Raadsvoorstel toestemming aangaan Centrumgemeenteregeling

Raadsvoorstel Raadsvergadering

d.d. 22 december 2021

nr.

Onderwerp: Toestemming aangaan Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo

Voorstel: 1. Kennisnemen van (als bijlagen bij dit voorstel gevoegd): ▪ de centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo; ▪ de dienstverleningsovereenkomst samenwerking IT Haaksbergen en Hengelo; ▪ het collegebesluit van 23 november 2021 inzake het toetreden tot de centrumgemeenteregeling ICT Hengelo. 2. Het college toestemming te verlenen voor het aangaan van de bijgevoegde Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo. 3. Wensen en bedenken kenbaar te maken ten aanzien van de bijgevoegde dienstverleningsovereenkomst samenwerking IT Haaksbergen en Hengelo.

Inleiding / aanleiding De gemeente Haaksbergen heeft de ambitie zich te ontwikkelen tot toekomstbestendige zelfstandige netwerkgemeente. Deze ambitie is ontstaan uit het beeld dat naar voren is gekomen van een kwetsbare organisatie, die de basis niet op orde heeft. In 2019 is door Rijnconsult onderzoek verricht naar de wijze waarop de gemeente Haaksbergen deze ambitie waar kan maken. Dit onderzoek heeft geleid tot een vijftal aanbevelingen waarvan onder andere de volgende aanbeveling: Versterk de bedrijfsvoering door deze grotendeels te beleggen bij Enschede of Hengelo. In het raadsbesluit van 25 september 2019 (link besluit) heeft de raad het college de opdracht gegeven de bedrijfsvoering te versterken door deze uit te besteden aan de gemeente Enschede of Hengelo. Op basis van een vastgestelde bestuursopdracht (link bestuursopdracht) is uitvoering gegeven aan een proces in twee fasen. Fase 1 is in de zomer van 2020 afgerond en heeft in juli 2020 geleid tot de keuze (gebaseerd op het advies van Hiemstra & de Vries) met Hengelo een businesscase op te stellen voor de uitplaatsing van de gehele bedrijfsvoering van onze organisatie. Fase 2 is in september 2020 gestart met als beoogt resultaat een businesscase bedrijfsvoering. Deze fase heeft een aanbieding voor de uitplaatsing van de gehele bedrijfsvoering als resultaat opgeleverd.

Onze adviseur Hiemstra & de Vries hebben deze aanbieding getoetst op navolgbaarheid, uitlegbaarheid en of de aanbieding aansluit op de bestuursopdracht, gezamenlijke projectopdracht en de uitvraag van Haaksbergen. Het proces van Hiemstra & de Vries resulteerde in een advies over de wijze om tot versterking van de bedrijfsvoering over te gaan. Op 15 juni 2021 heeft het college besloten (link besluit), mede op basis van het advies van Hiemstra & de Vries, dat de uitplaatsing van de gehele bedrijfsvoering voor Haaksbergen financieel een stap te ver gaat. Wel heeft het college besloten om op informatietechnologie de samenwerking met Hengelo vorm te geven om kritische kwetsbaarheden toekomstbestendig op te lossen. Met de toetreding tot de Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo wordt deze samenwerking vormgegeven.

Pagina 1 van 3

Bestuurlijk / wettelijk kader - Gemeentewet, bevoegdheden college, artikel 160. - Raadsbesluit 25 september 2019: onder meer intentie uitgesproken de bedrijfsvoering grotendeels onder te brengen bij Enschede of Hengelo (link besluit). - Collegebesluit 26 november 2019: voornemen om in afstemming met Enschede en Hengelo een businesscase op te (laten) stellen (link besluit). - Raadsbesluit 18 december 2019: nadere kaderstelling voor opstellen businesscase (link besluit). - Raadsbesluit 27 mei 2020: vaststelling meerjarig programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’ waar het versterken van de bedrijfsvoering onderdeel van is (link besluit). - Collegebesluit 7 juli 2020: besluit principekeuze om met Hengelo de businesscase nader uit te werken (link besluit). - Collegebesluit 15 juni 2021: versterken en toekomst bestendigen van de bedrijfsvoering (link besluit). - Raadsbesluit 12 juli 2021: versterken bedrijfsvoering, verruimen financieel kader (link besluit).

