Procesvoorstel voorzieningendiscussie

Procesvoorstel voorzieningendiscussie Inleiding en aanleiding De noodzaak voor het voeren van een voorzieningendiscussie is gelegen in het Financieel Herstelplan 2020 (vastgesteld door de gemeenteraad). In het financieel herstelplan (link financieel herstelplan) staat vermeld dat Haaksbergen een voorzieningenniveau heeft dat, vanuit het gezichtspunt van de Toekomstvisie Haaksbergen 2030, prima past. Tegelijkertijd is echter ook geconstateerd dat Haaksbergen niet over voldoende (structurele) middelen beschikt om deze ambitie overeind te houden. Er moeten keuzes worden gemaakt en een voorzieningendiscussie kan het instrument zijn om tot prioriteitstelling te komen. In de begroting 2022 is een taakstelling (bezuiniging) voor de voorzieningen opgenomen, oplopend naar € 445.000 vanaf 2025. Kernvraag daarbij is wat gezien kan worden als het basisvoorzieningenniveau passend bij de gemeente Haaksbergen. In de unaniem aangenomen raadsafspraken (link raadsafspraken) heeft de raad ons college de opdracht gegeven om het proces van de voorzieningendiscussie te vervolgen door een voorstel aan de raad voor te leggen over het te volgen besluitvormingsproces rondom de voorzieningen, dit onderwerp te agenderen in de vergadering van september en in de voorzieningendiscussie de resultaten van de burgerpeiling 2021 te betrekken.

In de raadsinformatiebrief van 29 juli 2022 hebben wij de raad aangekondigd voornemens te zijn om een zorgvuldig proces te doorlopen omdat dit het belang van de voorzieningen voor Haaksbergen rechtvaardigt. Voorliggend stuk betreft het voorstel voor het proces over het te volgen besluitvormingsproces rondom de voorzieningen waarbij uitwerking wordt gegeven aan de hiervoor genoemde raadsafspraken. Doel en benaderingswijze Doel van deze voorzieningendiscussie is om de raad gemotiveerd en onderbouwd keuzes te laten nemen ten aanzien van het culturele beleid van de/het voorzieningen(niveau) in de gemeente Haaksbergen. De voorzieningendiscussie is ingegeven vanuit de taakstelling/bezuiniging als gevolg van de uitvoering van het financieel herstelplan. Echter, stellen wij voor om de voorzieningendiscussie te benaderen vanuit een brede (basis)voorzieningenniveaudiscussie. Niet de taakstelling moet leidend zijn, maar wat minimaal wenselijk/noodzakelijk is voor de samenleving van Haaksbergen en de kosten die daar voor nodig zijn. We willen het proces aanvliegen vanuit een (basis)voorzieningenniveaudiscussie.

Rekenkamercommissierapport wordt het beter toch of niet?’

‘Morgen

Op 9 september 2020 is een onderzoeksrapport uitgebracht door de Rekenkamercommissie Haaksbergen. Dit onderzoek richtte zich specifiek op de voorziening De Kappen (kulturhus) en de bedreiging van het voortbestaan ervan. De aanbevelingen die op basis van dit onderzoek zijn gedaan zijn toepasbaar en relevant in relatie tot andere voorzieningen. De aanbevelingen richten zich niet specifiek op de voorziening De Kappen, maar zijn gegeneraliseerd naar het algehele voorzieningenbeleid van de gemeente Haaksbergen.

Met de uitvoering van het proces voorzieningendiscussie willen wij invulling geven aan de aanbevelingen uit het rapport van de Link onderzoeksrapport Rekenkamercommissie Haaksbergen (9 september 2020), te weten:  duidelijke uitgangspunten te laten formuleren voor het voorzieningenbeleid van Haaksbergen;  op basis van deze uitgangspunten beleidskeuzes te laten maken (wat wordt wel en wat wordt niet ondersteund?);  afspraken te maken over het bewaken van de stand van zaken bij gesubsidieerde instellingen.

