Raadsvoorstel rechtmatigheidsverantwoording controleverordening (9.2a) en controleprotocol 2023 (9.64)

Raadsvoorstel Raadsvergadering

d.d. 29 november 2023

nr.

Onderwerp: Rechtmatigheidsverantwoording: controleverordening (9.2a) en controleprotocol 2023 (9.64)

Voorstel: 1. De controleverordening vast te stellen met ingang van boekjaar 2023. 2. Het controleprotocol vast te stellen met ingang van boekjaar 2023.

Inleiding / aanleiding Met de controleverordening en het controleprotocol wordt de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole en de rechtmatigheidsverantwoording bepaald. De huidige controleverordening is in 2003 vastgesteld en is inmiddels flink verouderd, waarbij ook de VNG modelverordening inmiddels is gewijzigd. Het huidige controleprotocol is in 2015 vastgesteld en is inmiddels ook verouderd. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording over verslagjaar 2023 zijn bepaalde artikelen in de controleverordening en het controleprotocol (2015) niet langer representatief. Daarnaast moet het oude controleprotocol en de controleverordening door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording worden uitgebreid. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van het verslagjaar 2023 moeten colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen en opnemen in de jaarrekening. Hiermee leggen gemeenten zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Waar voorheen een externe accountant een oordeel vormde over de rechtmatigheid en hierover verslag uitbracht, moet het college nu zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening.

Op dit moment is het de accountant die hierover het gesprek voert met de gemeenteraad. Vanaf het boekjaar 2023 gaat de gemeenteraad bij de behandeling van de jaarstukken hierover in gesprek met het college. De raad kan in deze interactie met het college als direct verantwoordelijke beter zijn controlerende rol vervullen. De accountant blijft de jaarrekening controleren op getrouwheid, inclusief de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording. Verschil getrouwheid en rechtmatigheid Getrouwheid gaat over of de jaarrekening een juist en volledig beeld geeft van de baten, lasten en de balans. De accountant controleert als onderdeel van de getrouwheidscontrole of de rechtmatigheidsverantwoording die het college afgeeft in de jaarrekening juist is. Onder rechtmatigheid wordt verstaan of de baten en lasten tot stand zijn gekomen met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen. Zo is bijvoorbeeld een onterecht niet-aanbestede inkoop niet rechtmatig, maar kan deze wel getrouw zijn als de prestatie conform de overeenkomst is geleverd en betaald. Controleverordening Voor de controleverordening hebben wij grotendeels gebruik gemaakt van de modelverordening van de VNG, die naar aanleiding van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is gewijzigd op 24 november 2022. Pagina 1 van 4

Controleprotocol Het controleprotocol wordt met name gevormd door een landelijke kader. Bijvoorbeeld de goedkeuringsen rapportagetoleranties, die in artikel 3 van het controleprotocol zijn opgenomen, zijn minimumeisen op basis van de BADO (De Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden). Deze percentages staan dus vast. De verantwoordingsgrens en de rapporteringstolerantie met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording in artikel 6.1 mogen binnen een bandbreedte tot 3% van de totale lasten door de raad worden vastgesteld. Auditcommissie Op 18 september 2023 zijn conceptversies van de voorliggende controleverordening en controleprotocol besproken in de auditcommissie. De technische vragen die zijn gesteld en suggesties die zijn gedaan, zijn verwerkt in de voorliggende controleverordening, controleprotocol en raadsvoorstel. Bestuurlijk / wettelijk kader Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) Gemeentewet Argumenten 1.1 In de controleverordening is de nieuwe wetgeving met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording verwerkt. Vanaf verslagjaar 2023 is het college verantwoordelijk om te rapporteren over de rechtmatigheid door middel van een rechtmatigheidsverantwoording. Deze wijziging is opgenomen in de nieuwe controleverordening. Daarnaast is de controleverordening geactualiseerd naar de nieuwste versie van de VNG-modelverordening. 1.2

De controleverordening is, op enkele kleine wijzigingen na, in overeenstemming met de modelverordening van de VNG De controleverordening sluit grotendeels aan bij de modelverordening 213 van de VNG (versie 24 november 2022). Op enkele plekken hebben wij gekozen voor een wijziging ten behoeve van de leesbaarheid of begrijpelijkheid. Op de volgende punten wijken wij inhoudelijk en onderbouwd af van de modelverordening:  Artikel 2: de mogelijkheid van verlenging van de overeenkomst met de accountant is toegevoegd en de ‘eventualiteit’ van aanbesteden, omdat wij met de huidige contractwaarde van de accountant nog niet verplicht zijn Europees aan te besteden.  Artikel 4 lid 3: hier hebben we gespecificeerd hoe de overlegstructuur met de accountant, raad en organisatie er uit ziet, namelijk in de auditcommissie met enkele ambtenaren ter ondersteuning.  Artikel 5 lid 4: we noemen hier geen datum, maar verwijzen naar het door de agendacommissie vast te stellen vergaderschema.  Artikel 8: wij hebben artikel 8 (intrekking oude regeling) en 9 (inwerkingtreding en citeertitel) uit de modelverordening samengevoegd in één artikel 8, in lijn met de Haaksbergse werkwijze bij verordeningen. 2.1

