Raadsvoorstel Functionaris Gegevensbescherming

Raadsvoorstel Raadsvergadering

d.d. 22 december 2021

nr.

Onderwerp: Functionaris Gegevensbecherming (FG)

Voorstel: de heer L. Legtenberg aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming (FG), als bedoeld in artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Inleiding / aanleiding Met dit raadsvoorstel wordt de heer L. Legtenberg als Functionaris Gegevensbescherming aangewezen. De Algemene verordening gegevensbescherming: De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de Europese privacywetgeving, die sinds 25 mei 2018 in de hele Europese Unie (EU) geldt. De AVG gaat over de bescherming van persoonsgegevens. Mensen hebben meer privacyrechten, organisaties hebben meer verantwoordelijkheden en de toezichthouder heeft meer bevoegdheden. Door de komst van de AVG geldt er nog maar één privacyregeling in de hele EU, in plaats van 27 verschillende nationale wetten. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer. Een onderdeel van deze regelgeving is dat bepaalde bestuursorganen waaronder persoonsgegevens berusten, een Functionaris Gegevensbescherming (FG) dienen aan te wijzen. Met dit voorstel wordt aan deze verplichting voor de raad invulling gegeven. Bestuurlijk / wettelijk kader Algemene verordening gegevensbescherming, artikel 37 (AVG) Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) Argumenten Relatie met (onderzoek naar) informatiemanagement In 2017 hebben wij koers gezet voor het bestuur en organisatie richting een toekomstbestendige, zelfstandige regiegemeente met daarbij een (her)inrichting van de ambtelijke organisatie. Deze koers volgt op de ambitie om kwetsbaarheden in de organisatie te verminderen.

Eén van deze kwetsbaarheden in de bedrijfsvoering betreft de omgang met informatiemanagement, waarin privacy een belangrijk aspect is. Zoals u weet is in 2019 naar aanleiding van onderzoek door Rijnconsult het meerjarig programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’ opgesteld en de opdracht uitgevoerd om een businesscase op te stellen voor de uitplaatsing van de gehele bedrijfsvoering van Haaksbergen naar Enschede of Hengelo. De opdracht voor het opstellen van de businesscase heeft een proces gekend in twee fasen. Fase 1 heeft geleid tot een keuze voor Hengelo op basis van een advies van Hiemstra & de Vries. Fase Pagina 1 van 3

2 kende als beoogd resultaat een businesscase voor de bedrijfsvoering. Op 15 juni 2021 hebben wij besloten -mede op basis van het advies van Hiemstra & de Vries- dat uitplaatsing van de gehele bedrijfsvoering voor Haaksbergen financieel een stap te ver gaat. Uit advies van Hiemstra & de Vries blijkt dat samenwerking op het onderdeel informatiemanagement voor een kleine gemeente in de toekomst onvermijdelijk lijkt. Daarop hebben wij besloten nader onderzoek te verrichten naar een robuuste oplossing voor het versterken en in de basis op orde brengen van het informatiemanagement. Vooruitlopend op de uitkomsten van dat onderzoek willen wij onze wettelijke verplichtingen borgen dat voor ieder van de daartoe gehouden bestuursorganen, een functionaris gegevensbescherming wordt aangewezen. Aanwijzing FG Per 23 november 2021 is de heer L. Legtenberg door zowel het college als de burgemeester (als bestuursorganen) als FG aangewezen. Deze rol was eerder feitelijk ondergebracht bij het team inwonercontacten. De heer Legtenberg is juridisch adviseur binnen het team concernondersteuning. Hij krijgt de opdracht een plan van aanpak ter borging van de AVG op te stellen. Binnen dit plan wordt beschreven welke stappen de organisatie gaat nemen, op welke termijn deze worden genomen en wat voor gevolgen deze hebben voor de organisatie en onze inwoners.

Dit plan wordt opgesteld met inachtneming van (de uitkomsten van) het onderzoek naar de omgang met informatiemanagement. De raad is een zelfstandig bestuursorgaan en hoort volgens de wetgeving ook een Functionaris Gegevensbescherming te hebben. Dit kan dezelfde functionaris zijn als door het college en de burgemeester aangewezen. Met dit voorstel wordt vooruitlopend op het onderzoek IM aan deze verplichting gehoor gegeven. Afhankelijk van de uitkomsten van dit onderzoek kan de aanwijzing van tijdelijke aard zijn. Uitkomst zou ook kunnen zijn dat de functie van FG elders in de organisatie of tezamen met andere gemeenten vorm wordt gegeven. Wij bieden u aan om een toelichting te geven en eventuele vragen over de stand van zaken omtrent implementatie van de AVG te beantwoorden. In overleg met de agendacommissie kan daartoe een datum gevonden worden. Risico’s Wij verwijzen naar de risico’s zoals opgenomen in het collegebesluit van 23 november 2021. Vervolgproces/communicatie/planning Na positieve besluitvorming heeft de raad als zelfstandig bestuursorgaan een FG aangewezen. Desgewenst wordt een bijeenkomst georganiseerd om de raad te informeren over de stand van zaken omtrent implementatie van de AVG.

Bijlagen: - Collegevoorstel Fysiek, ter inzage in raadsbibliotheek: N.v.t.

Pagina 2 van 3

Burgemeester en wethouders

dr. R. Toet secretaris

mr. drs. R.G. Welten burgemeester

Aldus vastgesteld tijdens de openbare raadsvergadering d.d. datum.

mr. G. Raaben griffier

mr. drs. R.G. Welten voorzitter

Pagina 3 van 3