presentatie Rob Toet

2 maart 2021

WELKOM Organisatie Ontwikkeltraject (spoor 3)

Rob Toet

Inleiding Doel

Proces

- Informatie stand van zaken en proces - Ophalen wensen en bedenkingen - Beelden van de Raad inventariseren - Inzichten Raad meenemen in vervolgproces - Interactieve bijeenkomst - Open discussie

Resultaat - Eenduidig beeld van gewenste ambtelijke organisatie - Concrete (verbeter)punten voor definitief besluit

Proces Besluitvormingsproces -

2020 – 09 01

Start fase 1 organisatieontwikkeltraject

-

2020 – 12 02

Raad geïnformeerd over organisatieontwikkeling

-

2021 – 02 03

Voorlopig besluit fase 1 organisatie ontwikkeling

-

2021 – 03 02

Ophalen wensen en bedenkingen bij de Raad

-

2021 – 02 30

Definitief besluit college fase 1

-

2021 – 04 01

Beoogde start nieuwe organisatievorm / -structuur

-

2021 – 04 01

Start fase 2 (inrichting stuurinstrumenten)

Proces

2020 Q3 Spoor 3

2020 Q4

2021 Q1

2021 Q2

Organisatie ontwikkeltraject • Invulling geven aan uitgangspunten Rijnconsult-rapport en het hieruit voortvloeiend Meerjarig Programma (regiegemeente / netwerkorganisatie) • Basis op orde door uitvoeren projectfasen • Fase 1 = implementeren besturingsmodel • Fase 2 = instellen en borgen stuurinstrumenten • Fase 3 = herschikking rollen en taken • Fase 4 = cultuurtraject • (Toekomstig) besturingsfilosofie gemeenteraad kunnen toetsen aan besturingsmodel ambtelijke organisatie (van buiten naar binnen)

Organisatie ontwikkeltraject Aanleiding voor opstarten: Korte termijn - Oplossen acute problemen organisatie (sturing, stuurinstrumenten, werkdruk) Middellange termijn - Oplossen knelpunten organisatie (rol- en taakverdeling, stuurinstrumenten, vermenging rollen) - Voorbereiding uitplaatsing bedrijfsvoering (Businesscase Bedrijfsvoering) Lange termijn - Randvoorwaarde voor goed ambtelijk-bestuurlijk samenspel (spoor 2 MP) - Basis op orde – vertrouwen in overheid herwinnen (spoor 3 MP)

Organisatie ontwikkeltraject • Gemeentesecretaris is projectleider

Stuurgroep Meerjarig Programma

• Breed draagvlak (denktanks en dialoogsessies) • Aangevlogen als een fysiek bouwtraject

Projectsecretaris

Projectgroep Projectleider Gemeentesecretaris

Denktank College

Leden Leidinggevenden Adviseurs Programmamanager

Denktank Ondernemingsraad

Organisatie ontwikkeltraject Cultuur Kennis & Kunde

Huidige basis als start Voortbouwen op het goede

Structuur / processen Besturingsmodel

Oppakken aan de hand van ontwerpprincipes (Functionele eisen aan bouwwerk) Welke zaken behouden (Vertalen in stuurmodel en stuurinstrumenten)

Strategie Leiderschap

Koers van de organisatie vaststellen Missie, visie en strategie Kernwaarden (Definiëring cultuur binnen organisatie)

Organisatie ontwikkeltraject

regiegemeente

Ambtelijke aanvliegroute netwerkorganisatie

Bestuurlijke idealen

Interactieve sessie Kenmerken ideale organisatie (eindplaatje)