Een verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid van 3% in het controleprotocol sluit aan bij het advies van de accountant De accountant heeft in de auditcommissie van 14 juni 2023 geadviseerd om in elk geval voor de eerste jaren een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten aan te houden. De ambitie van de organisatie blijft wel 1% van de totale lasten (artikel 6.1 controleprotocol). 2.2

De goedkeuringstolerantie voor getrouwheid en de rapporteringstolerantie in het controleprotocol blijven ongewijzigd. De toleranties ten aanzien van de getrouwheid blijven gelijk aan het huidige controleprotocol. Dat wil zeggen dat de strekking van de controleverklaring goedkeurend is, als er minder dan 1% aan fouten in de jaarrekening zitten en minder dan 3% aan onzekerheden.

Pagina 2 van 4

Daarnaast geldt een rapporteringstolerantie van 15% van de goedkeuringstolerantie (15% x 1% = 0,15% van de totale lasten). Dit betekent dat de raad als maatstaf stelt dat de accountant elke fout of onzekerheid hoger dan 15% van de goedkeuringstolerantie rapporteert, dus ook als het totaal van deze fouten of onzekerheden onder de 1% resp. 3% blijft. In het huidige controleprotocol hanteren wij ook 15% als rapporteringstolerantie. 2.3 Door het hanteren van een groeimodel geven we onszelf de ruimte om te groeien. Boekjaar 2023 is voor alle gemeenten een onzeker jaar met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. De uit te voeren werkzaamheden zijn voor de meeste gemeenten (gedeeltelijk) nieuw. Zowel externe accountants als gemeenten weten nog niet volledig wat de gevolgen zijn van de nieuwe wetgeving en daarom volgen we het advies van de accountant (zie argument 2.1) en beginnen we voorzichtigheidshalve met een verantwoordingsgrens van 3% (artikel 6.1 controleprotocol). De ambitie is een verantwoordingsgrens van 1% (artikel 6.1), daarom willen we bij onrechtmatigheden groter dan 1% (maar kleiner dan 3%) een aparte toelichting opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering. In de toekomst kunnen we indien gewenst naar een verantwoordingsgrens van 1% toewerken (artikel 6.1). 2.4

De transparantie is bij een verantwoordingsgrens van 3% niet lager dan bij een verantwoordingsgrens van 1%. Wanneer we een rapporteringstolerantie van 15% hanteren (artikel 6.1) en een nadere toelichting opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering bij onrechtmatigheden tussen 1% en 3% (artikel 6.1), wordt in de jaarrekening ook geïnformeerd over onrechtmatigheden lager dan 3%. We zijn dus niet minder transparant wanneer we een verantwoordingsgrens van 3% hanteren. Als wij een lagere verantwoordingsgrens dan 3% hanteren, dan lopen we het risico dat wij intern aanvullende interne controlewerkzaamheden moeten uitvoeren. Het is moeilijk hiervoor een kosteninschatting te maken, want de kosten betreffen eigen uren en aangezien dit het eerste jaar is dat we als gemeente zelf verantwoordelijk zijn voor het opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording, hebben we nog geen vergelijkingsmateriaal. De accountant heeft aangegeven dat het voor zijn werkzaamheden niet uitmaakt, mits wij als gemeente een compleet dossier aanleveren (incl. waar nodig met aanvullende werkzaamheden). 2.5 We hanteren een verantwoordingsgrens die in lijn is met andere gemeenten. Gemeenteraden zijn vrij een verantwoordingsgrens tussen 0% en 3% van de lasten vast stellen.

Dit betekent dat wanneer andere gemeenten een verantwoordingsgrens van 3% hanteren en gemeente Haaksbergen een lagere verantwoordingsgrens hanteert, de gemeente Haaksbergen eerder moet rapporteren onrechtmatig te hebben gehandeld dan andere gemeenten met een hogere verantwoordingsgrens. Aangezien nog niet bekend is welke gevolgen het heeft wanneer de gemeente in de rechtmatigheidsverantwoording moet rapporteren onrechtmatig te hebben gehandeld, willen we voorzichtigheidshalve starten met een verantwoordingsgrens van 3% (de maximale drempel). Risico’s Geen. Vervolgproces/communicatie/planning Bekendmaking na vaststelling van de verordening gebeurt conform de daarvoor geldende voorschriften en algemene informatie op de website van de gemeente.

Bijlagen: Fysiek, ter inzage in raadsbibliotheek: Niet van toepassing Digitaal: Controleverordening Haaksbergen 2023 Pagina 3 van 4

Controleprotocol Haaksbergen 2023

Burgemeester en wethouders

dr. R. Toet secretaris

mr. drs. R.G. Welten burgemeester

Aldus vastgesteld tijdens de openbare raadsvergadering d.d. 29 november 2023

R. Meinen griffier

mr. drs. R.G. Welten voorzitter

Pagina 4 van 4