Raadsinformatiebrief beperkende verklaring rechtmatigheid

Raadsinformatiebrief

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk : Uw datum : Behandeld door : Mattias Rohaan Telefoonnummer :

Zaaknummer Kenmerk Bijlagen Datum

: : : :

Onderwerp: Nadere duiding accountantsverklaring met beperking op de rechtmatigheid 2021

Geachte gemeenteraad, In deze brief willen wij u nader informeren over de accountantsverklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid bij de jaarstukken 2021. Zoals met uw raad gedeeld, hadden we de ambitie om over 2021 een goedkeurende verklaring te krijgen op de rechtmatigheid. Wij hebben daarom in 2021, mede naar aanleiding van het accountantsverslag over 2020, diverse maatregelen doorgevoerd. Zo is de groenvoorziening, die in 2020 gedeeltelijk onrechtmatig was, inbesteed bij Twente Milieu. Voor de inhuur van personeel, die in 2020 voor bijna € 900.000 onrechtmatig was, hebben wij in december 2020 een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) geïmplementeerd. Daarnaast hebben wij voor de nieuwe inkoopcontracten de dossiervorming verbeterd. Wij spreken onze teleurstelling uit dat, ondanks genomen maatregelen, de verklaring op de rechtmatigheid wederom met beperking is. Hierover konden wij uw raad helaas pas bij het aanbieden van de jaarstukken 2021 informeren, omdat deze informatie aan het eind van het jaarrekeningproces bekend was. Wij gaan hierna de onrechtmatigheid nader toelichten. Tevens gaan wij nader in op de oorzaak van de late constatering en de oorzaak van de onrechtmatigheid. Daarbij geven wij ook aan welke maatregelen wij treffen om dit in de toekomst te voorkomen.

Toelichting onrechtmatigheid In december 2020 is het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) voor de inhuur van personeel geïmplementeerd. Wij leefden in de veronderstelling dat alle inhuur vanaf 1 januari 2021 rechtmatig zou zijn ingekocht. Voor de “nieuwe” inhuur is dat ook het geval. Echter, de inhuur die vanuit 2020 doorliep in 2021, is in 2021 via DAS 1 op 1 verlengd zonder publicatie. Daarmee heeft de verlenging van deze contracten onrechtmatig plaatsgevonden. Dit werd pas geconstateerd gedurende de accountantscontrole en werd bij ons pas begin mei bekend. Dit leidt tot de belangrijkste onrechtmatigheidsfout van € 560.000. Dat bedrag ligt nog onder de tolerantiegrens van 1% (€ 670.000). Echter medio mei werd duidelijk dat een aantal andere inkoopcontracten uit de steekproef van de accountant als onrechtmatig werden aangemerkt. Dit betreft een totaalbedrag van € 51.000. Deze dossiers hadden wij echter op basis van onze eigen interne controle wel als rechtmatig beoordeeld. Over het verschil van inzicht hebben wij gesprekken met de Gemeentehuis Haaksbergen Postbus 102 7480 AC, Blankenburgerstraat 28 7481 EB Haaksbergen, Tel: (053) 573 45 67, Fax: (053) 572 80 75 www.haaksbergen.nl gemeente@haaksbergen.nl Kijk voor openingstijden en het maken van een afspraak op www.haaksbergen.nl IBAN NL56 BNGH 028.50.03.194

accountant gevoerd. Op basis hiervan hebben wij ons uiteindelijk geconformeerd aan het oordeel van de accountant. De optelsom van fouten komt in totaal op € 911.000 in 2021. De rechtmatigheidsfout over 2021 komt daarmee op 1,4% (1,9% in 2020). De onrechtmatigheidsfouten zijn geen getrouwheidsfouten. De betreffende tegenprestatie door de leverancier is wel geleverd en de betalingen zijn terecht gedaan. Ze hebben dus ook geen negatief effect op het jaarrekeningresultaat. Late constatering In het voorjaar van 2022 is een spendanalyse1 uitgevoerd. De reden dat deze pas in het voorjaar plaatsvond, is gelegen in het feit dat het in huidige arbeidsmarkt zeer moeilijk de AO/IC-functie in te vullen is. Wij willen wel opmerken dat het eerder uitvoeren van de spendanalyse de door de accountant geconstateerde onrechtmatigheid niet had kunnen voorkomen. Dit komt doordat inkoopcontracten met betrekking tot de onrechtmatigheid al waren afgesloten en daarom niet gedurende 2021 konden worden hersteld. Algemene maatregelen • Het eerder in het boekjaar uitvoeren van de spendanalyse. • Het blijven inzetten op het aantrekken van vaste functionaris AO/IC. Het eerder in het boekjaar en frequenter uitvoeren van spendanalyse We gaan voor de zomer 2022 starten met een spendanalyse door middel van het doorlichten van alle inkoopcontracten die (potentieel) boven de aanbestedingsgrens liggen.

