Plan van aanpak voor communicatie en participatie richting ravijnjaar

28 januari 2025, Sigrid Binksma, Daniëlle Huirne

Inleiding Vanaf 2026 ontvangen gemeenten zoals het er nu uitziet een fiks kleinere jaarlijkse Rijksbijdrage: het Ravijnjaar. Voor de gemeente Haaksbergen geldt dat we 2,3 miljoen euro per jaar minder ontvangen, waardoor er een tekort ontstaat van 1,5 miljoen euro. De gemeente heeft afgelopen decennium flink bezuinigd en is net in rustiger vaarwater gekomen. Met nog niet al te veel vet op de botten is het effect van de korting van het Rijk voor Haaksbergen extra groot. We staan voor de uitdaging om een nieuwe financiële balans te vinden. Dat betekent dat keuzes echt onvermijdelijk zijn. Deze keuzes kunnen grote impact kunnen hebben op onze samenleving. Dit vraagt om zorgvuldige communicatie en het betrekken van inwoners. Daarbij gaat het niet om de vraag óf er op een bepaald terrein bezuinigd wordt, maar over de manier waarop. En: hoe vertalen we inwonersperspectieven naar bruikbare beleidsadviezen? We willen met externe communicatie en participatie: •

inwoners, bedrijven en organisaties laten weten wat er aan de hand is en hen bewust maken van de ingrijpende consequenties

•

samen met de samenleving inventariseren of wij consequenties goed en compleet in beeld hebben

•

samen zoeken naar kansen, oplossingen en alternatieven. Met andere woorden: we willen samen onderzoeken of de pijn van bezuinigingen verzacht kan worden door dingen anders te organiseren

•

terugkoppelen hoe het proces (verder) gaat en wat er besloten is.

Onze communicatie en participatie zal zich ook moeten richten op de interne organisatie. Onze collega’s zijn immers degenen die het gemeentebeleid en het proces dat we doorlopen moeten kunnen uitleggen aan de buitenwereld.

Aanpak met drie sporen Voor de interne en externe aanpak zijn drie sporen geformuleerd. Deze staan precies zo vermeld in het Bestuurlijk opdrachtformulier. Spoor 1 - Weerbaar maken van de interne organisatie op de onrust die in de samenleving kan ontstaan. Eenduidige uitlegbare boodschap aan de samenleving > creëren van bewustwording. Spoor 2 - Samenleving meenemen in de keuzes die gemaakt worden. Participatie gericht op ‘hoe’ om te gaan met de ombuigingen, niet gericht op ‘waar’ er wel/niet omgebogen gaat worden. Termijnplanning over wanneer en op welke wijze samenleving te betrekken.

Spoor 3 - Integrale benadering over de consequenties van de ombuigingen (community gericht). Kansen/oplossingen ophalen en bespreken. Integraal kijken naar waterbedeffecten en mogelijkheden voor de opgaven in de samenleving. In tien weken tijd nemen we voor de volgende stappen.

Onze Haaksbergse externe aanpak in tien weken Verkennen en plannen - van 6 januari tot en met 31 januari •

Gesprekken binnen de gemeente: oriënteren op de opgaven en consequenties

•

Analyse van de opgave. Per doelgroep de opgave in beeld brengen: waar ontstaat welke pijn? Dit kan door de werkgroepen en stuurgroep en moet worden gedeeld met de adviseurs communicatie en participatie. Aandachtspunt: voor- én tegenstanders in beeld brengen. Iedereen moet gehoord worden, ook de omdenkers

•

Inventariseren wat nodig is voor versterking van de gemeentelijke bedrijfsvoering. Gemeentelijke organisatie heeft te maken met onder meer structurele werkdruk en lage formatieomvang en toenemende complexiteit van gemeentelijke taken. Risico’s worden in beeld gebracht, evenals strategische overwegingen richting een toekomstbestendige organisatie

•

Input verwerken in een maatwerk communicatieplan met oog voor alle doelgroepen > ook een basale kernboodschap ontwikkelen, ons grote verhaal naar buiten. Dit gaat over bewustwording: er moeten binnenkort belangrijke keuzes gemaakt worden!

•

Planning maken welke gesprekken en communicatiematerialen nodig zijn

•

Communicatie over de opgave in grote lijnen.

