Raadsvoorstel Actualisatie vergaderorde

Raadsvoorstel Raadsvergadering

d.d. 28 januari 2026

nr. …

Onderwerp: Actualisatie vergaderorde en reglement van orde gemeenteraad Haaksbergen

Voorstel: 1. Het Eindvoorstel voor aanpassing vergaderreglement en andere spelregels vast te stellen waarbij de belangrijkste wijzigingen zijn: a. b. c. d.

Het toestaan van één burgercommissielid voor fracties met twee of meer raadsleden; Het toestaan van twee burgercommissieleden voor fracties met één raadslid; Het uniformeren van de inspreektermijnen naar één inspraaktermijn van 5 minuten; Dat het niet meer mogelijk is om tweemaal binnen één raadscyclus over hetzelfde onderwerp vreemd aan de agenda in te spreken; e. Dat inspraak vreemd aan de agenda wordt beperkt tot onderwerpen waar de gemeenteraad invloed op heeft; f. Dat de rondvraag waarbij onaangekondigd vragen kunnen worden gesteld, wordt afgeschaft; g. Er per fractie, per onderwerp, een maximum aantal interrupties wordt toegestaan; h. Dat het toegestaan wordt om te interrumperen op een spreker die niet in zijn of haar termijn bezig is. 2. Het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2026 (8.21a) en de Verordening op de raadscommissies Haaksbergen 2026 (8.19a) vast te stellen.

Inleiding / aanleiding De gemeenteraad bepaalt zijn eigen vergaderorde. De raad heeft laatstelijk in 2019 het reglement van orde gewijzigd. Sinds die tijd zijn er door de raadsfracties diverse wensen geuit om de vergaderorde verder bij te stellen en te verduidelijken. Dat geldt ook voor de werkwijze die wordt betracht in de twee raadscommissies. In diverse stappen is er met de fracties gesproken over de wenselijke geachte wijzigingen. Middels dit voorstel wordt de raad voorgesteld deze wijzigingen formeel te verankeren in de vergaderorde van de raad en raadscommissie. Bestuurlijk / wettelijk kader • •

Art. 16 Gemeentewet Art. 82 lid 1 Gemeentewet

Pagina 1 van 3

Argumenten 1.1 De voorgestelde wijzigingen worden door een meerderheid gedragen Het voorliggende Eindvoorstel voor aanpassing vergaderreglement en andere spelregels (bijlage I) is tot stand gekomen n.a.v. een uitgebreid proces van consultatie en inventarisatie met de diverse fracties. In 2023 en 2024 is geïnventariseerd bij de fracties welke veranderingen zij aan de huidige vergaderorde wensten door te voeren. Op basis daarvan is in augustus 2024 het Discussiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd - “voorstellen voor aanpassing vergaderreglement en andere spelregels” (bijlage II) aangeboden. In dat document waren in totaal 13 deelvoorstellen opgenomen. Tijdens de vergadering van 16 september 2024 heeft het seniorenconvent beslist om eerst een inventarisatie te laten uitvoeren van hoe de fracties tegen de deelvoorstellen aankijken. De fracties hebben tot 28 februari 2025 de tijd gehad om met een reactie op deelvoorstellen te komen. De fracties van het CDA, Nieuw Haaksbergen, TeamDAP, PvdA en D66 hebben elk per deelvoorstel een reactie ingediend, welke verwerkt zijn in het zogeheten Conclusiedocument (bijlage III). Hieruit bleek dat van de 13 deelvoorstellen er acht (min of meer) op een meerderheid zouden kunnen rekenen van de deelnemende partijen. De fracties hebben dit document tijdens het seniorenconvent van 15 september 2025 met elkaar besproken.

Doel van dit overleg was het destilleren van het beeld van welke deelvoorstellen definitief op een meerderheid konden rekenen, en hoe deze deelvoorstellen precies ingevuld zouden moeten worden, teneinde deze daarna te kunnen verwerken in een concreet raadsvoorstel. Hoewel alle fracties een constructieve grondhouding hebben getoond ten opzichte van de doorontwikkeling van vergaderorde, ontstond er geen unaniem gedragen beeld van hoe die vergaderorde er op de korte termijn uit zou moeten gaan zien. Op initiatief van de burgemeester is geconstateerd dat hij en de griffier een concreet voorstel zouden opstellen, gebaseerd op de meerderheden zoals die te ontwaren zijn in het conclusiedocument. 2.1 De raad is bevoegd tot het vaststellen van een vernieuwde reglement van orde De gemeenteraad bepaalt ingevolge art. 16 van de Gemeentewet zijn eigen vergaderreglement. De raad is ook bevoegd tot het vaststellen van regels omtrent de samenstelling, werkwijze en bevoegdheid van raadscommissies.

De in het eindvoorstel toegelichte wijzigingsvoorstellen zijn verwerkt in de twee relevante regelingen: het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2026 (8.21a) (bijlage IV) waar het gaat over de werkwijze en gehanteerde spelregels voor de vergaderingen van de gemeenteraad, en de Verordening op de raadscommissies Haaksbergen 2026 (8.19a) (bijlage V) waar het de twee raadscommissies behelst. Risico’s 2.1 Er zijn (beperkte) meerkosten voor (extra) commissieleden Het gaan werken met raadscommissieleden brengt een extra kostenpost met zich mee. Het gaat dan om de vergoeding die raadscommissieleden krijgen voor hun werkzaamheden, de IT-middelen en benodigde softwarelicenties die daarmee gepaard gaan. Met betrekking tot de vergoeding voor de werkzaamheden heeft de wetgever bepaald dat een vaste vergoeding per bijgewoonde raadscommissievergadering van toepassing is.

Pagina 2 van 3

In totaal gaat het (als de huidige zetelverdeling wordt aangehouden) om in totaal maximaal 6 raadscommissieleden (niet-zijnde raadsleden) die per commissievergadering € 103,23 krijgen. Per maand gaat het dus om € 620. Aangezien een raadscommissielid ook een raadslid mag vervangen bij een raadscommissievergadering waarvan hij/zij geen lid is, kan dat totaalbedrag oplopen naar maximaal € 1.240 per raadscyclus. Vervolgproces/communicatie/planning Na besluitvorming door de raad treden het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2026 (8.21a) en de Verordening op de raadscommissies Haaksbergen 2026 (8.19a) in werking per 1 maart 2026.

Bijlagen: Bijlage I - Eindvoorstel voor aanpassing vergaderreglement en andere spelregels d.d. 01-11-2025 Bijlage II - Discussiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd - “voorstellen voor aanpassing vergaderreglement en andere spelregels d.d. Bijlage III - Conclusiedocument Raadswerk Haaksbergen verder geoptimaliseerd - “voorstellen voor aanpassing vergaderreglement en andere spelregels Bijlage IV - Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2026 (8.21a) Bijlage V - Verordening op de raadscommissies Haaksbergen 2026 (8.19a)

Aldus vastgesteld tijdens de openbare raadsvergadering d.d. 28 januari 2026

R. Meinen griffier

G.J. van den Hengel voorzitter

Pagina 3 van 3