Pagina 1 van 6

Kaders en uitgangspunten Op basis van inzichten uit gesprekken en de beschikbare informatie, zijn dit de kaders en uitgangspunten voor het uitvoeren van het proces voorzieningendiscussie: KADERS Kaderdocument Visie Haaksbergen 2030 Raadsafspraken Haaksbergen 20222026 Financieel herstelplan 2020 Programmabegroting 2023 Rekenkamercommissierapport ‘morgen wordt het beter of toch niet?’ Beleidsnota participatie Financiële scan Haaksbergen 20222025 Motie: Voorkomen (ongecontroleerd) faillissement coöperatie De Kappen.

Concreet Kwaliteitspijler 3: een hoog voorzieningenniveau en Ambitie 1: bruisende dorpstad met hoog niveau aan voorzieningen. Raadsafspraak ten aanzien van ‘participatie’ en ‘voorzieningen’.

Hyperlink Link document

Afwegingskader voor het financieel herstel van de gemeente.

Link document

Opgenomen taakstelling voor de voorzieningendiscussie.

Link document

De aanbevelingen 1, 2 en 4 van het onderzoeksrapport die als generalistische aanbevelingen dienen voor de gehele voorzieningendiscussie. Beleidskader voor de uitvoering van participatie in het proces voorzieningendiscussie. De inzichten, adviezen en aanbevelingen ten aanzien van de financiële positie van de gemeente Haaksbergen en de cascoanalyse van de bestuurlijk-financiële ruimte 2022-2025. Motie strekkende tot het waarborgen van de Kappen en sluiting en/of faillissement van De Kappen te voorkomen, met het oog op de voorzieningendiscussie.

Link document

Link document

Link document Link document

Link document

Het resultaat van het proces voorzieningendiscussie kan leiden tot aanpassingen van deze kaders omdat mogelijk blijkt dat kaders onuitvoerbaar zijn of aanpassingen behoeft naar aanleiding van de discussie. UITGANGSPUNTEN 1) Uitgangspunt is dat het proces voorzieningendiscussie niet opnieuw start, maar we het proces continueren waarbij voorliggend procesvoorstel een middel is om tot (zorgvuldige) uitvoering en afronding van de voorzieningendiscussie te komen. Daarbij wordt input gewonnen uit het proces tot dusver (o.a. factsheets, inzichten uit bedrijfsbezoeken van de raad, de scenario-onderzoeken bij de Kappen en De Wilder en het rekenkamercommissierapport). 2) Het college draagt zorg voor de uitvoering van het proces binnen de gestelde kaders van dit procesvoorstel. De uiteindelijke keuzes en de discussie om tot deze keuzes te komen is de taak van de gemeenteraad. 3) Uitgangspunt is dat naast de financiële taakstelling, ook de inhoudelijke invalshoek in sterke mate betrokken wordt (wat is het basisniveau van een voorziening, wat zijn “plusvarianten” en welke kosten horen hierbij). Afhankelijk van het basisvoorzieningenniveau kan de taakstelling aangepast worden. De huidige taakstelling (begroting 2022) luidt: € 245.000 in 2023, € 245.000 in 2024 en vanaf 2025 € 445.000.

4) Uitgangspunt is dat het proces voorzieningendiscussie in eerste instantie leidt tot bepaling en vaststelling van het basisniveau per voorziening. In verband met de beheersbaarheid van het proces richten wij ons in eerste instantie op de zeven voorzieningen, die vanaf de start deel uitmaken van het proces Voorzieningendiscussie, te weten: I. Kulturhus De Kappen II. Museum Buurtspoorweg (MBS) III. Muziekonderwijs Haaksbergen IV. Stichting Groot Scholtenhagen V. Stichting Twente Marketing VI. Wijkracht VII. Zwembad De Wilder Deze keuze houdt impliciet in, dat voor onderwijsvoorziening ’t Assink een separaat proces via het IHP wordt doorlopen. Het resultaat van de voorzieningendiscussie vraagt een integrale afweging samen met andere ambities, waaronder besluiten omtrent huisvesting het Assink. Pagina 2 van 6