Materiaal ontwikkelen bewustwordingscampagne- van 21 januari tot en met 4 februari •

Bewustwordingscampagne voorbereiden als opmaat naar daadwerkelijke keuzes. In de campagne willen we naast het algemene publiek óók verschillende doelgroepen aanspreken met een op de doelgroep toegespitste aanpak en boodschap (Zie bijgevoegd voorbeeld persbericht)

•

Campagnemateriaal schrijven en vormgeven: brieven, uitnodigingen, persberichten, artikelen, advertenties et cetera. We bereiden materialen voor, zodat we op tijd klaar zijn voor uitvoering van de participatie

•

Communicatie over beleidsterrein en gerichtere keuzes en groepen inwoners. Ook uitleggen waarom er in ambtelijke organisatie geïnvesteerd moet worden in verband met onder meer toenemende complexiteit van taken

•

Online platform kennis delen, updates geven, uitvragen doen waar het kan

•

Regelmatige updates gedurende het gehele proces naar ambtelijke organisatie (bijeenkomsten, intranet)

•

Training medewerkers opzetten voor wie in direct contact staan met inwoners, in overleg met P&O plannen en organiseren.

Verkennende participatie uitvoeren - van 4 februari tot en met 26 februari •

Bijeenkomsten met groepen (stichtingen, participatieraad, wijkraden en dorpsraden, overkoepelende organisaties) onder aanvoering van een onafhankelijk gespreksleider. Niet alleen om informatie te delen (het gaat pijn doen, er zijn keuzes nodig!), maar juist ook om van hen adviezen te ontvangen en ‘omdenksuggesties’ op te halen en het bewustwordingsproces te stimuleren. Omdenksuggesties kunnen gericht zijn op de dingen anders doen (waardoor bezuinigingen gehaald worden), maar ook op het binnenhalen van extra inkomsten

•

Bouwen van vertrouwen van inwoners in de gemeentelijke organisatie/gemeente is onderdeel van de gesprekken

•

Maatwerkgesprekken waar het kan en waar het bijdraagt

•

Online raadpleging via samenhaaksbergen.nl. We vragen inwoners mee te denken

•

Tussentijds blijven we op allerlei manieren communiceren met de samenleving over het proces

•

Permanente plek op haaksbergen.nl inrichten met relevante informatie

Themasessie met gemeenteraad, beeldvormende bijeenkomst - 10 februari •

Communicatie- en participatieplan ombuigingen

Commissievergadering ombuigingen, oordeelsvormend - 19 februari •

Communicatie- en participatieplan ombuigingen

Analyse en advies van verkennende participatie - van 1 maart tot en met 10 maart •

Verwerking van alle gegevens

•

Analyse per wijk en doelgroep

•

Rapportage met aanbevelingen die voortkomen uit de participatie

Raadsvergadering ombuigingen, besluitvormend - 10 maart •

Communicatie- en participatieplan ombuigingen

* Of deze raadsvergadering plaatsvindt is afhankelijk van de commissievergadering van 19 februari. Terugkoppeling naar samenleving – vanaf 10 maart tot en met eind maart •

Publiekscommunicatie: terugkoppelen. Wat is er uit de participatie gekomen? Waarvoor dient het afwegingskader? Hoe gaat het nu verder?

•

Optie: Burgerpanel met ‘omdenkers’. Gesprek met betrokken inwoners. Wat zijn hun ideeën rekening houdend met het afwegingskader en de opgaven? Uitkomst hiervan eind maart bekend. Een Burgerpanel is optioneel. Onder andere afhankelijk van de beschikbare tijd en de rol die het Burgerpanel kan hebben. Daar komt later in het proces meer duidelijkheid over.

