Raadsvoorstel Aanwijzing plaatsvervangend griffiers

Raadsvoorstel Raadsvergadering

d.d. 21 mei 2025

nr.

Onderwerp: Aanwijzing plaatsvervangend griffiers

Voorstel: 1. Aan te wijzen als plaatsvervangend griffier(s) van de gemeenteraad: a. mw. M. Timmerman b. mw. F. Klamer c. dhr. L. Aveskamp

Inleiding / aanleiding Vanwege het vertrek van de huidige plaatsvervangend griffier per 1 mei is het wenselijk dat de raad een nieuwe plaatsvervangend griffier aanwijst. Bestuurlijk / wettelijk kader • • •

art. 107d Gemeentewet art. 4 lid 2 Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (8.21a) art. 1 lid 2 Verordening werkgeverschap griffier (8.35)

Argumenten 1.1 De raad is bevoegd tot het aanwijzen van de plaatsvervanger van de griffier De raad is wettelijk bevoegd tot het aanwijzen van de griffier. De griffier ondertekent, naast de burgemeester, de besluiten die van de raad uitgaan. Daarnaast bepaalt de wet dat de griffier aanwezig is tijdens de vergaderingen van de raad (en de raadscommissie). De Gemeentewet bepaalt ook dat de raad de vervanging van de griffier regelt.

1.2 Het is wenselijk dat de raad één of meerdere plaatsvervangers aanwijst De raad van de gemeente Haaksbergen kende tot 1 mei één plaatsvervangend griffier in de persoon van de heer S. Bos. Deze aanwijzing is van rechtswege geëindigd, omdat de heer Bos per die datum niet meer werkzaam is voor de gemeente Haaksbergen. Er is op dit moment geen andere plaatsvervangend griffier aangewezen door de raad. Dat zorgt voor een risico in de continuïteit van ondersteuning van de raad, mocht de “vaste” griffier onverwacht verhinderd zijn.

Pagina 1 van 3

De griffie van de gemeente Haaksbergen is niet van dien omvang dat vervanging binnen het griffieteam gevonden kan worden. In grotere gemeenten is dit vaak wel mogelijk. Daarom is in de gemeentelijke organisatie gezocht naar geïnteresseerde medewerkers met een juridische achtergrond en met (enige) affiniteit met de politiek-bestuurlijke dynamiek die het griffierschap met zich meebrengt. Daarbij is het uitgangspunt dat vervanging van de griffier in beginsel van incidentele of tijdelijke aard is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan (kortdurende) ziekte of incidenteel verlof. Ook kan er in wederzijds overleg gelegenheid worden geboden om ervaring op te doen in het griffiersvak.

1.3 Er zijn drie medewerkers bereid gevonden om als plaatsvervangend griffier te fungeren Naar aanleiding van een interne oproep heeft met drie kandidaten een voorbereidend gesprek plaatsgehad door de griffier en de betrokken teammanager. Deze drie kandidaten worden allen gekwalificeerd geacht om ter vergadering aanwezig te zijn en de raad in voorkomend geval met raad en daad terzijde te staan. Uw raad wordt daarom geadviseerd om de volgende personen aan te wijzen als plaatsvervangend griffier: 1. mw. M. Timmerman (hoofdfunctie: concernjurist) 2. mw. F. Klamer (hoofdfunctie: juridisch adviseur & klachtencoördinator 3. dhr. L. Aveskamp (hoofdfunctie: juridisch medewerker) De verkorte CV’s van de kandidaten zijn als bijlage I tot en met bijlage III opgenomen. Risico’s 1.1 Rolzuiverheid en onafhankelijkheid moet gewaarborgd worden Bij de invoering van het dualisme in het gemeentebestuur heeft de wetgever beoogd om de ondersteuning van de raad geheel te ontvlechten van de ambtelijke organisatie. Dit zodat de raad, die binnen het duale stelsel controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende taken heeft, kan terugvallen op een eigenstandige adviserende en ondersteunende dienst, zijnde de griffie. De griffier is daarbij de eerste adviseur van de gemeenteraad.

De griffier wordt rechtstreeks door de gemeenteraad aangewezen en valt daarom (samen met de overige ambtenaren werkzaam op de griffie) niet onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en de hiërarchische aansturing van de gemeentesecretaris. Dat waarborgt de onafhankelijke positie van de griffie. Voor de plaatsvervangend griffier geldt dezelfde taakomschrijving als voor de “vaste” griffier. Dat betekent dat ook deze persoon de gehele raad onafhankelijk en (politiek) onpartijdig terzijde moet kunnen staan. Het plaatsvervangend griffierschap is in Haaksbergen een aanvullende taak op de hoofdfunctie van een medewerker. In die hoofdfunctie valt die medewerker wél onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en de hiërarchische aansturing van de gemeentesecretaris. Er zijn situaties denkbaar waarin daarom een spanningsveld ontstaat tussen de onafhankelijkheid die nodig is voor het invullen van het plaatsvervangend griffierschap, en de persoonlijke betrokkenheid van een medewerker bij een bepaald onderwerp. Denk bijvoorbeeld aan de vraag of het wenselijk is dat een plaatsvervangend griffier advies geeft over een amendement op een raadsvoorstel van het college, terwijl diezelfde persoon eerder advies gaf aan het college over precies dát raadsvoorstel of daar misschien zelfs de steller van is.

Het al dan niet ontstaan van (de schijn van) rolvermenging is dus met name afhankelijk van de mate waarin een medewerker betrokken is bij een voorstel/onderwerp dat bij de raad voorligt. Met de beoogd Pagina 2 van 3

plaatsvervangers is derhalve afgesproken dat zij niet in functie kunnen zijn als plaatsvervangend griffier wanneer (de schijn van) rolvermenging dreigt en/of wanneer zij zelf de afweging maken niet onafhankelijk en onpartijdig te kunnen optreden. Mede om die reden is het wenselijk meerdere plaatsvervangers aan te wijzen, zodat er indien nodig gerouleerd kan worden en de continuïteit beter gewaarborgd is.

Vervolgproces/communicatie/planning Na vaststelling van dit voorstel zijn de betreffende personen aangewezen als plaatsvervangend griffier van de gemeenteraad van Haaksbergen. Aangezien zij reeds ten behoeve van hun hoofdfunctie de ambtseed/belofte hebben afgelegd, is het niet noodzakelijk deze (opnieuw) af te leggen ten behoeve van het plaatsvervangend griffierschap.

Bijlagen: • • •

Bijlage I - Verkort cv mw. M. Timmerman Bijlage II - Verkort cv mw. F. Klamer Bijlage III - Verkort cv dhr. L. Aveskamp

Aldus vastgesteld tijdens de openbare raadsvergadering d.d. 21 mei 2025

R. Meinen griffier

G.J. Van den Hengel voorzitter

Pagina 3 van 3