5) Onder basisvoorzieningenniveau wordt verstaan: a. de wettelijk verplichte voorzieningen voor de samenleving van Haaksbergen, en; b. de voorzieningen die primair noodzakelijk zijn voor inwoners van Haaksbergen én wat ten minste nodig is voor de samenleving van Haaksbergen in haar omvang. 6) Uitgangspunt is dat het basisvoorzieningenniveau te allen tijde in stand gehouden moet worden, gelet op de wettelijke plicht en de primaire noodzaak voor de samenleving van Haaksbergen. 7) Een volgende stap in het proces is om (eventuele) plusvarianten op dit basisniveau te bepalen. Onder plusvarianten wordt verstaan: alle voorzieningen niet zijnde wettelijk verplicht of voorzieningen die niet primair noodzakelijk zijn voor de samenleving van Haaksbergen. 8) Uitgangspunt is dat participatie, conform raadsafspraken, een belangrijke plek in het proces krijgt. 9) Uitgangspunt is dat de voorzieningendiscussie afgerond wordt in 2023 waarbij de resultaten van de voorzieningendiscussie op hoofdlijnen betrokken worden bij integrale afweging voor de Kadernota 2024 en meer concreet in de Begroting 2024. 10) Uitgangspunt is dat in de effectuering van de resultaten van de voorzieningendiscussie rekenschap wordt gehouden met een redelijke termijn voor het eventueel verlagen dan wel beëindigen van een subsidie(relatie).

De kaders en uitgangspunten vormen samen het uitvoeringskader voor het proces voorzieningendiscussie. Procesoverzicht voorzieningendiscussie Op de volgende pagina is een totaaloverzicht gepresenteerd van het proces voorzieningendiscussie inclusief een toelichting op het proces. Dit totaaloverzicht bestaat uit de te voeren stappen om het proces voorzieningendiscussie af te ronden. Deels zijn deze stappen volgtijdelijk en deels kunnen ze simultaan plaatsvinden. De reeds opgestelde factsheets geven belangrijke informatie van elke voorziening. Nader onderzoek op diverse voorzieningen kan wenselijk zijn om extra informatie te vergaren ten behoeve van de analyse en discussie. Specifiek voor twee voorzieningen, te weten kulturhus De Kappen en zwembad De Wilder, zien wij op voorhand de behoefte om een scenario-onderzoek uit te voeren. Het onderzoek naar De Wilder is los van de voorzieningendiscussie eveneens noodzakelijk, gelet op het aflopen van de overeenkomst over het eigendom, beheer en exploitatie van het zwembad in mei 2025. Deze twee scenario-onderzoeken helpen keuzes te maken voor de toekomst van deze twee (omvangrijke) voorzieningen. De uitvragen voor deze twee onderzoeken zijn opgenomen in de bijlagen en vormen daarmee onderdeel van dit procesvoorstel.

Pagina 3 van 6

LEGENDA = besluitvorming gemeenteraad

Inwonersbetrokkenheid (advies op basis van feitelijke informatie) (3)

(1) Behandeling voorstel voorzieningendiscussie gemeenteraad

Uitwerken participatieplan voorzieningendiscussie

Voorstel bestaande uit: o procesvoorstel inclusief besluitvorming voor het voeren van de voorzieningendiscussie o uitgangspunten en randvoorwaarden voor het voeren van de voorzieningendiscussie [voor beraadslaging], zoals:  benodigde middelen voor uitvoering proces  omvang voorzieningendiscussie (welke voorzieningen wel en welke niet)  omvang/kader financiële taakstelling  trede participatieladder  uitvraagvoorstellen onderzoek De Kappen en onderzoek De Wilder

Betrokkenheid (7) vertegenwoordigers voorzieningen (advies op basis van feitelijke informatie)

Participatieplan ter instemming naar de gemeenteraad

(8)

(2) Uitvoeren scenarioonderzoek De Wilder door onafhankelijk bureau

(6) Scenario-uitwerking voorzieningen Haaksbergen inclusief termijnbepaling afschalen dan wel beëindigen subsidies (indien van toepassing)

Financiële doorrekening scenario’s en opstellen kostenmatrix

(6) (8)

Resultaten burgerpeiling 2021 (voorzieningen)

Factsheets voorzieningen Haaksbergen + inzichten uit het rekenkamercommissieonderzoek + financiële scan

Akkoord van de raad = opdrachtkader voor uitvoering van het proces.