Waar wij fouten of risico’s constateren gaan wij deze zo snel mogelijk herstellen. Wij willen kort na de zomer integraal de bestaande inkoopcontracten en rechtmatigheidsaspecten daarvan in beeld hebben. Het blijven inzetten op het aantrekken van een vaste functionaris AO/IC Hoewel de functie moeilijk te vervullen is, blijven wij inzetten op het aantrekken van een vaste functionaris. Daarbij zullen wij ons bestaande netwerk blijven aanspreken. Oorzaak onrechtmatigheid aanbesteding Als we kijken naar de oorzaak van de onrechtmatigheden van de betreffende inkoopcontracten in 2020 en 2021 zijn de volgende oorzaken te onderscheiden: Ten aanzien van inhuur: • Begin 2021 waren er veel personele wisselingen bij zowel de leverancier van DAS als bij onze eigen organisatie, waardoor er geen goede afstemming heeft plaatsgevonden over de verlenging lopende inhuurcontracten vanuit 2020. Ten aanzien van de overige inkoopcontracten: • Stijging van de jaarlijkse besteding op een meerjarig inkoopcontract door indexatie, uitbreiding, meerwerk, cumulatie, etc., waardoor op enig moment de aanbestedingsgrens wordt overschreden.

• De waarde of de duur van een inkoopcontract met een variabele componenten wordt bij het aangaan van het contract te laag ingeschat • Contracten die in beginsel wel rechtmatig zijn gegund, worden te lang verlengd (al dan niet stilzwijgend) waardoor ze op enig moment niet meer onder de ooit rechtmatige aanbesteding vallen. 1

Een spendanalyse is een weergave van bestedingen per leverancier. Deze worden vertaald naar soorten transacties en dan vindt een controle plaats van gelijksoortige transacties aan aanbestedingsregelgeving. Het niet is toegestaan om voorgenomen transacties onnodig samen te voegen of te splitsen.

2

Wij willen opmerken dat ook bij een optimaal inkoopproces er door kostenstijging of cumulatie onrechtmatigheden in de inkoop kunnen ontstaan, welke niet eerder dan in een volgend jaar hersteld kunnen worden. In een optimaal functionerend inkoopproces zijn dat echter incidenten die veelal onder de norm van 1% blijven. Voorkomen onrechtmatigheid • Meer inzetten op centrale coördinatie en borging van het inkoopproces en het contractbeheer. • Decentrale medewerkers conform de vastgestelde/vast te stellen afspraken laten handelen. • Specifiek 2022: benoemen onrechtmatige inkoop in jaarrekening 2021 onder “niet uit de balans blijkende verplichtingen” Verbetering centrale coördinatie inkoopproces en contractbeheer In onze gemeente is de inkoop, aanbesteding en archivering van inkoopdossiers en contracten gedecentraliseerd. Hierbij kan men advies krijgen van de centrale inkoopadviseur. Wij willen de positie van de centrale inkoopadviseur versterken door de centrale inkoopvisie aan te scherpen, waarbij er aandacht is voor centrale coördinatie en goede borging. Tevens willen wij het contractbeheer een meer gecentraliseerde positie geven. Decentrale medewerkers conform de vastgestelde/vast te stellen afspraken laten handelen Aanscherping en verandering van processen heeft tijd nodig om te landen in de organisatie. Hier ligt een belangrijke rol voor de centrale inkoopadviseur.

Het hiervoor genoemde vergt de nodige capaciteit van de centrale inkoopfunctie. Wij zullen dit nader analyseren. Mocht de beschikbare capaciteit (tijdelijk) niet voldoende zijn dan betrekken wij dit bij de begroting 2023. Specifiek 2022: benoemen onrechtmatige inkoop in jaarrekening 2021 onder “niet uit de balans blijkende verplichtingen” De oorzaak van de onrechtmatigheid op inhuur lag in de verlengingen van inhuurkrachten uit 2020. Een aantal van deze inhuurkrachten zijn ook verlengd naar 2022. Het gaat hierbij om een bedrag van € 175.000. In overleg met de accountant hebben we dit bedrag opgenomen in de jaarrekening 2021 onder de ‘niet uit de balans blijkende verplichtingen’. De accountant voegt dit bedrag dan toe aan de rechtmatigheidsfout 2021. Dit betekent dat dit bedrag niet meer meetelt bij de accountantscontrole over het boekjaar 2022. Wij hopen uw raad op deze wijze voldoende geïnformeerd te hebben aangaande de onrechtmatigheid op de inkoop. Wij informeren u in het najaar 2022 over de uitkomst van de doorlichting van inkoopcontracten en daarnaast de stand van zaken op de andere (rechtmatigheids)aspecten rondom inkoop- en aanbesteding. Hoogachtend, burgemeester en wethouders

dr. R. Toet secretaris

mr. drs. R.G. Welten burgemeester

3