Raadsvoorstel jaarstukken 2021

Raadsvoorstel Raadsvergadering

d.d. 29 juni 2022

nr.

Onderwerp: Jaarstukken 2021

Voorstel: 1. De Jaarstukken 2021 vast te stellen. 2. Het voordelig resultaat van € 5.383.000 toe te voegen aan de algemene reserve. 3. Akkoord te gaan met de geconstateerde begrotingsoverschrijdingen zoals opgenomen in bijlage 2 paragraaf 3.

Inleiding / aanleiding Wij bieden u de jaarstukken 2021 aan. Het jaarverslag bevat de toelichting op de realisatie van de doelstellingen in de programma’s. De jaarrekening bevat het totaaloverzicht van baten en lasten en de toelichting daarop, inclusief de balans met toelichting. Met de aanbieding van de jaarstukken leggen wij verantwoording aan u af over het gevoerde beleid en de besteding van de door u ter beschikking gestelde middelen. Vanwege de financiële situatie van de gemeente, het preventief toezicht door de provincie en de Covid19 crisis was het afgelopen jaar noodgedwongen beleidsluw. Het jaar 2021 stond in het teken van verder financieel herstel. We hebben investeringen tot een minimum beperkt en de besteding van elke euro zorgvuldig overwogen. Desondanks hebben we vooruitgang kunnen boeken richting een mooiere samenleving, betere dienstverlening en een sterkere organisatie. Bij de Eindejaarsrapportage 2021 werd door het beleidsluwe jaar al uitgegaan van een verwacht positief resultaat van € 1.902.000. Door grotendeels incidentele voordelen sluiten we het jaar zelfs af met een positief resultaat van € 5.383.000. Dit is een resultaatverbetering ten opzichte van de Eindejaarsrapportage 2021 van ruim € 3.480.000. In de jaarstukken lichten we de verschillen uitgebreid toe met een samenvatting in de aanbiedingsbrief op pagina 5.

Het eigen vermogen neemt toe van € 1.008.000 positief ultimo 2020 naar € 7.740.000 positief ultimo 2021. De algemene reserve, als onderdeel van het eigen vermogen, sluit na resultaatbestemming op € 6.129.000 positief. Daarmee is het doel uit het financieel herstelplan van een algemene reserve van minimaal € 3.000.000 gerealiseerd. Bij de Interne Controle zijn in 2021 verdere verbeterslagen gemaakt. Dit uit zich in minder fouten op het gebied van rechtmatigheid, maar in de eindfase van het controleproces zitten wij nog wel boven de tolerantiegrens van 1%. Wij krijgen daarom over 2021 wederom een beperkende verklaring. Het mag duidelijk zijn dat verdere verbetering van de Interne Controle nog intensiever opgepakt wordt in 2022. De accountant heeft ten tijde van de aanbieding van dit raadsvoorstel nog geen definitieve accountantsverklaring afgegeven. De reden hiervoor is dat zijn controle nog niet is afgerond. Wel is door de accountant richting gegeven over hoe de verklaring mogelijk zal zijn. De verwachting is dat voor Pagina 1 van 4

het aspect getrouwheid een goedkeurende verklaring wordt afgegeven. Voor de rechtmatigheid wordt zoals hiervoor al genoemd een beperkende verklaring afgegeven. Wij hebben eind 2020 maatregelen genomen in het inkoopproces om te borgen dat de juiste procedure wordt uitgevoerd met het oog op de aanbestedingsregels. Er is echter toch een rechtsmatigheidsfout ontstaan bij de naleving van de aanbestedingsregels voor het onderdeel inhuur, waardoor we in 2021 helaas net boven de tolerantiegrens van 1% uitkomen. In december 2020 is het Dynamisch aankoopsysteem (DAS) regionaal ingevoerd om de inhuur rechtmatig te laten verlopen. Bij de jaarrekeningcontrole is gebleken dat bij zes ingehuurde medewerkers de verlengingen in het voorjaar 2021 één op één gegund zijn. Van deze zes ingehuurde medewerkers werken er op dit moment nog twee voor onze organisatie. Hieronder informeren wij u over de stand van zaken met betrekking tot de aanbevelingen die de auditcommissie vorig jaar bij de jaarstukken 2020 heeft gedaan. Zij heeft toen de volgende vier aanbevelingen gedaan. 1. Houd een vinger aan de pols met betrekking tot rechtmatigheid: in de tekst hiervoor hebben wij al een eerste terugkoppeling gegeven op dit punt. Pas laat in het proces van de accountantscontrole werd ons duidelijk dat er een totaal aan rechtmatigheidsfouten is geconstateerd dat hoger is dan de tolerantiegrens van 1%..

Over de oorzaken, de stappen die tot nu toe zijn gezet en hoe we de verbetering verder gaan intensiveren informeren wij u nader in een separate raadsinformatiebrief die wij samen met Raadsvoorstel aan u toesturen. 2. Maak met het college heldere afspraken over de actieve informatieplicht en de relevante informatiebehoefte waar het gaat om majeure ontwikkelingen: wij hebben getracht de raad proactief te informeren over majeure ontwikkelingen. Wij hebben dit gedaan via raadsinformatiebrieven (zoals over de mei-, september- en decembercirculaire en de stand van zaken De Kappen), mondeling tijdens raadsbijeenkomsten en in de P&C-documenten (soms is dit laatste het eerstvolgende moment nadat een ontwikkeling bekend is geworden, zoals het financiële resultaat van Jeugd en Wmo in de jaarrekening). Wij stellen voor een start voor deze afspraken te maken met de nog nieuw te benoemen auditcommissie. 3. Maak afspraken over het verantwoorden van uren: bij de vorige jaarrekening 2020 hebben wij de toerekening van uren geactualiseerd en dat leidde toen tot grote (neutrale) verschuivingen tussen de taakvelden. Voor het jaar 2021 hebben wij de actualisatie verwerkt in de 1e bestuursrapportage.