(2) Uitvragen scenarioonderzoek De Kappen aan onafhankelijk bureau

= participatie

(3)

(2) Uitvragen scenarioonderzoek De Wilder aan onafhankelijk bureau

= uitvoering/uitwerking

(7)

(2) Uitvoeren scenarioonderzoek De Kappen door onafhankelijk bureau

Stap 1 – Behandeling voorstel voorzieningendiscussie Dit betreft het voorliggend voorstel en geldt, na vaststelling in de raad, als opdrachtkader voor de uitvoering van het (besluitvormings)proces. Stap 2 – Uitwerken en uitvoeren scenario-onderzoeken De Wilder en De Kappen In deze stap worden bijgevoegde uitvragen uitgezet (zie bijlagen). Deze onderzoeken worden uitgevoerd met het doel inzicht te krijgen in de verschillende scenario’s incl. kostenplaatje. Deze scenario’s maken deel uit van de integrale afweging in 2023 ten behoeve van de Stap 3 – Participatieplan uitwerken en vaststellen Het participatieplan wordt nader uitgewerkt bestaande uit onder andere een onderbouwing voor de toe te passen participatietrede, inventarisatie betrokken partijen en doel van de participatie. Dit participatieplan wordt, conform participatiebeleid, ter vaststelling voorgelegd aan de raad aangezien de raad de voorzieningendiscussie voert. Stap 4 – Principekeuze gemeenteraad De Kappen Op basis van het scenario-onderzoek naar kulturhus De Kappen dient de raad een principebesluit te nemen. Met principebesluit wordt hier bedoeld dat de raad een scenario voorstelt voor de toekomst van De Kappen om korte termijn noodzakelijke financiële keuzes te kunnen maken. Het voorgestelde scenario vormt vervolgens onderdeel van de integrale voorzieningendiscussie.

(4) Principekeuze gemeenteraad op basis van uitkomsten onderzoeken

Stap 5 – Vervolgonderzoek uitwerken en uitvoeren De Kappen Op basis van de resultaten uit stap 4 (genomen principebesluit) is mogelijk nader onderzoek nodig naar het vastgoedbeheer- en onderhoud van De Kappen. Dit vervolgonderzoek geeft inzicht in het beheer en onderhoud van kulturhus De Kappen. Dit is noodzakelijk gelet op de energiekosten, verduurzaming van de panden en inventaris van de ruimten. De resultaten kunnen betrokken worden bij de kostenbatenanalyse. Stap 6 Scenario’s overige voorzieningen In deze fase worden voor de overige voorzieningen scenario’s opgesteld. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in drie scenarioniveaus: 1. Basisvoorzieningenniveau Haaksbergen inclusief benodigde financiële overheidssteun [basisscenario/0-scenario]. 2. Plusvariant Haaksbergen inclusief benodigde financiële overheidssteun [+ scenario]. 3. Plus-plusvariant Haaksbergen inclusief benodigde financiële overheidssteun [++ scenario]. Stap 7 – Participatie In deze stap is een belangrijke plek voor participatie weggelegd. Op basis van het participatieplan zullen belanghebbenden/inwoners en de vertegenwoordigers van de voorzieningen betrokken worden. De wijze waarop zij gevraagd worden advies uit te brengen en waarover, zal in het participatieplan duidelijk worden gemaakt.

