Raadsvoorstel participatieplan verbeteren dienstverlening gemeente Haaksbergen

Raadsvoorstel Raadsvergadering

27 september 2023

nr. Nummer

Onderwerp: Participatieplan verbetering dienstverlening gemeente Haaksbergen

Voorstel: 1. Het participatieplan ‘verbeteren dienstverlening gemeente Haaksbergen’ (fase 2 tot en met 5, zie bijlage) vast te stellen, met als passende participatietrede coproduceren.

Inleiding/ aanleiding In 2021 is de burgerpeiling ‘Waar staat je gemeente’ uitgevoerd en daaruit bleek dat de gemeente in het algemeen op veel terreinen gezien en gewaardeerd wordt door de inwoner van Haaksbergen. Wel werd ook inzichtelijk dat we het op het gebied van dienstverlening in het algemeen nog beter zouden kunnen doen, zodat de inwoner het ook ziet en ervaart. Daarnaast hebben wij de behoefte duiding te geven aan signalen uit de samenleving: de inwoner (lees hier ook instellingen/ organisaties/ ondernemers) geeft aan zich niet altijd gehoord te voelen, geeft aan zich niet altijd serieus genomen te voelen, geeft aan dat er dingen misgaan en toont vaker wantrouwen naar ‘de gemeente’ en ‘het gemeentebestuur’. Daarom is het belangrijk dat we juist ophalen, betrokkenheid vragen en met de inwoner in gesprek gaan. De participatienota, vastgesteld door uw raad op 2 maart 2022, schrijft voor dat het besluitvormend orgaan ook het participatieplan vaststelt. De visie op dienstverlening is een beleidskader dat door uw gemeenteraad wordt vastgesteld. Met dit participatieplan willen we uw raad en de inwoners van Haaksbergen direct betrekken bij het opstellen van de visie op dienstverlening en het bijbehorend uitvoeringsplan om de dienstverlening van de gemeente Haaksbergen verder te optimaliseren. Dit maakt deel uit van het programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’.

Bestuurlijk/ wettelijk kader - Gemeentewet - Participatienota (vastgesteld op 2 maart 2022 (link bestand) - Raadsafspraken 2022 – 2026 (link bestand) - Onderdeel van meerjarig programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’ - Burgerpeiling 2021 ‘Waar staat je Gemeente’ (link bestand) - Collegebesluit d.d. 11 juli 2023 opdrachtformulier ‘Verbeteren dienstverlening gemeente Haaksbergen’ (link besluit) Argumenten 1.1. Uw raad is bevoegd het participatieplan voor het verbeteren van de dienstverlening vast te stellen. De visie op dienstverlening schetst een kader voor de verbetering van dienstverlening, welke uw raad via zijn kaderstellende rol vaststelt. De participatienota geeft aan dat het orgaan dat het besluit neemt, ook een besluit neemt over het vaststellen van het participatieplan. 1.2.

Met dit participatieplan doen wij recht aan de betrokkenheid van onze samenleving bij de noodzaken, wensen en behoeften ten aanzien van de dienstverlening. De input uit de samenleving voor de visie op dienstverlening is noodzakelijk, aangezien zij diegenen zijn die de dienstverlening ervaren. Zonder hun betrokkenheid zou het betekenen dat wij zelf gaan Pagina 1 van 3

interpreteren wat een goede dienstverlening is voor de samenleving. 1.3.

Het uitgangspunt van het participatieplan is dienstverlening voor de inwoner, in de breedste zin van het woord. De reden dat we met elkaar als samenleving en bestuur in dialoog willen over dienstverlening, is dat wij het essentieel vinden te komen tot een visie op verbeteren dienstverlening en een bijbehorend actieplan, dat integraal is opgehaald. We willen uw raad actief en direct betrekken bij het vormgeven van het participatietraject en aan uw raad vragen in te stemmen met participatietrede coproduceren en het participatieplan. Het college ziet ‘coproduceren’ als een passende participatietrede bij het opstellen van de visie op dienstverlening. Omdat de dienstverlening direct de samenleving raakt, doet de participatietrede ‘coproduceren’ recht aan het belang dat inwoners bij deze visie hebben. Dit betekent dat wij, samen met bestuur en samenleving, de visie op dienstverlening gaan ontwikkelen. Met de participatietrede leggen we ook meer eigenaarschap, ten aanzien van deze visie, in de gehele gemeenschap. 1.4.

Risico’s 1.1 De tijdsplanning is een risico, wellicht is er meer tijdsruimte nodig, maar er wordt gestreefd naar de aangeduide tijdsplanning zoals benoemd in het participatieplan. De tijdsplanning zoals beschreven in het participatieplan is ambitieus en afhankelijk van het moment van besluitvorming van uw raad. Het ophalen van alle informatie vergt een zorgvuldig proces en is afhankelijk van externe factoren. Om het risico in de tijdsplanning te minimaliseren, kan ervoor worden gekozen de tijdsplanning uiteindelijk wat op te rekken indien nodig, of akkoord te gaan met de hoeveelheid opgehaalde informatie van dat moment binnen de bestaande tijdsplanning. Financieel kader Dit participatieproces wordt gedekt uit bestaande middelen, uit het incidentele budget Dienstverlening, zoals opgenomen in de begroting 2023. De kosten voor 2024 zijn opgenomen in de reeds vastgestelde kadernota 2024. Het budget voor 2024 leggen wij voor bij behandeling van de begroting 2024 waar uw gemeenteraad een besluit over neemt. Vervolgproces en uitvoeringsaspecten In geval van agendering van bijgevoegd raadsvoorstel door de agendacommissie en de commissie Samenleving en Bestuur voor behandeling in uw raadsvergadering van 27 september 2023, ziet het vervolgproces er als volgt uit: 1. dinsdag 12 september 2023 behandeling van bijgevoegd raadsvoorstel in de commissie Samenleving en Bestuur; 2.

woensdag 27 september 2023 behandeling van en besluitvorming over bijgevoegd raadsvoorstel; indien het participatieplan in uw raadsvergadering van 27 september 2023 wordt vastgesteld, zullen wij vanaf oktober 2023 raadsleden uitnodigen voor interviews en wordt uw raad/het college uitgenodigd deel te nemen aan het burgerberaad ‘Erop uit gaan’; 3. indien het participatieplan in uw raadsvergadering van 27 september 2023 wordt vastgesteld, verwachten wij in maart 2024 de commissie Samenleving en Bestuur de tussenevaluatie van de resultaten van de participatie voor te leggen; 4. indien het participatieplan in uw raadsvergadering van 27 september 2023 wordt vastgesteld, verwachten wij in juni/juli 2024 de ‘Visie op dienstverlening en uitvoeringsplan’ ter vaststelling aan uw raad voor te stellen. Het participatieproces is uitgebreid uitgewerkt in het participatieplan, zie bijlage.

Pagina 2 van 3

Bijlagen: Participatieplan verbeteren dienstverlening gemeente Haaksbergen

Burgemeester en wethouders

dr. R. Toet secretaris

mr. drs. R.G. Welten burgemeester

Aldus vastgesteld tijdens de openbare raadsvergadering d.d. datum.

mr. G. Raaben griffier

mr. drs. R.G. Welten voorzitter

Pagina 3 van 3