond en heeft in juli 2020 geleid tot een keuze voor Hengelo op basis van een advies van Hiemstra & de Vries over de partnerkeuze. Fase 2 is in september 2020 van start gegaan met als beoogt resultaat een businesscase bedrijfsvoering. Als basis voor deze tweede fase dienen de gezamenlijk vastgestelde projectopdracht van Haaksbergen en Hengelo met nadere kaderstelling, uitgangspunten en randvoorwaarden (link gezamenlijke opdracht) én de uitvraag van Haaksbergen aan Hengelo. De aanbieding van Hengelo en het rapport van Hiemstra & de Vries vormden de basis voor onze afweging en het besluit om de bedrijfsvoering van Haaksbergen toekomstbestendig te versterken. Het vormt daarmee de afronding van fase 2. Bestuurlijk / wettelijk kader - Raadsbesluit 25 september 2019: onder meer intentie uitgesproken de bedrijfsvoering grotendeels onder te brengen bij Enschede of Hengelo (link besluit). - Collegebesluit 26 november 2019: voornemen om in afstemming met Enschede en Hengelo een businesscase op te (laten) stellen (link besluit). - Raadsbesluit 18 december 2019: nadere kaderstelling voor opstellen businesscase (link besluit). - Collegebesluit 3 maart 2020: opdrachtgunning aan Hiemstra & de Vries (link besluit).

- Raadsbesluit 27 mei 2020: vaststelling meerjarig programma ‘Haaksbergen ster(ker) in ontwikkeling’ waar het versterken van de bedrijfsvoering onderdeel van is (link besluit). - Collegebesluit 23 juni 2020: vaststelling beoordelingskader en besluit om vóór de zomer een keuze te willen maken om met één van de partnergemeenten (Enschede of Hengelo) de uitbesteding van de bedrijfsvoering verder te onderzoeken (link besluit). - Collegebesluit 7 juli 2020: besluit principekeuze om met Hengelo de businesscase nader uit te werken (link besluit). - Collegebesluit 6 oktober 2020: vaststelling gezamenlijke projectopdracht fase 2 (link besluit). - Collegebesluit 15 juni 2021: versterken en toekomst bestendigen van de bedrijfsvoering (als bijlage meegestuurd).

Argumenten 1.1 Wij achten het van belang om ons besluit, de keuzes en afwegingen kenbaar te maken bij de raad Pagina 2 van 4

Wij willen u graag meenemen in de resultaten van fase 2 en u in de gelegenheid stellen om kennis te nemen van het rapport van Hiemstra & de Vries en ons besluit dat mede op basis van deze resultaten tot stand is gekomen. Zo geven wij u inzicht in ons besluit, de keuzes en de afwegingen. 2.1 De bestemde begrotingsbudgetten en kredieten in de begroting van 2021 zijn onvoldoende toereikend om de bedrijfsvoering te versterken Hiemstra & de Vries concludeert in hun rapport (bijlage I) dat het toekomstbestendig maken van de bedrijfsvoering niet mogelijk is binnen de huidige financiële budgetten. Niet in het scenario ‘volledig uitbesteden aan Hengelo, maar ook niet in het terugvalscenario ‘in eigen huis versterken’. Het besluit om op een onderdeel (IT-infrastructuur inclusief beheer) samen te werken en op onderdelen zelf in huis te versterken past daarmee eveneens niet in de huidige financiële budgetten. Het is niet mogelijk om gedurende 6 tot 8 jaar binnen de daarvoor bestemde begrotingsbudgetten en kredieten in de begroting van 2021 te blijven zoals als uitgangspunt is opgenomen in de bestuursopdracht. De huidige bedrijfsvoering is op onderdelen kwetsbaar met achterstallig onderhoud. Hiemstra & de Vries geeft aan dat het versterken van de bedrijfsvoering nodig en urgent is en forse investeringen vraagt.

In een eerdere uitspraak is door Rijnconsult eveneens dit signaal afgegeven: “Als we zelfstandig willen blijven moeten we…accepteren dat dit niet gaat zonder investeren. Dat is, zo je wilt, de prijs van zelfstandigheid” (Rapport Rijnconsult, link Rijnconsultrapport). Wij achten het daarom verstandig, noodzakelijk en reëel om de financiële kaders te verruimen. Zo zijn wij in staat om de bedrijfsvoering toekomstbestendig te versterken en daarmee bij te dragen aan de ambitie om Haaksbergen te ontwikkelen naar een toekomstbestendige en zelfstandige netwerkgemeente. Hiermee geven wij invulling aan de aanbeveling van Hiemstra & de Vries om met u als raad in gesprek te gaan over de financiële kaders. Risico’s Wij verwijzen naar de risico’s zoals opgenomen in het collegebesluit van 15 juni. Vervolgproces/communicatie/planning Na positieve besluitvorming worden de financiële kaders meegenomen in de kadernota en integraal afgewogen bij de behandeling van de kadernota in het raadsbesluit van 14 juli. Conform het collegebesluit van 15 juni zal de gemeentesecretaris/directeur in overleg treden met Hengelo om samen afspraken overeen te komen voor het vervolgproces van de samenwerking.

Daarnaast zal de gemeentesecretaris/directeur de opdracht uitvoeren om werkprocessen, werkwijzen en dienstverlening (verder) te optimaliseren in het kader van de organisatieontwikkeling voor wat betreft de bedrijfsvoering die achterblijft en zal ook de versterking in eigen huis uitgevoerd worden. Op de momenten waarop een raadsbesluit nodig is, zal uw raad daarover tijdig geïnformeerd worden. In de klankbordgroep zullen wij de voortgang delen om uw raad nauw betrokken te houden bij de ontwikkelingen.

Bijlagen: Fysiek, ter inzage in raadsbibliotheek: N.v.t. Digitaal: Bijlage I - Adviesrapport Hiemstra & de Vries (d.d. 02-06-2021, versie 3.3) Bijlage II – Collegebesluit versterken en toekomst bestendigen van de bedrijfsvoering (d.d. 15 juni 2021)

Pagina 3 van 4

Burgemeester en wethouders

dr. R. Toet secretaris

mr. drs. R.G. Welten burgemeester

Aldus vastgesteld tijdens de openbare raadsvergadering d.d. 12 juli 2021

mr. G. Raaben griffier

mr. drs. R.G. Welten voorzitter

Pagina 4 van 4