Aangezien de werkelijke inzet van medewerkers slechts marginaal afweek van de begrote toerekening, mogen wij de uren conform begroting verwerken in de jaarrekening en leidt dit in deze jaarrekening niet tot verschuivingen. Wij actualiseren de uren vanaf 2022 bij iedere begroting en kunnen dan in de jaarrekening conform begroting boeken, mits de werkelijke inzet niet meer dan marginaal afwijkt. 4. Actualiseer de nota weerstandsvermogen en risicobeheersing: in 2021 heeft de aandacht gelegen op het verder verbeteren van de ‘basis op orde’, waardoor de actualisatie van deze en andere nota’s/verordeningen nog niet is opgepakt. We zien de urgentie voor het actualiseren van onze interne regelgeving en stellen in 2022 een meerjarige planning op voor de verschillende te actualiseren nota’s/verordeningen (op volgorde van prioriteit). Bestuurlijk / wettelijk kader • In de gemeentewet is onder artikel 197 bepaald, dat het college aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording aflegt over het gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. • In de financiële verordening worden relaties gelegd tussen de jaarrekening en de bestuursrapportage, interne controle en kredieten. • De controleverordening, waarin de raad de randvoorwaarden voor de accountantscontrole heeft bepaald.

• Het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV), waarin met name in hoofdstuk IV bepalingen zijn gegeven voor de jaarstukken en de toelichting daarop. Pagina 2 van 4

Argumenten 1.1 De Jaarstukken 2021 zijn opgesteld overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en onderworpen aan controle door de accountant. De accountant brengt met betrekking tot de uitgevoerde controle op de jaarrekening een rapport met bevindingen aan de raad uit. De accountant heeft ten tijde van de aanbieding van het collegevoorstel nog geen definitieve accountantsverklaring afgegeven. De reden hiervoor is dat zijn controle nog niet is afgerond. Wel is door de accountant richting gegeven over hoe de verklaring mogelijk zal zijn. De verwachting is dat voor het aspect getrouwheid een goedkeurende verklaring wordt afgegeven. Voor de rechtmatigheid wordt waarschijnlijk een beperkende verklaring afgegeven. 2.1 Het rekeningresultaat van € 5.383.000 toe te voegen aan de algemene reserve. Dit draagt bij aan het behalen van de doelstelling uit het financieel herstelplan om binnen 6 jaar over voldoende weerstandsvermogen te beschikken. 2.2 Het besluit past binnen de voorwaarden van preventief toezicht. De financiële gevolgen van dit besluit zijn dat het saldo van de algemene reserve toeneemt van € 253.000 negatief naar € 6.129.000 positief. 3.1

De commissie BBV beveelt aan dat de raad akkoord geeft op de geconstateerde begrotingsoverschrijdingen. In de aanbevelingen van de commissie BBV zijn kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten en kostenoverschrijding bij open einde (subsidie)regelingen rechtmatig. De geconstateerde overschrijdingen in de jaarrekening behoren tot deze categorieën. Voor een verdere toelichting verwijzen we u naar bijlage 2 onderdeel 3 van de Jaarstukken 2021. Risico’s Geen Vervolgproces/communicatie/planning 25 mei 2022 7 juni 2022 (voorlopig gepland) week van 13 of 20 juni 2022 29 juni 2022

Raad ontvangt de jaarrekening, inclusief (voorlopig) accountantsrapport. Gesprek auditcommissie met accountant over jaarrekening en (voorlopig) verslag van bevindingen accountant. Mondeling beantwoording van technische vragen van fracties. Gecombineerde commissievergadering over jaarrekening. Behandeling en besluitvorming jaarrekening raad.

Op het moment van opstellen van dit voorstel zijn de data voor de auditcommissie en gecombineerde commissievergadering nog niet definitief bekend.

Bijlagen: Jaarstukken 2021 Raadsinformatiebrief “Nadere duiding accountantsverklaring met beperking op de rechtmatigheid 2021” Fysiek, ter inzage in raadsbibliotheek: Jaarstukken 2021 Raadsinformatiebrief “Nadere duiding accountantsverklaring met beperking op de rechtmatigheid 2021” Raadsvoorstel jaarstukken 2021

Pagina 3 van 4

Digitaal: Jaarstukken 2021 Raadsinformatiebrief “Nadere duiding accountantsverklaring met beperking op de rechtmatigheid 2021” Raadsvoorstel jaarstukken 2021

Burgemeester en wethouders

dr. R. Toet secretaris

mr. drs. R.G. Welten burgemeester

Aldus vastgesteld tijdens de openbare raadsvergadering d.d. 29 juni 2022

mr. G. Raaben griffier

mr. drs. R.G. Welten voorzitter

Pagina 4 van 4