Uitvragen en uitvoeren vervolgonderzoek naar vastgoedbeheer- en onderhoud De Kappen

(9) Raadbijeenkomst(en) discussie over voorzieningen(niveau) en uitspreken uitgangspunten voor beleid Haaksbergen

(5)

Wij zullen alle feitelijke informatie beschikbaar stellen om de participanten in de gelegenheid te stellen gefundeerd advies uit te brengen. De resultaten van de burgerpeiling 2021 worden hier eveneens bij betrokken Stap 8 – Financiële doorrekening scenario’s en opstellen kostenmatrix Deze stap vormt het hart van het proces. Alle opgehaalde informatie en kennis komen hier samen. In deze stap wordt op basis van een kostenbatenanalyse inzicht gegeven in de bijdrage van de voorziening voor de samenleving van Haaksbergen en de gemeenschapsgelden die nodig zijn om deze voorziening in stand te houden. De bevindingen uit de (scenario)onderzoeken, de resultaten uit de participatie en de burgerpeiling 2021, de inzichten uit het rekenkamercommissierapport en de informatie uit de factsheets vormen samen de basis voor deze analyse. Daarnaast wordt in deze stap ook de adviezen en bevindingen uit de financiële scan (link financiële scan) gebruikt om de financiële haalbaarheid te toetsen. Op basis van de opgehaalde informatie wordt bepaald wat het basisvoorzieningenniveau van Haaksbergen dient te zijn. De analyse heeft ten doel om een integrale benadering van de voorzieningendiscussie te faciliteren en is ondersteunend in de te voeren discussie.

(10) Resultaten (op hoofdlijnen) verwerken in de Kadernota 2024 en Begroting 2024

Stap 9 – Raadsbijeenkomst(en) discussie voorzieningen In deze stap worden voorgenomen keuzes/besluiten genomen ten aanzien van het voorzieningenniveau van Haaksbergen. Daarbij wordt tevens uitgangspunten geformuleerd voor het culturele beleid van Haaksbergen voor de toekomst (conform rekenkamercommissieonderzoek). De voorgenomen keuzes/besluiten worden in deze stap ook gecommuniceerd met de vertegenwoordigers van de voorzieningen. Stap 10 – Verwerking resultaten en besluitvorming De resultaten (op hoofdlijnen) van de voorzieningendiscussie zullen betrokken worden in het opstellen van de Kadernota 2024 en meer concreet in de Programmabegroting 2024 en het meerjarenperspectief 2025-2027. Het formele besluit voor het resultaat van de voorzieningendiscussie zal daarmee bij vaststelling van de programmabegroting 2024 plaatsvinden waarbij rekening wordt gehouden met de termijnen voor verlaging dan wel beëindiging van subsidie(relaties).

Pagina 4 van 6

Participatie(beleid) In de burgerpeiling 2021 (waar-staat-je-gemeente) is de vraag aan de inwoners voorgelegd of zij voor de voorzieningen aan kunnen geven of deze voor de inwoner belangrijk of niet belangrijk is. De resultaten daarvan zijn terug te lezen in de rapportage (pag. 31) van de burgerpeiling 2021 (link burgerpeiling 2021). De resultaten uit deze peiling met betrekking tot de voorzieningen worden betrokken bij de te voeren voorzieningendiscussie. Daarmee is een eerste participatieve stap gezet. Echter, willen wij het niet bij deze eerste stap houden. Enerzijds omdat de raad op basis van raadsafspraken ons de opdracht heeft gegeven om participatie een belangrijke plek te geven in het proces. Anderzijds omdat wij daadwerkelijk een belang zien in de toepassing van participatie. De inbreng van inwoners en instellingen bij de voorzieningendiscussie is van belang om dat zij de dagelijkse praktijk ervaren, hun eigen omgeving het beste kennen en daarmee waardevolle adviezen kunnen delen die bijdragen aan de voorzieningendiscussie en het resultaat daarvan. Daarbij maken we gebruik van de ‘beleidsnota participatie (ook voor Omgevingswet)’, vastgesteld door de gemeenteraad op 2 maart 2022 (link beleidsnota participatie). Op basis van het participatiebeleid en de daarin genoemde participatieladder wordt ambtelijk voorgesteld om te kiezen voor de trede ‘adviseren’.