Besluitvorming Kadernota Na de tien weken participatie en communicatie volgt een fase van verdere interne voorbereidingen richting keuzes en besluitvorming over de Kadernota en Begroting. Besluitvorming Kadernota – 27 mei tot en met 9 juli •

Collegebesluit over Kadernota op 27 mei: voorstellen college communiceren via persbericht, persbijeenkomst, artikelen in gemeentelijke communicatiekanalen

•

Collegebesluit Jaarrekening op 3 juni: ook hier weer in de communicatie het aankomende Ravijnjaar en de noodzaak de dingen anders te doen benoemen (herhaling boodschap)

•

Hoorzitting raad voor inwoners op 10 juni

•

Raadsbesluit over Kadernota op 9 juli: besluit raad communiceren via gemeentelijke kanalen

Vervolg participatie Begeleidende participatie – na 9 juli •

Na de definitieve keuzes van de raad moet precies helder zijn met welke doelgroepen we contact moeten hebben. Dit vraagt per doelgroep om een aparte participatie- en communicatieaanpak. We begeleiden de doelgroepen dan als het ware richting een voor hen nieuwe situatie

•

Bijeenkomsten met de groepen waar het pijn gaat doen, onder aanvoering van een onafhankelijk gespreksleider. Informeren en waar mogelijk ‘omdenksuggesties’ op halen

•

Maatwerkgesprekken daar waar het knelt/blijft knellen

•

(Persoonlijke) brieven, uitnodigingen, berichten over keuzes en de gevolgen daarvan

•

Optie: Vervolggesprek Burgerpanel met omdenkers. Betrokken houden bij het proces. Klankborden

Besluitvorming Begroting Besluitvorming Begroting - 23 september tot en met 5 november •

Collegebesluit over Kadernota op 23 september: voorstellen college communiceren via persbericht, persbijeenkomst, artikelen in gemeentelijke communicatiekanalen

•

Hoorzitting raad op 6 oktober

•

Raadsbesluit over Kadernota op 5 november: besluit raad communiceren via gemeentelijke kanalen.

Daarna •

Uitvoering raadsbesluiten – communicatieaanpak ontwikkelen en uitvoeren.

Interne communicatie Om de ambtelijke organisatie te informeren, betrekken en weerbaar te maken nemen we enkele maatregelen.

Regelmatig informeren van medewerkers •

Via bijeenkomsten in de raadszaal met info en de stand van zaken

•

Via intranetberichten vanuit onder meer de ambtelijk trajectleider en overige verantwoordelijken bij het proces

•

Door het aanreiken van een kernboodschap(pen), die medewerkers kunnen gebruiken in hun gesprekken met inwoners.

Trainingen intern in de organisatie (samen met P&O) •

Stap 1: Allereerst is het van belang om organisatiebreed op te halen welke zorgen er voor elk team zijn in het kader van de ombuigingen en waar zij denken met de inwoner of ondernemer een moeilijk gesprek over te moeten gaan voeren of krijgen

•

Stap 2: In kleine groepen in gesprek over hoe ga jij om met weerstand, hoe voor jij moeilijke gesprekken en weet je waar je binnen de organisatie terecht kan als je ‘ermee naar huis’ gaat.

•

Stap 3: De daadwerkelijke training. Omgaan met weerstand en het te woord staan van de inwoner vanuit empathie en duidelijkheid. Dit kan op inschrijving. Er zullen meerdere trainingen zijn om in kleine groepen werkveld gerelateerd in te delen.

Stap 1

• Team bezoeken • Knelpunten in kaart brengen • Januari

Stap 2

• Weerbaar en geborgd • Bij wie kan je terecht? • Februari

Stap 3

• Trainingen omgaan met weerstand • Empathie en duidelijkheid • Maart

Invoeren van steunpunten per team Delen van emotie op de werkvloer is van belang. Bij wie in jouw team kan je ruggenspraak halen en je hart luchten? Hiervoor moet het veilig zijn en de medewerker moet zich gesteund voelen. Dit vraagt advies van de vertrouwenspersonen van de gemeente en afstemming met MT om dit goed te borgen. De adviseur inwonersbetrokkenheid zoekt hierover afstemming met de vertrouwenspersonen.

Vooruit denken en een planning maken van maatwerkgesprekken Bij de domeinen waar personen of kleine groepen getroffen worden is het van groot belang dat er persoonlijk contact wordt gezocht en er maatwerkgesprekken worden gevoerd. Niemand moet de maatregelen uit de krant halen of pas kort voor invoering geïnformeerd worden. Dit start bij de analyse van de opgave per doelgroep, zoals eerder genoemd. Vervolgens moet een planning gemaakt worden van de gesprekken en de communicatie daaromtrent. Dit moet in directe afstemming met de adviseur communicatie en adviseur inwonersbetrokkenheid.

Externe communicatie Hieronder een toelichting op de externe kant van de Haaksbergse aanpak die we hebben voorgesteld.