Snel / creatief / pragmatisch

Zorgvuldig / Grondig / Rechtmatig

Flexibel / wendbaar

Standaardisatie / Uniformeren / Efficiency

Maatwerk leveren

Aansluiten bij regionale uitgangspunten

Brede ontwikkeling

Prioriteiten gestuurd

Resultaten project Belangrijkste ontwerpprincipes • • • • • • • • •

Platte organisatie (1 laag leidinggevenden onder gemeentesecretaris) Meer zakelijke werkmethoden (contractmanagement, organisatieplannen) Realiseren matrixorganisatie Compacte teams o.b.v. processen Teams met een mix aan functies Verantwoordelijkheden laag in de organisatie Duidelijke taak- en rolverdeling Werken vanuit normen (KPI’s) Adopteren kwaliteitsmodel

Resultaten project Belangrijkste ontwerpprincipes • Verbinding ambtenaar met Raad en College • Verbinding ambtenaar met samenleving • Dienstverlening optimaliseren (casemanagement, KCC) • Procesgericht (incl. beschrijvingen) • Digitalisering en robotisering

Resultaten project

Kenmerken: - Matrixorganisatie - Integraal werken - Projectmatig werken - Speelt in op businesscase bedrijfsvoering - Noaberpoort blijft als handelsnaam

Resultaten project Kenmerken: - Teams met afgerond takenpakket - Teams geformeerd rondom actuele thema’s - Teams op termijn evt. zelfsturend / zelfregulerend - Teammanager leidt meerdere teams - Projectleiders uit de teams - Flexibiliteit in samenstelling en hoeveelheid teams

Implementatieplan Speerpunten • Introductie functie regiefunctionaris • Afbakening rol concerncontroller en bestuursadviseur • Bedrijfsvoering wordt verdeeld over twee tijdelijke teams, aansturing door tijdelijke manager • Insteek is optimaliseren organisatiemodel, adopteren kwaliteitsmodel, aanhangen Rijnlandmodel en uitwerken van een functie-, proces en informatiemodel.

Implementatieplan Professionaliseren

Experimenteren

Functiemodel

Kwaliteitsmodel Spoor 3 Organisatie Ontwikkel Traject

Leren

Doorontwikkelen

Rijnlandmodel

Organisatiemodel Kennis delen

Sturen

Implementatieplan Methodiek van werken

Optimaliseren cycli

Concrete stuurinstrumenten

Programmatisch- en projectmatig werken

P&C-cyclus

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)

Data-gedreven werken

P&O-cyclus

Capaciteitsplanning

Accounthouderschap / regievoering

PDCA-cyclus

Inhuurplanning

Contractmanagement

Opleidingsplan

Kanaal gestuurd (digitalisering)

Strategische plannen

Kwaliteit gedreven

Formatieplanning

Budgethouderschap

Directie- en teamplannen Architectuurmodellen Dienstverleningsconcept

Interactieve sessie Stellingen • Een zakelijke manier van werken binnen de gemeente, zorgt voor minder persoonlijk contact met de inwoners • De ambtelijke organisatie van de gemeente Haaksbergen is klaar voor opgavegericht werken • Zelfsturing en zelforganisatie zijn oude manieren van organiseren die binnen Haaksbergen niet zullen werken • Raadsleden moeten vanuit hun eigen rol direct ondersteuning kunnen inschakelen van een beleidsambtenaar

Vervolgstappen • Afhechten fase 1 • Dialoogsessies met (toekomstige teams) • Management op zijn plaats • Organisatie afstemmen op uitkomsten businesscase bedrijfsvoering • Definitieve besluitvorming door college • Inrichten stuurinstrumenten • Visie en missie organisatie o.b.v. bestuursfilosofie (ons DNA) • Definitie gewenste organisatiecultuur

Interactieve sessie Tot slot • Ik word als raadslid pas goed door de ambtelijke organisatie ondersteund als…… • Een goed draaiende ambtelijke organisatie komt voor mij tot uiting als…….. • Onder ambtenaar 3.0 (de regisseur) versta ik een ambtenaar die…….. • Als ik één werkwijze mag introduceren binnen de organisatie, dan…….. • Als er één ding is wat niet mag verdwijnen binnen de gemeentelijke organisatie, dan…… • De Haaksbergse samenleving wordt pas echt geholpen, als……

VRAGEN ? Of iemand een gouden tip ?