Raadsvoorstel archiefverordening Haaksbergen

Raadsvoorstel Raadsvergadering

d.d. 30 oktober 2024

nr. Nummer

Onderwerp: Archiefverordening Haaksbergen (8.4b)

Voorstel: 1. De Archiefverordening, waarin de archiefzorg wordt geactualiseerd, vast te stellen.

Inleiding / aanleiding Vanuit het meerjarig programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling' werken wij aan het versterken van IM. Onderdeel daarvan is het IBT-domein ‘informatie- en archiefbeheer’. Op 7 november hebben wij [het college] daarvoor een verbeterplan vastgesteld. Onderdeel van het verbeterplan is het voldoen aan de archiefwet. Daar vloeit dit besluit uit voort. Op grond van artikel 30 van de Archiefwet 1995 zijn gemeenten verplicht een verordening over het archiefbeheer vast te stellen. De archiefverordening is een lokale wetgeving, die de zorg voor en het beheer van archieven binnen de gemeente regelt. Het stelt regels vast voor het beheer van de informatie van het gemeentelijke orgaan, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie die nog niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht. Het betreft regels voor de zorg van burgemeester en wethouders. In 2018 is door de VNG, in samenwerking met verschillende partijen, een nieuwe model archiefverordening ontwikkeld. Dit model is in overeenstemming met de huidige wet- en regelgeving. De huidige verordening van Haaksbergen, die in 2015 door de gemeenteraad is vastgesteld, past niet langer bij de heersende wetgevingsleer en sluit niet aan bij de bestaande modelregeling van de VNG.

Daarom is de Archiefverordening inzake de archiefzorg geactualiseerd, zodat deze past bij de heersende wetgevingsleer en aansluit bij de bestaande modelregeling van de VNG. De actualisering omvat het herschrijven op basis van een advies vanuit de Interbestuurlijk Toezichthouder en inhoudelijke aanpassingen ten opzichte van de huidige Archiefverordening (8.4a). Inspraak wordt niet toegepast, omdat er sprake is van uitvoering van hogere regelgeving, waarbij wij en de raad nauwelijks beleidsvrijheid hebben. Bestuurlijk / wettelijk kader Algemene wet bestuursrecht (link wet) Archiefwet 1995, artikel 30 (link wet) Gemeentewet, artikel 149 (link wet) Collegebesluit, 7 november 2023, KPI-rapportages en verbeterplan informatie- en archiefbeheer (link besluit) Argumenten 1.1 Borgen van een actuele verordening, die aansluit bij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Pagina 1 van 3

Met de voorliggende verordening wordt aangesloten bij de van toepassing zijnde Wet- en regelgeving. De huidige verordening sloot daar niet (meer) geheel op aan. Een niet geactualiseerde verordening kan gevolgen hebben voor de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van onze archieven. 1.2

De voorliggende verordening regelt de zorgplicht voor goede en geordende staat van archieven. De Archiefwet heeft tot doel bepaalde informatie te bewaren en openbaar te maken. Om dit te bereiken is archiefzorg en -beheer noodzakelijk. De Archiefwet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorgdraagt voor de archiefbescheiden, die een gemeente ontvangt en opmaakt als gevolg van haar taken en verantwoordelijkheden. Deze herijkte verordening is cruciaal om deze zorg te kunnen dragen en daarmee het cultureel erfgoed en de transparantie van het openbaar bestuur te behouden. 1.3

Het actualiseren van de archiefverordening is een essentieel onderdeel van het IBTverbeterplan. Om te waarborgen dat onze informatievoorziening (hierna: IV) op orde is en we voldoen aan de eisen die de Archiefwet stelt, hebben we een verbeterplan opgesteld. We noemen dit het IBT-verbeterplan. Dit IBT-verbeterplan is geschreven naar aanleiding van een advies vanuit het Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Het IBT-verbeterplan bevat concrete stappen om onze archivering te versterken en de IV-keten te optimaliseren. We hebben deze voorgelegd en besproken met de Interbestuurlijk Toezichthouder en archiefinspecteur van de provincie. Het actualiseren van de archiefverordening is een essentieel onderdeel van dit IBT-verbeterplan. Op grond van artikel 2 van onze Inspraakverordening wordt geen inspraak verleend indien er sprake is van uitvoering van hogere regelgeving, waarbij het bestuursorgaan geen of nauwelijks beleidsvrijheid heeft. De Archiefwet geeft nauwelijks beleidsvrijheid om andere afwegingen in de verordening te maken. Inspraak is derhalve niet gewenst. Risico’s Met het vaststellen van de geactualiseerde Archiefverordening zijn geen risico’s gemoeid. Vervolgproces/communicatie/planning Na vaststelling van de verordening wordt deze, op grond van artikel 30 van de Archiefwet, medegedeeld aan gedeputeerde staten. Indien nodig kunnen gedeputeerde staten reageren op de verordening.

Hierna gaat de gemeente over tot de implementatie van de verordening en zal deze worden gepubliceerd, zodat inwoners hiervan kennis kunnen nemen.

Bijlagen: - Archiefverordening Haaksbergen (8.4b) - IBT-verbeterplan - Was-wordt-tabel Archiefverordening Haaksbergen (8.4b)

Pagina 2 van 3

Burgemeester en wethouders

drs. ing. G.G.C. Mensink locosecretaris

mr. drs. R.G. Welten burgemeester

Aldus vastgesteld tijdens de openbare raadsvergadering d.d. 30 oktober 2024

R. Meinen griffier

mr. drs. R.G. Welten voorzitter

Pagina 3 van 3