Met deze trede vraagt het bestuur advies aan inwoners/instellingen. Het betreft het actief genereren van input uit de gemeenschap, waarbij de inwoner de rol van adviseur inneemt en tegelijkertijd beseft dat geen garantie kan worden gegeven dat het beoogde resultaat van de input werkelijkheid wordt. Het advies zal betrokken worden bij de uiteindelijke afweging/besluitvorming. Helder verwachtingsmanagement bij deze trede is essentieel. Argumenten voor het kiezen van deze trede zijn:  De voorzieningendiscussie raken direct de inwoners en instellingen uit de gemeente. Daarmee hebben zij ook een direct belang bij keuzes die hieromtrent gemaakt worden. Enkel raadplegen of informeren van deze doelgroep doet onvoldoende recht aan het belang voor de inwoners en instellingen.  De voorzieningendiscussie is ingegeven vanuit een taakstelling. Dat vraagt financiële kennis van gemeentefinanciën en het leggen van complexe financiële gevolgtrekkingen. Deze kennis mogen wij niet van inwoners/instellingen verwachten terwijl deze kennis wel gevraagd wordt bij de hogere treden van de participatieladder.  Met de trede ‘adviseren’ stellen wij de inwoners/instellingen in staat om richting aan te geven in de vorm van een advies dat de raad helpt om gemotiveerd en onderbouwd keuzes te maken.

Het te volgen (besluitvorming)proces voor de voorzieningendiscussie is in grote mate afhankelijk van de te kiezen trede van de participatieladder. Om toch tot een procesvoorstel voor de voorzieningendiscussie te komen wordt nu het ambtelijk advies als aanname voor de participatie meegenomen in dit voorstel. Het voorliggend proces is daarmee ingericht op basis van de trede ‘adviseren’. In het participatieplan zal de keuze, inrichting en onderbouwing nader uitgewerkt worden. Omdat de voorzieningendiscussie een discussie van de raad is, zal het participatieplan ter vaststelling aan de gemeenteraad worden aangeboden (conform het participatiebeleid). Daarmee is de voorgestelde participatietrede nog geen definitieve keuze, maar als aanname om tot inrichting van het proces te komen. Indien een andere trede wordt gekozen, zal hier het proces op aangepast moeten worden. Benodigde middelen uitvoering proces De uitvoering van het proces voorzieningendiscussie vraagt de nodige investeringen. Kosten voor het uitvoeren van onderzoeken, organiseren van de participatie en de inzet van expertise en deskundigheid in het begeleiden en uitvoeren van het proces.

In de programmabegroting 2023 is budget opgenomen om het proces voorzieningendiscussie zorgvuldig uit te kunnen voeren en de raad in de gelegenheid te stellen gemotiveerd en onderbouwd keuzes te maken ten aanzien van het culturele beleid van de voorzieningen in de gemeente Haaksbergen. Het scenario-onderzoek naar kulturhus De Kappen wordt, zoals aangegeven, versneld uitgevoerd. De basis hiervoor ligt in de aangenomen motie ‘Voorkomen (ongecontroleerde) faillissement coöperatie De Kappen’ (link motie). De kosten zullen, naar verwachting, in 2022 gemaakt gaan worden en zullen worden verantwoord in de eindejaarsrapportage 2022. In de uitvoering van het proces zijn we afhankelijk van externe factoren die van invloed kunnen zijn op de doorlooptijd van het proces. Dat geldt onder andere voor de doorlooptijd van de uit te zetten onderzoeken en Pagina 5 van 6

de beschikbaarheid van bureaus om het onderzoek uit te kunnen en willen voeren. Daarnaast is capaciteit nodig om het proces goed te begeleiden. Daarvoor dient capaciteit vrij gemaakt te worden dan wel ingehuurd te worden waarvan we eveneens afhankelijk zijn van de arbeidsmarkt en de krapte die we daarin waarnemen. Over de voortgang en eventuele knelpunten zullen wij de raad tijdig informeren. Bijlagen:  Uitvraag scenario-onderzoek De Kappen  Uitvraag scenario-onderzoek De Wilder  Onderzoek Rekenkamercommissie Morgen wordt het beter of toch niet

Pagina 6 van 6