- Collegebesluit 23 november 2021: toetreding centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo (als bijlage meegestuurd) Argumenten 1.1 Wij achten het van belang ons besluit, de keuzes en afwegingen kenbaar te maken bij de raad Wij willen u graag meenemen in onze keuze toe te treden tot de reeds bestaande samenwerking in de centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo en u in de gelegenheid stellen kennis te nemen van de centrumgemeenteregeling en dienstverleningsovereenkomst die deze samenwerking formaliseren. Zo geven wij u inzicht in ons besluit, de keuzes en afwegingen. 2.1

Toetreden tot de centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo is de belangrijkste grondlegger voor de samenwerking om de huidig kwetsbare informatietechnologie van Haaksbergen robuust en toekomstbestendig op te lossen De noodzaak om de bedrijfsvoering te versterken is groot. Dat blijkt uit het onderzoek dat door Rijnconsult (link rapport) is uitgevoerd, evenals uit het advies dat Hiemstra & de Vries heeft opgeleverd voor wat betreft de businesscase bedrijfsvoering. Hiemstra & de Vries concludeert in hun advies dat het in huis versterken van de bedrijfsvoering de kwetsbaarheid op informatietechnologie (IT) niet wegneemt. De technologische ontwikkelingen gaan erg snel en de verwevenheid van bedrijfsvoeringprocessen en IT wordt complexer en risicovoller. In de optiek van Hiemstra & de Vries wordt het steeds lastiger voor kleinere gemeenten de IT robuust te organiseren. De beoordeling van Hiemstra & de Vries op de totaalaanbieding van Hengelo voor de gehele bedrijfsvoering laat zien dat Hengelo in staat is deze kwetsbaarheden robuust op te lossen. De gemeente Hengelo kent op het onderdeel IT een samenwerking met de gemeente Oldenzaal en de SWB. Uit ambtelijk verkennende gesprekken blijkt dat deze samenwerking door beide samenwerkingspartners als prettig en goed ervaren wordt. Aansluiten op deze samenwerking is daarmee een aansluiting op een reeds bewezen samenwerking. 3.1

Het overeenkomen van een dienstverleningsovereenkomst is een college aangelegenheid; we vinden het in het belang van het onderlinge samenspel daarvoor van tevoren opvattingen van de raad te vernemen De concept dienstverleningsovereenkomst is een resultaat van een gezamenlijke afstemming tussen de gemeenten Haaksbergen en Hengelo. We vinden het in het belang van het onderlinge samenspel ook de raad in de gelegenheid te stellen wensen en bedenkingen in te brengen. 3.2 De kosten voor de samenwerking passen binnen de financiële kaders van de begroting 2022 De samenwerking wordt aangegaan met een financieringsmodel zonder winstoogmerk. Dit betekent dat de binnen de samenwerking geleverde diensten en producten voor Haaksbergen op basis van nacalculatie worden betaald op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten. Hengelo heeft de kosten geraamd op afgerond € 1.600.000. Het jaar 2022 wordt met name gebruikt om over en weer ervaringen op te doen, waarin Hengelo haar IT-bedrijf inricht om ook Haaksbergen te kunnen bedienen. Door Haaksbergen wordt dit jaar met name benut om duidelijkheid te krijgen over de producten en diensten, Pagina 2 van 3

die zij structureel van Hengelo af wenst te nemen. Haaksbergen is mede daarom voornemens de samenwerking na één jaar te evalueren. Dit houdt voor de dekking van dit project in dat vooralsnog gebruik wordt gemaakt van de dekking, die in de begroting 2022 is opgenomen. Voor het initiële jaar 2022 zijn voldoende dekkingsmiddelen aanwezig omdat de start van de feitelijke overname van de IT pas na het eerste kwartaal plaatsvindt. Dit eerste kwartaal betalen wij daarom nog geen kosten aan Hengelo waardoor de begrote budgetten voor 2022 voldoende toereikend zijn. Uitgaande van continuering van dezelfde ICT-dienstverlening voor de jaren 2023-2025 betekent dit, dat er vanaf 2023 sprake is van een structureel tekort (€ 328.000) in de meerjarenraming op basis van de raming die Hengelo nu gemaakt heeft. Aangezien er binnen de ICT-budgetten van Haaksbergen geen ruimte aanwezig is, houdt dit in dat voor het oplossen van dit tekort kritisch gekeken moet worden naar de producten en diensten uit de PDC met de vraag of deze structureel noodzakelijk zijn. Mocht dit onvoldoende soelaas bieden, dan dienen hiervoor extra middelen bij de eerstvolgende kadernota geclaimd te worden. Dat dit laatste niet geheel vreemd is, wordt onderschreven door de uitkomsten van de ICT Benchmark Gemeenten 2021. Risico’s Wij verwijzen naar de risico’s zoals opgenomen in het collegebesluit van 23 november 2021.

Vervolgproces/communicatie/planning Na positieve besluitvorming zal de toetreding tot de Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo plaatsvinden en wordt de voorbereiding en uitvoering van de uitplaatsing van de ITinfrastructuur gerealiseerd.

Bijlagen: Fysiek, ter inzage in raadsbibliotheek: N.v.t. Digitaal: Bijlage I – Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo, 19-11-2021 Bijlage II – Dienstverleningsovereenkomst samenwerking IT, 19-11-2021 Bijlage III – Collegebesluit toetreding centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo (d.d. 23 november 2021) Burgemeester en wethouders

dr. R. Toet secretaris

mr. drs. R.G. Welten burgemeester

Aldus vastgesteld tijdens de openbare raadsvergadering d.d. datum.

mr. G. Raaben griffier

mr. drs. R.G. Welten voorzitter

Pagina 3 van 3