Externe, onafhankelijke gespreksleider voor groepsgesprekken met de samenleving We zoeken naar mogelijkheden om de pijn in de samenleving te verzachten. Zijn er alternatieven? Kunnen (groepen) inwoners zelf zaken oppakken, zodat de gemeente minder hoeft te doen? Hoe kunnen inwoners(collectieven) worden gestimuleerd om naar elkaar om te kijken en naar hun eigen leefomgeving? Hoe kunnen extra inkomsten gegenereerd worden? Deze groepsgesprekken vragen een externe, onafhankelijke gespreksleider met frisse blik. Uiteraard zijn ook inhoudelijke medewerkers en de adviseur inwonersbetrokkenheid bij alle groepsgesprekken. De exacte ureninzet van de onafhankelijk gespreksleider zijn duidelijk de interne verkennende gesprekken zijn afgerond en helder is hoeveel groepsgesprekken nodig zijn.

Organisatie Informatie en kennis up to date hebben De participatieadviseur zal aanschuiven bij de werkgroepen die voor de verschillende opgaven zijn geformuleerd en dan met name bij de opgaven waarbij de samenleving geraakt en betrokken zal worden. De participatieadviseur en communicatieadviseur werken nauw met elkaar samen in het traject en stemmen af met de trajectleider (ambtelijk opdrachtgever).

In de bijlage een overzicht van alle opgaven. De participatie en communicatie richt zich vooral op: •

Verkeer, vervoer en waterstaat

•

Onderwijs

•

Sociaal domein

•

Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en duurzaamheid

•

Samenwerkingspartners

•

Verhogen van de inkomsten

•

Daarnaast komen nog de zogeheten latente ontwikkelingen en noodzakelijkheden.

Bijlage: Overzicht met alle opgaven

KADERNOTA 2026-2029

PRODUCTEN

Opstellen van de Kadernota 2026-2029 in de vorm van een ‘begroting light’. Onder ‘begroting light’ wordt verstaan:  Per begrotingsprogramma een uitwerking van de te beogen begrote middelen.  Per begrotingsprogramma een, indien van toepassing, uitwerking van de ombuigingen welke financieel zijn vertaald naar een begrotingssaldo inclusief maatschappelijke consequenties en inzicht in de latente ontwikkelingen en noodzakelijkheden.  Een uitgewerkt én financieel doorgevoerd glijpad ten behoeve van het opvangen van tekorten voor zover de bezuiniging nog niet direct financieel effect heeft.  Concept uitwerking van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.  Inzicht/overzicht van de samenwerkingspartners en de afspraken die we met de samenwerkingspartners hebben gemaakt met het oog op de ombuigingsopgaven.  Een uitwerking van het communicatie en participatietraject (reeds uitgevoerde communicatie/participatie en de communicatie- en participatielijn naar de toekomst).

BEGROTING 2026 EN MEERJARENPERSPECTIEF 2027-2029

7

3

OPGAVEN 1

Programmagerichte ombuiging 6 Sociaal domein Ombuigingen realiseren met een taakstelling van € 1.145.000 waarbij: o opstellen van plan sociaal domein en uitvoeringsplan (inclusief beleidsrijk ombuigen op sociaal domein); o inzicht wordt gegeven in de directe en indirecte verzilverbaarheid; o de latente ontwikkelingen en noodzakelijkheden welke niet opgepakt worden (inclusief maatschappelijke consequenties).

Programmagerichte ombuiging 2 Verkeer, vervoer en waterstaat Ombuigingen realiseren met een taakstelling van € 200.000 waarbij: o inzicht wordt gegeven in de directe en indirecte verzilverbaarheid; o de latente ontwikkelingen en noodzakelijkheden welke niet opgepakt worden (inclusief maatschappelijke consequenties).

5 Ombuigingsopgave samenwerkingspartners Ombuigingen realiseren met een taakstelling van minimaal € 300.000. De kaderbrief (link bestand) is daarin de eerste opmaat. Op basis van de kaderbrief moet bezien worden hoe de samenwerkingspartners een bijdrage leveren in de ombuigingen. Dit met het realisme dat hier veel stakeholders bij betrokken zijn. Daarvoor dient een samenspel in de regio opgezet te worden gelet op de gezamenlijke bevoegdheid van meerdere gemeenten.

10 9

6 Glijpad Concrete uitwerking van het glijpad om de onoverkomelijke tekorten vanaf 2026 op te vangen voor zover de bezuiniging van de ombuigingen nog niet direct financieel effect heeft. Dit glijpad wordt ook financieel vertaald inclusief inzicht in de mogelijke consequenties (zoals bijvoorbeeld het – incidenteel – injecteren van de AR om gebruik te kunnen maken van de 10% regeling (link uitleg regeling).

COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE Communicatie en participatie proces met als doel de samenleving bewust te maken van de maatschappelijke consequenties (bewustwording) en daarmee de samenleving in positie te brengen om samen met de gemeente de maatschappelijke consequenties waar mogelijk te transformeren naar kansen/oplossingen. Proces bestaande uit drie sporen.

De taakstelling per programma is om die reden geen vast gegeven en kan omwille nieuwe ontwikkelingen veranderen.

Proces integrale afweging Procesvoorstel om te komen tot een integrale afweging op basis van de consequenties voor de samenleving. In deze afweging staat de beleidsmatige integraliteit centraal waarbij horizontale afstemming tussen beleidsvelden cruciaal is voor de integrale afweging. Hiervoor wordt een afwegingskader opgesteld om tot deze integrale afweging te komen. Integraal kijken naar waterbedeffecten en mogelijkheden.

4 Programmagerichte ombuiging 8 Volkshuisvesting en ruimtelijke ordening Ombuigingen realiseren met een taakstelling van € 300.000 waarbij: o inzicht wordt gegeven in de directe en indirecte verzilverbaarheid; o de latente ontwikkelingen en noodzakelijkheden welke niet opgepakt worden (inclusief maatschappelijke consequenties).

!! Disclaimer !! De daadwerkelijke ombuigingsopgave in absolute financiële zin is afhankelijk van de financiële structurele ontwikkelingen (1e berap, mei- en septembercirculaire, etc.).

8

2 Programmagerichte ombuiging 4 Onderwijs Ombuigingen realiseren met een taakstelling van € 315.000 waarbij: o inzicht wordt gegeven in de directe en indirecte verzilverbaarheid; o de latente ontwikkelingen en noodzakelijkheden welke niet opgepakt worden (inclusief maatschappelijke consequenties).

Inkomsten Nadere uitwerking van de mogelijkheden om de inkomsten van de gemeente te vergroten als oplossingsbijdrage aan de ombuigingen. Deze mogelijkheden kunnen worden betrokken in de integrale afweging bij de Kadernota 20262029. Hierbij kan gekeken worden naar de onbenutte belastingcapaciteit, kostendekkendheid van leges of anderszins mogelijkheden voor aanvullende middelen (o.a. subsidies). Taakstelling = P.M.

Monitoren resultaten Het ontwikkelen van een meetinstrument/methode waarmee we de resultaten van de ombuigingen kunnen monitoren. Dit geeft inzicht in de stand van zaken, de handvatten om gezamenlijk te sturen en de mogelijkheid het resultaat te bewaken. De monitoring is gemeentebreed. IJkmoment = 1ste Berap 2024!

Spoor 1

Spoor 2

Weerbaar maken van de interne organisatie op de onrust die in de samenleving kan ontstaan. Eenduidige uitlegbare boodschap aan de samenleving > creëren van bewustwording.

Samenleving meenemen in de keuzes die gemaakt worden. Participatie gericht op ‘hoe’ om te gaan met de ombuigingen, niet gericht op ‘waar’ er wel/niet omgebogen gaat worden. Termijnplanning over wanneer en op welke wijze samenleving te betrekken.

Investeren in de ambtelijke organisatie Investeren in de basis op orde om de balans in taken en capaciteit in evenwicht te krijgen en de achterstallige bedrijfsvoering op niveau van anno 2025 te brengen. Deze investering is noodzakelijk met het oog op zelfstandigheid en toekomstbestendigheid. Benodigde investering = P.M.

Spoor 3 Integrale benadering over de consequenties van de ombuigingen (community gericht). Kansen/oplossingen ophalen en bespreken. Integraal kijken naar waterbedeffecten en mogelijkheden voor de opgaven in de samenleving.

Pagina 3 van 7